管理信息系統(tǒng)(9)

第六章MIS的系統(tǒng)分析 本章內(nèi)容 1 詳細(xì)調(diào)查概述 2 管理業(yè)務(wù)調(diào)查 3 數(shù)據(jù)流程調(diào)查 4 數(shù)據(jù)字典 系統(tǒng)化分析 處理邏輯的表達(dá) 8 系統(tǒng)分析報告 7 MIS的邏輯模型 系統(tǒng)分析的任務(wù) 系統(tǒng)分析的任務(wù) 1 了解用戶需求2 確定系統(tǒng)邏輯模型 形成系統(tǒng)分析報告 系統(tǒng)分析的要求 1 系統(tǒng)分析應(yīng)在充分理解用戶需求的基礎(chǔ)上進行2 系統(tǒng)分析是由開發(fā)人員和用戶共同來進行的3 系統(tǒng)分析是在充分了解原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行的4 系統(tǒng)分析要避免重復(fù)工作5 系統(tǒng)分析要講究方法 系統(tǒng)分析的基本步驟 系統(tǒng)分析的工作分兩個階段來完成 第一個階段的工作是進行系統(tǒng)初步調(diào)查和進行可行性研究 系統(tǒng)分析的基本步驟 續(xù) 第二個階段的工作是進行詳細(xì)調(diào)查和邏輯設(shè)計工作 內(nèi)容主要包括 1 現(xiàn)行系統(tǒng)的詳細(xì)調(diào)查2 組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程分析3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析4 建立新系統(tǒng)的邏輯模型5 提出系統(tǒng)分析報告 第一節(jié)詳細(xì)調(diào)查概述 一 詳細(xì)調(diào)查的目的 原則 對象 現(xiàn)行系統(tǒng) 目的 完整掌握現(xiàn)行系統(tǒng)的現(xiàn)狀 發(fā)現(xiàn)問題和薄弱環(huán)節(jié) 收集資料 為下一步的系統(tǒng)化分析和提出新系統(tǒng)的邏輯設(shè)計做好準(zhǔn)備 原則 真實性全面性規(guī)范性啟發(fā)性 一般常見的詳細(xì)調(diào)查方式有 問卷調(diào)查法召開調(diào)查會調(diào)查人員直接參加業(yè)務(wù)實踐查閱企業(yè)的有關(guān)資料個別訪問由用戶的管理人員向開發(fā)者介紹情況還有專家調(diào)查等方法 可以根據(jù)系統(tǒng)調(diào)查的具體需要確定調(diào)查方法 第二節(jié)管理業(yè)務(wù)調(diào)查概述 一 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查 二 管理功能調(diào)查 三 管理業(yè)務(wù)流程調(diào)查 為什么要進行管理業(yè)務(wù)調(diào)查 1 MIS建設(shè) 新信息系統(tǒng)的設(shè)計 對組織有目的的改造 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計進行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計 確定合理的組織形式 確定公司合理的集權(quán) 分權(quán)原則 設(shè)計有效的管理體制 按現(xiàn)代企業(yè)制度設(shè)置公司的法人治理結(jié)構(gòu)和職能部門 生產(chǎn)部門 思考 為什么有人感慨傳統(tǒng)管理體制下的企業(yè)成功實施ERP的概率幾乎等于0 由于舊有的管理體制和經(jīng)營理念的約束 使得諸多傳統(tǒng)企業(yè)信息化的推進工作舉步維艱 建設(shè)成果收效甚微 管理系統(tǒng) IS 2 管理系統(tǒng)是信息系統(tǒng)的環(huán)境 一 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查 組織結(jié)構(gòu) 指的是一個組織 部門 企業(yè) 車間等 的組成以及這些組成部分之間的相互關(guān)系 1 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查 