時間管理(高效職業(yè)人士必備技能)工具表單

高效個人管理 工具表單參考 表表 1 1 時間管理的目的時間管理的目的 時間管理的目的特點是否達到改進計劃 效果確定的期待結(jié)果 效率以最小的代價或花費獲 得結(jié)果 效能以最小的代價和花費獲 得最佳的期待結(jié)果 總結(jié) 使用說明使用說明 作用 作用 提升你的時間管理意識 目的 目的 檢查你的時間管理是否達到管理目的 若沒有達到目的 提出你的改進計劃 填寫 填寫 描述一下你今天的主要工作 檢查你是否達到了 三效 即效果 效率 效能 如果沒有 提出你的改進計劃 表表 2 2 目標設定檢查表目標設定檢查表 目標你的目標如何達到你的目標 目標的長短 長期目標 中期目標 短期目標 目標的對象 家庭目標 健康目標 工作目標 財務目標 人際關系目標 學習成長目標 娛樂目標 公益目標 選擇一個你最想達到的目標 請你用 SMART 原則進行衡量 請從你設定的目 標中找出 SMART 各要點 使用說明使用說明 作用 作用 明確你的目標 目的 目的 明確你的目標有哪些 哪些目標重要 采用 SMART 原則明確你的目標 填寫 填寫 目標的種類很多 請你根據(jù)目標的長短和目標的對象填寫你的目標 在目標選擇 的過程中注意采用 SMART 原則 表表 3 3 目標設定計劃表目標設定計劃表 目標概述 設定此目標的理由 實際達成目標日期 預定達成目標日期 領域 設定目標日期 達成此目標的利益 需避免哪些損失 障礙與風險評估 應對障礙與風險的對策 應采取的行動步驟 預定達成日期檢查日期完成日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 追蹤與授權追蹤與授權 是否愿意花時間 精力 金錢與其他方式達成此目標 是 否 使用說明使用說明 作用 作用 設定明確具體的目標 目的 目的 檢查具體目標的利益 障礙 行動的步驟 并對目標進行追蹤 填寫 填寫 對于你設定的一個具體目標 寫出你在實現(xiàn)目標的過程中達成的利益 遇到的障 礙 應對障礙的措施 對實現(xiàn)目標的步驟進行規(guī)劃 并對目標的達成進行跟蹤 表表 4 4 分析法設定事項的優(yōu)先順序 分析法設定事項的優(yōu)先順序 重要性待辦事項 ABC 計劃用時完成確認 使用說明使用說明 目的 目的 明確待辦事項的優(yōu)先順序 填寫 填寫 事件的順序是通過比較來確認的 對于待辦的許多事項 首先分析其重要性 排 出優(yōu)先順序 然后分配時間 是一項有效的時間管理方法 針對你要做的事情 利用 分析法來管理時間 表 表 5 5 授權的因素檢查表授權的因素檢查表 因素內(nèi)容 任務 WHAT 被授權人 WHO 目標 WHY 執(zhí)行 HOW 方法 WHICH 時間 WHEN 使用說明 目的 明確授權的因素 填寫 結(jié)合所學 針對一次授權的經(jīng)過 分析授權的 5W 和 1H 因素 表表 6 6 溝通情況檢查要點溝通情況檢查要點 是否存在溝通不良的原因 是 否 改進計劃 不明白事情的重要性 沒有時間 沒有傾聽 溝通的目的不明確 時機不當 溝通的機會不夠 補充 使用說明使用說明 目的 目的 檢查工作中的溝通情況 填寫 填寫 溝通不良是工作中浪費時間的主要原因 在你的工作中發(fā)生過溝通不良的情況嗎 請分析一下溝通不良的原因 結(jié)合所學提出你的解決之道 表表 7 7 浪費時間的外在因素及其解決辦法浪費時間的外在因素及其解決辦法 是否存在干擾因素 是 否 后果對策排序 電話干擾 不速之客 用人不當 社交閑談 權責混淆 溝通不良 進度失控 資料不全 會議耽擱 文件復雜 工作擱置 安排旅行 使用說明使用說明 目的 目的 明確浪費時間的內(nèi)部干擾因素 并提出解決之道 填寫 填寫 有十二種外部干擾因素浪費時間 