上海環(huán)球展覽有限公司會(huì)展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案.doc

.高等教育自學(xué)考試本科會(huì)展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案題目：上海環(huán)球會(huì)展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案準(zhǔn)考證號(hào)：078816140001姓名：劉文杰山東財(cái)經(jīng)大學(xué)2017年09月25日;.上海環(huán)球展覽有限公司會(huì)展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案一、方案目標(biāo)上海環(huán)球展覽有限公司會(huì)展管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用方案目標(biāo)是建立一個(gè)高效、準(zhǔn)確、操作方便，具有查詢(xún)、更新及統(tǒng)計(jì)功能的微機(jī)管理信息系統(tǒng)，以滿(mǎn)足會(huì)展管理人員進(jìn)行綜合的、模糊的查詢(xún)及更新要求提升信息管理效率和相關(guān)利益群體滿(mǎn)意度，為參展者和觀眾帶來(lái)切實(shí)利益。二、方案內(nèi)容和實(shí)施方式（一）展前策劃與管理1展覽策劃及內(nèi)部項(xiàng)目預(yù)算管理策劃及內(nèi)部項(xiàng)目預(yù)算管理包括租用場(chǎng)地、新聞發(fā)布會(huì)、開(kāi)幕式、宴會(huì)、禮品等項(xiàng)目預(yù)算支出、贊助情況。以協(xié)助管理會(huì)展過(guò)程中的開(kāi)幕式、閉幕式、演出、研討會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、宴會(huì)、重要儀式等活動(dòng),可記錄事件信息及其時(shí)同安排,形成有效的日程文件,通過(guò)提醒功能提示及時(shí)處理最重要、最急迫的事件,減少工作疏漏;可以跟蹤重要的事件,控制事件的進(jìn)度,檢查事件中發(fā)生的收支,確保每個(gè)事件的計(jì)劃按預(yù)算完成。2項(xiàng)目決算管理記錄會(huì)展過(guò)程中的每一筆開(kāi)支與收入，記錄所有事件的財(cái)務(wù)明細(xì)，可以形成預(yù)算報(bào)表，分析每個(gè)會(huì)議的盈虧及現(xiàn)金流狀況，確保業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。3.展會(huì)信息管理展館地址、開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、行業(yè)類(lèi)別、展會(huì)基本情況、外商情況、歷屆會(huì)議情況、展覽相關(guān)新聞稿和圖片的信息發(fā)布和管理、展會(huì)通知通告發(fā)布、展覽會(huì)的主辦機(jī)構(gòu)和承辦單位信息管理及維護(hù)、招展文件、招展說(shuō)明管理(供展覽會(huì)展商查看)等內(nèi)容在展覽會(huì)前需要隨時(shí)增加和修改,并要及時(shí)發(fā)布在外部網(wǎng)站針對(duì)此特點(diǎn),建議摒棄一般展覽會(huì)所采取的配備網(wǎng)站信息維護(hù)人員,再與之溝通并由對(duì)方制作網(wǎng)頁(yè)更新到網(wǎng)站的形式。這種方式在溝通上需要花費(fèi)大量的時(shí)間,而且反應(yīng)慢,浪費(fèi)人力物力。建議采用自動(dòng)主頁(yè)生成技術(shù),信息的更改隨時(shí)可更新到外部網(wǎng)站上,使用的是可提供的自動(dòng)生成網(wǎng)頁(yè)技術(shù)。（1）網(wǎng)頁(yè)開(kāi)發(fā)制作和信息發(fā)布展覽主辦商利用服務(wù)商的技術(shù)力量，開(kāi)發(fā)會(huì)展宣傳網(wǎng)站。實(shí)現(xiàn)會(huì)展新聞、觀眾預(yù)登記、參展商在線(xiàn)申請(qǐng)、問(wèn)卷調(diào)查、研討會(huì)信息發(fā)布等功能。主辦商可以通過(guò)該網(wǎng)頁(yè)發(fā)布會(huì)展相關(guān)信息、在線(xiàn)招展(邀請(qǐng)參展商)和招商(邀請(qǐng)參觀者)。參展商可以通過(guò)該主頁(yè)了解會(huì)展信息，包括上屆會(huì)展情況和報(bào)告、本屆會(huì)展日程和活動(dòng)安排、展館地理情況、酒店預(yù)訂、運(yùn)輸和搭建等。