采購管理作業(yè)標準(doc 13頁).doc

采購管理作業(yè)標準沈陽東東系統(tǒng)集成有限公司更改記錄序號發(fā)行日更改對象更改內容批準審查擬制01999/5/12新發(fā)行柳玉輝崔戈李建敏11999.12.21增加3.5節(jié)驗收標準柳玉輝崔戈李建敏 22000.2.18修改采購物品驗收報告柳玉輝崔戈李建敏 32000.7.19修改采購物品驗收報告張秀邦崔戈李建敏1、目的 確保采購工作順利執(zhí)行及采購物品的質量。2、采購物品范圍 合同用設備、公司自用設備、辦公用品。3、工作程序3.1采購活動的觸發(fā) 采購活動分為兩方面，即內部自用物品的采購和合同設備采購：3.1.1內部自用物品的采購 公司內部各部門根據(jù)工作需要和軟件的開發(fā)要求而需采購的自用品，由使用部門填寫公司自用設備申請表，經部門負責人審核，主管經理批準后，由采購部門采購。3.1.2合同設備采購 根據(jù)公司與用戶簽定的合同的規(guī)定，需公司為用戶采購的合同用品，按合同規(guī)定進行采購。3.2 采購分供方及所提供的產品和服務的評定3.2.1 批準采購的物品必須從合格的分供方采購。公司根據(jù)需要組織對分供方的評定，評定選擇分供方的因素如下 ： （1）具有滿足購銷合同或訂單的能力，如交貨時間和交貨數(shù)量、交貨質量、售后服務水平等； （2）長期質量保證水平和質量保證能力； （3）價格優(yōu)勢與付款條件； （4）分供方業(yè)績與市場信譽； （5）優(yōu)先考慮能提供獲得ISO9000質量認證的物品的分供方。 3.2.2采購部門負責分供方的評定。合格分供方由采購管理部門填寫分供方評定記錄，作為合格分供方檔案保存?zhèn)洳椤?3.2.3采購部門必須對合格分供方的質量保證水平和質量保證能力長期跟蹤，必要時可采取到分供方現(xiàn)場審查、產品抽樣、市場調查等方式確定分供方滿足質量要求的能力，并根據(jù)技術發(fā)展的實際情況對分供方的評定標準做必要的調整，以及重新進行分供方評定，對于分供方的長期跟蹤及所進行的評定也必須填寫分供方評定記錄。3.3 采購文檔的編寫與審批 3.3.1采購部門實施的采購工作,根據(jù)采購需求進行采購,并要保留質量記錄：購銷合同、采購事件記錄、采購物品驗收報告，其中購銷合同在國際交易中為PURCHASE ORDER。3.3.2實施采購時要簽定購銷合同，購銷合同由采購管理部門負責人簽字方可執(zhí)行。當以下購買情況可以不用簽定合同：1）.對于已經簽定長期采購合同（雙方已經明確訂貨的價格、服務等）的分供方。2）.對于現(xiàn)款購買小件物品。3.4 采購實施 3.4.1實施采購時，首先由采購部門與合格分供方簽定購銷合同，執(zhí)行采購。3.4.2采購資金支出，由經手人借款，部門負責人核查，有主管領導批準方可付款。并在采購事件記錄中記錄付款信息。3.5驗收標準 在與分供方約定的情況下，可以采用約定的驗收方式或國家標準、國際通用標準進行驗收，否則原則上應依據(jù)下述標準進行驗收：3.5.1產品是否滿足以下基本要求l 具有檢驗合格證和檢測標記（是否經過出廠檢驗）；l 附帶齊全的說明文件。3.5.2 在滿足3.5.1要求的前提下，還應滿足下述要求： a. 計算機產品：大型計算機、中型計算機、小型計算機、計算機工作站、PC服務器、PC機（臺式、筆記本）等計算機整機。l 依據(jù)采購合同中規(guī)定的配置要求驗證計算機配置情況，主要部分包括：處理器、內存、硬盤設備、主板、電源、顯示器等。l 產品上電檢測是否通過； b. 計算機外部設備：打印機、外部存儲設備（外接硬盤、外接軟驅、外接MO、外接磁盤陣列、光盤塔）、不間斷電源（在線式、后備式UPS）、掃描儀、繪圖儀等。l 產品上電檢測是否通過，連接測試是否通過；l 存儲設備讀寫是否正常，打印設備能否正常打印； c. 計算機網絡周邊設備：交換機、路由器、網卡等與網絡相關的設備。l 產品上電檢測是否通過，接入網絡計算機通信情況如何；l 計算機內置設備插入計算機中能否與其他計算機連通；l UTP插接件應通過UL驗證。3.6驗收與確認采購物品到貨，采購部門與技術服務部門應依據(jù)3.5節(jié)驗收標準對采購物品進行驗收與確認。并填寫采購物品驗收報告，由采購部門進行存檔。4、質量記錄1) QP-kkxxxxxx-nn 公司自用設備申請表2) QP-kkxxxxxx-nn 分供方評定記錄 3) QP-kkxxxxxx-nn 采購事件記錄4) QP-kkxxxxxx-nn 采購物品驗收報告5) NETSXYYYY-nnn 購銷合同購銷合同記錄編號: NETSXYYYY-nnn購方（甲方）：供方（乙方）：依據(jù)中華人民共和國經濟合同法的規(guī)定，合同雙方就下列供購內容，經雙方協(xié)商一致，簽定以下合同：一、 供購內容：設備名稱配置單價（元）數(shù)量小計（元）合計：二、交貨時間、地點、運輸保險方式三、合同金額及支付方式：合同總額：元支付方：甲方支付方式：四、驗收標準和方式：由供購雙方在驗收核準。