分析一下在你的工作中 浪費時間外部干擾因 素及其造成的后果 同時對干擾因素進行排序 確定你在時間管理中哪些是浪費時間的最主 要的因素 然后有重點有針對性地解決 表表 8 8 浪費時間的內(nèi)在因素及其解決辦法浪費時間的內(nèi)在因素及其解決辦法 是否存在干擾因素 是 否 后果對策排序 危機應付 計劃欠妥 貪求過多 事必躬親 條理不清 欠缺自律 無力拒絕 做事拖延 使用說明使用說明 目的 目的 明確浪費時間的外部干擾因素 并提出解決之道 填寫 填寫 浪費時間的內(nèi)部因素是由于自身的一些不良習慣造成的 請就你自身的具體情況 說明干擾因素有哪些 并對干擾因素進行排序 以便今后更有針對性地改正 表表 9 9 工作實施跟蹤表工作實施跟蹤表 事項計劃時間實際時間浪費 超時原因分析改進計劃 使用說明使用說明 目的 目的 對于具體的工作事項進行跟蹤 填寫 填寫 對你所做的事項進行跟蹤 把計劃時間與實際時間進行比較 找出浪費時間的原 因 并提出你的改進計劃 表表 10 10 人生夢想檢視表人生夢想檢視表 重要等級我 想 要人生的領域填寫日期 使用說明使用說明 目的 目的 寫出你的人生夢想 填寫 填寫 成功是你想去的地方 成為你想成的人 做想做的事 在你的生命過程中 曾經(jīng) 有很多夢想 請在上表中寫上你曾經(jīng)想去的地方 想要做的事 想要擁有的東西 或者你想 要成為的人 你可以天馬行空的去想象 盡可能地用文字表達出來 再將所記載的內(nèi)容依重 要等級區(qū)分 決定屬于人生的哪個領域 再逐步的去實現(xiàn)你的夢想與目標 但一定是你認為 有價值的 表表 11 11 時間管理策略檢查要點時間管理策略檢查要點 是否做到檢查要點 是否 改進計劃 確定明確的目標 分割 量化你的目標 明確的方向 目標與價值觀符合 制定詳細的計劃 每日的目標是否達成 是否制定輔助方案 固定的時間做計劃 設定目標達成的期限 專心專注于每一件事情 是否經(jīng)常檢查 是否遵循 40 30 30 法則 把東西放在固定位置 控制電話 拜訪和干擾 馬上改善最薄弱的環(huán)節(jié) 使用說明使用說明 目的 目的 檢查你的時間管理策略 填寫 填寫 檢查以上時間管理策略你是否做到 提出你的改進計劃 表表 12 12 創(chuàng)意點子記錄表創(chuàng)意點子記錄表 時 間創(chuàng)意點子構(gòu)想點子來源備注 使用說明使用說明 目的 目的 隨時記錄你的創(chuàng)意點子 養(yǎng)成隨手記錄的習慣 填寫 填寫 在你日常生活中 有很多事情可能來自一個觀念 一句話或是一個畫面引起你的 聯(lián)想 這些想法或點子有可能很快就消失 如果馬上記下來 它可能幫助你產(chǎn)生更多的創(chuàng)意 請使用上面的表格來記錄你的創(chuàng)意 它可以幫你作更多的事情 豐富你的生活 表表 13 13 授權雙方達成的共識檢查表授權雙方達成的共識檢查表 檢查要點達成的共識不能達成共識的原因 預期的成果 授權的規(guī)范 需要的資源 人力 物力 資金 技術 其它 評估的標準 獎懲 使用說明使用說明 目的 目的 明確授權雙方應該達成的共識 填寫 填寫 充分信任型的授權是有效的管理之道 需要授權雙方達成一定的共識 你在授權 的過程中雙方達成了哪些共識 哪些不能達成共識 分析其原因 表表 14 14 待辦事項管理表待辦事項管理表 重要性日期 ABC 待辦事項授權負責人起日止日備注 使用說明使用說明 目的 目的 對接受授權的待辦事項進行管理 填寫 填寫 結(jié)合你實際接受授權的情況填寫 接受授權的事項和內(nèi)容 接受的日期 授權事 項的重要程度 并對事項進行追蹤 表表 15 15 會議計劃表會議計劃表 會議主題 會議日期 會議地點 會議主持人 會議記錄人 與會人員 與會列席人員 