辦公設(shè)備和辦公用品管理辦法.doc

集團公司辦公設(shè)備和辦公用品管理辦法第一章 總 則第一條 為認(rèn)真落實集團公司（以下簡稱“集團公司”）關(guān)于集團化運作、集約化發(fā)展、精細(xì)化管理的要求，貫徹厲行節(jié)約，勤儉辦企業(yè)的原則，規(guī)范辦公設(shè)備和辦公用品管理，提高效率，降低消耗，優(yōu)化辦公資源配置，結(jié)合實際，制定本辦法。 第二條 集團公司辦公設(shè)備和辦公用品管理遵循預(yù)算控制、精細(xì)管理、集中招標(biāo)、統(tǒng)一采購、合理配置的原則。 第三條 集團公司綜合管理部為集團公司總部和各下屬公司辦公設(shè)備和辦公用品的歸口管理部門。各下屬公司辦公設(shè)備和辦公用品管理由行政助理負(fù)責(zé)。第四條 綜合管理部辦公設(shè)備和辦公用品管理主要包括：編制計劃、申請預(yù)算、組織招標(biāo)、實施采購、發(fā)放安裝、維護維修、更新報廢等。 第二章 管理部門及職責(zé)第五條 綜合管理部職責(zé)（一）按照集團公司發(fā)展需要，制訂辦公設(shè)備和辦公用品配置方案；（二）編制、修訂辦公設(shè)備和辦公用品管理制度，制定辦公設(shè)備和辦公用品的月度、年度購置經(jīng)費預(yù)算編制；（三）匯總、編制辦公設(shè)備和辦公用品采購計劃； （四）組織辦公設(shè)備和辦公用品的招標(biāo)采購；（五）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備和辦公用品的登記和賬務(wù)處理； （六）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備和辦公用品發(fā)放、維護、維修及更品配置方案，建立部門辦公設(shè)備實物臺賬（見附件6）。第六條 集團下屬子公司各部門主管及各空間主管職責(zé)（一）編制本部門辦公設(shè)備和辦公用品的需求計劃，制訂本部門配置方案，每月25日向綜合管理部報送；（二）負(fù)責(zé)檢查、落實本部門辦公設(shè)備的規(guī)范使用，本部門辦公設(shè)備和辦公用品的統(tǒng)一領(lǐng)用及報修工作。（三）負(fù)責(zé)落實每日下班后的檢查工作，每日最后一名下班人員務(wù)必確認(rèn)所有用電設(shè)備的關(guān)閉以及門窗的安全性并在安全檢查表簽字確認(rèn)，如若因個人疏忽導(dǎo)致辦公設(shè)備或用品的丟失，則丟失日期當(dāng)日簽字人員按物品實際金額進行賠償。第三章 辦公設(shè)備和辦公用品分類第七條 辦公設(shè)備分類（詳見附件1）：（一）單位價值在2000元以上、使用期限超過一年作為固定資產(chǎn)管理的辦公設(shè)備；（二）單位價值低于2000元、使用期限在一年以上，作為低值易耗品管理的辦公設(shè)備；（三）各種辦公家具；（四）各種小型家電。第八條 辦公用品主要包括（詳見附件1）：（一）辦公耗材；（二）辦公用紙；（三）辦公文具和器具。 第四章 辦公設(shè)備和辦公用品采購管理第九條 集團公司辦公設(shè)備及辦公用品采購分為招標(biāo)采購和零星采購兩種形式。（一）大宗辦公設(shè)備及辦公用品的采購，遵循國家招投標(biāo)法有關(guān)規(guī)定，實行招標(biāo)采購；（二）零星采購辦公設(shè)備和辦公用品，根據(jù)專項報告，按規(guī)定批準(zhǔn)后，實行比價采購。 第十條 根據(jù)集團公司總部和各下屬公司實際需求和年度預(yù)算安排，綜合管理部對辦公設(shè)備、辦公用品進行分類統(tǒng)一招標(biāo)采購。 第十一條 綜合管理部根據(jù)招標(biāo)結(jié)果與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購（供貨）合同，辦理貨物采購、交貨、安裝、調(diào)試、驗收、索賠、交付使用等事宜。 第五章 辦公設(shè)備和辦公用品的配置第十三條 辦公設(shè)備按照滿足部門業(yè)務(wù)分類需求和人員辦公實際需求的原則配置。（一）員工按人資部核定的定編在崗人數(shù)配置。（二）部門大開間辦公室綜合集中配置（詳見附件2）。 第十四條 辦公用品配置遵循提前申請，按需求統(tǒng)一進貨，辦公耗材上門更換，各類辦公用紙、辦公文具由部門派專人到文具庫領(lǐng)取，各類辦公用品備有少量備品應(yīng)急的辦法。 第六章 辦公設(shè)備和辦公用品日常管理第十五條 各部門（下屬公司）根據(jù)辦公設(shè)備實際使用狀況及對特殊專業(yè)性辦公設(shè)備的需求，在每年10月底前提出下年度計劃報綜合管理部。