機關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度.doc

精品文檔機關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度第一章 總則為了加強檔案管理，有效地保護和利用好檔案，提高資料利用效率，使其更好的服務(wù)于我局的工作，現(xiàn)根據(jù)中華人民共和國檔案法、政府檔案管理條例，結(jié)合我局實際情況，特制定本制度。第二章 歸檔制度一、歸檔制度1局檔案資料分為科技檔案、文書檔案、會計檔案、電子檔案、圖書資料、測繪資料等。2局各科科在各項工作中形成的并有保存價值的材料（含文字、圖表、聲像、光盤、磁盤、實物材料等）必須由本部門或?qū)Ｈ素撠?zé)收集、整理，于次年6月30日前或本項工作結(jié)束后向局檔案科移交歸檔，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。3歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，能系統(tǒng)、準確地反映本單位在各項工作管理等方面的真實內(nèi)容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料要能耐久保存，嚴禁使用圓珠筆、紅墨水、蘭墨水書寫或?qū)徟炞郑ㄖ荒苡煤谏?，嚴禁使用?fù)印紙復(fù)寫；歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡圖象清晰，反差良好；文件材料和表格統(tǒng)一使用國際標準尺寸A4紙。4歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的，可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。5歸檔的文書、科技、會計、各類地圖，文件必須是蓋有公章的正文，其定稿必須由單位領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上的簽字并加蓋公章。領(lǐng)導(dǎo)簽批應(yīng)使用碳素墨水或簽字筆；計算機生成的文件定稿必須使用噴墨或激光打印機打?。桓鞣N圖紙，表格做到手續(xù)完備，按規(guī)定簽字蓋章，圖紙的圖幅和圖標按國家標準繪制。6會計檔案應(yīng)按照要求由會計人員裝訂成冊，加蓋公章。由部門保管一年，期滿之后，指定專人編制移交清冊,于每年的六月底前移交檔案科統(tǒng)一保管。7電子檔案是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。目前我局的電子檔案有與可研、規(guī)劃相對應(yīng)的電子版；遙感影像數(shù)據(jù)；與本局發(fā)文相對應(yīng)的電子版；荒漠化沙化監(jiān)測數(shù)據(jù)；各項工程數(shù)據(jù)及成果材料；我局各項日常和業(yè)務(wù)活動的影像資料等。8各科科歸檔的文件材料，交接手續(xù)要齊全，各類檔案的移交必須在檔案移交單上簽字。二、預(yù)立卷制度 （一）預(yù)立卷基本要求 針對本局工作的特點，方便領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)科科在工作中使用檔案材料，把工作過程中各個階段所形成的管理文件和技術(shù)材料完整地、及時地收集、積累、整理出來；為防止檔案的流失，加以妥善保密，必須進行預(yù)立卷工作。 （1）檔案預(yù)立卷工作由各科科完成。（2）各科科在檔案預(yù)立卷業(yè)務(wù)中，要接受檔案科檔案人員的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。 （3）收集范圍：收集整理本科科各業(yè)務(wù)人員手中的文件材料并檢查文件材料是否有保存價值、內(nèi)容是否齊全、有無重復(fù)材料。當(dāng)年收集上一年度形成的、與科科工作相關(guān)的文件、照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等成果資料或當(dāng)年已經(jīng)完成的工程項目資料。（4）整理單位：可按平時工作過程進行順序整理。文書檔案中請示與批復(fù)為一件、正件與附件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件為一件。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。獲獎的上報材料附上級的批文或獲獎證書的復(fù)印件，為一件。林業(yè)科技檔案中具體工程項目從立項起至項目結(jié)束，所有資料為一件。