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訂貨管理手冊(cè)大綱一、訂貨管理目的二、訂貨管理職責(zé)三、訂貨規(guī)則四、訂貨的步驟五、貨物驗(yàn)收程序六、退貨程序七、貨物儲(chǔ)存八、損耗管理對(duì)策一、訂貨管理目的門(mén)店要正確執(zhí)行訂貨才能足以保證餐廳的正常營(yíng)運(yùn)，正確執(zhí)行食品、包裝、營(yíng)運(yùn)物料的訂貨的工作是使門(mén)店正常營(yíng)運(yùn)的必備因素。無(wú)論訂得過(guò)多或過(guò)少，均會(huì)對(duì)門(mén)店造成負(fù)面的影響。過(guò)多的訂貨將會(huì)造成不必要的消費(fèi)，可能因?yàn)樵系倪^(guò)期或因存貨過(guò)多而導(dǎo)致資金的積壓、調(diào)撥增加、人力成本的增加，同時(shí)由于門(mén)店冰箱或庫(kù)房擺放超過(guò)原先設(shè)計(jì)的貨物數(shù)量，影響執(zhí)行先進(jìn)先出及盤(pán)點(diǎn)。過(guò)少的訂貨將會(huì)造成門(mén)店無(wú)貨可賣(mài)營(yíng)業(yè)額下降、可能增加顧客抱怨、調(diào)撥頻率增加，耗費(fèi)時(shí)間，人力成本，并增加行政作業(yè)，更可能因調(diào)撥的運(yùn)送狀況不佳而導(dǎo)致原料的品質(zhì)下降。正確地執(zhí)行訂貨方可協(xié)助門(mén)店做到不積貨、不斷貨。能給門(mén)店節(jié)省儲(chǔ)存空間和避免不必要的損耗。請(qǐng)記住：存貨就是存款，它可以用來(lái)投資，爭(zhēng)取更多的利潤(rùn)。也可以堆放在倉(cāng)里，變成沒(méi)有貢獻(xiàn)的原料。二、訂貨管理職責(zé)1、負(fù)責(zé)人訂貨經(jīng)理應(yīng)該是門(mén)店領(lǐng)班以上（含領(lǐng)班）的管理人員。2、訂貨經(jīng)理職責(zé)：（1） 根據(jù)門(mén)店的營(yíng)運(yùn)狀況，計(jì)劃原料進(jìn)貨，存儲(chǔ)數(shù)量。準(zhǔn)時(shí)完成原料、半成品的訂貨工作；（2） 適時(shí)、準(zhǔn)確地完成原料千元用量的計(jì)算及訂貨前的盤(pán)點(diǎn)；（3） 依照歷史記錄與趨勢(shì)預(yù)估營(yíng)業(yè)額，并與店長(zhǎng)進(jìn)行溝通；（4） 監(jiān)督與追蹤訂貨、更改和緊急進(jìn)貨的次數(shù)與品項(xiàng)，及時(shí)采取改善行動(dòng)，并做必要的溝通；（5） 監(jiān)督原料與店內(nèi)倉(cāng)庫(kù)的管理，如先進(jìn)先出的執(zhí)行，檢查物品的保質(zhì)期及是否能及時(shí)用完；（6） 正確填寫(xiě)門(mén)店訂貨單；（7） 及時(shí)完成訂貨評(píng)估表；（8） 相關(guān)資料與報(bào)表的保存和管理；（9） 進(jìn)貨人員的需求及訓(xùn)練；三、訂貨規(guī)則公司各門(mén)店采用的訂貨方式是補(bǔ)齊式訂貨，其公式是：需求量-存貨量=訂貨量要有效的使用補(bǔ)齊式的訂貨，必須要考慮和注意以下六個(gè)要素：1、 進(jìn)貨周期進(jìn)貨周期是指：相同的原料這次進(jìn)貨與下次進(jìn)貨的差異天數(shù)，一般進(jìn)貨周期為 天。2、 相隔時(shí)間相隔時(shí)間指：相同原料訂貨日與進(jìn)貨日之間的這段時(shí)間。因?yàn)殚T(mén)店雖然下了訂單，但配送要隔幾天才能把貨送到，因此在考慮訂貨量時(shí)，就必須把這段時(shí)間的需求計(jì)算在訂貨量?jī)?nèi)。如果不考慮這段相隔時(shí)間，餐廳就會(huì)出現(xiàn)斷貨。例如：門(mén)店的訂貨日定在每周日晚上，需進(jìn)貨日定在第二周的星期二下午，那么這家門(mén)店的相隔時(shí)間就是九天。門(mén)店的訂貨日定在每周日晚上，需進(jìn)貨日定在第二周的星期三下午，那么這家餐廳的相隔時(shí)間就是十天。3、 安全存量安全存量是為了避免門(mén)店因?yàn)闋I(yíng)業(yè)額及產(chǎn)品銷(xiāo)售百分比的波動(dòng)，而造成門(mén)店的斷貨所設(shè)定的預(yù)防措施。