WORD文檔特殊使用之02版式設置技巧.doc

第3章 版式設置技巧設置頁面是文檔的基本的排版操作，是頁面格式化的主要任務，它反映的是文檔中具有相同內容、格式的設置，所以在文檔的段落、字符等排版之前進行設置。頁面設置的合理與否直接關系到文檔的打印效果。文檔的頁面設置主要包括設置頁面大小、方向、邊框效果、頁眉、頁腳和頁邊距等。如圖3.1所示是區(qū)分版式的各項具體情況。圖3.1 區(qū)分版式的各項具體情況在排版的過程中，也可以根據需要對于文檔的各個部分靈活地設置不同的效果，比如，分欄。另外，把文檔分節(jié)可以劃分上面的各個不同部分標記。3.1 版式設置技巧版心為16開的紙張，每頁為39行38字，如果僅僅選擇了紙張大小還是沒有作用的，還要跟著設置頁面頁邊距。當頁邊距是頁面四周的空白區(qū)域。也就是正文與頁邊界的矩離。當整個頁面的大小在選擇紙張后已經固定了，然后再確定正文所占區(qū)域的大小，要固定正文區(qū)域大小，；就可以設置正文到四邊頁面邊界間的區(qū)域大小。通常，可在頁邊距內部的可打印區(qū)域中插入文字和圖形。但是也可以將某些項目放置在頁邊距區(qū)域中：如頁眉、頁腳和頁碼等。3.1.1 利用【頁面設置】對話框設置頁邊距Word 提供了兩種頁邊距選項，就是使用默認的頁邊距和指定自定義頁邊距。 利用【頁面設置】對話框可以全面地、精確地設置頁邊距。要設置頁邊距或者查看頁邊距的效果，可以在【頁面設置】對話框中選擇【頁邊距】選項卡，切換到如圖3.2所示的對話框。 圖3.2 【頁邊距】選項卡分別在【頁邊距】區(qū)域中的【上】、【下】、【左】、【右】輸入框中輸入頁邊距數值，如果選擇【頁碼范圍】右邊的下拉列表框中的【對稱頁邊距】選項（一般使用默認的【普通】選項），表示當雙面打印時，正反兩面的內外側邊距寬度相等，此時原【頁邊距】區(qū)域下邊的【左】、【右】框分別變?yōu)椤緝葌取?、【外側】框。若要更改部分文檔的邊距，可以選擇需要的部分文本，然后設置所需的邊距。在【應用于】列表框中，單擊【所選文字】。Word 自動在應用新頁邊距設置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié)，可以單擊某節(jié)或選定多個節(jié)，然后更改頁邊距。3.1.2 使用鼠標設置頁邊距使用鼠標直接拖動可以快速地設置整篇文檔的頁邊距。（1）要確認在文檔的屏幕中顯示有【水平標尺】和【垂直標尺】。如果屏幕上沒有水平標尺，可依次單擊【視圖】|【標尺】菜單命令來啟動水平標尺；如果屏幕上沒有垂直標尺，可以依次單擊【工具】|【選項】命令，在打開的【選項】對話框中選擇【視圖】選項卡，在對話框中選中【垂直標尺（僅用于頁面視圖）】單選項，再單擊【確定】按鈕退出該對話框。（2）在標尺兩側的深灰色區(qū)域代表的是頁邊距，將鼠標移動到標尺邊界上，當光標出現雙向箭頭狀態(tài)時，再同時按下鼠標右鍵，并拖動鼠標就可以調整頁邊距了。如圖3.3所示，可以拖動右邊距和上邊距來設置頁邊距。 圖3.3 拖動右邊距和上邊距快速設置頁邊距3.1.3 顯示繪圖網格如果為了適應排版的嚴格要求，用戶設置了控制每行及每頁的字符數后，這時用戶很需要在文檔中能看到適當的字符網格。如圖3.4所示。圖3.4 顯示繪圖網格圖文并茂的文檔可以更加引人入勝。為使文檔的版面布局更加美觀大方、整潔合理，常常需要對文檔中的圖形進行編排，修改其位置和尺寸。但是當用戶修改圖形的位置和尺寸時，會發(fā)現圖形位置和大小的變化是不連續(xù)的，加上受頁面和版式的限制，圖形的編排既麻煩又難以得到理想的效果。使用網格能夠更精確地定位一個圖形對象。雖然打印時屏幕上并沒有顯示網格，但在過多或者繪制圖形對象時，Word自動將其與最近的網格交叉點對齊。如果暫時不用網格設置，可在拖動或者繪制圖像時按住Alt鍵。在文檔中顯示網格的方法是，在【頁面設置】對話框中，單擊【文檔網格】標簽，切換到【繪圖網格】選項卡后，單擊【繪圖網格】按鈕，或者單擊【繪圖】工具欄中的【繪圖】按鈕。從其彈出的菜單中選擇【繪圖網格】菜單項，即可打開如圖3.5所示的【繪圖網格】對話框。圖3.5 【繪圖網格】對話框（1）選中【在屏幕上顯示網格線】前的復選框，如果要在屏幕上同時顯示左右網格線和上下網格線，則可以選中【水平間距】復選框。然后單擊【水平間隔】和【垂直間隔】右邊的上下按鈕，選擇網格間隔的字符間距。（2）在【水平間距】框中，設置左右網格線之間的距離；在【垂直間距】框中，設置上下網格線之間的距離。（3）清除【使用頁邊距】復選框，然后在【水平起點】和【垂直起點】框中指定網絡的起點坐標。（4）圖中的【水平間距】和【垂直間距】的度量值必須分別介于0.01字符到150.85字符和0.01行到101.5行之間。為方便對圖形的微量調整，一般是輸入較小的數值，如0.2、0.1甚至最小值0.05。這樣，再進行圖形的調整時，就很容易控制位置的移動和尺寸大小的縮放了。3.1.4 在文檔中使用行號在出版物中，有些類型的文檔，如果在正文的側面添加行號，會增強文檔的易讀性。比如許多英文教材就使用行號。