組織內(nèi)部的部門劃分 領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 信息資料的傳遞關(guān)系 物資流動關(guān)系與資金流動關(guān)系 各部門的工作內(nèi)容與職責(zé) 各級組織存在問題以及對新系統(tǒng)的要求等 2 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查工具 組織結(jié)構(gòu)圖 作為業(yè)務(wù)調(diào)查所畫出的組織結(jié)構(gòu)圖 它要求反映 1 隸屬關(guān)系 2 信息 物資 資金流的變化關(guān)系 3 組織現(xiàn)有業(yè)務(wù)邊界之外的部門及聯(lián)系 二 管理功能調(diào)查 為了實現(xiàn)系統(tǒng)的目標(biāo) 系統(tǒng)必須具有各種功能 功能即完成某項工作的能力 2 功能結(jié)構(gòu)圖 三 組織 業(yè)務(wù)聯(lián)系表 組織 業(yè)務(wù)聯(lián)系表反映組織各部分在承擔(dān)業(yè)務(wù)時的關(guān)系 通常習(xí)慣將組織 業(yè)務(wù)聯(lián)系表同組織結(jié)構(gòu)圖畫在一張圖上 以便對照 比較 分析它們之間的各種聯(lián)系 組織 業(yè)務(wù)聯(lián)系表 組織 業(yè)務(wù)分析 現(xiàn)行系統(tǒng)中的組織結(jié)構(gòu)是否合理 不合理的地方在哪里 不合理的部分對組織整體目標(biāo)的影響有哪些 表現(xiàn)在哪些方面 不合理現(xiàn)象產(chǎn)生的歷史原因是什么 哪些部門需要整改 改進措施是什么 對整改涉及的部門和有關(guān)人員的利益產(chǎn)生哪些影響 三 管理業(yè)務(wù)流程調(diào)查 業(yè)務(wù)流程圖 業(yè)務(wù)流程圖 1 根據(jù)下述業(yè)務(wù)流程畫出業(yè)務(wù)流程圖 采購員從倉庫收到缺貨通知單以后 查閱訂貨合同單 若已訂貨 向供貨單位發(fā)出催貨通知 否則 填寫定貨單交供貨單位 供貨單位發(fā)出貨物后 立即向采購員發(fā)出取貨通知 繪圖方法 采購員從倉庫收到缺貨通知單以后 查閱訂貨合同單 若已訂貨 向供貨單位發(fā)出催貨通知 否則 填寫定貨單交供貨單位 供貨單位發(fā)出貨物后 立即向采購員發(fā)出取貨通知 紅色表示業(yè)務(wù)處理單元 黑體下劃線表示單據(jù)表格 表格分配圖 第三節(jié)數(shù)據(jù)流程調(diào)查 一 數(shù)據(jù)流程調(diào)查的內(nèi)容 二 數(shù)據(jù)的來源 三 數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)流程 數(shù)據(jù)流程指數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中產(chǎn)生 傳輸 加工處理 使用 存儲的過程 一 數(shù)據(jù)流程調(diào)查的內(nèi)容 1 收集原系統(tǒng)全部輸入單據(jù) 如入庫單 收據(jù) 憑證 輸出報表和數(shù)據(jù)存儲介質(zhì) 如賬本 清單 的典型格式 2 弄清各環(huán)節(jié)上的處理方法和計算方法 3 注明制作單位 報送單位 存放地點 發(fā)生頻度 如每月制作幾張 發(fā)生的高峰時間及發(fā)生量等 4 注明各項數(shù)據(jù)的類型數(shù)字 字符 長度 取值范圍 指最大值和最小值 二 數(shù)據(jù)的來源 1 現(xiàn)行組織機構(gòu)2 現(xiàn)行各系統(tǒng)或部門的業(yè)務(wù)流程3 各種會議的決議4 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)5 上級下達(dá)的各種文件和各項任務(wù)指標(biāo)6 與本單位有關(guān)的其它單位的有關(guān)信息7 其它各種報表 報告 圖表 三 數(shù)據(jù)流程圖 全面地描述信息系統(tǒng)邏輯模型的主要工具 