建議每種食材的安全量為10%15%，各門(mén)店也可以依照具體狀況設(shè)定個(gè)別原料合理的安全存量。4、 訂貨周期的營(yíng)業(yè)額訂貨周期的營(yíng)業(yè)額就是：進(jìn)貨周期營(yíng)業(yè)額+相隔時(shí)間的營(yíng)業(yè)額+安全存量的營(yíng)業(yè)額5、 千元用量每1000元營(yíng)業(yè)額所需使用原料的數(shù)量，以整箱為單位（通常算至小數(shù)點(diǎn)后4位）公式：（原料的實(shí)際使用量/每箱的包裝1000）/實(shí)際營(yíng)業(yè)額=千元用量例：某餐廳四月份營(yíng)業(yè)額為60萬(wàn)元，鮮肉大包的使用量為4.5萬(wàn)只（每格為50只）鮮肉大包的千元用量=（45000/501000）/600000=1.5箱建議：l 冷凍、干貨、物料：每月調(diào)整一次，因?yàn)樽兓坝绊懶暂^小，但如有需要，應(yīng)按實(shí)際情況作必要的調(diào)整。l 濕貨：因原料保存期限較短，故建議每周調(diào)整一次，視實(shí)際情況及需要，也可每次進(jìn)貨前作調(diào)整。影響千元用量的因素：l 季節(jié)：天氣溫度將會(huì)影響冷熱飲的產(chǎn)品銷(xiāo)售百分比，例如夏季的碳酸飲料。（請(qǐng)注意：當(dāng)餐廳碳酸飲料的用量增加時(shí)，除了考慮高速糖漿的千元用量，同時(shí)亦要考慮相關(guān)原料的千元用量，如冷飲杯）l 新產(chǎn)品的推出時(shí)，會(huì)影響同類(lèi)產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況；l 促銷(xiāo)活動(dòng)：當(dāng)有促銷(xiāo)活動(dòng)時(shí)，促銷(xiāo)的產(chǎn)品及其組合餐或同類(lèi)的其他產(chǎn)品都會(huì)因此而造成銷(xiāo)售的改變。也就是說(shuō)，如果促銷(xiāo)大包時(shí)，假如你預(yù)估大包的使用量會(huì)提升5箱，而訂貨周期的營(yíng)業(yè)額預(yù)估為50千，則你可將千元用量表上寫(xiě)為：上周千元用量+0.1000.（千元用量表必須先傳公司后再作調(diào)整。）如在促銷(xiāo)活動(dòng)進(jìn)行或結(jié)束時(shí)，你可隨時(shí)視實(shí)際的千元用量變化來(lái)了解預(yù)估的正確性，以做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。l 當(dāng)有該原料調(diào)入產(chǎn)生時(shí)，可能是因?yàn)榍г昧康脑黾印 在進(jìn)貨時(shí)，尚有該原料的大量庫(kù)存，可能是因?yàn)榍г昧康臏p少所致。l 如盤(pán)點(diǎn)不正確或計(jì)算錯(cuò)誤也會(huì)影響千元用量。6、 存貨量是包含現(xiàn)在就在餐廳倉(cāng)庫(kù)及冷凍、冷藏冰箱內(nèi)的物料數(shù)量（期末存量），再加上次訂貨尚未進(jìn)餐廳的物料（未進(jìn)貨量）。通常以箱為單位（請(qǐng)計(jì)算至小數(shù)點(diǎn)第一位）。7、訂貨量四、訂貨的步驟1、 預(yù)估營(yíng)業(yè)額預(yù)估進(jìn)貨周期及相隔時(shí)間內(nèi)每天的營(yíng)業(yè)額。在預(yù)估營(yíng)業(yè)額時(shí)要注意以下的事項(xiàng)：l 參考前三周的營(yíng)業(yè)額；l 參考去年同期時(shí)段是否有相同的趨勢(shì)形態(tài)；l 季節(jié)改變，一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)天氣轉(zhuǎn)冷，營(yíng)業(yè)額會(huì)有下滑的趨勢(shì)。從寒轉(zhuǎn)熱，營(yíng)業(yè)額通常會(huì)有提升。雨季對(duì)營(yíng)業(yè)額有負(fù)面影響，但是要熟識(shí)當(dāng)?shù)貭顩r，因?yàn)槿绻且粋€(gè)經(jīng)常下雨的地方，那么下雨就很有可能不是一個(gè)影響因素，因?yàn)轭櫩投剂?xí)慣了。l 節(jié)假日?？