外貿(mào)進(jìn)出口公司行政事務(wù)管理制度.doc

外貿(mào)進(jìn)出口公司行政事務(wù)管理制度 行政事務(wù)管理制度第一章鑰匙管理制度第一條行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理公司各部門(mén)辦公室鑰匙。 第二條新員工領(lǐng)鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)鑰匙配用申請(qǐng)表（見(jiàn)附件），由行政管理部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行復(fù)制。 第三條如需使用行政管理部門(mén)管理的備用鑰匙，應(yīng)向行政管理部門(mén)說(shuō)明使用目的，用后立即歸還。 第四條員工離職時(shí)，必須將辦公鑰匙交回行政管理部門(mén)后方可辦理離職手續(xù)，若鑰匙丟失，應(yīng)按制度予以賠償。 第五條除行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理鑰匙人員之外，其他人不得任意復(fù)制或允許借予他人使用，否則負(fù)連帶責(zé)任。 第六條鑰匙遺失時(shí)或損壞時(shí)，應(yīng)立即報(bào)行政管理部門(mén)備案，由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)視情況重新配制或更換。 第二章姓名牌管理制度第一條姓名牌用于 1、識(shí)別員工身份的證件； 2、開(kāi)啟各樓層門(mén)禁系統(tǒng)（須經(jīng)批準(zhǔn)）； 3、員工上班考勤； 4、員工用餐。 第二條新進(jìn)員工提供一張彩色1寸照片，由行政管理部門(mén)交物管中心統(tǒng)一配備姓名牌一張。 第三條持有者應(yīng)妥善保管姓名牌，上下班刷姓名牌進(jìn)行登記；并于上班時(shí)間配戴于胸前；各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)督促所屬員工配戴姓名牌，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)追蹤考核。 第四條姓名牌如有遺失或損壞，應(yīng)報(bào)部門(mén)經(jīng)理核實(shí)并出具證明，并向行政管理部門(mén)申請(qǐng)出具補(bǔ)發(fā)證明，向物管中心聯(lián)系補(bǔ)發(fā)。 同時(shí)提供工本費(fèi)30元。 如為故意損壞，扣除工本費(fèi)并處罰金50元。 第五條姓名牌不得外借，若經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重予以處分。 第三章電話管理制度第一條電話安裝、調(diào)配管理由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)，各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)督促員工使用電話，若出現(xiàn)話費(fèi)超高的情況，應(yīng)調(diào)查原因，適當(dāng)控制話費(fèi)使用。 第二條電話使用須知 1、公司電話主要用于公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、接洽； 2、注意控制談話時(shí)間，力求簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)占線； 3、接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)講究禮節(jié)，友好地應(yīng)答“你好，龍?zhí)保?4、嚴(yán)禁撥打聲訊電話，無(wú)特殊原因不打私人電話。 撥打聲訊電話或長(zhǎng)時(shí)間撥打私人電話者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將給予批評(píng)并處以罰款。 第三條公司現(xiàn)階段使用的電話分為國(guó)際直撥長(zhǎng)途、IP電話與市內(nèi)電話。 話費(fèi)由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)與電信公司統(tǒng)一結(jié)算，由財(cái)務(wù)管理部門(mén)將話費(fèi)分?jǐn)偟礁鞑块T(mén)的當(dāng)月費(fèi)用中。 第四條因工作需要，申請(qǐng)安裝電話或開(kāi)通電話新功能時(shí)，需填寫(xiě)電話業(yè)務(wù)申請(qǐng)表（見(jiàn)附件），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系開(kāi)通電話業(yè)務(wù)。 第四章工作服管理制度第一條工作服配發(fā)范圍與公司正式簽訂勞動(dòng)合同的全部在崗人員給予配發(fā)工作服，新入職員工試用期滿后給予配發(fā)，無(wú)崗位、待崗、外派、外借、掛靠的人員均不配發(fā)。 第二條工作服配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、使用年限 1、一般每人1套/款，視公司具體情況制定標(biāo)準(zhǔn)。 2、工作服原則上三年統(tǒng)一更換一次（襯衫兩年），特殊情況除外。 第三條工作服費(fèi)用列支 1、配發(fā)、更換員工工作服，員工個(gè)人需支付每套工作服實(shí)際制作成本的30%作為自付費(fèi)用。 2、員工工作服不到一年中途遺失、破損，需重新配發(fā)的，由員工按實(shí)際制作成本的全額予以購(gòu)買(mǎi)；使用兩年后，遺失或破損，需重新配發(fā)的，由員工支付實(shí)際制作成本的30%的費(fèi)用作為賠償。 3、員工離職后，所配發(fā)的工作服原則上不作退還處理，除原制作費(fèi)的30%的費(fèi)用不作退還外，應(yīng)折價(jià)賣(mài)給使用人。 其中，配發(fā)工作服不滿一年的，由核發(fā)部門(mén)再向使用人收取制作成本的30%費(fèi)用后，方可辦理相關(guān)手續(xù)；配發(fā)工作服滿一年不到二年的，再向使用人收取制作成本的10%費(fèi)用后，方能辦理相關(guān)手續(xù)；配發(fā)工作服已滿三年的，則不再追加費(fèi)用。 