OA系統(tǒng)運(yùn)行管理制度.doc

成都置信實(shí)業(yè)(集團(tuán))有限公司標(biāo)準(zhǔn) Q/ZX-SM-01/1.0OA系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法2008-04- 批準(zhǔn) 2008-04- 實(shí)施一、總則為確保成都置信集團(tuán)OA系統(tǒng)正常有效的運(yùn)行，規(guī)范各級(jí)單位OA主頁設(shè)置、系統(tǒng)管理人員日常維護(hù)、郵件系統(tǒng)使用、網(wǎng)上審批等操作使用，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于成都置信集團(tuán)及下屬各成員公司。三、OA系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)總部OA系統(tǒng)管理員1、負(fù)責(zé)維護(hù)OA服務(wù)器和郵件服務(wù)器的起動(dòng)運(yùn)行正常及這兩臺(tái)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)。2、負(fù)責(zé)集團(tuán)OA系統(tǒng)的日常應(yīng)用維護(hù)工作：包括全域主頁維護(hù)、組織架構(gòu)用戶維護(hù)、用戶權(quán)限設(shè)定、分子公司OA系統(tǒng)管理員提交問題的解答等。3、負(fù)責(zé)對(duì)分、子公司OA系統(tǒng)管理員使用提供操作使用培訓(xùn)和技術(shù)支持。(二)集團(tuán)信息管理員、負(fù)責(zé)集團(tuán)的各類欄目新聞發(fā)布，保證發(fā)布的新聞內(nèi)容正確，且正確設(shè)置新聞的可閱覽者，新聞中插入的圖片最好用jpg,gif格式，在瀏覽過程中為了不占用過多的網(wǎng)絡(luò)帶寬和下載時(shí)間，圖片文件不要太大。(三)集團(tuán)網(wǎng)上審批管理員1、負(fù)責(zé)網(wǎng)上審批中各類模板的建立和維護(hù)；2、對(duì)網(wǎng)上審批處理提供操作指導(dǎo)和支持。（四）分、子公司OA系統(tǒng)管理員1、負(fù)責(zé)本公司的主頁欄目的設(shè)置。2、負(fù)責(zé)本公司OA系統(tǒng)中組織架構(gòu)的設(shè)置和更新，及時(shí)進(jìn)行新用戶注冊(cè)及離職人員OA帳號(hào)的刪除。3、負(fù)責(zé)維護(hù)本公司的常用群組。4、負(fù)責(zé)對(duì)本公司使用用戶提供操作使用培訓(xùn)和技術(shù)支持。(五)分、子公司信息管理員、負(fù)責(zé)本公司的各類欄目新聞發(fā)布，保證發(fā)布的新聞內(nèi)容正確，且正確設(shè)置新聞的可閱覽者，新聞中插入的圖片最好用jpg,gif格式，在瀏覽過程中為了不占用過多的網(wǎng)絡(luò)帶寬和下載時(shí)間，圖片文件不要太大。四、OA主頁欄目設(shè)置管理（一）各單位OA主頁欄目分為兩類：集團(tuán)共享欄目和本單位自定義欄目。（二）集團(tuán)共享欄目是集團(tuán)規(guī)定的必須在各單位OA主頁欄目中統(tǒng)一設(shè)置的信息交流平臺(tái)，包括如下欄目：1、集團(tuán)新聞2、集團(tuán)公告3、集團(tuán)文件4、分、子公司新聞5、周年慶專欄6、國(guó)家政策法律法規(guī)7、信息快遞（三）集團(tuán)共享欄目根據(jù)欄目信息來源不同，按如下權(quán)限進(jìn)行信息發(fā)布及維護(hù)：1、集團(tuán)新聞、集團(tuán)公告、集團(tuán)文件由集團(tuán)信息管理員負(fù)責(zé)信息發(fā)布及維護(hù)，各分、子公司如需在此三個(gè)欄目中發(fā)布信息必須報(bào)集團(tuán)辦負(fù)責(zé)人審批同意后，由分、子公司提供制作好的信息資料，集團(tuán)信息管理員負(fù)責(zé)發(fā)布。2、分、子公司新聞、周年慶專欄由各分、子公司信息管理員負(fù)責(zé)信息發(fā)布及維護(hù)，集團(tuán)OA系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)分、子公司信息管理員發(fā)布權(quán)限的開通及調(diào)整，分、子公司信息管理員如有調(diào)整需及時(shí)上報(bào)集團(tuán)OA系統(tǒng)管理員。3、其它信息欄目由集團(tuán)信息管理員負(fù)責(zé)信息發(fā)布及維護(hù)。4、集團(tuán)共享欄目中集團(tuán)文件和信息快遞欄目新聞中附件不提供下載、打印、拷貝功能，只能在線閱覽，其它欄目則不作限制。5、主頁右邊導(dǎo)航樹中除了相關(guān)表格模板中的附件可提供下載，其它管理制度等均不提供下載、打印、拷貝功能，只能在線閱覽。