標準為: 五、保修時間及方式： 六、發(fā)貨地址：(110003)沈陽東東系統(tǒng)集成有限公司 沈陽市和平區(qū)三好街84-2號 東大科學館 七、本合同一式 份，經雙方簽字或蓋章后即生效，合同自簽定之日起，有效期 年。購方供方單 位 名 稱沈陽東東系統(tǒng)集成有限公司單 位 名 稱 負責人:（簽字或蓋章） 負責人:(簽字或蓋章)ORIGINALPurchase Order P/O No. : NETSXYYYY-nnn Date : The Buyer: Shenyang NETS System Integration Co., Ltd. No. 84-2 Sanhao St., Shenyang , 110003, P.R.China Tel: 86-24-23919753Fax: 86-24-23901778The Seller: Product No.Product NameDescription Qty. Unit PriceAmount Total (CIF Shenyang Price ): 1) .Country of Origin and Manufacturers: 2) .Packing: Standard packing for export.3).Shipping Mark: NETSYYYYMMDD-nnn PRODUCT NAME: G/W: MEASUREMENT: SERIAL NO.:(Product serial number)4) .Terms of Delivery: 5) .Port of Unloading: 6) .Port of Destimation:7).Time of shipment: 8). Insurance:To be effected by the seller for 100% of invoice value covering.9) .Inspection:Sellers factory inspection.10). Terms of payment: 11) .Arbitration: All disputes in connection with the Contract or the execution thereof shall be settled by friendly negotiation. If no settlement can be reached, the case in dispute shall then be submitted for arbitration in a third country mutually agreed upon by both parties. The decision of the Arbitration Commission shall be final and binding upon both parties. Arbitration fee shall be borne by the losing party unless otherwise awarded by the commission.The Buyer: The seller:Shenyang NETS System Integration Co., Ltd. Signature: Signature:分供方評定記錄記錄編號：QP-kkxxxxxx-nn 記錄時間： 年 月 日公司名稱合同編號地 址郵編聯(lián)系人聯(lián)系電話傳真開戶行帳 號一、 分供方生產及經營的產品情況：二、 公司與分供方合同的內容及形式：評定標準：評定結論：采購人員部門負責人主管領導此表由采購部門填寫，完成后由主管領導批準。公司自用設備申請表記錄編號：QP-kkxxxxxx-nn 申請時間： 年 月 日申請部門:采購期限：聯(lián)系電話：申請采購清單設備名稱配置及性能描述申請數(shù)量備注用途說明申請人簽字/日期:申請人簽字/日期：部門負責人意見部長簽字/日期：主管領導意見主管領導簽字/日期：商務部執(zhí)行情況經辦人簽字/日期： 本頁不足記述設備配置及性能要求時，可以有附頁，格式自定?？傢摂?shù)包括本頁與所有附頁。采購物品驗收報告記錄編號：QP-kkxxxxxx-nn 驗收日期： 年 月 日報驗部門:報驗日期：分供方名稱：采購合同號：報驗產品及規(guī)格數(shù)量（由采購部門填寫，附頁 有 無）驗收標準（由技術服務部門填寫）驗收方式與結論（由技術服務部門填寫）檢驗人簽字/日期：處理意見（如有