加油站便利店商品庫存管理系統(tǒng)操作流程.docx

規(guī)章制度便利店庫存管理系統(tǒng)操作流程指引流程編號(hào)版本號(hào)流程名稱便利店庫存管理系統(tǒng)操作流程指引相關(guān)部門財(cái)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)部相關(guān)制度相關(guān)表單流程編號(hào)SOSD-002編制楊兵審核王強(qiáng)修改記錄第一次修改編制審核要點(diǎn)第二次修改編制審核要點(diǎn)第三次修改編制審核要點(diǎn)第四次修改編制審核要點(diǎn)第五次修改編制審核要點(diǎn)起草部門： 油站運(yùn)營(yíng)部分發(fā)目錄：本部全體員工簽發(fā)人： _（總經(jīng)理）簽發(fā)日期：便利店庫存管理系統(tǒng)操作流程指引商品的庫存管理是油站營(yíng)運(yùn)環(huán)節(jié)中非常重要的一部分。科學(xué)而嚴(yán)格的管理，不僅能最大限度地降低過期、損壞、霉變等各種損耗，還能有效地節(jié)約空間和勞動(dòng)力。庫存管理包括商品入庫、出庫和回庫三個(gè)環(huán)節(jié)： 商品入庫：按照分類擺放及先進(jìn)先出的原則碼放商品將實(shí)際收貨數(shù)量錄入非油品驗(yàn)收單按照訂貨/收貨流程接收商品注意事項(xiàng)： 按照“先進(jìn)先出”的原則：同種貨品都應(yīng)按照有效期的先后由上至下，由左至右，由外至里擺放 合理分配貨架，同類商品擺放在同一或相鄰貨架上，飲料、食品類商品應(yīng)遠(yuǎn)離化學(xué)或汽車用品 食品類不得接觸地面 貴重商品應(yīng)放入專門的柜子上鎖，并由專人保管非油品驗(yàn)收單 油站在正常驗(yàn)收所訂購(gòu)的非油品時(shí)使用?！静僮鞑襟E】本模塊采用“單據(jù)操作畫面”（如圖），在此界面可直接對(duì)內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除，審核后即在系統(tǒng)內(nèi)生效。第1步 選擇相應(yīng)的模塊，進(jìn)入單據(jù)操作界面；第2步 選擇查詢條件并輸入相關(guān)信息后按“查詢”；或直接點(diǎn)擊“查詢”，系統(tǒng)顯示所有符合查詢條件的單據(jù)，如沒有輸入任何條件則顯示所有單據(jù)；第3步 點(diǎn)擊“編輯”；第4步 輸入“驗(yàn)收數(shù)量”與“贈(zèng)品數(shù)量”并選擇商品存放位置；第5步 保存并審核。例如： 按商品種類的不同將其放置在庫房的相應(yīng)區(qū)域?qū)?shí)際收貨數(shù)量錄入系統(tǒng)非油品驗(yàn)收單 小貼士：l 商品根據(jù)不同性質(zhì)劃分為22類：酒、糖果、餅干、奶、家庭食品、面包、快餐、快餐飲料、雪糕、香煙、飲料、薯片小吃、文具/玩具、日用品、健康美容品、藥品、計(jì)生用品、服務(wù)、消耗品、報(bào)刊雜志、汽車用品、機(jī)油l 便利店的倉庫應(yīng)分為貨品區(qū)、禮品/促銷品區(qū)、退/換/轉(zhuǎn)貨品區(qū)、過期/損壞貨品區(qū)和雜貨區(qū)等五個(gè)區(qū)域l 每一間油站應(yīng)保存有倉庫的標(biāo)準(zhǔn)倉庫貨架布局示意圖l 香煙是需要特別留意的貴重商品，在儲(chǔ)存過程中，很容易吸收不同的氣味必須有獨(dú)立而且相對(duì)密封的容器來儲(chǔ)存。A架B架C架D架G架F架E架A架B架C架D架E架F架G架藥品/計(jì)生/健康美容禮品玩具餅干餅干餅干香煙香煙汽車用品汽車用品報(bào)刊/雜志薯片小吃薯片小吃糖果酒機(jī)油機(jī)油日用品飲料飲料家庭食品退換貨品機(jī)油機(jī)油機(jī)油日用品飲料飲料損壞商品 商品出庫：庫房商品實(shí)際出庫與賬面記錄非油品移倉單油站將非油品從倉庫轉(zhuǎn)移到貨架或貨架轉(zhuǎn)移到倉庫時(shí)使用，系統(tǒng)在核減銷售時(shí)使用貨架庫存，如未及時(shí)進(jìn)行移倉，可能會(huì)造成貨架負(fù)庫存。【操作步驟】本模塊采用“單據(jù)操作畫面”（如下圖），在此界面可直接對(duì)未審核確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除、添加。