（四）本單位自定義欄目本單位自定義欄目由各單位負(fù)責(zé)建設(shè)及維護(hù)，各分、子公司可以開辟公司簡(jiǎn)介、項(xiàng)目簡(jiǎn)介、公司大事記、公司榮譽(yù)、項(xiàng)目進(jìn)展等基本信息板塊，并適時(shí)更新。五、郵件系統(tǒng)管理（一）郵件發(fā)送規(guī)定1、。郵件系統(tǒng)是提供給員工與內(nèi)外人員交流溝通信息的工具，但建議大家不要濫用全域群發(fā)功能，一是影響服務(wù)器性能，另對(duì)于收件人收到自己不關(guān)心的郵件，花時(shí)間來閱讀和刪除，也是一種資源浪費(fèi)，收到太多的垃圾郵件也影響對(duì)緊急郵件的查閱。如果大家確實(shí)有全域群發(fā)郵件需要,請(qǐng)?jiān)谑占说刂繁≈羞x擇：常用群組全域群發(fā)組分別選擇:全域群發(fā)組1；全域群發(fā)組，分兩封郵件發(fā)出。即第一次選擇全域群發(fā)組發(fā)郵件，然后發(fā)完后，再選擇全域群發(fā)組2發(fā)出。2、為保證集團(tuán)信息及時(shí)傳達(dá)到個(gè)人，用戶可以自行設(shè)置訂閱功能每天晚上系統(tǒng)將進(jìn)行搜索，第二天以郵件形式將把用戶訂閱的最新信息發(fā)送到個(gè)人郵箱中。4、各單位如有需本單位人員及時(shí)了解的信息，可采用電子郵件或發(fā)布新聞時(shí)啟用流程的抄送郵件通知功能。（二）職員在使用電子郵件系統(tǒng)過程中，必須遵循以下原則：1、不得為任何非法目的而使用電子郵件系統(tǒng)，如：未經(jīng)接收信件人的允許，用戶不能利用本郵箱服務(wù)作連鎖郵件、分發(fā)垃圾郵件或分發(fā)任何商業(yè)、非商業(yè)電子郵件；用戶不得利用本郵箱進(jìn)行干擾正常的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、妨礙其它用戶正常使用等行為。2、不得利用電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行任何可能對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成不利影響的行為； 3、不得利用電子郵件系統(tǒng)傳輸任何騷擾性的、中傷他人的、辱罵性的、恐嚇性的、庸俗淫穢的或其他任何非法的信息資料；六、待辦事宜管理1、各單位可根據(jù)審批權(quán)限及流程，應(yīng)用OA系統(tǒng)代辦事宜管理功能進(jìn)行相關(guān)文件的網(wǎng)上起草及審批。2、進(jìn)行網(wǎng)上審批的流程由集團(tuán)總部統(tǒng)一規(guī)定，不在此范圍內(nèi)的流程不得進(jìn)行網(wǎng)上審批。3、待辦事宜功能只允許處理審批流程和會(huì)議通知等事宜，任何新聞消息應(yīng)根據(jù)文件屬性發(fā)布于各主頁欄目中，不得通過代辦事宜功能進(jìn)行發(fā)送。七、注意事項(xiàng)1、各單位使用人員必須養(yǎng)成瀏覽主頁新聞欄目的習(xí)慣，以便第一時(shí)間了解和掌握公司最新動(dòng)態(tài)。2、各單位發(fā)送郵件或者發(fā)布相關(guān)信息，一定要認(rèn)真仔細(xì)、核對(duì)無誤后再發(fā)送，如果出現(xiàn)錯(cuò)別字、機(jī)密文件群發(fā)等工作失誤，集團(tuán)將嚴(yán)厲處罰，如有郵件或發(fā)布的信息需刪除，必須通過集團(tuán)辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3、各單位系統(tǒng)管理員要定期檢查、維護(hù)接入OA系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)排除，無法排除的要立即與集團(tuán)系統(tǒng)管理員聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行；使用人員必須對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入該系統(tǒng)。4、OA系統(tǒng)中的使用人員應(yīng)妥善保管好帳號(hào)和密碼，并定期（建議每60天）更改密碼。用戶取得帳號(hào)和初始密碼后應(yīng)立即修改密碼，如忘記密碼應(yīng)由本單位系統(tǒng)管理員報(bào)集團(tuán)系統(tǒng)管理員進(jìn)行處理。如因用戶使用初始密碼、簡(jiǎn)單密碼或者密碼外泄等原因造成不良后果的，追究使用人員的責(zé)任。八、處罰辦法1、違反OA系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法，未按規(guī)定對(duì)公司主頁進(jìn)行更新維護(hù)的，對(duì)責(zé)任人處以人民幣50100元的罰款。2、違反OA系統(tǒng)運(yùn)行管理辦法，未按規(guī)定在相關(guān)欄目發(fā)布信息或發(fā)布信息有誤，對(duì)責(zé)任人處以人民幣50100元的罰款。3、對(duì)隨意發(fā)布全域郵件、非工作目的使用OA系統(tǒng)的，對(duì)責(zé)任人處