OA辦公自動化系統.docx

OA辦公自動化系統1. 功能概要OA具有內部個人事務、工作流、行政辦公、知識管理、人力資源、檔案管理、客戶管理、項目管理、報表管理、交流園地、公文管理、附件程序和系統管理系等數十個極具價值的功能模塊。將單位內部、分散在各部門和個人管理的文件集中、統一管理在單位內部的信息管理系統中。而且通過菜單、權限構成的信息共享管理機制，使文件的使用更方便，管理更安全。2. 具體功能用戶登陸成功，進入主界面。在菜單欄中會列出主菜單，用于選擇菜單框顯示的上級菜單，點擊每一項進入該主菜單的子菜單。系統默認的主菜單主要由12大部分組成，分別是個人事務、工作流、行政辦公、知識管理、人力資源、檔案管理、客戶管理、項目管理、報表系統、交流園地、公文管理、附件程序和系統管理。不同角色的用戶進入系統后可使用的功能是不同的，用戶的角色權限均由系統管理員登錄系統后設置。2.1. 個人事務主菜單個人事務是由電子郵件、內部短信、手機短信、公告通知、新聞、投票、個人考勤、日程安排、工作日志、通訊薄和控制面板子菜單組成。2.1.1. 電子郵件電子郵件包括：內部郵件管理、Internet郵件管理、和郵件箱管理，在這里用戶可以點擊【寫信】隨時發(fā)送郵件和【未讀】查看未讀郵件。1、 內部郵件管理，在這里用戶可以點擊【添加】，彈出一個窗口，可按部門和角色選擇收件人，點擊被選的收件人，可自由刪除任意指定的或幾個人。A、 郵件必須有一個標題，沒有標題的郵件不能發(fā)送。郵件寫完之后，可以隨郵件帶任意多個附件，并允許在線編輯要發(fā)送的office文檔附件。B、 如果想提醒收件人查收，可以選中“使用內部短信提醒”。C、 根據信件的重要程度可選擇“一般郵件”、“重要郵件”和“非常重要”。D、 如果不想立即發(fā)送，可以點擊【保存到草稿箱】，在想發(fā)送該郵件的時候，可以到“草稿箱”里找到該郵件進行發(fā)送。并可以編輯發(fā)件箱中的郵件收件人、正文和附件（附件可刪除、新增或編輯）。E、 如果需要重新填寫郵件，可以點擊【清空】，剛寫好的內容都會別清除。2、 Internet郵件管理可以配置郵箱，點擊【新建郵箱】，輸入郵箱的pop3、smtp地址、登錄賬號和密碼等，配置郵箱。配置好之后，點擊郵箱名稱，輸入登錄密碼，即可進入郵箱管理界面。3、 郵件箱管理顯示內部郵箱的空間占用情況，可以按自己的喜好設置每頁顯示的郵件數。A、 收件箱顯示用戶所有收到的郵件列表?？梢圆榭春蛣h除該郵件，并且可以點擊【轉發(fā)】將郵件轉發(fā)給其他人員。B、 草稿箱顯示用戶所有未發(fā)送的郵件列表。選中要操作的郵件后，點【發(fā)送】可以批量發(fā)送郵件。點某個郵件的主題，可以進入編輯頁面，對其進行修改。C、 已發(fā)送顯示用戶所有已經發(fā)送的郵件列表。D、 郵件查詢提供對內部郵件的查詢，可以通過郵箱、郵件狀態(tài)、日期、發(fā)件人、主題、以及附件所包含的關鍵詞進行查詢，其中內容最多可以選擇三個包含關鍵詞。2.1.2. 內部短信內部短信包括：未確認短信、發(fā)送內部短信、已接受短信、已發(fā)送短信和短信查詢，實現短信的發(fā)送和查詢等功能。1、 未確認短信顯示所有未讀短信的信息。2、 發(fā)送內部想短信顯示編輯短信界面。點擊【發(fā)送短信】即可發(fā)送短信，收信人在30秒內可以收到短信，并且屏幕上會彈出一個提示窗口，提示查看短信。3、 已接受短信顯示所有接收到的短信息。在這里可以回復或刪除收到的短信，也可以點本模塊的【刪除所有已讀短息】或是【全部刪除】。4、 已發(fā)送短信顯示所有已發(fā)送出去的短信息。在“狀態(tài)”列中，顯示短信已查看或是未查看，點【重發(fā)】可以重新發(fā)送短信或點【轉發(fā)】可以轉發(fā)該短信。5、 短信查詢可以設定條件查詢歷史短信，可以根據收信人、短信類型、時間段等對已發(fā)信息進行查詢。2.1.3. 手機短信手機短信包括：發(fā)送手機短信、短息發(fā)送管理和接受短信查詢。1、 發(fā)送手機短信中通過輸入手機號碼進行發(fā)送，不論是沒補用戶還是外部用戶均可發(fā)送。2、 短信發(fā)送管理可以指定條件查詢或刪除發(fā)送的手機短信。3、 接收短信查詢中可以指定條件查詢接收到的短信。2.1.4. 公告通知 公告通知包括：未讀公告、公告通知和公告查詢，可以查看已發(fā)布的公告通知。1、 未讀公告可以根據公告類型顯示未讀公告信息。2、 公告通知是查看已發(fā)布的公告通知。3、 公告查詢可以按公告通知的格式、類型、標題、發(fā)布日期、內容限制查詢公告通知。2.1.5. 新聞新聞包括:未讀新聞、全部新聞和新聞查詢，可以查看發(fā)布的新聞內容。1、 未讀新聞顯示所有狀態(tài)為未讀的新聞信息。2、 全部新聞顯示所有新聞信息。3、 新聞查詢可以通過輸入新聞的發(fā)布人、格式、類型、標題、發(fā)布日期和內容限制查詢新聞。2.1.6. 投票 投票中包括已發(fā)布投票和已終止投票兩部分，分別顯示已發(fā)部的投票和已終止的投票。2.1.7. 個人考勤 個人考勤包括：上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、加班登記、我的值班和上下班記錄，默認顯示當日上下班登記。