添加了行號之后，文檔能夠自動給行計數，計數包括文檔的每一行文本，但不包括表格、頁眉:或頁腳、腳注、尾注、文本框中的文本等。另外，用戶可以設置跳過某些特殊不用添加行號的行，如標題或空行等。添加了行號一般顯在左邊的頁邊距中，如果是分欄的文檔，則行號顯示在各欄的左側。添加行號的方法是： （1）分別選擇【文件】|【頁面設置】菜單命令。 （2）在彈出的對話框里選擇【版式】選項卡。（3）單擊【行號】按鈕，可以打開【行號】如圖3.6所示的對話框。 （4）選中【添加行號】復選框，再定義所需的行號樣式： 在【起始編號】微調框中輸入或者選擇第1行的編號，可以是任意一個自然數，如果不輸入，則默認使用從1開始，并使用【連續(xù)編號】。 在【距正文】輸入框中輸入行號右邊緣與文檔文本左邊緣之間的所需距離。默認距離為【自動】，是 0.25 英寸（新聞稿樣式分欄中為 0.13 英寸）。 【行號間隔】表示是以多少行為間隔下一次出現的行號，如輸入數為“5”，則第1次出現行號為5，第2次出現行號為10。在這果一般應輸入的數值為“1”，讓段落中的每一行都出現行號。 在【編號方式】以【起始編號】框中的數字對文檔的起始行進行編號，有三種編號方式，【每頁重新編號】、【每節(jié)重新編號】、【連續(xù)編號】，可以選擇其中一種方式進行編號。（5）單擊【確定】按鈕?？蓪嵭袑ξ臋n進行編號，編號后效果如圖3.7所示。 圖3.6 添加行號 圖3.7 添加行號的效果使用上面的方法添加行號之后，就會得到通篇所有頁面都有行號的文檔。如果想取消行號，可以再次打開該對話框，然后取消【添加行號】復選框即可；如果想取消某些段落的行號，可以切換到頁面視圖，選擇不需要編排行號的一個或多個段落。分別選擇【格式】、【段落】菜單命令，在【換行和分頁】選項卡中，選中【取消行號】選項，最后單擊【確定】按鈕。就可以取消的特定段落的行號。如果要在長篇文檔里用行號，就可以創(chuàng)建一個特別的樣式如命名為“選文”的樣式，在編輯樣式的時候，只需把該樣式的加上或取消行號，那么使用了這種樣式就可帶或不帶行號了。 3.1.5 添加“藝術”頁面邊框 在Word中，如果要在文檔中每頁都出現邊框效果，除了可以用線型邊框外，還可以設置多種“藝術性”頁面邊框，無論是裝飾文檔或打印出來作信箋都很漂亮。 （1）單擊【頁面設置】中【版式】選項卡對話框中的【邊框】按鈕。打開【頁面和邊框】對話框。 （2）單擊【頁面邊框】選項卡?？梢源蜷_如圖3.8所示的對話框。（3）在【設置】選項組可以定義在所選內容四周加上邊框項，選擇【方框】項。（4）在【藝術型】列表框中選擇喜歡的樣式。也可以選擇的線型邊框樣式。在【寬度】下拉列表框中調整邊框的寬度。（5）單擊【選項】按鈕，可以設定其它邊距和位置的設置，如圖3.9所示。（只有在選中【應用于】框中的【段落】或者【頁面邊框】選項卡處于活動狀態(tài)時，才能使用此按鈕）。 圖3.8 【頁面邊框】選項卡 圖3.9 頁面邊框選項對話框【邊距】選項組：用來輸入【上】、【下】、【左】、【右】邊距與文字之間的距離。對于頁面邊框，可單擊【度量依據】框中的【文字】項，使此設置與頁邊距有效?！径攘恳罁浚哼x擇【文字】選項，使頁面邊框的內部邊框位置與頁邊距有效。選擇【頁邊】選項，使頁面邊框的外部邊框位置與頁邊距有效。【選項】：只有選擇【文字】選項后，才可以使用此區(qū)域的選項，可以設置頁面邊框的項目有：【段落和表格的邊框與頁面邊框對齊】（選中此復選框可消除相鄰邊框間的空白區(qū)域。只有在表格邊界到頁面邊框的距離小于等于一個字符寬度（10.5 磅）時，Word 才會將其對齊）；【總在前面顯示】（將頁面邊框置于與頁面邊框交疊的任何文字或對象的上面）；【環(huán)繞頁眉】（將頁眉包含在頁面邊框之內。如果希望頁面邊框不包括頁眉，可清除此復選框）；【環(huán)繞頁腳】（將頁腳置于頁面邊框之內。如果希望將頁腳置于頁面邊框之外，可清除此復選框。（6）最后連續(xù)單擊【確定】按鈕，最后得到的的效果如圖3.10所示。 圖3.10 添加頁面邊框的效果3.1.6 設置文檔的默認版式在使用Word的過程中，每新建一個文檔，都會以當前Word模板為基礎來創(chuàng)建，而新建的這個文檔所使用的模板默認版式，使用默認版式的紙張大小是“A421.029.7cm” ；頁邊距是“上、下2.54cm，左、右3.17cm。如果用戶在排版過程中，要經常使用以的紙張大小、每頁字數39行38字等的版式心，就可以在【版式設置】對話框各選項卡中設置相應數值，然后單擊【默認】按鈕，會打開如圖3.11所示的更改默認設置提示框，單擊該對話框中的【是】按鈕，新的默認設置將保存在該文檔基于的模板中，此后每一個基于該模板的新建文檔將自動使用上面要求的頁邊距設置。 圖3.11 更改默認設置3.1.7 更改部分文檔的頁邊距如果文檔是橫向的，又要更改部分文檔的邊距，則要先選擇該文本，然后【版式設置】各個選項卡中設置所需的邊距和其它設置。在【應用于】選項組中，選擇【所選文字】項。Word就自動在應用新頁邊距設置的文字前后插入分節(jié)符。