訂貨管理手冊.doc

訂貨管理手冊大綱一、訂貨管理目的二、訂貨管理職責(zé)三、訂貨規(guī)則四、訂貨的步驟五、貨物驗收程序六、退貨程序七、貨物儲存八、損耗管理對策一、訂貨管理目的門店要正確執(zhí)行訂貨才能足以保證餐廳的正常營運，正確執(zhí)行食品、包裝、營運物料的訂貨的工作是使門店正常營運的必備因素。無論訂得過多或過少，均會對門店造成負面的影響。過多的訂貨將會造成不必要的消費，可能因為原料的過期或因存貨過多而導(dǎo)致資金的積壓、調(diào)撥增加、人力成本的增加，同時由于門店冰箱或庫房擺放超過原先設(shè)計的貨物數(shù)量，影響執(zhí)行先進先出及盤點。過少的訂貨將會造成門店無貨可賣營業(yè)額下降、可能增加顧客抱怨、調(diào)撥頻率增加，耗費時間，人力成本，并增加行政作業(yè)，更可能因調(diào)撥的運送狀況不佳而導(dǎo)致原料的品質(zhì)下降。正確地執(zhí)行訂貨方可協(xié)助門店做到不積貨、不斷貨。能給門店節(jié)省儲存空間和避免不必要的損耗。請記?。捍尕浘褪谴婵睿梢杂脕硗顿Y，爭取更多的利潤。也可以堆放在倉里，變成沒有貢獻的原料。二、訂貨管理職責(zé)1、負責(zé)人訂貨經(jīng)理應(yīng)該是門店領(lǐng)班以上（含領(lǐng)班）的管理人員。2、訂貨經(jīng)理職責(zé)：（1） 根據(jù)門店的營運狀況，計劃原料進貨，存儲數(shù)量。準(zhǔn)時完成原料、半成品的訂貨工作；（2） 適時、準(zhǔn)確地完成原料千元用量的計算及訂貨前的盤點；（3） 依照歷史記錄與趨勢預(yù)估營業(yè)額，并與店長進行溝通；（4） 監(jiān)督與追蹤訂貨、更改和緊急進貨的次數(shù)與品項，及時采取改善行動，并做必要的溝通；（5） 監(jiān)督原料與店內(nèi)倉庫的管理，如先進先出的執(zhí)行，檢查物品的保質(zhì)期及是否能及時用完；（6） 正確填寫門店訂貨單；（7） 及時完成訂貨評估表；（8） 相關(guān)資料與報表的保存和管理；（9） 進貨人員的需求及訓(xùn)練；三、訂貨規(guī)則公司各門店采用的訂貨方式是補齊式訂貨，其公式是：需求量-存貨量=訂貨量要有效的使用補齊式的訂貨，必須要考慮和注意以下六個要素：1、 進貨周期進貨周期是指：相同的原料這次進貨與下次進貨的差異天數(shù)，一般進貨周期為 天。2、 相隔時間相隔時間指：相同原料訂貨日與進貨日之間的這段時間。因為門店雖然下了訂單，但配送要隔幾天才能把貨送到，因此在考慮訂貨量時，就必須把這段時間的需求計算在訂貨量內(nèi)。如果不考慮這段相隔時間，餐廳就會出現(xiàn)斷貨。例如：門店的訂貨日定在每周日晚上，需進貨日定在第二周的星期二下午，那么這家門店的相隔時間就是九天。門店的訂貨日定在每周日晚上，需進貨日定在第二周的星期三下午，那么這家餐廳的相隔時間就是十天。3、 安全存量安全存量是為了避免門店因為營業(yè)額及產(chǎn)品銷售百分比的波動，而造成門店的斷貨所設(shè)定的預(yù)防措施。建議每種食材的安全量為10%15%，各門店也可以依照具體狀況設(shè)定個別原料合理的安全存量。4、 訂貨周期的營業(yè)額訂貨周期的營業(yè)額就是：進貨周期營業(yè)額+相隔時間的營業(yè)額+安全存量的營業(yè)額5、 千元用量每1000元營業(yè)額所需使用原料的數(shù)量，以整箱為單位（通常算至小數(shù)點后4位）公式：（原料的實際使用量/每箱的包裝1000）/實際營業(yè)額=千元用量例：某餐廳四月份營業(yè)額為60萬元，鮮肉大包的使用量為4.5萬只（每格為50只）鮮肉大包的千元用量=（45000/501000）/600000=1.5箱建議：l 冷凍、干貨、物料：每月調(diào)整一次，因為變化及影響性較小，但如有需要，應(yīng)按實際情況作必要的調(diào)整。l 濕貨：因原料保存期限較短，故建議每周調(diào)整一次，視實際情況及需要，也可每次進貨前作調(diào)整。影響千元用量的因素：l 季節(jié)：天氣溫度將會影響冷熱飲的產(chǎn)品銷售百分比，例如夏季的碳酸飲料。