1、 上下班登記是在規(guī)定時間范圍內，可以進行上下班登記，只需點擊一下鼠標即可。2、 外出登記需要填寫新建外出登記，填寫外出原因、外出時間并選擇審批人。填完申請信息后，點擊點擊【申請外出】后,等待領導批示，在領導批準之前可以撤銷申請。申請人填好后點擊【申請外出】，審批人會收到一條短信息提示，審批人執(zhí)行了“批準”或“不批準”操作之后，申請人也會收到一條短信息提示。如果審批人未批準，界面會自動刷新同時申請人要手動刪除申請；如果審批人批準，申請人即可離開并在歸來的時候記錄時間。3、 請假登記的界面和操作與外出登記的界面比較類似，點擊【新建請假登記】按鈕后顯示請假登記界面。將請假登記表填寫完整點擊【請假】。待批準后，即情加成功，同樣假期結束后，應該【申請銷假】。領導批準銷假后點擊【請假歷史記錄】，就可看到以前請假的信息。4、 出差登記的界面和操作與請假登記基本相同，不同之處在于出差登記需要說明出差地點，點擊【出差歸來時】不需要領導批準撤銷，只是作一個登記即可。5、 加班登記同樣點擊【加班登記】，進入新建加班登記界面。將申請加班填寫完整后，點擊【申請加班】即可，待批準后即申請成功。6、 我的值班即記錄用戶的值班信息，還可很據值班類型進行查詢值班情況。7、 上下班記錄查詢則輸入自己想要查看的日期，即可顯示本人的上下班記錄。2.1.8. 日程安排日程安排包括：我的日程、周期性事務、我的任務和導入/導出四部分。1、 我的日程默認是以月歷的形式顯示在界面上，在我的日程中，點擊表示日期的數字，進入日程安排管理界面，顯示當前日期所建的日程安排記錄及新建事務，當日的事務如果完成了，可以點擊【完成】。除了可以新建工作事務外，還可以對其進行查詢和統計。日程安排查詢即可根據日期、優(yōu)先程度、狀態(tài)、事務類型、事務內容限制查詢，并且可以點擊【導出/打印】打印日程安排。日程安排統計結果中，可根據日期、優(yōu)先程度和狀態(tài)進行統計并以餅狀圖顯示統計效果。2、 周期性事務包括：新建周期性事務、周期性事務管理和周期性事務查詢。用戶可以點擊【新建周期性事務】進入新建周期性事務界面，填寫詳細信息進行保存。在周期性事務管理中顯示全部周期性事務的詳細信息，可以對其進行修改和刪除。在周期性事務查詢中，可以根據輸入的時間段和事務內容進行查詢并顯示查詢結果。3、 我的任務同周期性事務相似，包括新建任務、任務管理和任務查詢。4、 導入/導出包括：日程數據導出和日程數據導入。在日程數據導出中可以根據輸入查詢范圍（包括部門、角色和人員）、日期、導出用途、導出內容和事務類型就行導出。同樣日程數據導入可以根據輸入查詢范圍（包括部門、角色和人員）、導入文件路徑和文件來源進行導入。2.1.9. 工作日志工作日志是一個非常實用的記事工具，是以月歷的形式顯示在界面上。1、 最新工作日志即用戶可以通過點擊【最新】查看最新的10篇工作日志的詳細信息。2、 新建工作日志即用戶在點擊【新建】可以新建當天的日志，每天可記錄多篇日志，分為工作日志和個人日志。3、 日指查詢可以迅速找出符合條件的日志，最多可以輸入3個關鍵詞，系統進行模糊查詢，找出所有符合條件的日志，并可導出為word文檔格式。2.1.10. 通訊薄通訊薄包括聯系人分組、按姓氏分組、查找（關鍵字）和管理分組。1、 聯系人分組里的各個組里可以編輯、刪除、新建以及查看聯系人的詳細信息。2、 按姓氏分組即按姓氏查看聯系人信息列表，點擊任意一個索引，則列出姓氏拼音以該字母開頭的所有人員的列表。3、 查找（關鍵字）即在“聯系人查詢”中輸入查詢關鍵詞，系統進行模糊查詢。4、 管理分組可以新建分組，可以對現有分組（“默認”分組除外）進行編輯和刪除操作。通訊簿還可以導入、導出和打印某一分組的通訊信息，支持兩種格式：Foxmail和Outlook格式。2.1.11. 控制面板控制面板包括：界面設置、個人信息和賬號與安全。1、 界面設置包括：界面主題、門戶設置、菜單快捷組和自定義桌面，用戶可以根據自己的喜好設置自己的桌面。A、 在界面主題中，用戶可以選擇系統提供的界面主題、桌面背景、默認展開菜單、登錄模式、短信提示音和天氣預報設置自己的桌面。B、 在門戶菜單中，用戶可以隨意設置自己的桌面的顯示情況。C、 在菜單快捷組中，用戶可以將自己經常用到的菜單項選中并顯示到子菜單中。D、 在自定義桌面中，選擇該界面左右模塊及其顯示順序設置自己的個性桌面。2、 個人信息包括:個人資料、昵稱與頭像、自定義用戶組和人員關注，用戶可以隨意設置自己的個人信息。A、 在個人資料中，用戶需要填寫自己的基本信息和聯系方式等。B、 在昵稱與頭像中，用戶需要自己的昵稱并且上傳頭像和照片，此外用戶還可以設置自己的個性簽名。C、 在自定義用戶組中用戶可以自己定義組，選擇人員時可用。D、 在人員關注中，用戶可以設置自己關注的用戶，所關注用戶登錄該系統時，用戶會收到內部短信提示。同時用戶在這里也可以看到關注自己的用戶，大大方便彼此工作。3、 賬戶與安全包括：我的賬戶、修改密碼和安全日志。A、 在我的賬戶中，用戶可以查看自己的登錄別名、角色信息和管理范圍。B、 在修改密碼中，用戶可以修改登錄密碼，查看密碼安全狀態(tài)。C、 在安全日志中，用戶可以查看最近20條安全日志。2.2. 工作流工作流用于多個人有步驟地填寫、上報、審批一個文件。