第四條工作服日常管理 1、工作服制作后的質(zhì)量驗(yàn)收、核發(fā)、賠償、更換、著裝標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等一系列日常管理工作由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)，并建立臺(tái)賬以備查詢(xún)，工作服的配發(fā)、更換、補(bǔ)換等工作需報(bào)公司審核批準(zhǔn)，方可實(shí)施。 2、工作服制作的款式標(biāo)準(zhǔn)、材質(zhì)和顏色的選定、品質(zhì)的管理均應(yīng)符合公司VI管理標(biāo)準(zhǔn)，各類(lèi)工作服的設(shè)計(jì)方案，應(yīng)事先廣泛征求意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方能實(shí)施，任何人不得擅自變更。 3、工作服制作單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、均由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)，核價(jià)由財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)。 工作服制作合同應(yīng)予以妥善保管并存檔。 第五條工作服著裝規(guī)范 1、周一至周四，原則上員工需穿正裝上班。 正裝包括工作服、職業(yè)裝等。 2、業(yè)務(wù)部人員接待客戶必須身著工作服或其他標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)裝； 3、公司年度、半年度會(huì)議必須著統(tǒng)一工作服參加。 4、嚴(yán)禁穿著破損的工作服上班或參加各種會(huì)議、商務(wù)活動(dòng)。 第五章名片管理制度第一條公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政管理部門(mén)依據(jù)公司VI管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃設(shè)計(jì)。 第二條公司行政管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。 第三條名片印制程序 1、各部門(mén)新進(jìn)工作人員，應(yīng)及時(shí)提供個(gè)人資料交行政管理部門(mén)備檔，以備印制名片之需。 2、員工因工作需要印制名片時(shí)，申領(lǐng)人應(yīng)填寫(xiě)名片印制申請(qǐng)單（見(jiàn)附件十九），經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)印制。 3、名片英文使用須符合國(guó)際慣例和規(guī)范要求。 第四條名片使用 1、名片使用須恰到好處，發(fā)放應(yīng)合理，掌握使用范圍。 2、注重名片遞送禮儀和交換規(guī)則。 第五條費(fèi)用結(jié)算由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，由財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)分?jǐn)傊粮鞑块T(mén)。 第六章辦公用品及辦公設(shè)備管理制度第一條本辦法所指低值易耗品為價(jià)格不足2000元的物品，根據(jù)使用性質(zhì)可細(xì)分為易耗性辦公用品（簡(jiǎn)稱(chēng)易耗品）、管理性辦公用品（簡(jiǎn)稱(chēng)管理品）、計(jì)算機(jī)耗材三種 1、易耗品指短期內(nèi)容易消耗用盡、一般價(jià)值較低的用品，如鉛筆、刀片、膠水、漿糊、釘書(shū)針、筆記本、標(biāo)簽紙、便條紙、橡皮擦、夾子、印油等； 2、管理品指使用期限相對(duì)較長(zhǎng)，不易損耗且價(jià)值高于20元的用品，如訂書(shū)機(jī)、計(jì)算器、文件柜、文件架、電話機(jī)等； 3、計(jì)算機(jī)耗材為墨盒、硒鼓、復(fù)印紙等。 其中計(jì)算機(jī)耗材納入易耗品管理。 第二條辦公用品采購(gòu) 1、行政管理部門(mén)選定兩至三家信譽(yù)良好、質(zhì)量上乘、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)良的商家作為辦公用品的供應(yīng)商，由行政管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。 2、根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格和質(zhì)量，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)做出調(diào)整，重新選擇供貨商。 3、行政管理部門(mén)根據(jù)各部門(mén)使用需求進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)不易或耗用量大的辦公用品應(yīng)酌量庫(kù)存。 4、行政管理部門(mén)無(wú)法采購(gòu)的特殊種類(lèi)的文具，經(jīng)行政管理部門(mén)經(jīng)理同意后授權(quán)各部門(mén)自行采購(gòu)，但采購(gòu)的物品要到行政管理部門(mén)辦理入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)，由行政管理部門(mén)經(jīng)理在報(bào)銷(xiāo)單上簽字確認(rèn)后方可予以報(bào)銷(xiāo)。 第三條辦公用品領(lǐng)用 1、領(lǐng)用時(shí)，各部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)辦公用品申領(lǐng)表（見(jiàn)附件），經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后申領(lǐng)，特殊種類(lèi)的辦公用品在采購(gòu)成功后即時(shí)發(fā)放。 2、公司新員工申領(lǐng)辦公用品時(shí)，需在申領(lǐng)表后附人力資源部出具的員工錄用通知書(shū)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后領(lǐng)用。 3、辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用，各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)適當(dāng)控制辦公用品使用，掌握本部門(mén)人員的辦公用品的使用情況。 