公文格式管理辦法.doc

.ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文處理辦法第一章 總 則第一條 為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，以國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法為指導(dǎo)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條 企業(yè)的公文，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是公司依法經(jīng)營(yíng)和進(jìn)行公務(wù)、商務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理（收文、發(fā)文）、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定，確保企業(yè)商業(yè)、技術(shù)秘密的安全。第六條 公司各單位、各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守本辦法，加強(qiáng)對(duì)本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條 公司綜合管理部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本公司的公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各單位、各部門的公文處理工作。第二章 公文種類第八條 本公司的公文種類主要有：決定、通知、通報(bào)、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。（一）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知。適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府主管部門和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。（三）通報(bào)。適用表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（四）通告。適用在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項(xiàng)。（五）報(bào)告。適用于向上級(jí)單位匯報(bào)，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問。（六）請(qǐng)示。適用向上級(jí)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)。（七）批復(fù)。適用答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)求事項(xiàng)。（八）意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（九）函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題；請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十）會(huì)議紀(jì)要。適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文格式第九條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章、附注、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成（具體見ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文格式）。（一）涉及國(guó)家和企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。（二）緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）主送單位指公文受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公司發(fā)往各單位的公文，如需機(jī)關(guān)各部門周知，應(yīng)在主送單位處標(biāo)明“公司各單位，機(jī)關(guān)各部門：”字樣。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。（九）公文除“會(huì)議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（十二）所有正式文件，均應(yīng)標(biāo)注主題詞，主題詞應(yīng)由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成，標(biāo)注在文件末頁(yè)下部，抄送范圍上方。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。第十條 公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，兩面用，左側(cè)裝訂。第四章 行文規(guī)則第十一條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不許越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)單位。第十二條 職能部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文和向各有關(guān)單位的下屬部門行文。職能部門未經(jīng)該部門的分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般不得以公司名義行文。第十三條 屬于部門職權(quán)范圍的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。用部門或聯(lián)合行文中的主辦部門的文頭紙。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項(xiàng)經(jīng)公司同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)公司同意”的字樣。第十四條 用公司名義行文的主要有：（一）向集團(tuán)、公司董事會(huì)及政府主管機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作。（二）向外單位聯(lián)系重要事務(wù)。（三）轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)、公司董事會(huì)及政府主管部門的重要文件。（四）向公司各單位、各部門下達(dá)重要決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見等。（五）公司中層以上領(lǐng)導(dǎo)人員的聘任、解聘決定。（六）以公司名義行文一律用公司文頭紙。第十五條 用各單位、各部門名義行文的有：（一）向公司報(bào)告、請(qǐng)示工作。（二）在職權(quán)范圍以內(nèi)，下達(dá)計(jì)劃、規(guī)章、指導(dǎo)生產(chǎn)、通知事項(xiàng)、了解情況。