第八章+公務(wù)協(xié)調(diào).ppt

第八章公務(wù)協(xié)調(diào) 案例一天早晨 某山區(qū)F縣縣長羅某要趕到行署參加一個會議 但他平時乘坐的汽車因機(jī)械故障無法開動 羅縣長立即找縣政府辦公室調(diào)另一輛車 縣政府辦公室楊副主任情急之下將常務(wù)副縣長方某乘坐的豐田轎車臨時調(diào)給羅縣長使用 他想 方副縣長最近也不外出 先給縣長用幾天吧 沒想到 這次調(diào)車竟捅了馬蜂窩 楊副主任送走縣長 剛回到辦公室 正與馮主任研究當(dāng)天的工作 就聽到樓下院子里傳來一陣斥責(zé)聲 為什么用我的車 是誰決定的 楊副主任一聽 是方副縣長的聲音 這車我不坐 我不去了 方副縣長在大聲嚷嚷 馮 楊二位主任正欲下樓了解是怎么回事 秘書小沈匆匆跑來報告 原來方副縣長不巧今天也要到省城開扶貧工作會 頭開晚上他沒有告訴辦公室 今早一到政府小車班 聽說他乘坐的車臨時調(diào)給了縣長 很不高興 發(fā)了脾氣 并拒絕乘坐給他改派的汽車 說省城的扶貧會他不參加了 馮主任一聽 感到問題嚴(yán)重 立即起身要去找方副縣長解釋 楊副主任攔住了他說 要去我先去 你是辦公室的第一把手 不宜首先出面 我先去向他解釋 你隨后晚一點(diǎn)來 說完他先走了 約過了十分鐘 馮主任慢慢走到方副縣長的辦公室 聽到楊副主任正與方副縣長解釋 我們頭開晚上不知道您要去省城開會 今早上羅縣長要車又很急 所以 馮主任推門而入 看到坐在椅子上的方副縣長的臉部表情已緩和了許多 知道楊副主任的工作已經(jīng)奏效 就趁勢再加一把火 來了一番自我批評 方副縣長 是我們工作的失誤 影響了領(lǐng)導(dǎo)的工作 首先是我這個主任要受批評 這個教訓(xùn)我們一定要認(rèn)真吸收 剛才臨時調(diào)換的車如果您覺得不合適 我們再想辦法調(diào) 還可以到別的部門去借 直到領(lǐng)導(dǎo)滿意為止 您看 這么一來 方副縣長倒有些不好意思了 行了 就坐這輛車去吧 這件事也不能全怪你們 聽了方副縣長這句話 馮 楊二人才松了一口氣 結(jié)果 方副縣長還是坐著政府辦公室給他調(diào)換的車到省城開會去了 分析 在這個案例中 方副縣長因?qū)＼嚤粨Q而大發(fā)雷霆 并因此聲言不去開會 的確是令秘書部門的負(fù)責(zé)人非常頭疼的事情 是一種精神壓力 此類事件在秘書工作中時有發(fā)生 而且協(xié)調(diào)起來難度很大 這是由秘書部門所處的地位決定的 各級黨政機(jī)關(guān)的辦公室都是作為領(lǐng)導(dǎo)同志的下級服務(wù)部門和綜合協(xié)調(diào)部門運(yùn)轉(zhuǎn)的 在領(lǐng)導(dǎo)面前不能發(fā)號施令 總是處于被動狀態(tài) F縣政府辦公室的馮 楊二位主任深知自身工作的性質(zhì) 他們面對正在氣頭上而蠻不講理的上司 采用的是冷靜處理的方法 而且注意留有回旋余地 不一竿子插到底 先由副主任出面 以防一開始就由馮主任介入 萬一碰壁后失去繼續(xù)做工作的空間 馮 主任的話也較含蓄 沒有直接勸方副縣長去開會 只是婉轉(zhuǎn)地說一定要調(diào)換一領(lǐng)導(dǎo)滿意的車為止 言下之意是 車 由秘書部門解決 會議你是一定要參加的 這樣 既照顧了上級的面子 也達(dá)到了協(xié)調(diào)的目的 第一節(jié)協(xié)調(diào)的涵義與意義一 協(xié)調(diào)的涵義 協(xié)調(diào) 一詞 協(xié) 字指 同心之和 調(diào) 字指配合得均勻恰當(dāng) 如果說 同心之和 是目的 那么 調(diào)配 調(diào)節(jié) 就是實(shí)現(xiàn) 同心之和 的手段和方法 協(xié)調(diào)是主客體之間為實(shí)現(xiàn)一個共同的目的而相互溝通 理順關(guān)系 疏通環(huán)節(jié) 從而實(shí)現(xiàn)某種平衡 達(dá)到某種默契的一種行為方式 協(xié)調(diào)活動的要素協(xié)調(diào)作為一種管理手段 管理職能 普遍存在于管理活動中 