第1步 選擇相應(yīng)的模塊，進(jìn)入單據(jù)操作界面；第2步 進(jìn)入該模塊后點(diǎn)擊右上角的“新建”；第3步選擇“營(yíng)業(yè)日期”與“班次”；第4步選擇“移出倉位”與“移入倉位”；第5步點(diǎn)擊“增加刪除商品明細(xì)”；第6步 選擇商品并輸入“移倉數(shù)量”；第7步保存并審核。l 商品實(shí)際出庫：如需補(bǔ)貨，填寫非油品移倉單檢查便利店內(nèi)商品是否豐盈根據(jù)非油品移倉單于庫房中找到相應(yīng)商品按照“先進(jìn)先出”原則取出商品按照陳列原則擺放商品例如，2010年3月20日A班銷售2桶快馳4000（15W40），貨架出現(xiàn)空缺，則便利店員需要出庫3桶快馳4000（15W40）便利店貨架出現(xiàn)空缺：快馳4000缺3桶 2009年9月15日2009年12月2日 在庫房找到相應(yīng)貨品（快馳4000） 比較商品的有效期，按照“先進(jìn)先出”原則將有效期較短的商品取出3桶） l 賬面記錄 打印當(dāng)日非油品移倉單，并根據(jù)非油品移倉單進(jìn)行出庫，并由便利店員/主管與收銀員共同簽字確認(rèn)，存檔備查；小貼士：l 庫房鑰匙一把由便利店主管保管，便利店主管上班盤點(diǎn)庫存商品無誤后，在相應(yīng)非油品移倉單上簽字確認(rèn)。 商品回庫： 出現(xiàn)破損、過期或通知下架等情形，商品應(yīng)收回至庫房過期/損壞貨區(qū)放置。（商品報(bào)廢、退貨等流程詳見第一章1.6.2退換貨 及1.6.4商品有效期管理） 庫房過期/損壞貨區(qū)商品出現(xiàn)破損或過期 商品盤點(diǎn)： 盤點(diǎn)是便利店管理中十分重要和必不可少的工作。 通過定期和準(zhǔn)確的盤點(diǎn)n 可以清楚了解實(shí)際的庫存貨品種類和數(shù)量；n 可以清楚地反應(yīng)出某段時(shí)間范圍內(nèi)某類貨品的損耗情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的某些問題，最大限度地降低不必要的損耗； 整個(gè)盤點(diǎn)程序可分為倉庫貨品盤點(diǎn)和便利店貨品盤點(diǎn)兩部分； 在便利店盤點(diǎn)過程中，不得影響便利店正常的銷售工作盤點(diǎn)方法： 每班盤點(diǎn)：油站建立貨架商品臺(tái)帳，每次從倉庫出貨及每班商品銷售時(shí)，都必須在交接班前及時(shí)在系統(tǒng)中錄入，交接班時(shí)，交接班雙方應(yīng)該根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)盤點(diǎn)貨架實(shí)物，如果出現(xiàn)每班差異，需及時(shí)查找原因，當(dāng)班主管為負(fù)責(zé)人。 每周盤點(diǎn)：油站經(jīng)理對(duì)部分物品進(jìn)行抽查，并填寫便利店商品抽盤表。 每月盤點(diǎn)：每月油站經(jīng)理組織一次對(duì)便利店商品的全面盤點(diǎn)，油站經(jīng)理與會(huì)計(jì)須在現(xiàn)場(chǎng)參加盤點(diǎn)。l 手工盤點(diǎn)：前期準(zhǔn)備 提前上貨，保證盤點(diǎn)期間商品的銷售與貨架的豐滿 充足的人員，保證盤點(diǎn)質(zhì)量 空白的倉庫/便利店商品盤點(diǎn)表 初盤的同時(shí)安排專人負(fù)責(zé)記錄初盤期間的商品銷售情況，注意將“銷售”分為“盤點(diǎn)前”、“盤點(diǎn)后”兩個(gè)階段記錄初盤按盤點(diǎn)實(shí)際數(shù)量準(zhǔn)確錄入第1步 選擇“非油品盤點(diǎn)錄入單”模塊，進(jìn)入單據(jù)操作界面；第2步 進(jìn)入該模塊后點(diǎn)擊右上角的“新建”；錄入第3步選擇“盤點(diǎn)通知單號(hào)”和“倉位”；第4步點(diǎn)擊“增加刪除商品明細(xì)”并選擇需盤點(diǎn)的商品；第5步輸入“盤點(diǎn)數(shù)量”與“盤點(diǎn)期間銷售影響數(shù)”；第6步保存并審核。l 盤點(diǎn)槍盤點(diǎn)：第一步新建非油品盤點(diǎn)通知單非油品盤點(diǎn)通知單是盤點(diǎn)前的準(zhǔn)備，此操作確定盤點(diǎn)商品的范圍。