包括新建工作、我的工作、工作查詢、工作監(jiān)控、工作委托、工作銷毀和流程日志查詢五個模塊。2.2.1. 新建工作在新建工作新建流程里，選好流程后，即顯示新建工作界面，用戶先在左側選擇要新建的工作流程。然后在右側可以看到相應的流程信息，包括流程設計圖和表單模板。點擊【新建并辦理】，這時進入新建工作界面填寫詳細的工作信息點擊【保存】或根據流程點擊【轉交下一步】辦理工作。對于每一份創(chuàng)建的工作表單用戶可以添加附件、打印和設置關注提醒等。2.2.2. 我的工作我的工作包括：未接收、辦理中、已辦結、已掛起和全部工作，用戶可以根據流程類型、流水號、工作名稱或文號查詢不同類型工作的詳細信息。1. 在未接收中顯示所有未接收辦理的工作列表，對于未接收的工作可以及時辦理或轉交等。2. 在辦理中中顯示所有已經接受并正在辦理的工作列表。在這里可以點【轉交下步】直接將工作轉交，或委托、導出和掛起辦理中的工作。此外，對于主辦某工作的用戶還有刪除該工作的權利。3. 在已辦結中顯示所有已經轉交下步但還未被接收的工作列表，在這里可以點【回收】將工作收回重新辦理。4. 在已掛起中顯示所有狀態(tài)為已掛起的工作列表，在這里用戶可以點擊【恢復】將工作恢復到之前的狀態(tài)，或導出、刪除某工作列表。5. 在全部工作中，系統將所有工作按狀態(tài)進行了分類。2.2.3. 工作查詢在工作查詢中用戶可以根據工作流程類型、狀態(tài)、工作范圍、時間、流水號和名稱/文號對工作列表進行條件查詢。對于普通用戶可以對類表中的某一項添加關組；對于管理人員可以刪除或強制結束所選中的工作信息。2.2.4. 工作監(jiān)控在工作監(jiān)控中顯示當前用戶有權監(jiān)控的所有工作，并且可以對工作列表進行條件查詢。2.2.5. 工作委托工作委托包括：委托規(guī)則、已委托記錄和被委托記錄。1、 在委托規(guī)則中用戶需要選擇流程、委托人、被委托人和有效期添加委托工作，同時在我的工作委托中會顯示委托工作的詳細信息。2、 在已委托工作記錄中顯示已委托工作列表。3、 在被委托工作記錄中顯示被委托工作列表。2.2.6. 工作銷毀在工作銷毀中，用戶可以查詢到系統中所有已經刪除的工作（不局限與自己經辦的），然后進行徹底銷毀或還原操作。該操作具有一定危險性，非管理員嚴禁操作。2.2.7. 流程日志查詢在流程日志查詢中，用戶可以選擇流程、流水號、工作名稱/文號、處理人、IP地址、發(fā)生時間范圍和日志類別對工作日志進行查詢、導出或刪除。2.3. 行政辦公行政辦公包括：公告通知管理、新聞管理、投票管理、日程安排查詢、工作日志查詢、管理簡報、工作計劃、辦公用品管理、固定資產、耗材資產、圖書管理、資源申請與管理、會議申請與管理、車輛申請與管理、公共通訊薄和組織機構信息。2.3.1. 公告通知管理公告通知管理包括：公告管理、新建公告和公告查詢。1、 在公告管理中，點擊【標題】可查看通知的詳細情況。點擊【查閱情況】可查看查閱過該通知的用戶，也可清空查閱情況。點擊【修改】進入修改公告通知界面，您可以對公告通知的各項內容進行修改，如果所帶的附件是Office文檔，還可以對Office文檔進行在線編輯。2、 在新建公告中，公告通知分為普通格式、MHT格式。普通格式是在編輯器中直接填寫公告內容，MHT格式是上傳MHT格式文件，該文件格式支持圖文混排，可以將WORD文檔直接另存為此格式。公告通知類型在“系統管理”下的“系統代碼設置”中配置。將公告通知的詳細內容填寫完整后，點擊【發(fā)布】即可發(fā)布公告通知。3、 在公告查詢中可以按所選擇的條件查詢公告通知。2.3.2. 新聞管理新聞管理包括：新聞管理、新建新聞和新聞查詢，其界面和操作方法與“公告通知管理”類似。用戶可以點擊【修改】按鈕，可以修改編輯已發(fā)表的新聞，界面與新建新聞相同。新聞管理具中有評論功能，點擊【管理評論】按鈕，可看到已發(fā)表的評論，也可以發(fā)表評論。如果新建新聞時“允許匿名評論”，則可在評論時選擇匿名發(fā)表。新建一個新聞，點擊【新建新聞】，編輯您要發(fā)表的新聞，也可以上傳附件。在新聞查詢中可以按所選擇地條件查詢新聞信息。2.3.3. 投票管理投票管理包括：投票管理和新建投票。1、 投票管理用于管理已發(fā)布的投票，可以修改、刪除或立即恢復生效/終止投票。點擊【投票項目】可設置投票選擇項，如“同意”、“不同意”等2、 新建一個要投票項，設置好所建投票的詳細信息后，點擊【保存】即可。2.3.4. 日程安排查詢在管理員給予權限的情況下可以查看每一位員工的日程安排，如果員工的日程安排類型選擇的是“個人事務”，在這里將查詢不到。在日視圖中，鼠標雙擊具體某個人員姓名所在行，可以為該用戶建立所選日的工作，如果雙擊列表的第一行（表頭），可以為表中所有人員建立所選日期的工作。在周視圖中，鼠標雙擊具體某個人員姓名所在行，可以為該用戶建立所選周的工作，如果雙擊列表的第一行（表頭）的某一列（某日/星期幾），可以為表中所有人員建立所選列代表的日期的工作，如果在用戶行和日期列交叉的單元格上雙擊，則可以為所在行用戶建立所在列日期的工作。在月視圖中，鼠標雙擊日期單元格，可以為所選用戶建立當日的工作，如果在左側的“第X周”單元格中雙擊鼠標，則可以為所選用戶建立所在周的工作。2.3.5. 