如果文檔已劃分為若干節(jié)，可以單擊某節(jié)或選定多個節(jié)，然后更改頁邊距。如果在選擇了該文本的同時，在【版式設置】的【頁邊距】選項卡，可以快速更改所選文檔的【縱向】為【橫向】頁面。3.1.8 設置大頁面文檔Word文檔的頁面會有一個指定范圍，這個范圍是0.26 55.87 cm之間，然而就算新建一個文檔的頁邊距設置在這個范圍之間，如果你大于了A4的紙張的打印區(qū)域之外，也會出現一點小誤會的，比如把一個文檔的紙張大小設置為如圖3.12所示。圖3.12 自定義紙張大小單擊【確定】按鈕之后，就會出現如圖3.13或者圖3.14所示的提示框。提示該文檔的頁面設置范圍或已經設在打印區(qū)域之外。圖3.13 提示文檔的頁面設置范圍圖3.14 頁面設置在打印區(qū)域外的提示在此提示框中，有的用戶就會不知所措，只有單擊重新調整回到【頁面設置】對話框。他們不知道，只要單擊【忽略】按鈕，就可以接受這個頁面的設置。然而，許多用戶不知道，為什么會出現這個對話框的，原因是默認文檔的打印的頁面設置為A4的紙型，如果大于A4紙型的可打印區(qū)域，就會出現上面的提示框了，解決辦法是，單擊【文件】|【打印】|【屬性】|【紙張】命令、按鈕或選項卡，在【紙張大小】中選取其中的一個【自定義版】項，如圖3.15所示。最后單擊【應用】后再關閉對話框退出即可。此后，設置超大頁面就不會出現上面的提示了。圖3.15 自定義打印頁面大小3.1.9 按照發(fā)排單設置版心在排版的發(fā)排單中不會指定頁邊距和字符、行跨度，所以在設置版心時也要多次嘗試才能成功。當然，根據精確的頁面大小和和跨度磅值也可以計算出頁邊距，但這樣計算操作也很復雜。下面假設發(fā)排單用16開的紙張，39行39字符的版心，使用下述步驟可以精確地按照發(fā)排單設計版心大?。海?）新建一個文檔，單擊【文件】|【頁面設置】命令，打開頁面設置對話框。（2）選擇【紙張】選項卡，在【紙型】下拉列表框中選擇【16開（18.426厘米），此時在【寬度】與【高度】欄中就會得到相應的數值18.4厘米和26厘米。（3）切換到【頁邊距】選項卡，根據以前設置版心的經驗，首先估計一下16開的紙張設置39行40字符的版心大概需要上下左右的頁邊距為多少厘米。這里估計為如圖3.16所示。圖3.16 估計頁邊距數值（4）切換到【文檔網格】選項卡，在【網格】組中，選中【指定行和字符網格】復選框，并在【字符 每行】中單擊上下箭頭指定該項字符數為38，還差兩個字符數，說明左右頁邊距的數值設置過大。而在【跨度】欄中顯示為10.5磅，正常的數值也應該為10.5磅，在【行 每頁】中單擊上下箭頭指定該項行數為39行，此時右邊的【跨度】欄中顯示為15.6磅，而正常的數值也為15.6磅，說明上下頁邊距設置正確，如圖3.17所示。圖3.17 指定字符數和行數（5）再切換到【頁邊距】選項卡，在圖3.19中的頁邊距基礎上，把左右頁邊距更改為1.7 厘米，如圖3.18左圖所示，再切換到【文檔網格】選項卡，此時【字符 每行】中字符數顯示為39，右邊的【跨度】欄中顯示為10.5磅，說明左右頁邊距也基本設置正確。如圖3.18右圖所示。 圖3.18 左右頁邊距、行字符數和跨度設置正確（6）在該對話框中單擊【繪圖網格】按鈕，打開【繪圖網格】對話框后，并按照如圖3.19所示設置各參數。最后單擊【確定】按鈕確認設置。圖3.19 設置繪圖網格參數（7）切換到【版式】選項卡，單擊【行號】按鈕，打開【行號】對話框，選中【添加行號】對話框，使文檔中的段落顯示行號。（8）連續(xù)單擊【確定】按鈕退出上面的對話框返回文檔，在文檔中按回車鍵，使用行號顯示滿一頁文檔中，并在此頁文檔中最后一行輸入任意一行文本，此時在文檔中顯示的網格線與行號如圖3.20所示。圖3.20 文檔中顯示的網格線與行號（9）顯示了網格線后，發(fā)現字【每行字符數】和【每頁行數】最后還不能滿格，說明上、下、左、右頁邊距都可以加大，在【頁邊距】對話框，再作如圖3.21所示的頁邊距調整。圖3.21 再次調整頁邊距（10）單擊【確定】按鈕，退出對話框后，此時文檔在網格線中顯示行數與字符數非常準確，簡直是天衣無縫。如圖3.22所示。圖3.22 顯示準確的每頁行數和字符數另外，這里還有一個技巧，因為在【頁面設置】的繪圖網格選項卡中選中【指定行和字符網格】復選框，所以在正文或其它樣式的【段落】設置中，在如圖3.23【縮進和間距】選項卡，要清除【如果定義了網格，則自動調整右縮進】復選框，而應選中【如果定義了文檔網格，則與網格對齊】復選框。這項設置應該添加到“正文”和其它樣式中去。圖3.23 清除【如果定義了網格，則自動調整右縮進】復選框而如果沒有清除【如果定義了網格，則自動調整右縮進】復選框，則在文檔段落的右邊就會顯得參差不齊，如圖3.24左、右兩圖是清除【如果定義了網格，則自動調整右縮進】復選框與不清除【如果定義了網格，則自動調整右縮進】復選框前后的兩種不同效果。右圖中的段落明顯有參差不齊的感覺。 圖3.24 清除【如果定義了網格】復選框前后的效果3.2 分欄技巧在排版文檔的操作中，也有需要使用分欄的，翻翻各種報紙雜志，分欄版面隨處可見。