（請注意：當(dāng)餐廳碳酸飲料的用量增加時，除了考慮高速糖漿的千元用量，同時亦要考慮相關(guān)原料的千元用量，如冷飲杯）l 新產(chǎn)品的推出時，會影響同類產(chǎn)品的銷售情況；l 促銷活動：當(dāng)有促銷活動時，促銷的產(chǎn)品及其組合餐或同類的其他產(chǎn)品都會因此而造成銷售的改變。也就是說，如果促銷大包時，假如你預(yù)估大包的使用量會提升5箱，而訂貨周期的營業(yè)額預(yù)估為50千，則你可將千元用量表上寫為：上周千元用量+0.1000.（千元用量表必須先傳公司后再作調(diào)整。）如在促銷活動進行或結(jié)束時，你可隨時視實際的千元用量變化來了解預(yù)估的正確性，以做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。l 當(dāng)有該原料調(diào)入產(chǎn)生時，可能是因為千元用量的增加。l 在進貨時，尚有該原料的大量庫存，可能是因為千元用量的減少所致。l 如盤點不正確或計算錯誤也會影響千元用量。6、 存貨量是包含現(xiàn)在就在餐廳倉庫及冷凍、冷藏冰箱內(nèi)的物料數(shù)量（期末存量），再加上次訂貨尚未進餐廳的物料（未進貨量）。通常以箱為單位（請計算至小數(shù)點第一位）。7、訂貨量四、訂貨的步驟1、 預(yù)估營業(yè)額預(yù)估進貨周期及相隔時間內(nèi)每天的營業(yè)額。在預(yù)估營業(yè)額時要注意以下的事項：l 參考前三周的營業(yè)額；l 參考去年同期時段是否有相同的趨勢形態(tài)；l 季節(jié)改變，一般來說，當(dāng)天氣轉(zhuǎn)冷，營業(yè)額會有下滑的趨勢。從寒轉(zhuǎn)熱，營業(yè)額通常會有提升。雨季對營業(yè)額有負面影響，但是要熟識當(dāng)?shù)貭顩r，因為如果是一個經(jīng)常下雨的地方，那么下雨就很有可能不是一個影響因素，因為顧客都習(xí)慣了。l 節(jié)假日。考慮節(jié)假日的天數(shù)與假日發(fā)生的時間。如國慶假日兩天，但是發(fā)生在星期三和星期四，則造成的影響較??；如兩天假日發(fā)生在星期一或星期四和五，那么它的影響將不一樣，因為星期六、日也是假期，所以本來兩天的節(jié)日就變成了四天，這對營業(yè)額和訂貨量都會有相當(dāng)影響。l 社區(qū)活動。考慮餐廳在訂貨周期內(nèi)的營業(yè)額將會因促銷檔期變動，都可根據(jù)以前的歷史數(shù)據(jù)，來預(yù)估這些活動對營業(yè)額的影響。l 新產(chǎn)品的推出。通常在新產(chǎn)品的推出時期，均會搭配廣告（平面或媒體）。廣告推出的相對期限內(nèi)將會使得餐廳營業(yè)額有所提升。l 預(yù)估營業(yè)額應(yīng)以千元為單位。l 將預(yù)估營業(yè)額填入餐廳營業(yè)額預(yù)估一覽表上相對的欄位里。如：訂貨時間（星期_）, 進貨時間（星期_） 新鮮料, 星期日 22：00PM, 每天1：00AM（自下周三始）干貨、物料, 星期一 2：00AM, 星期三 13：00PM訂貨周期營業(yè)額預(yù)估一覽表2、 計算安全存量的營業(yè)額決定安全存量時，請注意以下幾點：l 干貨及配料建議用周一至周五平均單日營業(yè)額為安全存量。l 新鮮料建議用周一至周五平均十分之一日營業(yè)額為安全存量。l 安全存量的擺放可依照需求分在不同的進貨日子里，但是各個天次的安全存量加總必須與訂貨周期的總安全存量相同，否則可能會造成貨量過多，影響空間擺放及不必要的損耗。l 請注意安全存量的多寡會因市場、餐廳座落的商圈而有對等的變化，所以當(dāng)您決定安全存量后，就與餐廳經(jīng)理及值班經(jīng)理達成共識。l 將安全存量的營業(yè)額填入營業(yè)額預(yù)估一覽表上相對的欄位里，如：注：當(dāng)完成訂貨周期的營業(yè)額預(yù)估，要與店經(jīng)理溝通并取得他的同意。l 計算訂貨周期營業(yè)額小計。3、 計算預(yù)估需求量l 各原料的預(yù)估需求量是以訂貨周期的預(yù)估營業(yè)額小計乘以該原料的千元用量得之（從整箱為單位）。l 預(yù)估需求量=訂貨周期營業(yè)額小計該原料的千元用量l 注意事項：計算結(jié)果如果有小數(shù)點，依據(jù)原料規(guī)格大小各種類來判斷進位或舍去。