工作日志查詢在管理員給予權限的情況下可以查看每一位員工的工作日志，如果員工的日志類型選擇的是個人日志，在這里將查詢不到。點擊左側選擇好人員后，即可在右側查詢該人員日志。點某一日志的【點評】可以填寫對此日志的評價，并通過內部短信提醒用戶查看日志點評。點擊【查詢】可以根據日期和 關鍵詞查詢選定人員的日志。點擊【最新10篇員工日志】，可以查看最新發(fā)布的10篇員工日志。2.3.6. 管理簡報在管理簡報中，系統對各個部門的郵件、日程和工作流進行了統計。對于統計結果，用戶在管理員給予權限的情況下可以進行導出。2.3.7. 工作計劃工作計劃包括：工作計劃查詢、工作計劃管理和工作計劃類型設置。1、 工作計劃查詢可查詢今日計劃、本周計劃、本月計劃，也可按照任何指定條件查詢點擊【查詢】即可。2、 工作計劃管理中OA管理員管理所有的工作計劃，創(chuàng)建人、負責人管理自己創(chuàng)建或負責的工作計劃。點【新建工作計劃】進入新建界面，工作計劃的發(fā)布范圍可指定多個部門，可對參與人員進行短信提示，提交后發(fā)布人仍可修改工作計劃內容。也可按照任何指定條件查詢工作計劃。3、 在工作計劃類型設置可添加、修改、刪除計劃類型。2.3.8. 辦公用品管理辦公用品管理包括：辦公用品信息管理、辦公用品登記管理、個人辦公用品登記、辦公用品可設置和辦公用品報表。1、 在辦公用品信息管理中，對于辦公用品可以查詢和導入；對于物品可以新建物品類別和編輯物品類別。2、 在辦公用品登記管理中，用戶可以新建和修改庫存登記。對于每一項辦公用品登記中必須先有上級審批，此外用戶還可以根據條件查詢辦公用品登記。3、 在個人辦公用品登記中，用戶可以新建辦公用品登記、辦公用品批量申領和辦公用品登記信息。4、 在辦公用品設置中，用戶可以增加辦公用品庫。并且所屬部門：指可以使用該庫的部門；庫管理員：有審批權限的用戶，設置后在辦公用品信息管理中審批權限列表中顯示；物品調度員：負責物品采購和發(fā)放的用戶，只在審批通過后收到短信提醒，不參與審批。5、 在辦公用品登記報表中，系統按不同類型進行了分類。主要包括：物品總表、采購物品報表、部門/人員領用物品報表、借用物品報表、歸還物品報表、未歸還物品報表、報廢物品報表、維護記錄報表和臺賬報表，用戶可以根據自己要查詢的類型進行查詢。2.3.9. 固定資產固定資產包括：參數設置、固定資產管理和固定資產查詢。1、 在固定資產模塊中使用前首先需要在 “參數設置”模塊中設置相關的參數?！坝嬏嵴叟f方式”可選按年、季、月三種方式折舊，“殘值處理方式”可選“殘值”或“殘值率”，選擇好后點擊【添加】。注：以上兩個參數一經設定后便不能再修改，設定時請慎重進行，建議由財務人員或在財務人員的指導下設定。2、 參數設定完成后，就可以進行固定資產的管理，可以新建、修改、減少和查詢固定資產，還可以對固定資產進行折舊處理。3、 在固定資產查詢界面中，輸入查詢條件，則列出相應的固定資產信息，與“固定資產管理”中的查詢類似，只是在此不允許修改、減少或刪除固定資產。在固定資產折舊中只能在相應的時間進行，如在“參數設置”模塊設置“折舊計提方式”為按年折舊，則只能在每年的12月份進行折舊，如果按季折舊，則只能在每年的三、六、九、十二月份進行折舊，而且每件固定資產每年（季、月）只能折舊一次，如果該年（季、月）已經進行過折舊，則只能等到下年（季、月）再進行折舊操作。2.3.10. 耗材管理耗材管理包括：參數設置、耗材管理管理和耗材管理查詢，具體使用與固定資產相同。2.3.11. 圖書管理圖書管理包括圖書錄入、借還書管理、設置管理員和圖書類別定義。1、 圖書錄入用戶可以錄入、編輯、刪除和查詢圖書的一些相關信息。在“新建圖書”中，點擊【新建圖書】即可進入新建界面，填寫書籍的詳細信息后點擊【添加】即可錄入圖書。當錄入圖書成功后，直接進入圖書管理界面。該界面默認顯示全部圖書信息，圖書管理員可以設定查詢條件，點擊【查詢】顯示圖書查詢結果，在查詢結果中可以修改或刪除圖書。2、 借還書管理在借還書管理中，系統會顯示借書信息、借書確認記錄和還書確認記錄。圖書管理員可以點擊【借書登記】進入借書登記界面，選擇借書人和圖書編號等信息即可添加借書信息。點擊【還書管理】進入還書登記界面，同樣選擇借書人和圖書編號等信息即可添加還書記錄。在歷史記錄查詢中，根據借書人、圖書編號、借書日期和狀態(tài)查詢借還書情況。3、 設置管理員管理員可以在此點擊【設置管理員】就如設置管理員界面，選擇管理員和所管部門進行設置、編輯和刪除圖書管理員。4、 圖書類別定義在錄入圖書信息前必須將圖書進行簡單分類，圖書管理員可以在此添加圖書類別。輸入類別名稱點擊【添加】即可添加圖書類別，并且在圖書類別管理中，管理員還可以對圖書類別進行編輯和刪除操作。2.3.12. 資源申請與管理資源申請與管理包括：資源申請與管理和周期性資源安排。1、 在資源申請與管理中用戶可以點擊【添加資源】，填寫資源序號、資源名稱、預約天數、星期設定和備注來添加資源申請。用戶也可以根據檢索名稱查詢資源申請信息列表，同時可以對信息編輯、清空和刪除、設置用戶權限、角色權限和管理員。2、 在周期性資源安排中用戶可以點擊【新建周期性安排】添加周期性資源申請，選擇資源名稱、開始日期、結束日期、使用設定和備注即可。2.3.13. 