2《共享EXCEL工作簿實(shí)現(xiàn)協(xié)同錄入》實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書.doc

共享EXCEL工作簿實(shí)現(xiàn)協(xié)同錄入實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書一所屬課程：辦公自動(dòng)化二實(shí)驗(yàn)性質(zhì)：綜合性實(shí)驗(yàn)三實(shí)驗(yàn)?zāi)康模和ㄟ^設(shè)置局域網(wǎng)工作組、共享文件夾使學(xué)生掌握在局域網(wǎng)內(nèi)文件的共享操作，利用excel共享工作簿的功能使學(xué)生掌握共享文件編輯的能力，實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同辦公。四實(shí)驗(yàn)儀器、工具、材料處在同一局域網(wǎng)的計(jì)算機(jī)。五實(shí)驗(yàn)步驟1設(shè)計(jì)一個(gè)調(diào)查統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，創(chuàng)建成一個(gè)excel文檔；2設(shè)置共享工作簿假設(shè)有甲乙丙丁四個(gè)用戶分工合作共同完成錄入操作，四人分別在user1、user2、user3、user4號(hào)機(jī)器上同時(shí)操作，學(xué)生學(xué)籍資料信息2002.xls存放在user1號(hào)機(jī)器的硬盤E:上。在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯” 標(biāo)簽，如圖所示。、選擇“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框，在“高級(jí)”標(biāo)簽中可以對(duì)“自動(dòng)更新間隔”、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個(gè)人視圖屬性”等進(jìn)行設(shè)置，在通常情況下，“高級(jí)”標(biāo)簽中的各個(gè)參數(shù)可直接使用系統(tǒng)默認(rèn)值，然后單擊確定即可。 、出現(xiàn)提示時(shí)，保存工作簿。 、在“文件”菜單中單擊“另存為”，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問到的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源上（如user1號(hào)機(jī)器的E:）。3使用共享工作簿查看沖突日志 沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時(shí)所作的更改保存的信息，信息包括每個(gè)更改的作者、進(jìn)行更改的時(shí)間和被更改的數(shù)據(jù)內(nèi)容等。 查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標(biāo)箭頭停留在被修訂過的單元格上，突出顯示詳細(xì)的修改信息；二是在單獨(dú)的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突，方法如下： a在“工具”菜單中，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂”命令。 b選中“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框，該復(fù)選框?qū)㈤_啟工作簿共享和沖突日志。 c選中“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框，這樣在工作表上進(jìn)行需要的修改后，Excel會(huì)以突出顯示的顏色標(biāo)記修改、插入或刪除的單元格。 d選中“在新工作表中顯示修訂”選項(xiàng)，將啟動(dòng)沖突日志工作表。 e單擊確定按鈕，當(dāng)彈出對(duì)話框提示保存工作簿時(shí)，請(qǐng)?jiān)俅螁螕舸_定按鈕，保存工作簿。、合并工作簿 當(dāng)合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時(shí)，Excel需要共享工作簿的每個(gè)備份都保留有從創(chuàng)建備份之日到合并之日的所有沖突日志，同時(shí)如果天數(shù)超過指定的保留時(shí)間，就不能再合并備份。保險(xiǎn)的辦法是將沖突日志保留足夠長的時(shí)間，或是輸入一個(gè)極大的天數(shù)，例如1000天。 合并工作簿具體操作如下： a在欲合并的另一個(gè)工作簿文件之中，打開共享工作簿的備份。 b單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令。 c如果有提示，請(qǐng)保存共享工作簿。 d在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對(duì)話框中，單擊包含有合并更改內(nèi)容的共享工作簿的某一個(gè)備份，然后單擊確定按鈕。 e重復(fù)第（2）步到第（4）步，直到共享工作簿的所有備份都被合并。 做好以上設(shè)置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時(shí)編輯、瀏覽約定的工作簿，同時(shí)user1號(hào)操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個(gè)工作簿。為方便實(shí)際操作，應(yīng)將每位用戶姓名更改為真名實(shí)姓，方法是：單擊“工具選項(xiàng)常規(guī)用戶姓名輸入姓名確定”，這樣在打開“共享工作簿”彈出的對(duì)話框（如前圖所示）中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開始使用時(shí)間。為了避免幾個(gè)用戶修改同一單元格的內(nèi)容，可以估計(jì)一下數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入，讓乙從工作薄的第200行開始但應(yīng)注意在“共享工作簿”狀態(tài)下不能同時(shí)編輯批注和建立超鏈接，這兩項(xiàng)只能在不共享狀態(tài)下進(jìn)行。 提示 1、如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標(biāo)簽中，清除“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”項(xiàng)即可，不過這將使其他用戶丟失所有未保存的修改。 2、對(duì)工作簿進(jìn)行共享設(shè)置后，可以由網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時(shí)訪問和修改，為避免丟失修訂記錄，可以為工作簿指定一個(gè)密碼來保護(hù)共享，或保護(hù)其他工作表及工作簿特性，可作如下操作： （1）單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，從其子菜單中選擇“保護(hù)并共享工作簿”命令，彈出“保護(hù)共享工作簿”對(duì)話框（如圖）。 （2）選中“以追蹤修訂方式共享”復(fù)選框，用這種方式就可以共享工作簿且避免丟失修訂記錄。如果希望其他用戶在關(guān)閉沖突日志或撤消工作簿共享狀態(tài)時(shí)輸入密碼，請(qǐng)?jiān)凇懊艽a”框中鍵入密碼，然后在出現(xiàn)提示時(shí)再