關于服務意識下高校檔案管理論文.doc

關于服務意識下高校檔案管理論文 1、高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析 隨著社會的不斷進步、科技的迅速發(fā)展電子化、信息數(shù)字化等技術在眾多領域已進行了普及高校檔案管理工作也不例外.為了順應社會的發(fā)展計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中被廣泛應用由于其具有的高效、技術性特征一般的工作人員無法進行實際操作因此專業(yè)的技術人員必不可少但是就目前大多數(shù)高校而言它們?nèi)狈I(yè)技術人才無法將檔案管理工作的知識理論與計算機網(wǎng)絡等技術進行完美融合拖慢檔案管理工作的進程阻礙其進行有效發(fā)展. 2、高校檔案管理工作在服務方面存在的問題不足 2.1服務意識不夠 服務意識不夠是當前高校檔案管理工作在服務方面存在的主要問題就目前大部分高校而言它們?nèi)蕴幱诒粍臃諣顟B(tài)浪費服務對象們的時間、精力.沒有做到“以服務對象為主”的原則無法體現(xiàn)自己的工作職責和價值.這類問題的成因包括以下三個方面： （1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)工作意識不足導致其態(tài)度馬虎行為懶散；服務意識不夠無法遵守服務原則缺乏主動服務意識；責任意識不足對工作不負責任對自己不負責任沒有體現(xiàn)自身的工作價值 （2）高校領導對高校檔案管理工作的服務需求不清晰造成工作人員無法順利開展服務工作 （3）高校師生不及時給予有效建議助長工作人員懶散的氣焰. 2.2服務管理不夠完善 服務管理即對高校檔案管理工作人員服務對象提供的服務進行管理其中包括對服務態(tài)度、服務質(zhì)量、服務效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視造成檔案管理工作的服務管理不到位、不完善具體體現(xiàn)在： （1）缺乏一套完整的服務管理體系.原本的服務管理體系無法支撐目前的管理缺乏針對性導致整個管理流程不夠規(guī)范影響在服務過程中對工作人員的管理 （2）服務管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對檔案管理工作的服務管理太過形式化缺乏具體的管理模式平常太過簡單化抱著草草了事的心態(tài)僅僅為了應付上級領導的監(jiān)督檢查而稍稍重視之后又維持現(xiàn)狀 （3）服務思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務思路不清晰影響工作的正常落實缺乏主動意識性無法給予服務工作有效性建議.使得服務管理工作無法進行具體落實缺乏具體化. 2.3服務方法不全面太過單一 就目前現(xiàn)狀而言高校檔案管理工作的服務方法以人工服務為主以信息搜索、查詢?yōu)檩o但這僅僅針對于網(wǎng)絡設備完善、基本網(wǎng)絡服務已啟動、高校檔案資料已完整入庫的高校少數(shù)無法適應社會變化、沒有及時進行資料更新的高校就只能依靠單一的服務方法進行服務管理工作的開展.然而由于紙質(zhì)檔案種類數(shù)量繁多且信息量過大而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性導致無法給予服務對象優(yōu)質(zhì)的服務無法確保服務質(zhì)量達不到服務對象的目的無法滿足其需求造成服務管理工作的失職. 2.4未開展服務研究 服務工作本身就需要不斷進行研究使之不斷優(yōu)化和進步然而部分高校檔案管理工作仍然沒有為其開展服務研究這在一定程度上無法提升其服務管理水平無法促進高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下： （1）對高校檔案管理工作不夠重視 （2）服務管理不到位 （3）工作人員工作意識不夠.因此高校檔案管理工作的服務研究需要高校的每一個人相互配合、共同努力在完善服務方式的同時還需進一步加強對工作人員服務意識的培養(yǎng)同時也要對服務管理進行更深層次地研究為促進高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻. 3、高校檔案管理工作中服務方面的有效措施 3.1提高工作人員的服務意識 為了讓高校檔案管理工作更好地進行第一個需要強化提升的就是檔案管理人員的服務意識其中包括責任認知意識和工作意識.