【操作步驟】本模塊采用“單據(jù)操作畫面”（如下圖），在此界面可直接對(duì)未審核確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除、添加。第1步 選擇相應(yīng)的模塊，進(jìn)入單據(jù)操作界面；第2步 進(jìn)入該模塊后點(diǎn)擊右上角的“新建”；第3步選擇“油站”；第4步選擇“是否立即執(zhí)行”，若“否”，則選擇執(zhí)行的營(yíng)業(yè)日期與班次；第5步選擇“是否指定倉位”，若“是”，則選擇“倉位”或“貨架”；第6步 選擇“商品范圍”，若非“全部商品”，則選擇特定商品；第7步保存并審核。第二步非油品盤點(diǎn)資料導(dǎo)入盤點(diǎn)槍盤點(diǎn)資料導(dǎo)入盤點(diǎn)槍是在每次盤點(diǎn)開始之前需要做的工作，導(dǎo)入到盤點(diǎn)槍的資料將在盤點(diǎn)過程中比對(duì)盤點(diǎn)商品是否存在，操作時(shí)需要打開盤點(diǎn)槍的同時(shí)登陸POS系統(tǒng)，操作步驟如下：1) 在盤點(diǎn)槍上：打開菜單“1:數(shù)據(jù)傳輸-3:下傳主檔數(shù)據(jù)”，將提示：是否接受數(shù)據(jù)？2) 油站端的BOS：登陸B(tài)OS，打開“交班管理-盤點(diǎn)機(jī)數(shù)據(jù)處理”菜單，如下圖：3) 按下盤點(diǎn)槍確認(rèn)鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊BOS系統(tǒng)中如上模塊的第一個(gè)按鈕“BOS-盤點(diǎn)槍”4) 確認(rèn)后，如下提示表示本次導(dǎo)入成功：a) 盤點(diǎn)槍提示：下載數(shù)據(jù)結(jié)束，按任意鍵返回!b) 按BOS系統(tǒng)提示：導(dǎo)入數(shù)據(jù)至盤點(diǎn)機(jī)成功。l 注意：如果盤點(diǎn)槍出現(xiàn)：等待超時(shí)，按任意鍵返回!，表示導(dǎo)入數(shù)據(jù)不成功，需要重新再試第三步盤點(diǎn)并錄入系統(tǒng)A盤點(diǎn)整個(gè)過程，只使用一支盤點(diǎn)槍進(jìn)行全場(chǎng)盤點(diǎn)盤點(diǎn)小組由3人組成，其中2人盤點(diǎn)報(bào)數(shù)，另外1人（通常是指油站出納）同時(shí)監(jiān)督清點(diǎn)的順序和數(shù)量并在盤點(diǎn)槍錄入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，然后導(dǎo)入系統(tǒng)生成審核盤點(diǎn)錄入單。所有參與盤點(diǎn)人需在已審核的非油品盤點(diǎn)錄入單上簽名確認(rèn)，出納不需另行抽盤。B盤點(diǎn)整個(gè)過程，使用多支盤點(diǎn)槍同時(shí)進(jìn)行全場(chǎng)盤點(diǎn)油站出納負(fù)責(zé)盤點(diǎn)的組織，根據(jù)可以使用的盤點(diǎn)槍的數(shù)量決定分組個(gè)數(shù)及人員安排。每組2個(gè)人，1人盤點(diǎn)，另1人監(jiān)督清點(diǎn)的順序和實(shí)盤數(shù)量并使用盤點(diǎn)槍進(jìn)行記錄，之后將盤點(diǎn)槍數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)中生成非油品盤點(diǎn)錄入單并審核，參與盤點(diǎn)人員根據(jù)誰盤點(diǎn)誰負(fù)責(zé)的原則在已審核的非油品盤點(diǎn)錄入單上簽名確認(rèn)，對(duì)參與盤點(diǎn)的實(shí)盤數(shù)量負(fù)責(zé)；油站出納組織并監(jiān)督整個(gè)盤點(diǎn)過程，并按相關(guān)條款要求進(jìn)行抽盤。