它可以用少數(shù)幾種符號綜合地反映出信息在系統(tǒng)中的流動 處理和存儲情況 2 數(shù)據(jù)流程圖的特征 1 抽象性 2 概括性 3 數(shù)據(jù)流程圖的基本符號 外部實體 ExternalEntity 處理過程 處理邏輯 Process 數(shù)據(jù)存儲 DataStore 數(shù)據(jù)流 DataFlow 處理過程 Process 或處理邏輯 1 處理邏輯 在DFD中 處理邏輯表示對數(shù)據(jù)的變換 從用戶的角度看就是表示系統(tǒng)能夠 作什么 3種類型的數(shù)據(jù)變換 2 外部實體 外部實體 ExternalEntity 或外部項 外部項 外部實體 表示與處理邏輯相關(guān)的 且為系統(tǒng)外部的人 部門 單位等 3 數(shù)據(jù)流 數(shù)據(jù)流 DataFlow 數(shù)據(jù)流表示數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的流動 4 數(shù)據(jù)流程圖的畫法 自上而下 逐層展開 輸入輸出 保持平衡 第1層 數(shù)據(jù)流程圖繪制示例 第2層 發(fā)貨票 發(fā)貨票 付款通知單 P1 數(shù)據(jù)流程圖是分層次的 繪制時采取自頂白下逐層分解的辦法 1 首先畫出頂層 第一層 數(shù)據(jù)流程圖 頂層數(shù)據(jù)流程圖只有一張 它說明了系統(tǒng)總的處理功能 輸入和輸出 2 下一步是對頂層數(shù)據(jù)流程圖中的 處理 進行分解 5 數(shù)據(jù)流程圖的作用 1 系統(tǒng)分析員用這種工具自上向下分析系統(tǒng)信息流程 2 可在圖上畫出計算機處理的部分 3 根據(jù)邏輯存貯 進一步作數(shù)據(jù)分析 可向數(shù)據(jù)庫設(shè)計過度 4 根據(jù)數(shù)據(jù)流向 定出存取方式 5 對應(yīng)一個處理過程 可用相應(yīng)的程序語言來表達(dá)處理方法 向程序設(shè)計過渡 畫分層數(shù)據(jù)流程圖時應(yīng)注意的問題 1 合理編號數(shù)據(jù)流程圖加工編號規(guī)則 子圖中的編號為父圖號和子加工的編號組成 子圖的父圖號就是父圖中相應(yīng)加工的編號 2 注意子圖與父圖的平衡 子圖與父圖的數(shù)據(jù)流必須平衡 平衡指的是子圖的輸入 輸出數(shù)據(jù)流必須與父圖中對應(yīng)加工的輸入 輸出數(shù)據(jù)流相同 案例 父子圖平衡原則的應(yīng)用 a 中 父圖中加工3有一個輸入數(shù)據(jù)流 有兩個輸出數(shù)據(jù)流 b 中 加工3有一個外部輸入數(shù)據(jù)流 兩個對外輸出流 這說明父圖與子圖是平衡的 c 中 增加了外部輸入數(shù)據(jù)流K 增加了對外輸出數(shù)據(jù)流L 父圖子圖不平衡 d 如果在父圖3號加工的輸入數(shù)據(jù)流 考生信息 是由考生姓名 準(zhǔn)考證號 考試成績 通訊地址組成的 則兩者是平衡的 否則是不平衡的 分解的程度 分解時應(yīng)遵循以下原則 分解應(yīng)自然 概念上要合理 清晰 上層分解得快些 下層分解得慢些 在不影響可讀性的前提下 應(yīng)適當(dāng)?shù)囟喾纸獬蓭撞糠?以減少分解層數(shù) 當(dāng)加工只有單一輸入 輸出數(shù)據(jù)流時 就應(yīng)停止對該加工的分解 對不再作分解的加工 必須做出詳細(xì)的加工說明 練習(xí) 將下面數(shù)據(jù)流程圖展開過程中出現(xiàn)的錯誤在圖上改正過來 第四節(jié)數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典的含義 數(shù)據(jù)字典的內(nèi)容 對數(shù)據(jù)流程圖中的六個方面進行具體的定義 數(shù)據(jù)項 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 數(shù)據(jù)流 處理邏輯 數(shù)據(jù)存儲 外部實體 一 數(shù)據(jù)項的定義 數(shù)據(jù)項又稱為數(shù)據(jù)元素 是最小的數(shù)據(jù)組成單位 是不可再分的數(shù)據(jù)單位 