在Word中可以容易地生成分欄，還可以在不同節(jié)中有不同的欄數和格式。3.2.1 創(chuàng)建版面的分欄下面介紹分欄的操作。 （1）單擊【格式】|【分欄】命令，則出現如圖3.25所示的【分欄】對話框。圖3.25 【分欄】對話框（2）在【預設】選項組中選擇分欄的格式。有【一欄】、【兩欄】、【三欄】等。（3）如果對【預設】選項組中的分欄格式不太滿意，可以在【欄數】微調框中輸入所要分割的欄數。微調框中數目為111之間（可根據所定的版心不同而不同）。（4）選中【欄寬相等】復選框，并在【寬度和間距】中設置各欄的欄寬和間距。（5）選中【分隔線】復選框，就可以在各欄之間設置分隔線， （6）在【應用于】下拉列表框中選擇分欄的范圍?？梢允恰颈竟?jié)】、【整篇文檔】或者是【插入點之后】。（7）單擊【確定】按鈕。分兩欄后效果如圖3.26所示，分三欄后效果如圖3.27所示，分四欄后效果如圖3.28所示，并且欄與欄之間都加了分隔線。圖3.26 分兩欄后效果圖3.27 分三欄后效果圖3.28 分四欄后效果另外，單擊【常用】工具欄中的分欄按鈕，可以快速實現簡易的分欄。彈出的選項分欄有1欄、2欄、3欄和4欄這4種選擇，如圖3.29示。 圖3.29 快速簡易地分欄再有，用戶也可利用表格分欄，如果要分4欄，可用4列的表格，設置成虛框，在里面填寫文字，這種方法在某些情況下使用較為簡便，可以達到分欄的效果。3.2.2 制作跨欄標題有時，用戶希望文章標題位于所有各欄的上面，標題本身不分欄，此時就需要對文檔進行分節(jié)處理。在文檔中每個節(jié)都可以設置不同的欄數，現在只要將標題單獨作為一節(jié)，該節(jié)只設置1欄（也就是標題不分欄），即可產生跨欄標題。操作步驟如下：（1）將光標移至標題的下面，正文的第一個字前。（2）單擊【插入】|【分隔符】命令，出現【分隔符】對話框。（3）在【分節(jié)符】組中選取【連續(xù)】選項。（4）單擊【確定】按鈕，這時在標題和正文之間插入一個分節(jié)符。（5）單擊【格式】|【分欄】命令，出現【分欄】對話框。（6）在【預設】選項組中選擇分欄的格式，或者自己設置分欄格式，例如，在【預設】選項組中選擇【三欄】。（7）在【應用于】下拉列表框中選擇【本節(jié)】選項。（8）單擊【確定】按鈕，關閉【分欄】對話框，這時在頁面視圖中就可以看到使用跨欄標題的情況了。如果在分欄的過程中，已經連標題也一起分欄了，如圖3.30所示，這時可以選取中標題的文字，單擊【常用】工具欄中的分欄按鈕，在彈出的菜單中選擇【1欄】，也就是不分欄，完成后得到效果如圖3.31所示。圖3.30 不跨欄的標題 圖3.31 跨欄標題3.2.3 平衡各欄文字長度細心的讀者可能已經發(fā)現：在前面的分欄操作中，分欄后的頁面各欄長度并不一致，最后一欄可能比較短，這樣版面顯得很不美觀，如圖3.32左圖所示。那么，如何才能使各欄的長度一致呢？其實操作方法很簡單，用戶只要把光標移到需平衡欄的段落結尾處，單擊【插入】|【分隔符】命令，在打開的對話框中的【分節(jié)符類型】下選中【連續(xù)】單選項，單擊【確定】按鈕，即在欄的最后一個字符后面插入一個連續(xù)的分節(jié)符，就可以得到等長欄的效果，結果如圖3.32右圖所示。 圖3.32 平衡各欄文字長度3.2.4 快速更改分欄的寬度用戶也可以在不打開【分欄】對話框的情況下，快速更改分欄的寬度。操作步驟如下： （1）切換到頁面視圖。 （2）如果對文檔進行了分節(jié)，則單擊要更改的節(jié)。 （3）當鼠標停留在水平標尺時，鼠標就會變?yōu)橄鄳男螤?，再拖動水平標尺上的分欄標記即可，如圖3.33所示。如果要指定精確的欄寬和欄間距尺寸，可以使用【格式】|【分欄】命令。圖3.33 快速更改分欄的寬度3.2.5 為目錄分欄 一般書本的目錄都分為兩欄，這樣看上去比較美觀也便于查閱。這種形式的目錄該怎么做呢？如果采取為文檔中文字分欄的方法為目錄分欄，則會出現右半側頁碼消失的現象，這里有個小竅門，可以解決這一問題，其具體操作步驟如下： （1）選中剛建立的目錄，使其全部變黑，單擊鼠標右鍵，從右鍵快捷菜單中單擊【段落】命令，如圖3.34所示。圖3.34 選中目錄的【段落】命令（2）在打開的【段落】對話框中單擊【制表位】按鈕，出現【制表位】對話框，如圖3.35所示。 圖3.35 【制表位】對話框（3）在【制表位位置】文本框內輸入合適的數值，如，“19”字符；這個值為沒有分欄前整個頁面制表位位置數值的一半（假若當前文檔的版心每行是38個字符）。在【對齊方式】選項組中單擊【右】單選按鈕，在【前導符】選項組中選擇其中一種形式。 （4）單擊【設置】按鈕，再單擊【確定】按鈕。 （5）單擊【格式】|【分欄】命令，在【預設】選項組內選中【兩欄】選項，在【寬度和間距】選項組中選擇合適的數值，也可以選中【分隔線】復選框，為左右兩排目錄之間加上一條分隔線，最后單擊【確定】按鈕。