討論交辦與授權事項 結(jié)果與處理 會議決議與交辦事項溝通與協(xié)調(diào)事項 會議缺失與檢討 對策與改進 使用說明使用說明 目的 目的 幫助你制定詳細的會議計劃 填寫 填寫 結(jié)合實際填寫會議的具體內(nèi)容 表表 16 16 年度目標計劃表年度目標計劃表 生命遠景 1 健康 5 理財 2 家庭 6 心智 3 工作 7 休閑 4 人際 8 心靈 中期目標 年度方針 年度各項目標 年度重點目標 使用說明使用說明 目的 目的 制定你的年度目標計劃 填寫 填寫 根據(jù)你的生命遠景 你的中期目標 制定你的你的年度目標計劃 表表 17 17 季度計劃表季度計劃表 年度 季度 本年度重大計劃 本季度必須實現(xiàn)的目標 月份 月份 月份 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 使用說明使用說明 目的 目的 制定季度計劃 填寫 填寫 針對下個季度的活動 目標 制定具體的季度計劃 表表 18 18 月計劃表月計劃表 填表日期 年 月計劃 本月高效益活動要項 大事紀要 1 緊急事項安排 2 重要事項安排 3 重要人物訪談 4 均衡式成功 5 本月休閑計劃 6 親友喜慶活動 本月高效活動重點 本月份工作檢查 使用說明使用說明 目的 目的 制定月計劃 填寫 填寫 針對下個月的活動 目標 制定具體的月計劃 表表 19 19 周計劃表周計劃表 填表日期 年 自 月 日至 月 日 星期一星期二星期三周計劃重點 緊急事項安排 重要事項安排 重要人物訪談 高效活動安排 休閑活動計劃 親友喜慶活動 寧靜心靈修煉 為未來作準備 檢查與調(diào)整 星期四星期五星期六星期日 使用說明使用說明 目的 目的 制定周計劃 填寫 填寫 針對下一周的活動 目標 制定具體的周計劃 表表 20 20 日計劃表日計劃表 年 月 日 星期 復習你的人生目標 復習你的年度目標完成時間 本月目標重點 完成時間 本周目標重點 完成時間 今日高效活動重點 均衡式目標重點 健康 家庭 工作 人際 理財 心智 休閑 心靈 AM 6 00 7 007 00 8 00 8 00 9 00 9 00 10 00 10 00 11 00 11 00 12 00 PM 1 00 2 00 2 00 3 00 3 00 4 00 4 00 5 00 5 00 6 00 6 00 7 00 7 00 8 00 8 00 9 00 9 00 10 00 10 00 11 00 11 00 12 00 追蹤與檢查明日的活動成效決定于今夜周詳?shù)挠?劃 并付諸行動 使用說明使用說明 目的 目的 制定日計劃 填寫 填寫 結(jié)合你第二天的活動 制定詳細的計劃 表表 21 21 系統(tǒng)全方位檢視系統(tǒng)全方位檢視 檢視日期 1 健康 2 理財 3 人際 4 家庭 5 心智 6 心靈 7 休閑 8 工作 使用說明使用說明 目的 目的 全方位的檢視 填寫 填寫 結(jié)合你的目的 角色 價值觀 信念 填寫你在人生八大領域的目標 檢查你是 否達到了目標 表表 22 22 個人成長記錄表個人成長記錄表 主題 時間 地點 授課老師 參加人數(shù) 內(nèi)容 新觀念如何運用到工作 人際和其他方面 本次學習成長的感言 我的行動承諾 使用說明使用說明 目的 目的 記錄培訓情況 填寫 填寫 根據(jù)你參加的培訓課程進行填寫 表表 23 23 個人理財記錄表個人理財記錄表 日期項目現(xiàn)金支票信用卡其他備注 特殊記載事項 使用說明使用說明 目的 目的 幫助你理財 填寫 填寫 根據(jù)你的日常消費情況填寫 表表 24 24 每日行程表每日行程表 年 月 日 時間活動安排重要度完成情況跟進備注 AM 8 00 AM 9 00 AM 10 00 AM 11 00