第十六條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，如需要同時(shí)抄送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。第十七條 “報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五章 發(fā)文辦理第十八條 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，提高質(zhì)量。第十九條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，力求簡(jiǎn)短。（二）公文的文種應(yīng)當(dāng)概括行文的目的，發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明中文含義。（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（五）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（六）公文中使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條 以公司名義發(fā)出的文件，由主辦部門起草，經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，再報(bào)綜合管理部，由綜合管理部對(duì)公文進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則，公文格式是否正確等。審核、簽發(fā)應(yīng)使用ZYHT冷軋技術(shù)有限公司發(fā)文首頁(yè)紙（式樣五）。第二十一條 以公司名義制發(fā)的上行文，須由總經(jīng)理簽發(fā)；以公司名義制發(fā)的平行或下行文，一般可由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要的由總經(jīng)理簽發(fā)。第二十二條 公文正式印制前，主管部門文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備、附件材料是否齊全、格式是否正確。第六章 收文辦理第二十三條 收文辦理指經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示交由有關(guān)單位、部門辦理的上級(jí)黨委、政府或其相關(guān)部門公文的處理過程。包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十四條 收文登記。凡需公司受理的文件、電報(bào)、資料等，必須由綜合管理部統(tǒng)一簽收、拆封；綜合管理部要建立統(tǒng)一規(guī)范的收文登記薄，由文管人員及時(shí)認(rèn)真做好登記，并按要求填寫ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文處理表（式樣六）。第二十五條 批辦程序。綜合管理部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見，送總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批示后及時(shí)送達(dá)有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。領(lǐng)導(dǎo)簽批的處理意見，應(yīng)明確承辦部門和時(shí)限要求等，需多個(gè)部門聯(lián)合辦理，應(yīng)指明主辦和協(xié)辦部門。第二十六條 文件承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和文件緊急程度及時(shí)辦理，不得延誤和推諉。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回綜合管理部并說明理由。第二十七條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。第七章 公文歸檔第二十八條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理（立卷）歸檔。第二十九條 歸檔范圍的公文、原件（包括項(xiàng)目審批等重要文件，其他文件暫時(shí)按目前形式處理）由經(jīng)辦單位整理（立卷），送綜合管理部歸檔。經(jīng)辦單位保留復(fù)印件或公文副本。第三十條 歸檔范圍的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文（包括沒有文件編號(hào)的合同、協(xié)議等業(yè)務(wù)文件）。 第八章 公文管理第三十一條 公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十二條 綜合管理部應(yīng)當(dāng)保障本公司公文管理及相關(guān)制度的貫徹與執(zhí)行。第三十三條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)鑒別并經(jīng)綜合管理部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以銷毀。第三十四條 單位合并時(shí)，公文應(yīng)隨之合并管理。單位被撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后，移送公司綜合管理部。工作人員辭職或調(diào)離原工作崗位，應(yīng)將本人暫存借閱的公文移交和清退。 第九章 附則第三十五條 本辦法由公司綜合管理部（公文主管部門）負(fù)責(zé)解釋。第三十六條 本辦法自2009年3月1日起施行。2008年1月下發(fā)的ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文處理辦法同時(shí)廢止。ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文格式第一章 總則第一條 為保持公司公文格式的統(tǒng)一、嚴(yán)肅、整潔、提高公文處理效率，以國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式為指導(dǎo)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本格式。第二條 公司公文形式為文件（包括上行文、平行文和下行文）、函件、會(huì)議紀(jì)要等。上行文（式樣一）用于以公司名義向集團(tuán)、公司董事會(huì)及政府主管機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告和各職能部門、單位向公司的請(qǐng)示、報(bào)告等。平行文和下行文（式樣二）用于以公司或部門名義下發(fā)的決定、指示、通告、通知、批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件等。函件（式樣三）用于平行單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題及一般性的通知等。會(huì)議紀(jì)要（式樣四）用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第二章 文件的要素標(biāo)識(shí)規(guī)則第三條 文件眉首，一般指文件首頁(yè)橫線以上部分，包括發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)以及簽發(fā)人等內(nèi)容。