（6）此時得到的目錄可能并不是等長欄，可以把光標移到目錄的結尾處，單擊【插入】|【分隔符】命令，打開【分隔符】對話框，在【分節(jié)符類型】選項組中選中【連續(xù)】復選框，單擊【確定】按鈕。最后得到的分欄目錄如圖3.36所示。圖3.36 目錄的分欄效果3.2.6 為分欄的版面插入頁碼在日常的文字處理過程中經常會采用8開紙分兩欄進行打印，相應的，就需要分別在左右兩欄設置不同的頁號。這本來只是一個非常普通的要求，不過出人意料的是，Word并沒有向用戶提供這一功能，它只能為一頁編排一個頁號，而不允許為處于同一頁中的不同欄分別設置不同的頁號，從而影響了用戶對頁號的管理。另外，用戶在處理頁眉及頁腳時也會碰到類似的問題。對此，我們到底有沒有什么妥善的解決辦法呢？回答是肯定的，將Word的表格功能及域功能結合運用即可解決這一問題，具體步驟為： （1）單擊【格式】|【分欄】命令，在【分欄】對話框中選擇將文檔分為兩欄。 （2）單擊【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，切換到頁腳編輯狀態(tài)。 （3）單擊【表格】|【插入表格】命令，打開【插入表格】對話框。 （4）在【插入表格】對話框的列數欄中輸入“5”、行數欄中輸入“1”、列寬欄中選擇默認的【自動】，然后單擊【插入】按鈕，在頁眉區(qū)域中插入一個5列1行的表格。 （5）拖動表格第2列與第3列之間的表格線，使之與文檔正文部分第一欄的右邊距對齊；然后拖動表格第3列與第4列之間的表格線，使之與文檔正文部分第二欄的左邊距對齊。（6）將光標移至表格的第1列，然后按下CtrlF9，在表格中插入一個空域（屏幕顯示為一對大括號“”）。（7）將光標移至大括號的中間，然后輸入“=2”。如圖3.37所示。圖3.37 在頁眉的表格中插入空域并輸入“=2”（8）單擊【插入】|【域】命令，打開【域】對話框。 （9）在【類別】列表框中選擇【編號】選項、在【域名】列表框中選擇【Page】選項，如圖3.38所示。然后單擊【插入】按鈕，在表格中插入一個【編號】域。（10）此時表格中的域代碼將會顯示=2PAGE MERGEFORMAT，可繼續(xù)輸入“1”，并使域代碼最終顯示為=2PAGE MERGEFORMAT1。（注意，域代碼符“”必須通過CtrlF9快捷鍵或通過相應的Word命令來輸入，而不能通過鍵盤輸入，否則無效）。 （11）單擊【格式】工具欄上的【左對齊】按鈕，使插入的域代碼左對齊。 （12）將光標移至表格的第2列，然后在此輸入文檔左一欄所需打印的頁眉。 圖3.38 插入Page域（13）利用【格式】工具欄上的【右對齊】按鈕使插入的頁眉右對齊。 （14）將光標移至表格的第4列，然后在此輸入文檔右邊一欄所需打印的頁眉內容（左邊頁眉的內容可以與右邊頁眉的內容有所不同）。 （15）利用【格式】工具欄上的【左對齊】按鈕令該頁眉實現左對齊。 （16）將光標移至表格的第5列，然后重復5至9步，在第5列插入一個=2PAGE MERGEFORMAT域，并利用【格式】工具欄上的【右對齊】按鈕使之實現右對齊。注意在此不要在域中插入“”。（17）單擊【視圖】|【工具欄】|【表格和邊框】命令，打開【表格和邊框】工具欄。 （18）單擊【表格【選定表格】命令，選定整個表格。 （19）利用【表格和邊框】工具欄上的【邊框】按鈕取消整個表格的所有表格線（即不打印表格線）。 （20）按下AltF9快捷鍵，將所有的域代碼切換為具體的數值。最后得到如圖3.39所示的頁碼效果。 圖3.39 設置分欄的頁碼效果通過上述步驟、綜合利用Word的表格虛框、表格對齊、域代碼切換等功能之后，我們就實現了為Word分欄打印文檔的左右兩欄分別插入不同的頁號、并分別設置不同頁眉的目的，廣大用戶只需直接進行打印并對折裝訂之后即可得出自己所需的頁面效果（即對折之后所有的頁面都有連續(xù)的頁號，從而解決了以往采用折頁打印方式時無法打印連續(xù)頁號的問題，同時采用此方法后文檔的左右兩欄都可以顯示不同的頁眉和頁腳，從而滿足了廣大用戶的需要）。3.3 分節(jié)技巧在建立新文檔時，Word將整篇文檔認為是一節(jié)。為了便于對文檔進行格式化，可以將文檔分割成任意數量的節(jié)，然后用戶就可以根據需要分別為每節(jié)設置不同的格式。應用“分節(jié)符”可以將整個文件分成若干個節(jié)，并對每個節(jié)進行不同的格式設置。例如，要想首頁不編頁碼，而是從第2頁由“1”開始排頁碼，應用分節(jié)操作就可以實現。3.3.1 文檔中節(jié)的作用在編排一本書時，書前面的目錄需要用“I，II，III，”作為頁碼，中文要用“1,2,3,”作為頁碼。而有的用戶此時就要將目錄存為一個單獨的文件，再設置不同的頁碼格式。但是，書的前面還有扉頁、前言等，這樣的頁一般不需設置頁碼。如果再把它們都分為不同的文件，管理起來就不太方便了，特別是在批量打印時就非常被動。例如，在編排某些文檔時，經常需要為每個節(jié)設置各自的頁碼。如果整篇文檔采用統一的格式，則不需要進行分節(jié)；如果想在文檔的某一部分中間采用不用的格式設置，就必須創(chuàng)建一個節(jié)。