（5）歸檔的文件材料一律用藍黑或黑色鋼筆書寫，歸檔的材料中不得出現(xiàn)圓珠筆或鉛筆字（特殊情況要加以說明）。（6）送交到檔案科的文件材料統(tǒng)一采用 A4 紙，如有特殊類紙張應(yīng)特別說明。（二）林業(yè)科技檔案預(yù)立卷制度林業(yè)科技檔案預(yù)立卷工作由各科科完成。工作結(jié)束后，由各科科于每年10月底前歸檔，或在工作結(jié)束后直接歸檔。預(yù)立卷時，各科科按本局檔案的歸檔范圍，將形成的各階段業(yè)務(wù)材料及時進行收集，各種積累的材料要進行分類、整理并放入局規(guī)范要求的標準檔案材料檔案盒中，在各科科統(tǒng)一動態(tài)管理。 工作結(jié)束后，由各科科負責(zé)人清點和檢查各研究階段的文件材料的準確性、標準性、完整性、合法性，清點和檢查各研究階段文件材料的補充和更改情況，檢查每份文件材料的各級會簽和審批手續(xù)，并通知檔案科對預(yù)立卷工作進行檢查，檢查合格后，完成文件自然信息數(shù)據(jù)的錄入。如有電子檔案，則需從檔案科領(lǐng)移動硬盤拷貝至少兩份。經(jīng)科科領(lǐng)導(dǎo)批示同意歸檔后按照歸檔要求，對文件材料進行分類處理，并辦理交接手續(xù)，將預(yù)立卷材料送交到檔案科。科技材料紙張的幅面一律采用 A4 標準，書寫文字用黑色簽字筆，圖樣檔案材料要裝訂成冊，厚度不能超過 6cm。 （三）文書檔案預(yù)立卷 文書檔案預(yù)立卷工作主要由辦公科完成。在日常工作中進行檔案材料的收集和保管，以保證當(dāng)年材料的完整、系統(tǒng)。第二年5月份前將前一年檔案按照檔案科的要求分類后移交檔案科。（四）會計檔案預(yù)立卷制度 由財務(wù)科將平時工資、帳簿、憑證、報表等文件進行整理并管理，按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案科移交并辦理移交手續(xù)。 （五）電子檔案預(yù)立卷制度 由涉及電子檔案的科科定期將電子檔案拷貝存放到移動硬盤里至少兩份，定期向檔案科移交并辦理移交手續(xù)。第三章 檔案統(tǒng)計制度1檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的一項不可缺少的工作之一，統(tǒng)計應(yīng)以表冊、數(shù)字的形式揭示檔案數(shù)量和檔案工作有關(guān)的情況。2.統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。3統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果進行銷毀等處理，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。4檔案管理人員應(yīng)在每一類檔案整理完排列上架后，及時地進行統(tǒng)計。5統(tǒng)計工作必須實事求是，如實地反映檔案的真實性，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確無誤，不得弄虛作假。第四章 檔案保管制度1庫房、辦公、閱覽科要做到“三分開”，非管理人員不得擅自進入庫房。2檔案整理工作區(qū)和庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁攜帶易燃易爆、易腐蝕品入內(nèi)，禁止使用明火。3要經(jīng)常對庫房的設(shè)施和安全進行檢查，保持設(shè)施完好無損。4庫房內(nèi)柜架要排列有序，歸檔的案卷、圖書、圖紙、資料排列整齊、美觀、規(guī)范，與檔案數(shù)據(jù)庫中的目錄一一對應(yīng)，以便于查找利用。5定期開窗通風(fēng)，調(diào)節(jié)科內(nèi)溫度、濕度。根據(jù)國家檔案局規(guī)定：檔案庫房的溫度為14242 相對濕度范圍4560%5%。6庫房要做到防高溫、防潮、防蟲、防盜、防塵、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，干凈、整潔，無蠕滋生物，要定期投放防蟲劑和滅鼠藥等。7配備必須的消防器材。消防器材應(yīng)放在明顯的位置，并按要求定期檢查、更換，保持良好狀態(tài)。第五章 檔案利用（借閱）制度檔案是反映本單位在各項活動中的真實記錄，是本單位的寶貴財富，為了使檔案資料更好地發(fā)揮作用，積極地為本局各項工作服務(wù)，對查閱、利用檔案作如下規(guī)定：1.本局職工根據(jù)工作需要可直接到檔案科查閱。2.凡查閱有關(guān)重要數(shù)據(jù)和尚未公開發(fā)布的科研成果，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或總工辦批準方可查閱。3.