綜合管理部進行審核、匯總，編制下年度總部辦公設(shè)備預(yù)算及購置計劃。第十六條 各部門（下屬公司）指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的實物管理，根據(jù)變化情況，辦理登記及變更手續(xù)。調(diào)出人員的物品不得自行調(diào)配使用；新入職（調(diào)入）人員由綜合管理部憑人資部（入職）調(diào)入通知發(fā)放；由于機構(gòu)調(diào)整，空余和不足辦公設(shè)備由綜合管理部統(tǒng)一回收和配置，并辦理變更登記。第十七條 未經(jīng)綜合管理部同意，不得互相轉(zhuǎn)借或者自行變動辦公設(shè)備的使用場所。第十八條 辦公設(shè)備和辦公耗材的維護、維修由綜合管理部歸口管理。設(shè)備維修商通過招標(biāo)確定，維修商負(fù)責(zé)提供上門更換耗材、日常維護、維修等服務(wù)。綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量。 第十九條 辦公設(shè)備維修由各部門綜合處填寫維修記錄單（詳見附件5），報綜合管理部核準(zhǔn)后，直接聯(lián)系維修商。維修后持經(jīng)核準(zhǔn)的維修記錄單，進行維修費用報銷。第二十條 辦公用品的日常管理（一）各部門（下屬公司）根據(jù)實際需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表（詳見附件3）并提前2個工作日報送綜合管理部；集團公司領(lǐng)導(dǎo)所需辦公用品由綜合管理部負(fù)責(zé)編報； （二）綜合管理部根據(jù)各部門（下屬公司）申領(lǐng)需要，通知供應(yīng)商及時送貨，各部門（下屬公司）按申報品種數(shù)量領(lǐng)用，并在領(lǐng)用清單上簽字確認(rèn)；（三）綜合管理部根據(jù)實際領(lǐng)用情況統(tǒng)計各部門（下屬公司）領(lǐng)取物品的金額，于每月5日前匯總上月領(lǐng)用物品的支出情況；（四）綜合管理部根據(jù)領(lǐng)用清單、供應(yīng)商提供的發(fā)票，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批，與供應(yīng)商結(jié)算費用，費用每季度結(jié)算一次； （五）因特殊專業(yè)需求，超出規(guī)定配置范圍的辦公用品，或因公急需購置，且中標(biāo)供應(yīng)商無法供貨的，必須外購的，需填寫辦公用品外購申請表（詳見附件4），報CEO批準(zhǔn)后，由綜合管理部與需求部門協(xié)商后辦理；（六）不按照規(guī)定自行采購發(fā)生的費用，不予報銷。 第七章 辦公設(shè)備和辦公用品的報廢與核銷管理第二十一條 達到折舊年限或使用年限的辦公設(shè)備及辦公用品按照規(guī)定程序進行報廢、核銷。第二十二條 需提前報廢的辦公設(shè)備和辦公用品，由各部門（下屬公司）提出申請，經(jīng)核實批準(zhǔn)后，由綜合管理部按報廢設(shè)備和物品的規(guī)定辦理報廢手續(xù)。 第二十三條 綜合管理部組織協(xié)調(diào)各部門（下屬公司）對列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備每半年進行一次實物盤點，確保賬實相符。 第八章 辦公設(shè)備和辦公用品庫管儲備第二十四條 辦公設(shè)備中的臺式電腦、筆記本電腦至少有一套庫存。辦公用品以及耗材，根據(jù)月平均需求量至少儲備1個月的用量。第九章 附 則第二十五條 本辦法適用于億翔昱誠眾創(chuàng)集團公司和下屬各公司。第二十六條 本辦法由集團公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件:1.集團公司總部辦公設(shè)備和辦公用品分類明細(xì)目錄2.集團公司總部辦公設(shè)備和辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)3.集團公司總部辦公用品領(lǐng)用申請表4.集團公司總部辦公用品外購申請表5.集團公司總部辦公設(shè)備維修審批記錄單6.