GTD時間管理方法

深圳德信誠培訓中心 755 28269363 楊小姐 深圳培訓網(wǎng) ： 課堂要求 歡迎閣下參加深圳德信誠培訓中心本次課程 ， 本課程將為您打下一個良好的基礎(chǔ) ， 提高您的能力和水平 。 請注意以下的幾點： 1、 手機 請將您的手機開為振動或關(guān)閉 。 2、 吸煙 在課堂內(nèi)請不要吸煙 。 3、 其它 課期間請不要大聲喧嘩 ,舉手提問； 不要隨意走動 。 在開始之前， 首先，讓我們來做一個關(guān)于時間管理的測試。 下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：選擇“從不”為 0分，選擇“有時”記 1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記 3分。 1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。 2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務與目標。 4、我盡量一次性處理完畢每份文件。 5、我每天列出一個應辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。 6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。 7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便應對突發(fā)事件。 9、當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。 測試結(jié)論 0自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。 13試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。 18的時間管理狀況良好。 23是值得學習的時間管理典范。 知道了你自己的時間管理方面的總體水平，接下來，讓我們分析一下時間是如何被浪費掉的。 浪費時間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里，我們來分析一下浪費時間的主觀原因，因為，這是一切的根源。 1、做事目標不明確。 2、作風拖拉。 3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點。 4、過于注重細節(jié)。 5、做事有頭無尾。 6、沒有條理，不簡潔，簡單的事情復雜化。 7、事必躬親，不懂得授權(quán)。 8、不會拒絕別人的請求。 9、消極思考。 一項國際調(diào)查表明：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達 10倍以上。 看來，人人都需要掌握時間管理的方法和理念。 什么是時間管理？ 所謂時間管理，是指用最短的時間或在預定的時間內(nèi)，把事情做好。善于利用時間的人不會把時間花在需要的事情上，而會花在值得的事情上。 就好像如果你讓自己一天做一件事情，你會花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它們；如果你讓自己一天做 12件事情，則會完成 78件 數(shù)字往往會揭示一些人們意想不到的真相。這些數(shù)據(jù)是否令你感到吃驚？我們不妨留意一下，找出一些和自己有關(guān)的時間數(shù)字，使自己始終保持危機感，警惕時間的流逝，抓緊利用好每一分、每一秒。 時間管理不是什麼 ? 時間本身不是問題 . 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間 , 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 時間管理的架構(gòu) 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 急 2 不重要的事 3 4 正確的行事優(yōu)先順序 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 設備故障 ,生產(chǎn)停擺 重傷害急救 員工產(chǎn)生肢體衝突 顧客抱怨 停電 計劃之研擬 技能之提升 公關(guān)之促進 問題之調(diào)查 健康檢查 不重要的事 有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷 最新的時間管理概念 借用今天這個機會，我把網(wǎng)絡上比較好的時間管理辦法跟大家分享下。 我不知道大家有沒有看過一本來自于 國內(nèi)的中文翻譯本盡管去做：無壓工作的藝術(shù)由中信出版。 書中提到一種最新最有效的時間管理方法 的具體做法可以分成 收集、整理、組織、回顧 與 行動五個步驟。 收 集 就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（ 統(tǒng)羅列出來，放入 個 需要有用來記錄各種事項的紙張或 收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。 整 理 將 需要定期或不定期地進行整理，清空這些 于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。 組 織 參考資料的組織 下一步行動的組織 文檔管理系統(tǒng) 下一步清單 等待清單 未來 /某天清單 記錄那些委派他人去做的工作 記錄延遲處理 且 無 具體的完成日期 的 未來計劃、電子等 具體的下一步工作， 而且如果一個項目涉及到多步驟的工 作 ， 那么需要將其細化成具體的工作。 它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動， 而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作 回 顧 回顧也是 般需要 每周 進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保 且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。 