如 學(xué)號 姓名等 具體包括 1 數(shù)據(jù)項的名稱 編號 別名和簡述 2 數(shù)據(jù)項的長度 3 數(shù)據(jù)項的取值范圍 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的描述重點是數(shù)據(jù)之間的組合關(guān)系 即說明這個數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括哪些成分 二 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義 數(shù)據(jù)字典中對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義包括以下內(nèi)容 1 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的名稱和編號 2 簡述 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的組成 三 數(shù)據(jù)流的定義 數(shù)據(jù)流由一個或一組固定的數(shù)據(jù)項組成 四 處理邏輯的定義 僅對數(shù)據(jù)流程圖中最底層的處理邏輯加以說明 五 數(shù)據(jù)存儲的定義 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)保存的場所 數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)字典中只描述數(shù)據(jù)的邏輯存儲結(jié)構(gòu) 而不涉及它的物理組織 六 外部實體的定義 外部實體是數(shù)據(jù)的來源和去向 因此在外部實體中的條目主要說明外部實體產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和輸入的數(shù)據(jù)以及外部實體的數(shù)量 第五節(jié)處理邏輯的描述工具 判斷樹判斷表結(jié)構(gòu)英語表示法 示例 1 年交易額在5萬或5萬以下 則不給予折扣 2 對于年交易額在5萬以上時 如果無欠款 則給予15 的折扣 如果有欠款 而且與本公司的交易關(guān)系在20年以上 則折扣為10 如果有欠款 而且與本公司交易關(guān)系在20年以下 則折扣為5 訂貨折扣政策如下 判斷樹 訂貨處理優(yōu)惠待遇 年交易額5萬以上 年交易額5萬或以下 無欠款 有欠款 交易20年以上 交易20年以下 15 10 5 0 二 判斷表 在處理邏輯中 如果判斷樹的條件較多 各個條件又相互結(jié)合 相應(yīng)的決策方案比較多 在這種情況下用決策樹表示 樹的結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜 圖中各項注釋也比較繁瑣 判斷表是采用表格方式來描述處理邏輯的一種工具 條件語句 行動語句 條件項 行動項 判斷表 Y Y Y Y N N N N Y Y N N Y Y N N Y N Y N Y N Y N 判斷表的簡化 1 Y Y Y Y N N N N Y Y N N Y Y N N Y N Y N Y N Y N 判斷表的簡化 2 Y Y Y N N N N Y N N Y Y N N Y N Y N Y N 判斷表的簡化 3 Y Y Y N Y N N Y N 三 結(jié)構(gòu)英語表示法 這是一種模仿計算機語言的處理邏輯描述方法 它使用了由 IF THEN ELSE 等詞組成的規(guī)范化語言 下面是處理訂貨單邏輯過程的結(jié)構(gòu)英語表示法 三 結(jié)構(gòu)英語表示法 4 幾種表達(dá)工具的比較 結(jié)構(gòu)化語言最適用于涉及到具有判斷或循環(huán)動作組合順序的問題 判斷表較適用于含有5 6個條件的復(fù)雜組合 條件組合過于龐大則將造成不便 判斷樹適用于行動在15個以下的一般復(fù)雜程度的決策 必要時可將判斷表上的規(guī)則轉(zhuǎn)換成判斷樹 以便于用戶使用 判斷表和判斷樹也可用于系統(tǒng)開發(fā)的其它階段 并被廣泛地應(yīng)用于其它學(xué)科 第六節(jié)系統(tǒng)化分析 可行性分析 