會議申請與安排會議申請與安排包括：會議申請、會議查詢、會議管理、會議室設置、管理員設置、會議紀要和會議室設備管理。1、 在會議申請中可以申請會議，并將自己已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請。被批準的申請具有短信提醒功能。進入申請界面，會議信息填寫完整后，點【提交表單】即可。2、 在會議查詢中可按照名稱、申請人、開始時間、會議室和會議狀態(tài)進行查詢，可以將查詢結果打印出來。3、 在會議管理中可以管理所有用戶已提交的申請，按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出，管理者可以根據“詳細信息”來確定是“批準”或是“不批準”，方便用戶管理。4、 在會議室設置中可以新建和管理會議室的基本信息，點【新建會議室】可以登記會議室。5、 在管理員設置中可以指定會議管理人員，選定人員后，從備選人員里，選到管理人員里即可。6、 在會議紀要中可以按條件查詢會議紀要。7、 在會議室設備管理中可以編輯設備編號、設備名稱/型號、所屬會議室和設備描述，點擊【確定】可以新建設備管理，也可以根據條件對設備記錄進行查詢。2.3.14. 車輛申請與安排車輛申請與安排包括：車輛使用申請、車輛使用查詢、部門審批管理、車輛使用管理、車輛維護管理、車輛信息管理、調度人員管理和油耗統計。1、 車輛使用申請模塊可以申請車輛，并將自己的申請按照待批申請、已準申請、使用中車輛和未準申請分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請，被批準的申請具有短信提醒功能。注：在車輛申請之前要先設置車輛信息和調度人員。2、 車輛使用查詢模塊可以按照待批申請、已準申請、使用中車輛和未準申請分類查詢，也可以在全部記錄查詢中按照指定條件查詢或導出使用記錄。3、 部門審批管理模塊可以按照待批申請、已準申請和為準申請分類顯示不同部門審批記錄，方便用戶查看。4、 車輛使用管理模塊用來管理所有用戶已提交的申請，按照待批申請、已準申請、使用中車輛和未準申請分類列出，方便用戶管理。5、 車輛維護管理分為車輛維護記錄管理和添加維護記錄兩部分。在維護記錄管理中可以查詢維護記錄，在添加維護記錄中可以添加新的車輛維護記錄。6、 車輛信息管理模塊用來管理車輛的基本信息，可對已有的車輛信息進行修改和刪除，還可查看每輛車的預定情況。將所有車輛按照狀態(tài)分類列出，方便用戶查詢和管理。在添加車輛中可以填寫車輛幾倍信息添加新車輛。7、 調度人員管理是指定人員對車輛進行管理。8、 油耗統計是在指定時間內對司機所行里程數和耗油數進行簡單統計，并且可以導出統計結果。2.3.15. 公共通訊薄公共通訊簿界面與操作方法同個人事務下的通訊簿類似，只有管理員付予相應權限的人員才可以設置。2.3.16. 組織機構信息組織機構信息包括:單位信息查詢、部門信息查詢和用戶信息查詢三個菜單項。此功能可以查看本單位的信息和部門信息，還可以查看員工的信息及外出情況。2.4. 知識管理知識管理包括：公共文件柜、網絡硬盤和圖片瀏覽。2.4.1. 公共文件柜公共文件柜用于管理一定范圍內的用戶的共享文檔。開放范圍可以設為對某部門或指定人員開放，也可以設置為對全體開放。建立文件時，需輸入或粘貼文檔內容，可以通過“附件”的形式將一些已經編輯好的文件加入到新建文件中，如Word文件。文件柜具有對文本和WORD文檔全文檢索、文件和文件夾移動等功能。文件柜更新可以通過短信提醒，給擁有訪問權限的人發(fā)一條短信，說明更新的文件名稱。注意：有權限的人員可以修改文件夾的名稱。2.4.2. 網絡硬盤網絡硬盤用于存儲一些應用程序和文件，具有對文本和WORD文檔全文檢索、文件移動等功能。在查看網絡硬盤時，用戶可以選擇文件排序方式，如按文件名、大小等，Office文檔允許在線編輯。2.4.3. 圖片瀏覽用戶可設置圖片共享目錄將圖片進行分類管理，點某一圖片目錄，進入圖片瀏覽界面，可按條件對圖片進行排序。2.5. 人力資源人力資源包括：人事管理、招聘管理、培訓管理、績效考核、薪酬管理、員工自助查詢、人力資源設置和在線考試。2.5.1. 人事管理人事管理包括：人事檔案、檔案查詢、合同管理、獎懲管理、證照管理、學習經歷、工作經歷、勞動技能、社會關系、人事調動、離職管理、復職管理、職稱評定、員工關懷和人事分析。1、 用戶進入人事檔案界面可以新建用戶檔案，并將人事檔案分為在職人事檔案管理和離職人事檔案管理。在職認識檔案管理選擇部門，點擊需要編輯的人員，就可以修改、增加員工的信息了，在編輯人員檔案時，可以將員工的論文、進修等文檔資料信息以附件的形式上傳，編輯完成后點擊【保存】。在主操作區(qū)左側點擊【導出人事檔案】可以以報表的形勢導出檔，按格式做好的人事檔案可以導入。用戶還可以批量更新檔案信息。2、 檔案查詢的操作及界面和人事檔案管理相同，不過在在職人員不能編輯該員工信息，只能查看和打印，點擊【查詢/導出人事檔案】可以按指定的條件查詢檔案。3、 合同管理分為：合同管理、新建合同信息、合同信息查詢和批量導入導出。合同管理中全部合同信息列表；用戶可以點擊【新建合同信息】，填寫合同的詳細信息進行保存即可；用戶也可根據單位員工、合同編號和合同類型等條件查詢合同信息；用戶可以選擇部門、角色、人員和合同登記日期批量導入導出合同信息。