執(zhí) 行 現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據(jù)所處的環(huán)境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。 時間管理的原則 一 時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn)的目標。把今年度的 4到 10個目標寫出來，找出一個核心目標，并依次排列重要性，然后依照你的目標設定詳細的計劃，并依照計劃進行。 二 把自己所要做的每一件事情都寫下來，列一張總清單，這樣做能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。在列好清單的基礎(chǔ)上進行目標切割。 出清單，每一季度要做哪一些事情； 在每月初重新再列一遍，遇到有突發(fā)事件而更改目標的情形時及時調(diào)整過來； 下周要完成的每件事列出來； 三 間日志” 你花了多少時間在哪些事情，把它詳細地，記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時間，早上搭車的時間，平上出去拜訪客戶的時間，把每天花的時間一一記錄下來，做了哪些事，你會發(fā)現(xiàn)浪費了哪些時間。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。 四 絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認真思考慮的行動引起的。在制訂有效的計劃中每花費 1小時，在實施計劃中就可能節(jié)省 3會得到更好的結(jié)果。如果你沒有認真作計劃，那么實際上你正計劃著失敗。 五 0:80定律 用你 80%的時間來做 20%最重要的事情。生活中肯定會有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。一定要了解，對你來說，哪些事情是最重要的，是最有生產(chǎn)力的。成功者往往花最多時間在做最重要但不是最緊急的事情，而一般人往往將緊急但不重要的事放在第一位。因此，必須學會如何把重要的事情變得緊急。 六 被干擾”時間 假如你每天能有一個小時完全不受任何人干擾地思考一些事情，或是做一些你認為最重要的事情，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率還要好。 七 假如價值觀不明確，就很難知道什么對你是最重要的，當你的價值觀不明確時，就無法做到合理地分配時間。時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但永遠有時間做對你來說最重要的事。 八 巴金森 (其所著的 巴金森法則 中寫下這段話“你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那么多時間?！比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內(nèi)做完它。 列出你目前生活中所有覺得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來，找適當?shù)娜藖硎跈?quán)。 假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè)；假如你是在思考，用一段時間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。 當你重復做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。 九 十 類的事情最好一次做完 十一 . 每 1分鐘每 1秒做最有效率的事情 你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。 (始終直瞄靶心 ) 時間，對于每個人來說都是公平的，每天時間銀行都會為每個人存入86400秒，而每天這 86400秒也會毫不留情的流逝，不會因為任何人或任何事而做任何停留。既然時間的流逝是一種大自然的客觀規(guī)律，不以人的意志為轉(zhuǎn)移，那么我們能做的只能是更合理的規(guī)劃、利用和管理自己的時間，通過強化時間管理意識，學習與掌握時間管理方法，制定并執(zhí)行時間管理規(guī)劃，檢驗時間管理效果，并不斷修正時間管理方案，高效能完成日常工作生活中相關(guān)事宜，充分利用大自然所賦予我們的這一寶貴資源來創(chuàng)造自己的價值。 測 試： 1、 好象在有壓力的情況下我的工作才能做得最好。 0 1 2 3 4 2、 我認為之所以沒有時間深刻思考問題，都是由于外界的匆忙和壓力造成的 。 0 1 2 3 4 3、 我看到周圍的人或事慢吞吞地進行時，總是感到很生氣。我討厭排隊。 0 1 2 3 4 4、 每當要請假時，我總感到非常愧疚。 0 1 2 3 4 5、 我好象總是從一個地方匆匆忙忙趕到另一個地方，從一件事跳到另一件事。 0 1 2 3 4 6、 我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己把別人趕開，為的是自己有時間趕快作完一件事。 0 1 2 3 4 7、 一離開辦公室?guī)追昼姡揖蜁X得心里不安。 0 1 2 3 4 8、 做一件事時，我腦子里經(jīng)常想著另一件事。 0 1 2 3 4 9、 好象在處理危機時我的狀態(tài)最好。 0 1 2 3 4 10、好象搞定危機比爭取長期性的結(jié)果能給我?guī)砀鬂M足感。 0 1 2 3 4 11、我經(jīng)常要舍棄跟生活中最重要的人在一起的時間，去處理各種各樣的危機。 0 1 2 3 4 12、當我不得不讓別人失望，放棄一些事情去處理危機時，我相信別人是會理解的。 0 1 2 3 4 13、只有在解決各