紤]節(jié)假日的天數(shù)與假日發(fā)生的時(shí)間。如國(guó)慶假日兩天，但是發(fā)生在星期三和星期四，則造成的影響較?。蝗鐑商旒偃瞻l(fā)生在星期一或星期四和五，那么它的影響將不一樣，因?yàn)樾瞧诹?、日也是假期，所以本?lái)兩天的節(jié)日就變成了四天，這對(duì)營(yíng)業(yè)額和訂貨量都會(huì)有相當(dāng)影響。l 社區(qū)活動(dòng)。考慮餐廳在訂貨周期內(nèi)的營(yíng)業(yè)額將會(huì)因促銷(xiāo)檔期變動(dòng)，都可根據(jù)以前的歷史數(shù)據(jù)，來(lái)預(yù)估這些活動(dòng)對(duì)營(yíng)業(yè)額的影響。l 新產(chǎn)品的推出。通常在新產(chǎn)品的推出時(shí)期，均會(huì)搭配廣告（平面或媒體）。廣告推出的相對(duì)期限內(nèi)將會(huì)使得餐廳營(yíng)業(yè)額有所提升。l 預(yù)估營(yíng)業(yè)額應(yīng)以千元為單位。l 將預(yù)估營(yíng)業(yè)額填入餐廳營(yíng)業(yè)額預(yù)估一覽表上相對(duì)的欄位里。如：訂貨時(shí)間（星期_）, 進(jìn)貨時(shí)間（星期_） 新鮮料, 星期日 22：00PM, 每天1：00AM（自下周三始）干貨、物料, 星期一 2：00AM, 星期三 13：00PM訂貨周期營(yíng)業(yè)額預(yù)估一覽表2、 計(jì)算安全存量的營(yíng)業(yè)額決定安全存量時(shí)，請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：l 干貨及配料建議用周一至周五平均單日營(yíng)業(yè)額為安全存量。l 新鮮料建議用周一至周五平均十分之一日營(yíng)業(yè)額為安全存量。l 安全存量的擺放可依照需求分在不同的進(jìn)貨日子里，但是各個(gè)天次的安全存量加總必須與訂貨周期的總安全存量相同，否則可能會(huì)造成貨量過(guò)多，影響空間擺放及不必要的損耗。l 請(qǐng)注意安全存量的多寡會(huì)因市場(chǎng)、餐廳座落的商圈而有對(duì)等的變化，所以當(dāng)您決定安全存量后，就與餐廳經(jīng)理及值班經(jīng)理達(dá)成共識(shí)。l 將安全存量的營(yíng)業(yè)額填入營(yíng)業(yè)額預(yù)估一覽表上相對(duì)的欄位里，如：注：當(dāng)完成訂貨周期的營(yíng)業(yè)額預(yù)估，要與店經(jīng)理溝通并取得他的同意。l 計(jì)算訂貨周期營(yíng)業(yè)額小計(jì)。3、 計(jì)算預(yù)估需求量l 各原料的預(yù)估需求量是以訂貨周期的預(yù)估營(yíng)業(yè)額小計(jì)乘以該原料的千元用量得之（從整箱為單位）。l 預(yù)估需求量=訂貨周期營(yíng)業(yè)額小計(jì)該原料的千元用量l 注意事項(xiàng)：計(jì)算結(jié)果如果有小數(shù)點(diǎn)，依據(jù)原料規(guī)格大小各種類(lèi)來(lái)判斷進(jìn)位或舍去。4、 計(jì)算存貨量l 首先查詢上次訂貨周期內(nèi)是否還有未進(jìn)貨的原料。l 針對(duì)餐廳倉(cāng)庫(kù)、冷凍或冰箱內(nèi)現(xiàn)存的原料數(shù)量進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，單位化成箱。l 注意事項(xiàng)：盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)檢查原料的先進(jìn)先出及擺放是否整齊。如超過(guò)保質(zhì)期的貨物，需立即匯報(bào)店經(jīng)理，登錄、廢棄并視需要調(diào)整訂貨量。5、 計(jì)算訂貨量l 預(yù)估需求量未進(jìn)貨量期末存量=訂貨量l 注意事項(xiàng)：請(qǐng)準(zhǔn)確地計(jì)算，并將數(shù)字清楚地填寫(xiě)。6、 計(jì)算進(jìn)貨量分配進(jìn)貨量分配的計(jì)算方式按照進(jìn)貨日營(yíng)業(yè)額占進(jìn)貨周期營(yíng)業(yè)額之百分比進(jìn)行分配。