節(jié)可小至一個段落，大至整篇文檔。節(jié)用分節(jié)符標識，在普通視圖中，分節(jié)符是兩條橫向平行的虛線。Word將當前節(jié)的文本邊距、紙型、方向以及該節(jié)所有的格式化信息存儲于分節(jié)符中。當要改變部分文檔中的某些元素時，就可以創(chuàng)建新的一節(jié)。如下所述： 行號及其顯示行號的間隔、起始行號 垂直對齊文本的方式 頁碼的格式和位置 報版樣式的欄數 頁眉與頁腳的文本、位置和格式 頁邊距、紙型、頁面方向3.3.2 使用分節(jié)符1插入分節(jié)符插入分節(jié)符的具體操作步驟是，單擊需要插入分節(jié)符的位置，單擊【插入】|【分隔符】命令。打開如圖3.40所示的【分隔符】對話框。在【分節(jié)符類型】中的選擇需要的分節(jié)符類型。分節(jié)符有幾種類型和作用，如表3.1所示。注意：要查看分節(jié)符的類型，可以切換到普通視圖下才可以看到。圖3.40 【分隔符】對話框表3.1 分節(jié)符類型類 型作 用下一頁插入一個分節(jié)符并分頁，新節(jié)從下一頁開始連續(xù)插入一個分節(jié)符，新節(jié)從同一頁開始奇數頁插入一個分節(jié)符，新節(jié)從下一個奇數頁開始偶數頁插入一個分節(jié)符，新節(jié)從下一個偶數頁開始2改變分節(jié)符類型如果需要改變文檔中分節(jié)符類型，可以使用兩種方法進行：（1）單擊需要修改的節(jié)。單擊【文件】|【頁面設置】|【版式】命令或選項卡，在出現的【頁面設置】對話框中，在【節(jié)的起始位置】下拉列表框中選擇所需所需的分節(jié)符類型。如圖3.41所示。 圖3.41 在頁面設置中更改分節(jié)符類型按照表3.1所列分節(jié)符類型和作用，在【新建頁】、【新建欄】、【接續(xù)本頁】、【奇數頁】中根據需要選擇要更改的分節(jié)符類型。.接續(xù)本頁：表示不插入分頁符，緊接前一節(jié)排版文本。.新建欄：表示在下一欄頂端開始打印節(jié)中的文本。.新建頁：表示在分節(jié)符位置進行分頁，并且在下一頁頂端開始新節(jié)。.偶數頁：表示在下一個偶數頁開始新節(jié)（常用于在偶數頁開始的章節(jié)）。.奇數頁：表示在下一個奇數頁開始新節(jié)（常用于在奇數頁開始的章節(jié)）。（2）切換到【普通視圖】下來查看分節(jié)符的類型，然后選定分節(jié)符，按【Delete】按鈕，把分節(jié)符刪除，再重新插入需的的分隔符。要在頁面視圖或大綱視圖中顯示分隔符，也可以單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標記】按鈕，來顯示分隔符。3刪除分節(jié)符刪除分節(jié)符的操作步驟如下：（1）先單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標記】按鈕，來顯示標記，然后選定要刪除的分節(jié)符，也可以切換到【普通視圖】下來查看分節(jié)符的類型。查看分節(jié)符的類型如圖3.42所示。 圖3.42 查看分節(jié)符的類型（2）選中分節(jié)符后，按Detele 鍵。就可以刪除指定分節(jié)符了。如果在頁面視圖中無法選中分隔符，可以把光標定位在分切符前面，然后按【Delete】按鈕，同樣可以像刪除普通字符一樣把分節(jié)符刪除。特別注意：在刪除分節(jié)符的同時，也將刪除該分節(jié)符前面文本的分節(jié)格式。該文本將變成下一節(jié)的一部分，并采用下一節(jié)的格式。3.3.3 使用分隔符分隔符并不屬于分節(jié)符的類型。但它與分節(jié)符同在于一個對話框中出現。在編輯一個較長的文檔時，Word會根據頁邊距的大小和打印紙張的大小在適當的位置自動分頁；當用戶增、刪或修改文本時，Word將根據需要自動調整分頁。這種由程序插入到文檔中的分頁符叫做軟分頁符或浮動分頁符，在普通視圖下，Word在屏幕上將把它顯示為一條水平虛線。但有時，用戶需要在特定的位置插入一個“硬”分頁符來強制分頁，譬如，一本書的每一章都須從新的一頁開始，則在下一章的開頭須加上一個硬分頁符。在文檔中插入硬分頁符的方法很簡單，只要將插入點定位到要分頁的位置，然后按下Ctrl回車鍵就插入了一個硬分頁符。這時，如果在普通視圖下，用戶將在屏幕上看到一條帶有“分頁符”三字的水平虛線。與文本編輯一樣，對“分頁符”也可以進行選定、移動、復制和刪除等操作。插入硬分頁符的另一種方法是：將插入點定位到要分頁的位置后，選擇【插入】菜單中的【分隔符】命令，在彈出的【分隔符】對話框中選擇【分頁符】選項，單擊【確定”按鈕后，便在插入點處插入了硬分頁符。另外，分隔符類型中還有換行符和分欄符兩種。換行符：結束當前行并使文本在圖片、表格或其他項目之下繼續(xù)（文本將會在不包含與左或右頁邊距對齊的圖片或表格的空白行中繼續(xù)）。分欄符：在插入點所在位置插入手動分欄符。