4、 獎懲管分為獎懲信息管理、新建獎懲信息和獎懲信息查詢。獎懲信息管理顯示全部獎懲信息列表；新建獎懲信息可以添加員工獎懲信息；獎懲信息查詢中根據條件查詢獎懲信息。5、 證照管理分為證照信息管理、新建證照信息和證照信息查詢。證照信息管理顯示全部證照信息列表；新建證照信息可以添加員工證照信息；證照信息查詢可以條件查詢證照信息。6、 學習經歷分為學習經歷管理、新建學習經歷和學習經歷查詢。學習經歷管理顯示全部學習經歷列表；新建學習經歷可以添加員工學習經歷；學習經歷查詢可以條件查詢學習經歷。7、 工作經歷分為工作經歷管理、新建工作經歷和工作經歷查詢。工作經歷管理顯示全部工作經歷列表；新建工作經歷可以添加員工工作經歷；工作經歷查詢可以條件查詢工作經歷。8、 勞動技能分為勞動技能管理、新建勞動技能和勞動技能查詢。勞動技能管理顯示全部勞動技能列表；新建勞動技能可以添加員工勞動技能；勞動技能查詢可以條件查詢勞動技能。9、 社會關系分為社會關系管理、新建社會關系和社會關系查詢。社會關系管理顯示全部社會關系列表；新建社會關系可以添加員工社會關系；社會關系查詢可以條件查詢社會關系。10、 人事調動分為人事調動管理、新建人事調動和人事調動查詢。人事調動管理顯示全部人事調動列表；新建人事調動可以添加員工人事調動；人事調動查詢可以條件查詢人事調動。11、 離職管理分為員工離職管理、新建員工離職信息和員工離職查詢。員工離職管理顯示全部員工離職列表；新建員工離職信息可以添加員工離職信息；員工離職查詢可以條件查詢工離職信息。12、 復職管理分為員工復職管理、新建員工復職信息和員工復職查詢。員工復職管理顯示全部員工復職列表；新建員工復職可以添加員工復職信息；員工復職查詢可以條件查詢員工復職信息。13、 職稱評定分為職稱評定管理、職稱評定信息和職稱評定查詢。職稱評定管理顯示全部員工職稱評定列表；新建職稱評定可以添加員工職稱評定信息；職稱評定查詢可以條件查詢員工職稱評定信息。14、 員工關懷包括：員工關懷管理、新建員工關懷、員工關懷查詢和關懷提醒。員工關懷管理中顯示全部員工關懷信息列表，也可分類顯示包括節(jié)日關懷和生日關懷；新建員工關懷中可以添加員工關懷信息；員工關懷查詢即條件查詢員工關懷信息；關懷提醒中顯示當前月生日的員工，管理員將其添加提醒對象可以內部短信或手機短息提醒被關懷員工。15、 人事分析可以按條件將員工進行統計，以餅狀圖顯示。注：在統計分析前必須為員工建檔，否則統計時將出現錯誤。2.5.2. 招聘管理招聘管理包括：招聘需求、招聘計劃、招聘計劃審批、人才庫、招聘篩選招聘錄用和人才分析。1、 招聘需求包括招聘需求管理、新建招招聘需求和招聘需求查詢。招聘需求管理顯示全部招聘需求列表；新建招聘需求可以添加招聘需求信息；招聘需求查詢可以條件查詢招聘需求信息。2、 招聘計劃包括招聘計劃管理、新建招聘計劃和招聘計劃查詢。招聘計劃管理顯示全部招聘計劃列表；新建招聘計劃可以添加招聘計劃信息；招聘計劃查詢可以條件查詢招聘計劃信息。3、 在招聘計劃審批中，將待批招聘計劃、已批準招聘計劃、未批準招聘計劃和招聘計劃查詢分類列出，方便用戶查詢和管理招聘計劃。被批準的招聘計劃具有短信提醒功能。4、 人才庫包括人才檔案管理、新建人才檔案和人才檔案查詢。人才檔案管理顯示全部人才檔案信息列表；新建人才檔案可以添加人才檔案信息；人才檔案查詢可以條件查詢人才檔案信息。5、 招聘篩選包括招聘篩選管理、新建招聘篩選信息和招聘篩選查詢。招聘篩選管理顯示全部招聘篩選信息列表；新建招聘篩選可以添加招聘篩選信息；招聘篩選查詢可以條件查詢招聘篩選信息。6、 招聘錄用包括招聘錄用選管理、新建招聘錄用信息和招聘錄用查詢。招聘錄用管理顯示全部招聘錄用信息列表；新建招聘錄用可以添加招聘錄用信息；招聘錄用查詢可以條件查詢招聘錄用信息。7、 在人才分析中，可以根據應聘人才的基本信息如學歷、年齡、性別、專業(yè)、籍貫、期望工作性質和應聘崗位來做統計圖，大大方便了對應聘人才的分析和管理。2.5.3. 培訓管理培訓管理包括：培訓計劃、培訓計劃審批和培訓記錄。1、 培訓計劃包括：培訓計劃管理、新建培訓計劃和培訓計劃查詢。培訓計劃管理顯示全部培訓計劃信息列表；新建培訓計劃可以添加培訓計劃信息；培訓計劃查詢可以條件查詢培訓計劃信息。2、 在培訓計劃審批中，將待批計劃、已批記錄、未批記錄和招聘計劃（審批）查詢分類列出，方便用戶查詢和管理審批計劃。被批準的審批計劃具有短信提醒功能。3、 培訓記錄包括：培訓記錄管理、新建培訓記錄和培訓記錄查詢。培訓計劃管理顯示全部培訓計劃信息列表；新建培訓計劃可以添加培訓計劃信息；培訓計劃查詢可以條件查詢培訓計劃信息。2.5.4. 績效考核績效考核包括：考核項目設定、考核任務管理和進行考核。1、 在考核項目設定中用戶可以新建、修改、刪除考核項目。在新建考核指標集中，設定考核指標集信息后，點【新建】即可添加考核指標集。在考核指標集管理中，顯示全部考核指標集信息。2、 在考勤任務管理中包括新建、修改、刪除、終止考核任務及對考核數據的查詢。在考核任務管理中可以對已有的考核任務進行修改、刪除和終止。在新建考核任務中需要填寫考核任務標題、考核人、被考核人等信息，如果考核人是多人可以按照管理范圍限制考核人的考核范圍。在考核數據查詢中可以按設定條件查詢已終止的考核任務數據，選擇查詢條件后點【查詢】可顯示查詢結果。