并貫穿整個管理進(jìn)程的始終 成為組織活力的激發(fā)劑 組織功能的潤滑劑和組織關(guān)系的黏合劑 協(xié)調(diào)工作離不開協(xié)調(diào)的基本要素所起的作用 1 協(xié)調(diào)者 協(xié)調(diào)活動的主體 參加并控制協(xié)調(diào)過程的人員2 協(xié)調(diào)對象 協(xié)調(diào)活動有客體3 協(xié)調(diào)意圖 領(lǐng)導(dǎo)者對協(xié)調(diào)活動的指示 意見 要求和用意等 4 協(xié)調(diào)目標(biāo) 協(xié)調(diào)要達(dá)到的目的與成果 5 協(xié)調(diào)環(huán)境 協(xié)調(diào)活動的內(nèi)外部空間 也就是活動的背景 協(xié)調(diào)的作用1 是輔助決策的重要方式2 是發(fā)揮整體優(yōu)勢的途徑3 是工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障4 是融洽部門關(guān)系的渠道 第二節(jié)協(xié)調(diào)工作的原則一 從屬原則在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬位置上 二 依法原則在協(xié)調(diào)中必須堅持原則 嚴(yán)格依照法律法規(guī)及政策規(guī)章處理問題 三 調(diào)查研究原則在協(xié)調(diào)中要注意調(diào)查研究 堅持實(shí)事求是 一切從實(shí)際出發(fā) 四 平等協(xié)商原則在協(xié)調(diào)中要平等待人 如始終以平等協(xié)商的態(tài)度進(jìn)行對話 五 分級負(fù)責(zé)原則要把握輕重緩急 注意分清層次 充分發(fā)揮各方作用 依照職權(quán)范圍 分級做好協(xié)調(diào)工作 不要把什么問題都捅到主要領(lǐng)導(dǎo)那里去 第三節(jié)協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容一 政策協(xié)調(diào)秘書部門在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草擬或?qū)徍苏咝晕募^程中 常常需要就一些具體政策措施進(jìn)行協(xié)調(diào) 以統(tǒng)一思想 提高認(rèn)識 明確各有關(guān)部門之間的權(quán)責(zé) 兼顧各有關(guān)方面的利益 從而使各方面的意見達(dá)到一致 制度性安排更加科學(xué)合理 政策措施更加具有可行性和廣泛的指導(dǎo)意義 二 關(guān)系協(xié)調(diào)秘書工作部門在日常工作中需要處理各種各樣的關(guān)系 需協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)和處理有關(guān)部門在職權(quán)分工上產(chǎn)生的分歧 使他們各司其職 互相配合 共同搞好工作 三 事務(wù)協(xié)調(diào)在事務(wù)協(xié)調(diào)中 最經(jīng)常的是辦文辦會的協(xié)調(diào) 辦文的協(xié)調(diào)主要包括草擬文稿的協(xié)調(diào) 發(fā)文的協(xié)調(diào)和文字和文書規(guī)范的協(xié)調(diào) 辦會的協(xié)調(diào)主要包括會議審批的協(xié)調(diào) 會議的時間 地點(diǎn)和出席列席人員的協(xié)調(diào) 會議議題的協(xié)調(diào) 會議決定事項(xiàng)落實(shí)的協(xié)調(diào) 第四節(jié)協(xié)調(diào)工作的方法與藝術(shù)一 協(xié)調(diào)工作的方式1 電話聯(lián)系方式2 文件會簽方式3 會議座談方式4 組織協(xié)調(diào)方式5 信息協(xié)調(diào)方式6 個別溝通方