檔案保管制度.doc

檔案保管制度為了公司更好的發(fā)展，加強國家法律、法規(guī)及公司各項管理制度規(guī)定等的管理，為保守公司的商業(yè)秘密，特制定檔案保管制度。（一）檔案是公司的真實紀錄，是公司的寶貴財產，由于它的原始性和唯一性，決定檔案的不可替代性。各部門都必須依法歸檔，不得將檔案材料據為己有。（二）各部門的重要活動都要有準確、完整、系統的材料歸檔保存。（三）活動辦理完后，文件材料應及時收集、嚴格管理、隨辦隨歸。（四）公司的全部檔案實行合理管理，專人負責，并做好檔案保密工作。對檔案要編制總目錄，分類目錄及檔案檢索工具，進行檔案著錄工作。各類文件材料按“條款類目”分別存放在專用柜架上。檔案管理范圍：1、國家相關法律、法規(guī)、政府機關發(fā)送的文件和集團總部、外單位發(fā)送有價值的公文信函、通報等。2、集團總部和公司印發(fā)的文件、決議，領導重要批示，重要性會議紀要，規(guī)章制度，決定，通知，公款購置的圖書、資料以及有保存價值的文字、圖片、音像、軟件資料等。3、各部門的各種重要文件、業(yè)務資料和往來單位的合同、函件等。4、下屬單位報送的有保存價值的文字、圖片、軟件等。5、報刊、廣播、電話等反映行業(yè)狀況，公司有關情況的文字、圖片、音像、軟件等。6、對有保存價值的音像檔案，包括錄像帶、攝影帶、照片（含底片）均應編寫文字說明。底片、膠片、錄像帶、光碟不得放置在溫度過高、濕度過大的環(huán)境中。7、定期對庫藏檔案進行情況核對，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和備份。因移交作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據。8、文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年（含15年）以下。凡對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；凡反映公司的一般工作活動，在較長時間內對公司有利用價值的檔案應永久保存；凡反映公司的一般工作活動，在較長時間內對公司工作有利用價值的文件材料列為長期保管；凡較短時間內對公司工作有利用價值的文件材料，列為短期保管。9、檔案管理人員要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，鑒定檔案必須在公司總經理的主持下，由各部門相關人員組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結束后，應提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，報由公司總經理核準后銷毀。10、銷毀過時檔案應指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案泄密，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字。11、由于公司部門調整或合并必須將本部門的全部檔案進行認真整理，妥善保管移交給新部門或公司檔案管理人員。12、檔案原則上不借出檔案室外，只限于在公司內部查閱。確因工作需要將檔案借出公司（機密、絕密除外），須經公司總經理同意，并嚴格履行外借手續(xù)。借出期限不超過壹星期，到期必須歸還。檔案管理人員要對歸還檔案進行清點和檢查，發(fā)現遺失和損失要及時報告公司領導查處。13、借閱檔案者必須確保檔案材料和檔案內容的安全，要保持檔案密卷完整、清潔。不得污損檔案，不得私自拆卷、勾劃、撕頁、照像等。14、未經公司領導同意，借閱檔案者不得擅自摘錄、復印或翻印檔案的內容，不得公布未公布過的檔案，不得泄露檔案內容的機密。15、檔案管理人員因故調動時，應逐項將存檔的全部檔案移交，并填寫移交清單，交主管部門或公司簽字后，方可辦理調動手續(xù)。調動人員不得以任何理由、籍口將文件資料帶走或留為己用。七、安全保密制度為了加強公司管理，嚴肅公司工作紀律，規(guī)范員工行為，保證公司商業(yè)秘密不外泄，特制定一制度。（一）公司秘密關系公司權利的利益，公司所有員工都有義務嚴格保守公司的機密，包括商業(yè)機密和技術秘密，不得隨意與人談論公司事務，特別是同行業(yè)相關人員。（二）公司所有檔案、文件由公司總經理按密級劃為絕密、機密、機密三種。并同專業(yè)技術人員共同協商確定解密期限。檔案密級劃分原則：1、絕密：是公司最重要的公司秘密，泄露會使公司權益受到特別嚴重的損害。其范圍是：（1）公司重大決策中的秘密事項。（2）公司尚未付諸實施的發(fā)展（經營）戰(zhàn)略、規(guī)劃、投資（經營）項目及經營決策者。（3）涉及公司安全、重大經濟利益和重要的技術秘密、科學研究的文件材料。2、機密：是重要的公司的秘密，泄露會使公司權益遭受嚴重損害，其范圍是：（1）公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、重要會議紀要、公司經營狀況等；（2）公司各類財務報表及資訊等；（3）涉及公司安全，較大經濟利益和比較重要的技術秘密、科學研究的文件材料。3、秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益遭受損害，其范圍是：（1）在一定時間和范圍內不宜公開的機構設置、內部分工、人事安排和職務任免事項、公司職員的人事檔案和工資性收入資料。（2）公司所掌握的尚未公開的各類信息。（3）涉及公司利益及影響的有關文件材料，公司所確定的其它應當保密的事項。（三）保密工作的日常管理1、公司復印、機要檔案室均屬保密場所，由專人負責管理及打印，其他人員非公莫入。2、機要文件資料的收發(fā)、傳遞、借閱、移交、銷毀均要嚴格執(zhí)行收發(fā)制度。做到手續(xù)完備、權責分明、有據可查。3、凡參加會議帶回的秘密文件資料一律交機要員登記并統一管理，嚴禁攜帶機要文件出入公共場所或回家，更不準讓無關人員閱讀機要文件資料。4、機要文件，資料的閱文由公司機要檔案室組織傳閱、轉遞，不得直接橫傳。5、機要人員每季度對季度接受的保管文件，資料執(zhí)行核查清理制度，保密文件資料應設專柜管理，離開機要檔案室應隨手入柜落鎖。6、制、發(fā)秘密文件的成文草稿、修改稿、打印清樣等均應存檔或及時銷毀。7、未經公司領導批準，嚴禁擅自復印機要文件、資料，若確因工作需要必須復印，須由公司領導審批，由機要員復印，部門負責人登記后，方可使用。8、對于密級文件，應按不同密級與普通文件相區(qū)別，由指定人員進行收發(fā)、傳遞。9、具有公司秘密內容的會議和其它活動，主辦部門應限定參加會議人員工范圍，指定出席會議人員，確定會議內容是否傳達及傳達范圍。10、以謀取私利為目的，向外泄露公司秘密，給予解雇處分，情節(jié)嚴重并觸犯刑律的，