在查詢結果中，點擊【查閱】可以查看考核任務數據。點【EXCEL報表】可以生成EXCEL報表。點【分值統計】可以設定分數段，統計特定分數段的人數，在分值統計中設定好分值段后，點【確定】即可將統計結果以圖表的形式顯示。3、 在進行考核中可以由考核人進行人員考核，在考核待辦流程中，點擊某流程的考核指標集（如“出勤”）可彈出“考核項目”窗口。點擊某流程的【考核】進入考核界面，選中被考核人錄入其考核數據即可，已考核過的人員前將在是否通過欄中顯示“是”。2.5.5. 薪酬管理薪酬管理包括：薪酬項目及保險設置、薪酬基數設置、工資流程管理、財務工資錄入、部門工資錄入和福利管理。1、 薪酬項目及保險設置包括：薪酬項目定義和保險系數設置。薪酬項目定義中可以添加、編輯和刪除本人設置的薪酬項目名稱和項目類型。保險系數設置則是對員工享受的五險一金系數的設置。2、 薪酬基數設置包括：員工薪酬基數設置和員工薪酬基數批量設置。在員工薪酬基數設置中財務人員可以根據設定好的薪酬基數計算員工工資，并且在同一部門的一類員工財務人員也可以批量設置員工薪酬基數。3、 在工資流程管理中，財務人員新建工資上報流程，查看各部門工資上報的報表等。4、 在財務工資錄入之前需要先在部門工資上報中上報每位員工的工資信息，在待辦流程中顯示需要錄入的工資流程，點【錄入】進入錄入工資數據界面。選擇好要錄入的人員后，即可開始計算員工工資并上報。在歷史流程中顯示已完結的工資流程，點某流程的【查閱】可以查看已上報的員工工資數據。5、 工資上報主要是為了解決一些企業(yè)為實現員工效益工資數據的收集而設計的。利用“部門工資上報”模塊管理人員可以輸入員工的工資信息。在待辦流程中顯示需要錄入的工資流程，點某工資流程的【錄入】進入錄入界面，選擇人員后，即可開始填寫員工工資數據并上報。6、 福利管理包括：員工福利管理、新建員工福利信息和員工福利查詢。員工福利管理顯示全部員工福利信息列表；新建員工福利可以添加員工福利信息；員工福利查詢可以條件查詢員工福利信息。2.5.6. 員工自助查詢員工自助查詢即員工自己可以查詢自己的人事檔案、合同信息、獎懲信息、證照信息、學習經歷和工作經歷等信息。2.5.7. 人力資源設置人力資源設置包括：考勤設置、人力資源管理員和HTMS代碼設置。1、 在考勤設置中，上下班考勤登記設置可以新建、編輯和刪除排班類型。管理員可以設置上下班登記時間、免簽人員和免簽節(jié)假日等。注：當某人員被設為“免簽人員”時， 在上下班統計和查詢里不顯示此人員登記記錄。管理員可以刪除考勤記錄，此操作很重要如果不選擇用戶，則刪除所有用戶的考勤記錄。2、 在人力資源管理員中，可以添加或刪除批量管理員。用戶可以設置公開字段，注意：字段設置為公開后，在查看在線人員列表時，點擊姓名即可看到，請謹慎設置！其他設置則是設置是否允許人力資源管理員設置OA登錄權限，選擇是，則人力資源管理員在新建用戶檔案時有授予該用戶是否能夠登錄OA系統的權限；選擇否，則無。2.5.8. 在線考試在線考試包括：題庫管理、試題管理、試卷管理和考試信息管理。1、 題庫管理中顯所有已定義的題庫信息，用戶也可以新建題庫。2、 試題管理中顯示所有已定義的試題信息，用戶也可以新建試題。3、 試卷管理中顯示所有已定義的試卷信息，用戶也可以新建試卷。4、 考試信息管理包括：考試信息管理、新建考試信息和考試信息查詢?？荚囆畔⒐芾盹@示全部已發(fā)布的考試信息列表；新建考試信息可以添加考試信息信息；考試信息查詢可以條件查詢考試信息信息。2.6. 檔案管理檔案管理包括：卷庫管理、案卷管理、文件管理、案卷借閱、檔案統計和檔案銷毀。2.6.1. 卷庫管理卷庫管理包括：卷庫管理和新建卷庫。卷庫管理中顯示全部卷哭信息，管理員可以對其進行修改和刪除；新建卷庫即添加卷庫信息。2.6.2. 案卷管理案卷管理包括：案卷管理管理、新建案卷和案卷查詢。案卷管理顯示全部案卷信息列表；新建案卷可以添加案卷信息；案卷查詢可以條件查詢案卷信息。2.6.3. 文件管理文件管理包括：文件管理管理、新建文件和文件查詢。案卷管理顯示全部文件信息列表；新建文件可以添加文件信息；文件查詢可以條件查詢文件信息。2.6.4. 案卷借閱案卷借閱包括：案卷借閱和借閱審批。1、 案卷借閱在借閱記錄中將借閱記錄分為待批準借閱、已批準借閱、未批準借閱和已歸還借閱四類進行顯示。用戶也可以借閱申請中申請借閱案卷和條件查詢案卷信息。2、 借閱審批中將借閱記錄分為待批準借閱、已批準借閱、未批準借閱和已歸還借閱四類進行顯示，方便用戶了用戶的審批工作。2.6.5. 檔案統計檔案統計包括借閱檔案和案卷統計，分別對其進行了統計。2.6.6. 檔案銷毀管理員可以銷毀檔案并且查詢已銷毀的檔案。2.7. CRM20112.8. 項目管理項目管理包括我的項目、我的任務、項目審批、項目文檔、項目問題和基礎數據設置。2.8.1. 我的項目我的項目包括當前項目列表和歷史項目列表。在當前項目中顯示自己所有為結束狀態(tài)的項目列表，可以條件查詢當前項目。歷史項目列表中顯示所有狀態(tài)為已結束的項目列表，可以條件查詢歷史項目。2.8.2. 我的任務我的任務包括進行中的任務和已結束的任務，用戶可以根據時間范圍或參與項目列表對進行中的任務條件查詢；在已結束的任務中顯示所有已結束任務的信息列表。2.8.3. 