外單位人員借閱檔案，需持本單位介紹信，經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)或總工辦批準后，方可借閱。4.本單位職工查閱檔案一般只限于在本局查閱，如有特殊原因需借出，必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱時間不得超過一個月，如有特殊情況，需要延期的必須到檔案科說明情況并辦理延借手續(xù)。5.查閱利用檔案者，必須保密，對所查看的部分不可外傳。6.查閱檔案如需摘抄、復(fù)印，須經(jīng)檔案管理人員同意，重要的資料需要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總工辦同意、審批。7.檔案借閱人員必須保證檔案的完整和安全性，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密，如有損壞或丟失視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。8.會計檔案除本單位財務(wù)部門有權(quán)查閱外，其他部門查閱須經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人同意；外單位查閱須持介紹信、經(jīng)局分管財務(wù)負責(zé)人或財務(wù)主管批準后，方可在財務(wù)人員的帶領(lǐng)下查閱。會計檔案原則上不得借出，如有特殊需要借出，須經(jīng)本單位財務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并限期歸還。9.查閱和復(fù)制檔案的人員，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。10.地形圖、影像是反映地形地貌的真實記錄，是具有參考價值的原始依據(jù)，是國家級的保密資料,實行雙人保管制度。除本單位相關(guān)部門和人員查閱外，其他人員查閱，經(jīng)部門負責(zé)人批準，方可查閱；如需要借出，本系統(tǒng)借閱者，持本單位介紹信，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，只準查閱，原件不準帶出?？瓶苾?nèi)保存的圖紙不得轉(zhuǎn)借他人，更不能涂改、損壞、丟失，如有此類情況發(fā)生，視情節(jié)輕重嚴肅處理。當(dāng)生產(chǎn)規(guī)劃使用完成后，剩余的圖紙邊角料應(yīng)及時收回銷毀，不能隨便流失，或留在個人手里。11.借閱的檔案，必須認真登記、簽字。歸還時，檔案人員要詳細檢查，注銷；對未歸還的檔案，檔案工作人員要做好登記清理，及時收回。12.電子檔案的借閱拷貝，除了要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批外，還需經(jīng)涉及的科科負責(zé)人及涉及到的職工同意方可進行借閱拷貝。第六章 檔案保密制度1.凡在本單位工作活動中形成并經(jīng)過立卷歸檔的各類檔案均屬保密范圍。2.檔案工作人員要認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行保密法，帶頭遵紀守法，嚴守國家機密，保證檔案保密、安全。3.檔案管理人員要堅持原則，忠于職守，不準違法亂紀、隨意摘抄、私自復(fù)印檔案材料、傳播密級內(nèi)容。遵守檔案查閱利用制度，嚴禁將檔案材料帶入公共場所。4.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、泄密應(yīng)立即報告，迅速采取救措施，及時挽回損失。5.凡借閱、復(fù)印檔案資料，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總工辦主任批準。6.要嚴格按查閱范圍提供檔案資料，不得擅自擴大查閱范圍。7.嚴禁非檔案人員進入檔案科庫房，檔案員必須關(guān)鎖好門窗，自覺做好安全防范工作。并定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正和解決。第七章 檔案鑒定銷毀制度1定期開展檔案資料保存價值的鑒定會。由本局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組組織，由有關(guān)專業(yè)的科技人員與檔案工作人員組成鑒定小組。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和標準，對已過保管期限的科技檔案進行鑒定并填寫鑒定卡一式三份。2銷毀檔案，必須填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組領(lǐng)導(dǎo)審查批準，并報送主管部門進行鑒銷。為防止泄密，涉密檔案銷毀工作由辦