C盤點(diǎn)整個(gè)過程，使用盤點(diǎn)槍與手工盤點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行全場(chǎng)盤點(diǎn)油站出納負(fù)責(zé)盤點(diǎn)的組織，使用盤點(diǎn)槍盤點(diǎn)請(qǐng)參考B類盤點(diǎn)形式的工作程序；同時(shí)采取用手工盤點(diǎn)形式的，每組2人，1人盤點(diǎn)，另1人監(jiān)督清點(diǎn)的順序和實(shí)盤數(shù)量并手工記錄在非油品盤點(diǎn)錄入單表上，手工記錄的非油品盤點(diǎn)錄入單由油站經(jīng)理授權(quán)，除便利店主管外參與盤點(diǎn)的員工進(jìn)行系統(tǒng)錄入并審核，參與盤點(diǎn)人員根據(jù)誰盤點(diǎn)誰負(fù)責(zé)的原則在已審核的非油品盤點(diǎn)錄入單上簽名確認(rèn)，對(duì)參與盤點(diǎn)的實(shí)盤數(shù)量負(fù)責(zé)，出納組織并監(jiān)督整個(gè)盤點(diǎn)過程，并按相關(guān)條款要求進(jìn)行抽盤。盤點(diǎn)槍導(dǎo)入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)步驟：第1步 選擇“非油品盤點(diǎn)錄入單”模塊，進(jìn)入單據(jù)操作界面；第2步 進(jìn)入該模塊后點(diǎn)擊右上角的“新建”；第3步選擇“盤點(diǎn)通知單號(hào)”和“倉位”；第4步點(diǎn)擊“導(dǎo)入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)”按鈕第5步系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入盤點(diǎn)槍中的數(shù)據(jù)并顯示在界面上；第6步保存并審核。第四步審核盤點(diǎn)錄入單盤點(diǎn)錄入單審核后，系統(tǒng)將在非油品盤點(diǎn)審批單中顯示盈虧數(shù)，如盈虧數(shù)量正確則由油站經(jīng)理審批非油品盤點(diǎn)審批單，完成盤點(diǎn)工作?！静僮鞑襟E】本模塊采用“單據(jù)操作畫面”（如下圖），在此界面可直接對(duì)未審核確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除、添加。第1步 選擇相應(yīng)的模塊，進(jìn)入單據(jù)操作界面；第2步 選擇查詢條件并輸入相關(guān)信息后按“查詢”；或直接點(diǎn)擊“查詢”，系統(tǒng)顯示所有符合查詢條件的單據(jù)，如沒有輸入任何條件則顯示所有單據(jù)；第3步 點(diǎn)擊“編輯”或“查看”，檢查盈虧數(shù)量是否正確；第4步 如盈虧數(shù)量正確，可審核完成盤點(diǎn)，如數(shù)量有誤，可再次進(jìn)行“非油品盤點(diǎn)錄入單”修改實(shí)盤數(shù)。復(fù)盤 初盤者簽名，初盤結(jié)束 換另一員工復(fù)盤，復(fù)盤操作同上。 復(fù)盤者簽名，復(fù)盤結(jié)束。 經(jīng)理/出納同時(shí)對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行抽查，隨機(jī)抽查不少于10%的商品 復(fù)盤/抽檢油站出納/經(jīng)理打印已審核非油品盤點(diǎn)錄入單，于每張單上挑選兩-五項(xiàng)商品進(jìn)行抽盤并記錄抽盤數(shù)量，確認(rèn)無誤后在非油品盤點(diǎn)錄入單對(duì)應(yīng)抽盤的單品后面簽名確認(rèn) 油站經(jīng)理在財(cái)務(wù)結(jié)賬日之前（通常是指每月30日之前）點(diǎn)擊“盤點(diǎn)審核”按鈕，在系統(tǒng)生成最終的非油品盤點(diǎn)審批單并簽名確認(rèn)，盤點(diǎn)完畢% 注意： 在盤點(diǎn)審批單未審核前，可多次錄入盤點(diǎn)錄入單，同一商品多次錄入時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)數(shù)量進(jìn)行累加。 如審核了此單據(jù)，則表示本次盤點(diǎn)工作結(jié)束，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)實(shí)盤結(jié)果產(chǎn)生盤點(diǎn)盈虧單，并調(diào)整系統(tǒng)庫存。 盤點(diǎn)結(jié)果=核對(duì)后的復(fù)盤數(shù)量+盤