3.3.4 分節(jié)后的頁面設置可以使用不同的分節(jié)符來進行分節(jié)，分節(jié)符表示節(jié)的結尾插入的標記。分節(jié)符包含節(jié)的格式設置元素，例如，頁邊距、頁面的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序。如果已將文檔劃分為若干節(jié)（節(jié)：文檔的一部分，可在其中設置某些頁面格式選項，若要更改例如行編號、列數或頁眉和頁腳等屬性，請創(chuàng)建一個新的節(jié)），可以單擊某個節(jié)或選定多個節(jié)，再改變紙張大小。分節(jié)后，可以根據需要，為只應用于該節(jié)的頁面進行設置。由于在沒有分節(jié)前，Word自動將整篇文檔視為一節(jié)，故文檔中的節(jié)的頁面設置與在整篇文檔中的頁面設置相同。只是注意要將【應用于】下拉的列表框中選擇為【本節(jié)】選項即可，如圖3.43所示。 圖3.43 分節(jié)后的頁面設置3.3.5 分節(jié)后頁碼編號分節(jié)后的文檔可以為該節(jié)設置不同的頁碼格式，還可以為該節(jié)的頁碼重新編號。其具體操作步驟如下：（1）把光標移到要添加頁碼的節(jié)中，單擊【插入】|【頁碼】命令，出現【頁碼】對話框。（2）單擊【格式】按鈕，彈出如圖3.44所示的【頁碼格式】對話框。圖3.44 【頁碼格式】對話框（3在【頁碼編排】選項組選中【續(xù)前節(jié)】單選按鈕，就可以與前一節(jié)的頁碼順序接排，如果重新編號，就選中【起始頁碼】單選按鈕，然后在后面的微調框中輸入起始的頁碼號即可。3.3.6 分節(jié)后頁眉與頁腳的設置分節(jié)后可以為該節(jié)設置新的頁眉或者頁腳，而不影響文檔中其他部分的頁眉和頁腳。用戶可以為某節(jié)頁面或者頁腳進行單獨或者相同設置，操作步驟如下：（1）把光標移到該節(jié)中，單擊【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，在分節(jié)后的文檔中彈出【頁眉和頁腳】工具欄。（2）在頁眉或切換到頁腳狀態(tài)下，單擊【頁眉和頁腳】中的【同前】按鈕，讓它不處于凹下去的狀態(tài)，即讓它的頁眉或者頁腳與上一節(jié)相同，如圖3.45所示。如果要使用分節(jié)后采用不同的頁眉和頁腳，可以再次單擊按鈕，恢復為初狀態(tài)，然后重新設置或輸入自己的頁眉和頁腳文字即可。如圖3.46所示。圖3.45 與上一節(jié)相同的頁腳圖3.46 與上一節(jié)不相同的頁腳3.3.7 保留文檔原來的版式和分頁在默認情況下，Word 根據文檔中的字體安排該文檔的版式。這樣，只要字體不改變，任何人都可以查看和打印該文檔，而原來的分行和分頁不變。但如果打開一篇用早期版本的Word或WordPerfect創(chuàng)建的文檔，Word會根據所用打印機安排該文檔的版式。如果要讓一篇文檔的版式與打印機無關，用戶可不讓Word根據文檔中的字體安排該文檔的版式。其操作步驟如下：（1）單擊【工具】|【選項】命令，然后在彈出的【選項】對話框中選擇【兼容性】選項卡。（2）取消對【選項】列表框中的【用打印機標準設計文檔版式】復選框的選擇，如圖3.47所示。 圖3.47 選中【用打印機標準設計文檔版式】復選框因為在Word中處理文檔時，只有選中【用打印機標準設計文檔版式】復選框才影響該文檔的顯示效果，此方法不能永遠改變該文檔。如果要恢復該文檔原來的版式，則再次選中該復選框。3.3.8 在同一頁中使用多種版式在對文檔進行排版時，有時會需要分欄或不同的版式，應用【分節(jié)符】實現此操作很方便。 （1）將光標放在需要添加“節(jié)”的位置。 （2）單擊【插入】|【分隔符】命令。 （3）將【分節(jié)符類型】設置為【連續(xù)】。（4）單擊【確定】按鈕。 （5）分別為各“節(jié)”文本設置不同的分欄格式，如設置頁面縱橫混排，可以分別將各“節(jié)”的“紙型方向”（頁面設置對話框）設置為縱向或橫向即可。 3.4 制作頁眉和頁腳技巧頁眉和頁腳是文檔中每個頁面頁邊距的頂部和底部區(qū)域?？梢栽陧撁己晚撃_中插入文本或圖形，例如，頁碼、日期、公司徽標、文檔標題、文件名、作者名以及文檔的水印效果等，這些信息通常打印在文檔中每頁的頂部或底部。如向頁眉或頁腳添加頁碼、日期、時間等內容時，Word 將插入相應的域。域確認在更改文檔時能自動更新頁碼，并在打印文檔時更新日期、時間和其他對象。如果看到的是例如 PAGE 或 DATE 的域代碼，而非實際的頁碼、日期、時間等，可按 Alt+F9進行更新頁碼。利用域的設置，還可以在頁眉、頁腳之間自動插入文檔中的各級標題。在Word中，頁眉和頁腳的內容還可以是用來生成各種文本（如日期或頁碼等）的“域代碼”。域代碼與普通文本有所不同，它在打印時將被當時的最新內容所替代，例如生成日期的域代碼可以根據計算機的內部時鐘生成當前的日期，倘若用戶第一天錄入的文檔到第二天才打印時，那么打印時將使用第二天的日期；同樣用于生成頁碼的域代碼將在各頁面上打印最終的準確頁碼。