A、首先將相隔時(shí)間、進(jìn)貨周期及安全存量的營(yíng)業(yè)額相加在此例中，相隔時(shí)間為5/12-5/13，其營(yíng)業(yè)額總計(jì)為14千元。而進(jìn)貨周期為5/14-5/20，其營(yíng)業(yè)額總計(jì)為58千元。安全存量日期為5/14、5/15、5/16、5/17、5/18、5/19、5/20，其營(yíng)業(yè)額總計(jì)為：（7+7+8+7+7）/10=3.6千元訂貨周期為5/12_5/20其營(yíng)業(yè)額總計(jì)為相隔時(shí)間+進(jìn)貨周期+安全存量=14+58+3.6=75.6千元B、將5/14營(yíng)業(yè)額除以進(jìn)貨周期營(yíng)業(yè)額算出分配百分比即7/58=12.07%C、再將預(yù)估需求量未進(jìn)貨量期末存量=訂貨量 即：75.60.95110.5=60.32D、將5/14之分配百分比乘以周訂貨量即為5/14訂貨量：60.3212.07%=7箱也就是5/14肉包的進(jìn)貨量為7箱所以進(jìn)貨量分配的計(jì)算要非常仔細(xì)，而且分配量的總和需求量一致，否則會(huì)容易導(dǎo)致原料過(guò)多或過(guò)少。另例：干貨、物料5/14中午進(jìn)貨、5/11晚期末存量24袋，生煎專(zhuān)用粉千元用量1.15、單位4KG/袋訂貨周期為：5/12-5/21進(jìn)貨周期為：5/15-5/215/14生煎專(zhuān)用粉進(jìn)貨量計(jì)算為：預(yù)估需求量=86.2千元1.15=99.13袋訂貨量99.1324袋=75.13（75袋）五、貨物驗(yàn)收程序1、 檢查貨車(chē)l 是否清潔；l 是否有保溫功能（冷凍、冷藏）2、 查對(duì)數(shù)量l 每箱的包裝是否破損、容器是否清潔；l 數(shù)量是否符合訂貨量；3、 檢查標(biāo)記：在外包裝上必須有廠商標(biāo)記以便認(rèn)定4、 檢查生產(chǎn)制造日期：每箱/每包上均有正確的生產(chǎn)/制造日期/保質(zhì)期5、 抽驗(yàn)10%抽驗(yàn)內(nèi)容：溫度；規(guī)格（大小/重量）；包裝（塊數(shù)/個(gè)數(shù)）；外觀6、 驗(yàn)收短磅計(jì)算每箱平均少磅數(shù)總箱數(shù)=總共短少磅數(shù)六、退貨程序1、 退貨原因l 變質(zhì)l 外來(lái)物污染l 規(guī)格不符l 包裝不符要求l 外觀不良l 溫度不符要求l 超過(guò)保質(zhì)期l 超標(biāo)l 無(wú)標(biāo)記/生產(chǎn)日期/打印錯(cuò)誤2、 退貨程序l 確認(rèn)退回原因；l 填寫(xiě)退貨單；l 聯(lián)絡(luò)品控部、區(qū)經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理；l 將退貨品分類(lèi)、裝箱注明，堆放集中；l 登錄每日貨物匯總表上注意事項(xiàng)：各部門(mén)與廠商達(dá)成共識(shí)原則的彈性運(yùn)用運(yùn)用良好的溝通技巧七、貨物儲(chǔ)存1、 新鮮料l 先進(jìn)先出l 周轉(zhuǎn)箱不可交替使用l 相應(yīng)的保存溫度l 離地15cm，離墻5cm，貨品間離2.5cml 每箱有時(shí)間卡，每批有標(biāo)示牌l 先儲(chǔ)存冷凍-冷藏-干貨l 腌汁的烤雞與其它分開(kāi)放置2、 干貨/包裝用品/物料、干貨室物品l 按倉(cāng)庫(kù)訂貨擺放先進(jìn)先出；l 輕的物品放置上層貨架，重的放在中、下層貨架l 常領(lǐng)用的物品放在靠倉(cāng)庫(kù)門(mén)的一方，不常用的放在倉(cāng)庫(kù)后的上層架上l 米、面之類(lèi)貨品避免潮濕l 貨品排列按標(biāo)示l 防范鼠類(lèi)l 保持通風(fēng)良好，貨物干燥l 清潔用品放在下層貨架l 并遠(yuǎn)離食品和包裝用品l 保持清潔3、 倉(cāng)庫(kù)管理注意事項(xiàng)l 定位的影響l 季節(jié)性調(diào)整l 倉(cāng)庫(kù)清潔/衛(wèi)生/通風(fēng)l 進(jìn)/補(bǔ)貨人員的培訓(xùn)l 安全/保全l 先進(jìn)先出/進(jìn)貨日期打印l 開(kāi)箱原則八、損耗管理對(duì)策在分析損耗原因之前，我們首先要了解兩個(gè)相關(guān)概念，“損耗”與“損