管理業(yè)務(wù)調(diào)查 數(shù)據(jù)流程調(diào)查 我們所得到的業(yè)務(wù)流程 數(shù)據(jù)流程是否存在不足之處呢 是否有必要進行優(yōu)化 通過對原有系統(tǒng)的調(diào)查和分析 找出原系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程的不足 提出優(yōu)化和改進的方法 給出新系統(tǒng)所要采用的信息處理方案 有必要 一 分析系統(tǒng)目標(biāo) 對可行性分析報告中提出的系統(tǒng)目標(biāo)作再次考察 對項目的可行性和必要性進行重新考慮 并根據(jù)對系統(tǒng)建設(shè)的環(huán)境和條件的調(diào)查修正系統(tǒng)目標(biāo) 使系統(tǒng)目標(biāo)適應(yīng)組織的管理需求和戰(zhàn)略目標(biāo) 二 分析業(yè)務(wù)流程 分析原有系統(tǒng)中存在的問題 以對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行重組 產(chǎn)生新的更為合理的業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程分析過程包括以下內(nèi)容 1 原有流程的分析 2 業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化 3 確定新的業(yè)務(wù)流程 4 確定人和機器的分工 三 分析數(shù)據(jù)流程 與業(yè)務(wù)流程的改進和優(yōu)化相對應(yīng) 數(shù)據(jù)流程的分析和優(yōu)化一直是系統(tǒng)分析的重要內(nèi)容 數(shù)據(jù)流程分析的內(nèi)容包括 1 原有數(shù)據(jù)流程的分析 2 數(shù)據(jù)流程的優(yōu)化 3 確定新的數(shù)據(jù)流程 4 新系統(tǒng)的人機界面 四 功能分析與子系統(tǒng)劃分 為了實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo) 系統(tǒng)必須具備一定的功能 功能就是做某項工作的能力 目標(biāo) A功能 B功能 G功能 B1功能 B2功能 B3功能 使用U C矩陣在系統(tǒng)規(guī)劃階段進行 五 數(shù)據(jù)屬性分析 數(shù)據(jù)用屬性的名和屬性的值來描述事物某方面的特征 一個事物的特征可能表現(xiàn)在各個方面 需要用多個屬性的名和其相應(yīng)的值來描述 固定值屬性 固定個體變動屬性 隨機變動屬性 六 數(shù)據(jù)存儲分析 首先是分析用戶要求 也就是調(diào)查清楚用戶希望從MIS中得到哪些有用信息 然后通過綜合抽象 用適當(dāng)?shù)墓ぞ?如E R圖等 進行描述 七 數(shù)據(jù)查詢分析 通過調(diào)查和分析 將用戶需要查詢的問題列出清單或給出查詢方式示意圖 八 數(shù)據(jù)的輸入輸出分析 分析各種數(shù)據(jù)輸入的目的和適用范圍 數(shù)據(jù)量的大小以及存在的問題 對各種輸出報表 包括手工填寫的 的目的和使用范圍進行分析 弄清哪些報表是多余的 或者是不符合實際要求的 系統(tǒng)的處理速度和打印速度是否能滿足輸出的要求等 九 新的數(shù)據(jù)流程圖的繪制 新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖是在以上分析過程中逐步完善的 完善數(shù)據(jù)字典 并用工具描述比較復(fù)雜的處理邏輯 十 數(shù)據(jù)處理方式的確定 數(shù)據(jù)處理的方式可分為兩類 P124 1 成批處理方式按一定時間間隔 小時 日 月 把數(shù)據(jù)積累成批后一次輸入計算機進行處理 2 聯(lián)機實時處理方式面向處理 數(shù)據(jù)直接從數(shù)據(jù)源輸入中央處理機進行處理 由計算機即時作出回答 將處理結(jié)果直接傳給用戶 案例 工資處理的業(yè)務(wù)流程圖與數(shù)據(jù)流程圖 工資管理信息子系統(tǒng) 上月工資發(fā)放清單 本月人員及工資變動表 本月扣款清單 