4、行政管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用情況每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每月結(jié)算一次，費(fèi)用由財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)分?jǐn)傊粮鞑块T(mén)。 第四條辦公用品管理 1、各部門(mén)人員應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的辦公用品進(jìn)行妥善保管，其中管理品應(yīng)列入移交，行政管理部門(mén)應(yīng)建立管理品登記臺(tái)賬。 2、各部門(mén)申領(lǐng)的管理品如出現(xiàn)故障或被損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)行政管理部門(mén)備案；如物品被人為損壞或遺失，申領(lǐng)者應(yīng)自購(gòu)物品賠償或按價(jià)賠償公司損失。 3、員工離職前應(yīng)到行政管理部門(mén)辦理辦公用品交還手續(xù)，行政管理部門(mén)對(duì)照該員工全部辦公用品領(lǐng)用清單進(jìn)行逐一核對(duì)，確認(rèn)齊全無(wú)誤后方予以簽字通過(guò)。 第五條辦公設(shè)備管理 1、本制度辦公設(shè)備指公用的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備；辦公設(shè)備由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)購(gòu)置，進(jìn)行日常管理。 2、員工通過(guò)電腦聯(lián)網(wǎng)使用公用打印機(jī)，打印后應(yīng)及時(shí)從打印機(jī)上取回打印文件。 3、傳真機(jī)只供發(fā)傳真使用，不得撥打電話。 傳真機(jī)所在的部門(mén)應(yīng)承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任。 4、員工使用公用復(fù)印機(jī)時(shí)，自帶復(fù)印紙前往復(fù)印。 第六條印刷品（如信封、信紙等）除各部門(mén)特殊要求外，其印刷、保管、發(fā)放均由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)。 第七章公關(guān)禮品管理制度第一條公關(guān)禮品采購(gòu)及管理由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)。 第二條公關(guān)禮品采購(gòu) 1、行政管理部門(mén)或其他部門(mén)欲采購(gòu)公關(guān)禮品時(shí)，向公司領(lǐng)導(dǎo)遞交申請(qǐng)報(bào)告。 2、禮品的款式、價(jià)格等應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意、并由審計(jì)管理部門(mén)審計(jì)后，方能采購(gòu)或聯(lián)系廠家制作，禮品涉及VI設(shè)計(jì)的，必須參照集團(tuán)公司VI的標(biāo)準(zhǔn)格式。 3、行政管理部門(mén)必須與制作單位簽定禮品制作合同。 第三條公關(guān)禮品入庫(kù) 1、行政管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)管理部門(mén)對(duì)禮品數(shù)量、質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，確認(rèn)無(wú)誤后再辦理相關(guān)的入庫(kù)手續(xù)。 2、行政管理部門(mén)與財(cái)務(wù)管理部門(mén)均應(yīng)建立相關(guān)賬目，對(duì)禮品進(jìn)行管理；禮品入庫(kù)、出庫(kù)時(shí)應(yīng)辦理登記手續(xù)，每季度核對(duì)賬目，并做到賬實(shí)相符。 第四條公關(guān)禮品領(lǐng)用 1、領(lǐng)用公關(guān)禮品時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)填寫(xiě)禮品領(lǐng)用申請(qǐng)單（見(jiàn)附件），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方能領(lǐng)用。 2、行政管理部門(mén)每月統(tǒng)計(jì)各部門(mén)禮品領(lǐng)用數(shù)量及金額，送財(cái)務(wù)管理部門(mén)結(jié)算費(fèi)用。 第八章會(huì)議室、辦公室管理制度第一條公司會(huì)議室、辦公室由行政管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。 第二條會(huì)議室一般用于召開(kāi)公司會(huì)議、接待來(lái)訪客人，不允許占用會(huì)議室用作其它安排或作為休息室之用。 第三條會(huì)議室使用由行政管理部門(mén)統(tǒng)一安排、管理。 各部門(mén)需在會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議或接待重要客戶時(shí)，請(qǐng)會(huì)議召集人或接待負(fù)責(zé)人提前告知行政管理部門(mén)，以便做好安排工作；如有特殊要求的（如購(gòu)買(mǎi)茶點(diǎn)、水果、配置投影儀或其他特殊要求），請(qǐng)?zhí)顚?xiě)會(huì)議室使用聯(lián)系表（見(jiàn)附件）交行政管理部門(mén)，由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)安排。 第四條各部門(mén)員工應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室、辦公室的公共設(shè)施，保持室內(nèi)環(huán)境清潔。 使用會(huì)議室的，在用完會(huì)議室后應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門(mén)，以便行政管理部及時(shí)安排人員清理，做好會(huì)議室衛(wèi)生工作。 第五條任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意將會(huì)議室、辦公室的桌、椅等設(shè)施拿出并挪作他用。