首先工作人員應明白自身所肩負的職責所在明白檔案管理工作的必要性和重要性改變原本懶散的工作度提高主動積極的服務意識然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價值為服務對象提供最全面的服務.最終達到促進高校檔案管理工作發(fā)展的目的. 3.2建立健全的服務管理制度 為了方便高效管理工作中服務管理的有效進行應建立一套完整的服務管理制度方便檔案管理人員在有效開展服務工作的同時進一步強化自己的服務意識以達到促進高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過服務管理制度對工作人員進行監(jiān)督同時也可設立合理的獎懲制度提高工作人員的工作熱情.方便服務管理的有效進行. 3.3創(chuàng)新服務思路采用多種服務方式 為了迎合社會的發(fā)展和科技的進步高校檔案管理工作的服務管理也應該不斷地發(fā)展和完善這樣才能創(chuàng)新服務思路運用不同的服務方式進行工作 （1）提高工作人員對服務管理的相關認知 （2）引進外校先進的服務方式 （3）強化、完善工作人員的服務思路 （4）利用計算機網(wǎng)絡等技術進行服務創(chuàng)新. 3.4引進國外高校先進的服務管理方式時常進行人才交流 國內(nèi)高校的檔案管理工作遠不如國外的先進導致這種情況的最主要因素是國外對檔案管理工作的重視程度比國內(nèi)高他們將高校檔案管理作為學校的榮譽體現(xiàn)和辦學成果體現(xiàn)為學校營造了良好的檔案管理氛圍.且國外的檔案管理人才充足他們在一定程度上推動了檔案管理工作的發(fā)展.因此時常與國外盡心個人才交流必不可少在交流的過程中不斷取長補短引進他們的先進技術和管理方式完善我國高校檔案管理工作的服務管理制度同時促進我國高校檔案管理工作的發(fā)展.3.5增加基礎設備方面的資金投入結(jié)合高校檔案管理工作的實際情況提升自身的基礎設備水平不斷進行更新.用最全面的基礎設備結(jié)合理論知識將高校檔案管理中的服務管理做到最好提高檔案管理工作的服務質(zhì)量. 4、高校檔案管理服務方面的創(chuàng)新 4.1高校檔案管理服務意識的創(chuàng)新 隨著社會、科技的發(fā)展與進步高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展為了與時俱進迎合現(xiàn)代化的教育潮流就必須對高校檔案管理進行不斷創(chuàng)新而意識創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎因此只有通過對高校檔案管理服務意識進行創(chuàng)新才能實現(xiàn)高校檔案管理服務的創(chuàng)新.為此應將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)加強工作的創(chuàng)新性和主動性從行為認知上改變?nèi)藗儗n案工作的了解將原本被動的服務意識變成主動對檔案信息資料進行不斷完善和更新不斷強化創(chuàng)新能力提高創(chuàng)新意識促進高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展. 4.2高校檔案管理服務內(nèi)容的創(chuàng)新 在進行檔案管理工作的過程中必須跟上時代變化的腳步不斷地進行檔案資料和信息的更新并加入全新的檔案內(nèi)容和信息保證檔案的完整性和全面性有計劃地對檔案資源進行實時收集和更新使其更實時、高效地為服務對象提供需求和服務. 4.3高校檔案管理服務方式的創(chuàng)新 改變原先傳統(tǒng)的服務形式進行改革創(chuàng)新充分發(fā)掘高校自身的潛能結(jié)合自身所有的技術設備和管理理論不斷進行完善、創(chuàng)新采用多種多樣的服務方式去滿足用戶的需求將服務內(nèi)容提升等級以達到促進高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標. 4.4高校檔案管理服務手段的創(chuàng)新 4.4.1利用計算機網(wǎng)絡技術建立健全的現(xiàn)代化管理機構(gòu)充分利用高校原有的有利因素應用計算機網(wǎng)絡等技術建立健全的現(xiàn)代化管理機構(gòu)將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網(wǎng)內(nèi)設置網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)方便用戶快速及時地進行信息查詢讓網(wǎng)絡變成檔案管理服務的重要