上月發(fā)放清單 變動表 扣款清單 本月工資發(fā)放清單1 工資發(fā)放清單 工資處理過程的業(yè)務(wù)流程圖 財務(wù)科 財務(wù)科 人事科 總務(wù)科 財務(wù)科 第七節(jié)建立新系統(tǒng)的邏輯模型 建立邏輯模型是系統(tǒng)分析中重要的任務(wù)之一 它是系統(tǒng)分析階段的重要成果 也是下一個階段工作的主要依據(jù) 新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 邏輯模型的內(nèi)容 原業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化過程 原數(shù)據(jù)流程優(yōu)化過程 新系統(tǒng)中的子系統(tǒng)劃分 數(shù)據(jù)資源在數(shù)據(jù)庫或主機上的分布 確定具體的管理模型和處理方法 一 確定系統(tǒng)目標(biāo) 對系統(tǒng)目標(biāo)進行再次考查 并對系統(tǒng)建設(shè)的環(huán)境和條件的調(diào)查修正系統(tǒng)目標(biāo) 使系統(tǒng)目標(biāo)適應(yīng)組織的管理需求和戰(zhàn)略目標(biāo) 主要內(nèi)容為 1 系統(tǒng)功能目標(biāo)2 系統(tǒng)技術(shù)目標(biāo)3 系統(tǒng)經(jīng)濟目標(biāo) 二 確定新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 確定新系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的具體內(nèi)容包括 1 對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行分析討論 找出業(yè)務(wù)流程中仍不合理的地方 2 對業(yè)務(wù)流程中不合理的過程進行優(yōu)化 分析優(yōu)化后將帶來的益處 3 確定新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 三 確定新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流程 確定新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流程具體內(nèi)容包括 1 與用戶討論數(shù)據(jù)指標(biāo)體系是否全面合理 數(shù)據(jù)精度是否滿足要求等有關(guān)內(nèi)容 確認(rèn)最終的數(shù)據(jù)指標(biāo)體系和數(shù)據(jù)字典 2 對數(shù)據(jù)流程進行分析討論 找出數(shù)據(jù)流程中仍不合理的地方 3 對數(shù)據(jù)流程中不合理的過程進行優(yōu)化 分析優(yōu)化后將帶來的益處 4 確定新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程 四 確定新系統(tǒng)的功能模型 確定新系統(tǒng)的功能模型就是對新系統(tǒng)進行子系統(tǒng)的劃分 在確定新系統(tǒng)邏輯模型時 必須再次進行分析討論 最后確定新系統(tǒng)總的功能模型 五 確定新系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源分布 在系統(tǒng)功能分析和子系統(tǒng)劃分之后 應(yīng)該確定數(shù)據(jù)資源在新系統(tǒng)中的存放位置 即哪些數(shù)據(jù)資源存儲在本系統(tǒng)的內(nèi)部設(shè)備上 哪些是存儲在網(wǎng)絡(luò)或主機上的 六 確定新系統(tǒng)中的管理模型 根據(jù)數(shù)據(jù)流程圖對每個處理過程進行認(rèn)真分析 研究每個管理過程的信息處理特點 找出相適應(yīng)的管理模型 一 綜合計劃模型 綜合計劃是企業(yè)生產(chǎn) 經(jīng)營活動的總規(guī)劃 常用的綜合計劃模型有兩類 1 綜合發(fā)展模型 2 資源限制模型 1企業(yè)中長期計劃模型 2廠長任期目標(biāo)分解模型