公司收發(fā)文管理制度.doc

收發(fā)文管理制度第一章 總則第一條 為了規(guī)范000物業(yè)管理有限我司（以下簡稱“我司”）對收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率，進而提高我司工作質(zhì)量和工作效率，特制定本規(guī)定。第二條 我司文件是傳達方針政策，發(fā)布我司規(guī)章制度、請示、指示和答復(fù)問題，指導(dǎo)工作，報告情況等的重要工具。因此，必須認真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為我司服務(wù)。第三條 我司所收發(fā)文件由人事行政課統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。人事行政課行政專員負責(zé)收文和發(fā)文管理工作。收發(fā)文人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實填寫收文登記表和發(fā)文登記表。人事行政課必須按照準確、及時、安全、統(tǒng)一的原則做好我司的收發(fā)文管理工作。第二章 發(fā)文辦理第四條 發(fā)文，發(fā)文辦理是指我司對外發(fā)出的公文，首先要擬稿，稿子寫好后要送部門負責(zé)人審核，然后報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，簽發(fā)后送印，印制好校對后發(fā)出。發(fā)文辦理主要包括以下幾個工作程序：一、 擬稿：擬稿是指把領(lǐng)導(dǎo)人或我司的發(fā)文意圖條理化、顯物化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵程序之一。我司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。二、 核稿：核稿是指由擬稿部門負責(zé)人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。三、 會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送人事行政課行政專員對公文進行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式、語句是否規(guī)范等。四、 簽發(fā)：重要請示、報告、制度及辦法等一律送物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)。五、 發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復(fù)核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號、設(shè)計版面格式等。六、 繕?。嚎樣∈侵赴匆押灠l(fā)的文稿進行繕寫或打印，并由相關(guān)人員負責(zé)校對。七、 用?。河糜∈侵溉耸滦姓n對已繕印號的公文進行蓋章。八、 發(fā)文登記：發(fā)文登記是指由行政專員對待發(fā)公文登記造冊，以備存查。九、 分發(fā)：分發(fā)是指由行政專員把用過印并已登記過的公文通過適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ玎]寄、傳真、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞給收文單位（各部門對接的單位由各部門派專人送達）。十、 注發(fā)：注發(fā)是指由行政專員對發(fā)文辦理結(jié)果予以注明。如誰經(jīng)手，發(fā)了一份什么文件，經(jīng)由什么渠道發(fā)出等。十一、 存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，行政專員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。第三章 收文辦理第六條 收文是指外部機關(guān)送達我司的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報、其他文字資料等。收文辦理是指對來自我司外部的文件所實施的處置與管理。工程管理類收文暫按工程部有關(guān)規(guī)定辦理。收文辦理主要包括以下幾個程序：一、 簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來文，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點，核實來文數(shù)量、封皮編號與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤后，方方可簽字、蓋章、注時。二、 收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項進行登記。三、 擬辦：在收文登記后，由行政專員送物業(yè)負責(zé)人審核，符合有關(guān)規(guī)定的，人事行政課應(yīng)及時提出辦理意見和建議，送請主要領(lǐng)導(dǎo)人批示后交有關(guān)部門辦理。四、 批辦：批辦是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對收文的辦理寫出指示性意見。五、 分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送有關(guān)部門或承辦人員辦理。六、 傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱：各部門間安排主管部門先看。領(lǐng)導(dǎo)同志閱文后要簽字、注時。如有閱批意見，要按領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，做好補辦工作。文件傳閱前，要認真登記，閱完后進行檢查，隨時掌握文件的去向。七、 承辦：承辦是指按照領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門或負責(zé)人具體承擔(dān)收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦單位要主動會同有關(guān)單位協(xié)商辦理，并負責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。八、 催辦：催辦是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見，由人事行政課督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。九、 注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在收文登記簿或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。第四章 公文管理（立卷歸檔）第七條 無論是收文還是發(fā)文，都要按檔案管理有關(guān)規(guī)定進行科學(xué)管理。已發(fā)出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進辦結(jié)的公文，也要妥善保管，以備隨時調(diào)用。公文管理主要包括以下幾個程序：一、 制定立卷類目表：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定結(jié)合我司的實際情況制定我司立卷類目表。二、 歸卷：按立卷類目表上規(guī)定的項目準備卷夾或櫥柜，并隨時把已辦完的公文歸到相應(yīng)的文件夾或類目里面。三、 調(diào)用：對已經(jīng)歸卷的任何一份公文要能隨時調(diào)出，以便為我司工作服務(wù)。四、 4、立卷：按公文立卷的有關(guān)規(guī)定把已歸入卷夾的公文立成合乎規(guī)范的公文案卷。五、 歸檔：把已經(jīng)立好且經(jīng)過驗收的案卷向檔案部門移交。六、 銷毀：把一些沒有保存價值的公文按規(guī)定程序進行銷毀。第五章 附則第八條 發(fā)文登