公司總部辦公設(shè)備變更使用人登記表附件1: 集團公司辦公設(shè)備和辦公用品分類明細(xì)目錄一、辦公設(shè)備（一）列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備：主要有臺式計算機、筆記本計算機、復(fù)印機、激光打印機、激光傳真機、掃描儀、照相機、攝像機、投影儀、電視機等；（二）未列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備：主要有各類辦公家具、電視機、碎紙機、飲水機、保險柜、空氣凈化器、空氣加濕器、U盤、移動硬盤、刻錄設(shè)備、座機電話等。二、辦公用品（一）各類辦公耗材：主要是各種硒鼓、碳粉、墨盒、色帶、軟盤、普通磁帶、光盤以及辦公設(shè)備易損的配件；（二）各類辦公用紙：主要是各種復(fù)印紙、打印紙、傳真紙、描圖紙、曬圖紙，無標(biāo)識的信紙、信封、筆記本、手提袋、紙杯、便簽紙，帶有公司總部標(biāo)識的信紙、信封、筆記本、手提袋、便簽紙、紙杯等；（三）辦公文具：主要是各種筆、筆芯、墨水、文件夾、文件盒、文件袋/包、筆記本、會計賬冊、計算器、修正液、修正帶、橡皮、尺子、剪刀、拆信刀、美工刀、削筆器、紙夾、印泥、各種辦公用裝訂用具、告示牌、白板、案頭用文件儲存抽屜、桌面文具盒、辦公用膠帶、膠水、漿糊、文具用品桌面套裝系列、桌墊、普通電池等。附件2: 集團公司辦公設(shè)備和辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)一、集團公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公設(shè)備根據(jù)工作需要進行配備。 二、集團公司部門負(fù)責(zé)人（下屬單位負(fù)責(zé)人）辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn):（一）主流機型的19英寸液晶顯示器臺式計算機1臺或主流機型的筆記本計算機1臺；（二）小型桌面激光打印機1臺；（三） 激光傳真機1臺；（四）市內(nèi)直通模擬電話機1部； 三、集團公司部門負(fù)責(zé)人（下屬單位負(fù)責(zé)人）及以上辦公家具的配置標(biāo)準(zhǔn): 辦公桌1套、辦公椅1把、接待椅2把、三人沙發(fā)1個、長茶幾1個、雙門書柜1個。四、部門員工辦公家具配置標(biāo)準(zhǔn): 每個員工配員工位1個（桌板和隔板）、臺下推柜1個（三抽屜柜帶輪）、臺下文件柜1個（雙抽屜柜）、計算機主機柜1個（帶輪）、更衣柜1個。五、部門員工辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)（因工作需要，對辦公設(shè)備配置有特殊要求的，可根據(jù)實際情況提高配置）:（一）每個員工配備主流機型的17英寸液晶顯示器臺式計算機1臺； （二）配備內(nèi)線電話機1部。六、按統(tǒng)一型號為各部門配備：（一）可聯(lián)網(wǎng)共享高速激光打印機1臺；（二）飲水機1臺； 備注：可聯(lián)網(wǎng)共享高速激光彩色打印機1臺；可聯(lián)網(wǎng)共享高速多功能數(shù)碼復(fù)印機1臺；高速數(shù)碼掃描儀1臺由綜合管理部配備并負(fù)責(zé)使用管理。附件3: 辦公用品領(lǐng)用申請表年 月 日部門經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人簽字簽字日期品名規(guī)格單價數(shù)量金額小計備注綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字年 月 日附件4: 物資設(shè)備（臨時性）外購申請表年 月 日部門經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人簽字簽字日期外購用品名稱申請原因綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字簽字日期CEO簽字年 月 日附件5: 辦公設(shè)備（家具、物品）維修審批記錄單年 月 日部門經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人簽字簽字日期維修品名更換事由花費金額明細(xì)名稱數(shù)量單價小計綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字年 月 日附件6: （表一）辦公設(shè)備和辦公用品使用臺賬序號類別名稱品牌型號單位價格數(shù)量購買日期供應(yīng)商使用部門使用人（表二）集團公司總部辦公設(shè)備和辦公用品庫存臺賬序號類別名稱品牌型號單位價格購買日期購買數(shù)量使用數(shù)量剩余數(shù)量填表說明：1、表一、二類別為辦公設(shè)備、辦公用品、其它（歸類見附件1），附件中未列及的為其它；2