項目審批項目審批包括待批項目合審批記錄，待批項目中顯示所有為審批項目信息列表方便用戶的審批工作；在審批記錄中顯示所有已審批過的項目信息列表。2.8.4. 項目文檔項目文檔分為進行中項目和歷史項目查詢，在進行中的項目中左側顯示進行中的項目文檔目錄，右側顯示文檔詳細信息；在歷史項目中與進行中項目相同。2.8.5. 項目問題項目問題包括待解決問題和歷史記錄，可以對各個項目提出問題。在待解決問題中顯示未解決項目問題列表，在歷史記錄中顯示已解決項目問題列表。2.8.6. 基礎數據設置基礎數據設置包括項目權限設置和項目代碼設置。1、 項目權限設置管理員可以設置審批人員對項目進行審批，對于不同項目不同角色有不同的權限，在這里管理員可以新建項目權限。2、 項目代碼設置包括項目類型、項目角色類型、項目文檔類型和項目費用類型。項目類型中包括增加項目類型和項目代碼管理；項目角色類型中包括增加項目角色類型和項目呀角色類型管理；項目文檔類型包括增加項目文檔類型和項目文檔類型管理；項目費用類型包括增加項目類型和項目費用類型管理。2.8.7. 報表系統報表系統主要是報表管理，對于所有統計報表進行分類，并且可以查看每張表單的詳細情況。2.9. 交流園地交流園地包括：討論區(qū)、論壇、網絡會議、互動會議、文本聊天室、語音聊天室、網絡會議管理和文本聊天室管理。2.9.1. 討論區(qū)在討論區(qū)中，首先顯示討論區(qū)列表。選擇一個討論區(qū)主題進入該討論區(qū)，用戶可通過點擊右上角的【其它討論區(qū)】返回討論區(qū)列表。2.9.2. 論壇超級論壇的設置與一般網站的論壇一致，所有進入論壇的員工需先注冊才能發(fā)言，該論壇可以貼圖，管理員可以選擇論壇的顯示模式和建立論壇的主題，管理論壇用戶。2.9.3. 網絡會議網絡會議管理可以新建、刪除、結束已創(chuàng)建的會議。2.9.4. 互動會議進入“互動會議”后，如未使用過Netmeeting，系統會自動提示進行Netmeeting 的設置。使用此功能需安裝相關硬件如麥克風、攝像頭等。只可以一對一的進行視頻。2.9.5. 文本聊天室進入“文本聊天室”后，首先顯示聊天室列表。進入聊天室要輸入自己的昵稱，在“我的辦公桌”下“控制面板”中的“個人設置”里設置好的昵稱，在此處將作為昵稱的默認值。進入聊天室后，界面基本與網絡會議相同，操作方式與網上常見的聊天室是類似的。用戶可通過點擊聊天室界面右下角的【離開聊天室】可以返回聊天室列表。2.9.6. 語音聊天室語音聊天室集成MeChat語音、視頻聊天服務，只有安裝了聲卡和麥克風的計算機才能正常使用此功能。2.9.7. 網絡會議管理網絡會議管理包括創(chuàng)建新的網絡會議和管理已創(chuàng)建的網絡會議，在“創(chuàng)建新的網絡會議”中，點【新建網絡會議】可以添加新會議，文本網絡會議是由有“文本網絡會議管理”權限的用戶創(chuàng)建的。在“管理已創(chuàng)建的網絡會議”中，點【立即結束】可以結束會議，并出現【繼續(xù)會議】和【會議記錄】兩項，點【繼續(xù)會議】可再次開會，點【會議記錄】可查看所有會議記錄。2.9.8. 文本聊天室管理文本聊天室管理包括創(chuàng)建新的聊天室和管理以創(chuàng)建的聊天室，對于已創(chuàng)建的聊天室進行刪除、關閉或刪除聊天記錄。2.10. 公文管理公文管理包括：發(fā)文管理、收文管理和基礎設置。2.10.1. 發(fā)文管理發(fā)文管理包括發(fā)文擬稿、發(fā)文核稿、套紅蓋章和發(fā)文列表。1、 發(fā)文擬稿包括對要發(fā)布公文稿的擬定和查詢已發(fā)布的公文擬稿。2、 發(fā)文核稿包括待審核公文稿件和已審核公文稿件的查詢。3、 套紅蓋章包括待蓋章和已蓋章公文記錄。4、 發(fā)文列表包括待發(fā)送公文和已發(fā)送公文的信息列表。2.10.2. 收文管理收文管理包括收文登記、領導批閱、收文分布和收文閱讀。1、 收文登記包括待登記和已登記公文信息列表。2、 領導批閱包括待批閱和公文記錄列表。3、 收文分布包括待分發(fā)和已分發(fā)公文記錄列表。4、 收文閱讀包括待閱讀和易閱讀公文記錄列表。2.10.3. 基礎設置基礎設置包括參數設置、主題詞管理、公文類型設置和收文權限設置。1、 參數設置包括是否啟用版式文件和是否啟用全文庫參數的設置。2、 主題詞管理包括對主題詞的添加、編輯和刪除。3、 公文類型設置包括多公文類型的添加、編輯和刪除。4、 收文權限設置只有添加收文權限后方能進行收文登記。2.11. 附件程序附件程序提供一些實用信息，如：電話區(qū)號查詢、郵政編碼查詢、公交線路查詢、列車時刻查詢、法律法規(guī)查詢、萬年歷、世界時間和一些小游戲。其中法規(guī)、游戲、IP地理信息數據文件需要到網站首頁下載中心下載安裝。2.12. 系統管理系統管理包括：組織機構設置、工作流設置、行政辦公設置、知識管理設置、信息交流設置、印章管理、定時任務管理、緊急通知設置、界面設置、狀態(tài)欄設置、菜單設置、系統代碼設置和自定義字段設置。2.12.1. 組織機構設置組織機構設置包括：單位管理、部門管理、用戶管理和角色與權限管理。1、 單位管理可以輸入單位的相關信息。2、 部門管理可以根據本單位實際情況設置多級部門，在新建部門/成員單位中，點擊【新建】