第四條 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由發(fā)文單位全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，位于文件編號(hào)之上。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)一般使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)一般應(yīng)小于22mm15mm（高寬）。第五條 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成。在發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)（或小3號(hào)）仿宋體居中排列；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位，不加“第”字。如：ZYHT20071號(hào)。第六條 上報(bào)的文件需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，位于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)以下，橫線以上。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用3號(hào)（或小3號(hào)）楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。平行文和下行文不標(biāo)識(shí)簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)居中排列。第七條 文件標(biāo)題，包括發(fā)文單位名稱、文件內(nèi)容、文件種類，用2號(hào)（或20號(hào)）宋體字（加粗），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。文件標(biāo)題位于首頁(yè)橫線之下20mm處（空2行）。第八條 主送單位，即文件發(fā)往單位名稱。公司發(fā)往各單位的公文，如需機(jī)關(guān)各部門周知，應(yīng)在主送單位處標(biāo)明“公司各單位，機(jī)關(guān)各部門”字樣。主送單位位于文件標(biāo)題之下空1行左側(cè)頂格位置，回行時(shí)仍頂格，用3號(hào)（或小3號(hào)）仿宋體。主送單位如為兩個(gè)以上，應(yīng)位置并列，中間用逗號(hào)隔開，后標(biāo)冒號(hào)。第九條 文件正文位于主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。文件正文用3號(hào)（或小3號(hào)）仿宋體字，第一層小標(biāo)題用3號(hào)（或小3號(hào)）黑體字，第2層小標(biāo)題用3號(hào)（或小3號(hào)）楷體字。第十條 文件如有附件，在正文之下空1行左空2字用小3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如附件：1）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第十一條 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱（見附件七）。成文日期用漢字書寫，將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”，右空4字。成文日期以公司領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)，經(jīng)會(huì)議討論通過的文件以通過日期為準(zhǔn)。加蓋印章應(yīng)上距離正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋2個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右空7字，主辦單位印章在前。第十二條 主題詞位于文件落款之下，分送欄和抄送欄之上居左頂格標(biāo)識(shí)。主題詞用3號(hào)（或小3號(hào)）宋體字，詞目之間空1字；按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，數(shù)量不超過5個(gè)。第十三條 分送欄、抄送欄位于主題詞下1行，文件印發(fā)單位欄之上位置。左右各空1字，用3號(hào)（或小3號(hào)）仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)冒號(hào)；抄送單位間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊，抄送順序，一般按國(guó)家機(jī)關(guān)或公司內(nèi)部編制序列依次排列。第十四條 印發(fā)單位欄位于抄送欄之下的最后1行，用于說明文件印發(fā)部門的名稱、印發(fā)日期。用3號(hào)（或小3號(hào)）仿宋體字,印發(fā)單位左空1字。印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。公司的文件印發(fā)單位一般統(tǒng)稱公司綜合管理部，各職能部門文件的印發(fā)單位統(tǒng)用該單位全稱。第十五條 主題詞以下各欄之間及印發(fā)單位欄之下 ，各畫一條橫線。第三章 其他公文的要素標(biāo)識(shí)規(guī)則第十六條 函件的眉首部分與標(biāo)題之間的橫線距首頁(yè)頂端45mm，首頁(yè)部分標(biāo)識(shí)發(fā)文單位全稱，使用小標(biāo)宋體字。公文編號(hào)位于橫線之下、標(biāo)題之上的右角頂格位置；抄送欄位于末尾；不編主題詞，不注明印發(fā)單位。其他要素標(biāo)識(shí)同本格式相關(guān)的要素說明。第十七條 會(huì)議紀(jì)要的眉首部分與標(biāo)題之間的橫線距首頁(yè)頂端105mm，會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“會(huì)議紀(jì)要”組成，使用小標(biāo)宋體字。期號(hào)位于會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)下中，用括號(hào)括入。編寫單位和成文日期分別位于期號(hào)以下、橫線之上的左右兩側(cè)頂格位置。標(biāo)題位于橫線以下。分送抄送單位于正文末尾。會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。第十八條 各部門擬以公司名義下發(fā)的各類文件，第一頁(yè)均用統(tǒng)一規(guī)定的ZYHT冷軋技術(shù)有限公司發(fā)文首頁(yè)紙（見式樣五）。第四章 印刷格式第十九條 正式文件紙采用A4型。一般每頁(yè)排22行，每行排26個(gè)字。第五章 附則第二十條 本公文格式由公司綜合管理部（公文主管部門）統(tǒng)一管理。第二十一條 本格式適用于公司各職能部門和單位。第二十二條 本格式自2009年3月1日起施行。2008年1月制定的ZYHT冷軋技術(shù)有限公司公文格式同時(shí)廢止。 式樣一200號(hào) 簽發(fā)人： ZYHT公司關(guān)于的請(qǐng)示：。附件：1、 2、ZYHT冷軋技術(shù)有限公司（漢字書寫）年月日 主題詞： 抄送：，。ZYHT冷軋技術(shù)有限公司綜合管理部 200年月日印發(fā) 錄入： 校對(duì)： （共印份）式樣二 ZYHTXX字200號(hào)ZYHT公司關(guān)于通知：。附件：1、 2、ZYHT冷軋技術(shù)有限公司（漢字書寫）