同時(shí)，在參展后，即可將有關(guān)資料和信息在該主頁(yè)發(fā)布、修改和維護(hù)，通過(guò)工作平臺(tái)管理預(yù)約觀眾信息等。觀眾和公眾可以通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)該主頁(yè)，查看主辦商和參展商發(fā)布的有關(guān)信息，了解展覽動(dòng)態(tài)，預(yù)約參觀等。（2）參展商信息的收集和整理全面的參展商公司和產(chǎn)品信息是最有價(jià)值的行業(yè)數(shù)據(jù)資源中心。參展商信息有三個(gè)來(lái)源：參展商參展調(diào)查表、參展商發(fā)放的產(chǎn)品資料、參展商公司網(wǎng)站以及相關(guān)行業(yè)媒體的介紹和評(píng)價(jià)。通過(guò)這種方式比起傳統(tǒng)的會(huì)刊資料，需要進(jìn)一步完善，我們需要收集和管理整個(gè)參展商的參展展品型號(hào)、報(bào)價(jià)和銷(xiāo)售渠道、行業(yè)背景、獲獎(jiǎng)情況等多方面的資料。按照行業(yè)特點(diǎn)把參展商和展品進(jìn)行分類(lèi)，能使參展商信息更加容易利用。（3）展前觀眾邀請(qǐng)服務(wù)商可以根據(jù)主辦商的要求對(duì)有興趣的客戶(hù)和預(yù)登記的觀眾郵寄邀請(qǐng)函和胸卡。（4）信息預(yù)登記主辦商可以利用服務(wù)商的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，完成參展商和觀眾展會(huì)前信息的采集錄入工作，徹底從這些細(xì)節(jié)中解脫出來(lái)。（5）胸卡設(shè)計(jì)和制作服務(wù)商可以根據(jù)主辦商的要求，設(shè)計(jì)制作兼容非接觸式智能卡、接觸式智能卡、PVC條碼卡、紙質(zhì)條碼卡等各種形式的卡證，同時(shí)，為展覽主辦商提供參展商和觀眾的胸卡設(shè)計(jì)和印刷服務(wù)。（6）原有觀眾信息的導(dǎo)入服務(wù)商可以提供對(duì)主辦商原有觀眾數(shù)據(jù)科學(xué)化、合理化的整理，使之更符合展覽會(huì)的需求，并將其導(dǎo)入到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中。或建立基于互聯(lián)網(wǎng)的快捷、穩(wěn)定的查詢(xún)。（7）調(diào)查問(wèn)卷的設(shè)計(jì)和印刷根據(jù)展覽會(huì)的實(shí)際情況，服務(wù)商結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題庫(kù)，提供調(diào)查問(wèn)題咨詢(xún)，會(huì)同主辦商設(shè)計(jì)最合理有效的調(diào)查問(wèn)題，并負(fù)責(zé)排版制作。（8）觸摸屏系統(tǒng)設(shè)計(jì)和制作結(jié)合展覽會(huì)風(fēng)格和不同需求，設(shè)計(jì)獨(dú)特美觀的觸摸屏系統(tǒng)，提升展覽會(huì)檔次，滿(mǎn)足使用者了解、查詢(xún)等需求。 (二)展中策劃與管理1.展臺(tái)銷(xiāo)售合同跟蹤及尾款收取管理能及時(shí)查詢(xún)到展臺(tái)銷(xiāo)售情況和尾款情況，及時(shí)提醒尾款催繳，對(duì)存在尾款的單位特別顯示。2.服務(wù)項(xiàng)目承辦情況查詢(xún)提供對(duì)服務(wù)合同執(zhí)行情況的管理功能。包括服務(wù)項(xiàng)目執(zhí)行情況登記（提供服務(wù)合同項(xiàng)目執(zhí)行情況的登記錄入功能）和服務(wù)項(xiàng)目收費(fèi)情況管理（提供服務(wù)項(xiàng)目收費(fèi)情況的登記錄入功能）。3.展品運(yùn)輸管理4.服務(wù)合同管理提供對(duì)服務(wù)合同信息的錄入管理功能。包括服務(wù)合同登記（提供服務(wù)合同信息的登記錄入功能）和服務(wù)項(xiàng)目登記，提供服務(wù)項(xiàng)目（包括服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、費(fèi)用等）信息的登記錄入功能；服務(wù)項(xiàng)目承辦部門(mén)管理（提供服務(wù)項(xiàng)目承辦單位信息的登記錄入功能）。5.投訴管理對(duì)展會(huì)期間主辦單位、參展商、觀眾的投訴進(jìn)行處理，包括投訴受理登記（提供投訴信息的登記錄入功能，并將投訴內(nèi)容轉(zhuǎn)送有關(guān)部門(mén)或人員處理）和投訴處理情況登記。 (三)展后策劃與管理1展覽會(huì)信息的整理對(duì)展覽會(huì)中收集的信息進(jìn)行歸類(lèi)整理，生成便于今后查詢(xún)的資料（如關(guān)鍵字設(shè)置等）。根據(jù)不同權(quán)限，按照主辦商各類(lèi)查詢(xún)條件的要求，在會(huì)后提供完整的賣(mài)家信息資料庫(kù)和買(mǎi)家信息資料庫(kù)。參展商用戶(hù)可以按照姓名、單位、職位、行業(yè)、學(xué)歷等不同條件組合對(duì)到會(huì)的觀眾進(jìn)行查詢(xún)；同時(shí)，基于查詢(xún)結(jié)果，可以查看詳細(xì)信息、查看名片原件圖像、下載觀眾信息等，同時(shí)，提供發(fā)送郵件和群發(fā)郵件等觀眾聯(lián)絡(luò)功能。在展覽結(jié)束之后，為主辦方錄人和完善現(xiàn)場(chǎng)獲得的數(shù)據(jù)信息，并幫助主辦方利用相關(guān)數(shù)據(jù)，相關(guān)服務(wù)如下：（1）數(shù)據(jù)處理對(duì)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)收集的觀眾信息和觀眾行為數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的規(guī)范化處理。一是根據(jù)相應(yīng)行業(yè)的特點(diǎn)，對(duì)各種不同部門(mén)和職位進(jìn)行歸類(lèi)處理，確定觀眾的部門(mén)屬性(管理、銷(xiāo)售、技術(shù)、服務(wù)等)、決策層面、職位屬性歸類(lèi)部門(mén)和職位；二是通過(guò)郵政編碼、電話(huà)區(qū)號(hào)和全世界城市數(shù)據(jù)庫(kù)的相互校驗(yàn)，確定觀眾所在城市、省份和大區(qū)信息規(guī)范地區(qū)；三是對(duì)殘缺不全、明顯無(wú)用的信息進(jìn)行刪除，提高信息的有效性進(jìn)行觀眾信息整理；四是對(duì)基本信息相同的觀眾進(jìn)行辨認(rèn)，合并相同信息。（2）會(huì)展統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告為主辦商和參展商提供基于數(shù)據(jù)的多種分析報(bào)告。提供展覽會(huì)各會(huì)場(chǎng)和研討會(huì)的觀眾到達(dá)人數(shù)、在館人數(shù)、到達(dá)人數(shù)等，這些可以幫助主辦商分析現(xiàn)場(chǎng)展覽效果，輔助未來(lái)展覽策略。例如分析不同主題會(huì)場(chǎng)的到達(dá)人數(shù)情況可以調(diào)整主題設(shè)置；研討會(huì)主辦者可以分析和比較不同研討會(huì)場(chǎng)的在館人數(shù)，了解演講的受歡迎程度和達(dá)到效果等。會(huì)展統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告包括比例類(lèi)分析報(bào)告、調(diào)查類(lèi)報(bào)告等。比例類(lèi)分析報(bào)告，是指根據(jù)規(guī)范化的數(shù)據(jù)，以餅圖或棒圖的形式提供基于觀眾職位、部門(mén)、觀眾來(lái)源區(qū)域等的分析報(bào)告；調(diào)查類(lèi)報(bào)告，則是通過(guò)對(duì)觀眾填寫(xiě)的調(diào)查表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)組委會(huì)關(guān)心的每個(gè)調(diào)查問(wèn)題(觀眾感興趣的產(chǎn)品類(lèi)別、會(huì)前各宣傳媒體的效果、觀眾的行業(yè)細(xì)分等)提供備選答案的餅圖、棒圖或圖表報(bào)告，以及對(duì)每個(gè)調(diào)查問(wèn)題的相關(guān)性分析，如職位和某個(gè)問(wèn)題看法的相關(guān)性分析。另外，提供對(duì)調(diào)查問(wèn)卷的逐一查看功能。（3）展后回訪(fǎng)提供專(zhuān)業(yè)的觀眾回訪(fǎng)服務(wù)，方式包括郵寄、E-mail、傳真等，內(nèi)容包括會(huì)后滿(mǎn)意度調(diào)查、下屆參觀意向等，通過(guò)展后回訪(fǎng)，可以分別管理觀眾各種聯(lián)系方式的有效性，進(jìn)一步提高信息質(zhì)量。2參展商服務(wù)、觀眾投訴處理和回復(fù)管理展覽收支情況報(bào)表：對(duì)展會(huì)期間的收入、支出情況進(jìn)行項(xiàng)目決算。展覽會(huì)效果綜合評(píng)估：根據(jù)展會(huì)實(shí)際情況，總結(jié)參展情況，包括展會(huì)