4、 計算存貨量l 首先查詢上次訂貨周期內(nèi)是否還有未進貨的原料。l 針對餐廳倉庫、冷凍或冰箱內(nèi)現(xiàn)存的原料數(shù)量進行盤點，單位化成箱。l 注意事項：盤點時應(yīng)檢查原料的先進先出及擺放是否整齊。如超過保質(zhì)期的貨物，需立即匯報店經(jīng)理，登錄、廢棄并視需要調(diào)整訂貨量。5、 計算訂貨量l 預(yù)估需求量未進貨量期末存量=訂貨量l 注意事項：請準(zhǔn)確地計算，并將數(shù)字清楚地填寫。6、 計算進貨量分配進貨量分配的計算方式按照進貨日營業(yè)額占進貨周期營業(yè)額之百分比進行分配。A、首先將相隔時間、進貨周期及安全存量的營業(yè)額相加在此例中，相隔時間為5/12-5/13，其營業(yè)額總計為14千元。而進貨周期為5/14-5/20，其營業(yè)額總計為58千元。安全存量日期為5/14、5/15、5/16、5/17、5/18、5/19、5/20，其營業(yè)額總計為：（7+7+8+7+7）/10=3.6千元訂貨周期為5/12_5/20其營業(yè)額總計為相隔時間+進貨周期+安全存量=14+58+3.6=75.6千元B、將5/14營業(yè)額除以進貨周期營業(yè)額算出分配百分比即7/58=12.07%C、再將預(yù)估需求量未進貨量期末存量=訂貨量 即：75.60.95110.5=60.32D、將5/14之分配百分比乘以周訂貨量即為5/14訂貨量：60.3212.07%=7箱也就是5/14肉包的進貨量為7箱所以進貨量分配的計算要非常仔細，而且分配量的總和需求量一致，否則會容易導(dǎo)致原料過多或過少。另例：干貨、物料5/14中午進貨、5/11晚期末存量24袋，生煎專用粉千元用量1.15、單位4KG/袋訂貨周期為：5/12-5/21進貨周期為：5/15-5/215/14生煎專用粉進貨量計算為：預(yù)估需求量=86.2千元1.15=99.13袋訂貨量99.1324袋=75.13（75袋）五、貨物驗收程序1、 檢查貨車l 是否清潔；l 是否有保溫功能（冷凍、冷藏）2、 查對數(shù)量l 每箱的包裝是否破損、容器是否清潔；l 數(shù)量是否符合訂貨量；3、 檢查標(biāo)記：在外包裝上必須有廠商標(biāo)記以便認定4、 檢查生產(chǎn)制造日期：每箱/每包上均有正確的生產(chǎn)/制造日期/保質(zhì)期5、 抽驗10%抽驗內(nèi)容：溫度；規(guī)格（大小/重量）；包裝（塊數(shù)/個數(shù)）；外觀6、 驗收短磅計算每箱平均少磅數(shù)總箱數(shù)=總共短少磅數(shù)六、退貨程序1、 退貨原因l 變質(zhì)l 外來物污染l 規(guī)格不符l 包裝不符要求l 外觀不良l 溫度不符要求l 超過保質(zhì)期l 超標(biāo)l 無標(biāo)記/生產(chǎn)日期/打印錯誤2、 退貨程序l 確認退回原因；l 填寫退貨單；l 聯(lián)絡(luò)品控部、區(qū)經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理；l 將退貨品分類、裝箱注明，堆放集中；l 登錄每日貨物匯總表上注意事項：各部門與廠商達成共識原則的彈性運用運用良好的溝通技巧七、貨物儲存1、 新鮮料l 先進先出l 周轉(zhuǎn)箱不可交替使用l 相應(yīng)的保存溫度l 離地15cm，離墻5cm，貨品間離2.5cml 每箱有時間卡，每批有標(biāo)示牌l 先儲存冷凍-冷藏-干貨l 腌汁的烤雞與其它分開放置2、 干貨/包裝用品/物料、干貨室物品l 按倉庫訂貨擺放先進先出；l 輕的物品放置上層貨架，重的放在中、下層貨架l 常領(lǐng)用的物品放在靠倉庫門的一方，不常用的放在倉庫后的上層架上l 米、面之類貨品避免潮濕l 貨品排列按標(biāo)示l 防范鼠類l 保持通風(fēng)良好，貨物干燥l 清潔用品放在下層貨架l 并遠離食品和包裝用品l 保持清潔3、 倉庫管理注意事項l 定位的影響l 季節(jié)性調(diào)整l 倉庫清潔/衛(wèi)生/通風(fēng)l 進/補貨人員的培訓(xùn)l 安全/保全l 先進先出/進貨日期打印l 開箱原則八、損耗管理對策在分析損耗原因之前，我們首先要了解兩個相關(guān)概念，“損耗”與“損