3.4.1 創(chuàng)建頁眉和頁腳如果一篇文檔是第一次使用頁眉和頁腳，可以通過在頁面視圖情況下，依次選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，就可以進行編輯頁眉和頁腳區(qū)域。如果是已經存在頁眉頁腳的情況下，可以雙擊頁面中頂部或底部頁眉或頁腳區(qū)域，即可快速進入頁眉頁腳編輯區(qū)。進入頁眉頁腳編輯區(qū)后，這時文檔的正文部分變成灰色，表示當前不能對正文進行編輯，屏幕上顯示【頁眉和頁腳】工具欄，就可以編輯頁眉和頁腳了，如圖3.48所示。圖3.48 【頁眉和頁腳】編輯狀態(tài)通過【頁眉和頁腳】工具欄，可以在頁眉和頁腳區(qū)域中進行處理。【頁眉和頁腳】工具欄按鈕說明如表6-1所示。表6-1 【頁眉和頁腳】工具欄按鈕說明按鈕名稱說明插入自動圖文集選擇自動圖文集插入頁眉和頁腳所需的地方插入頁碼用于插入隨時更新的頁碼 （域）。在頁眉和頁腳中插入了頁碼后，無論文檔如何編輯，每頁的頁碼都會自動更新為順序的頁碼。插入頁數插入自動更新的頁數（域）。在頁眉和頁腳中插入了頁數域后，就會自動顯示當前文檔的頁數設置頁碼格式設置頁碼的格式以及頁碼編排方式插入日期插入自動更新的日期（域），會自動顯示當前的日期插入時間插入自動更新的時間（域），會自動顯示當前的時間頁面設置打開頁面設置對話框，設置為節(jié)或文檔的頁眉和頁腳的奇數頁、偶數頁、首頁之間是否相同顯示/隱藏文檔文字單擊該按鈕，可以將正文隱藏起來，再次單擊又可以顯示正文同前如果在不同的節(jié)中設置頁眉和頁腳，單擊它可以使當前的頁眉和頁腳與上一節(jié)的頁眉和頁腳具有相同的內容。頁眉頁腳間切換如果當前在頁眉區(qū)域中，單擊它可以切換到頁腳區(qū)域，反之亦然顯示前一頁如果在不同的節(jié)中設置不同的頁眉和頁腳，或者設置了首頁，奇、偶頁不同的頁眉和頁腳，單擊它就可以切換到上一頁的頁眉、頁腳中顯示下一頁如果在不同的節(jié)中設置不同的頁眉和頁腳，或者設置了首頁，奇、偶頁不同的頁眉和頁腳，單擊它就可以進入下一頁的頁眉、頁腳中關閉頁眉和頁腳關閉頁眉和頁腳的設置，切換到正文編輯狀態(tài) 注：自動圖文集是存儲要重復使用的文字或圖形的位置，例如存儲標準合同條款或較長的通訊組列表。每個所選文字或圖形錄制為一個【自動圖文集】詞條并為其指定唯一的名稱?？梢栽凇咀詣訄D文集】菜單欄（如圖3.49所示）上的詞條列表中、從【自動圖文集】菜單（在【插入】菜單上單擊【自動圖文集】也可顯示該菜單）中，或使用【自動圖文集】對話框（在【插入】菜單上指向【自動圖文集】，然后單擊【自動圖文集】命令）進行選擇并插入自動圖文集詞條。圖3.49 自動圖文集菜單（1）向頁眉或頁腳添加頁碼、日期、時間等內容時，實際上是插入相應的域。如果在文檔發(fā)生改動后，而日期、時間和其他內容能在打印文檔時更新。如果看到的是類似 PAGE 或 DATE 這樣的域代碼，而非實際的頁碼、日期、時間等，那么請按 Alt+F9切換域代碼即可以實際頁碼、日期、時間。（2）如果在頁眉或頁腳區(qū)域中看不到其效果，如圖3.50所示。可依次單擊【工具】|【選項】命令，然后選擇【視圖】選項卡，在打開的對話框中取消【域代碼】前面的復選項即可，如果為了查看方便，此時可以單擊【域底紋】的下拉列表框中的【不顯示】選項，如圖3.51所示，就可以取消域底紋的顯示了。 圖3.50 用域代碼顯示頁碼 圖3.51 是否顯示域代碼3.4.2 設置頁眉或頁腳高度進入頁眉或頁腳區(qū)域以后，該區(qū)域用一個虛線框范圍來表示頁眉或頁腳的高度。要調整頁眉或頁腳區(qū)域的高度，操作步驟如下：（1）可以在文檔中拖動【垂直標尺】中的【上邊距】標尺可以調整頁眉區(qū)域至頁邊距的距離。拖動【上邊距】或【下邊距】可以調整頁眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離。如圖3.52所示。圖3.12 調整頁眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離（2）同樣切換到【頁腳】區(qū)域中，拖動【垂直標尺】中的【上邊距】可以調整頁腳至正文區(qū)域的距離，拖動【垂直標尺】中的【上邊距】可以調整頁腳至頁邊距區(qū)域的距離。如圖3.53所示。圖3.53 調整頁腳區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離（3）在【頁面設置】視圖中的【版式】選項卡中，可以更精確和直觀地設置頁眉或頁腳，因為紙張大小和頁面版式心大小已經確定，所以直接在這里設置【頁眉或頁腳】距邊界的距離即可，如圖3.54所示。只要在【頁眉】輸入框中輸入從紙張上邊緣到頁眉上邊緣之間的所需距離（如1.5厘米），再在【頁腳】輸入框中輸入從紙張下邊緣到頁腳下邊緣之間的所需距離（如1.75厘米）。圖3.54 設置頁眉或頁腳高度在這里，需要注意的是，如果【頁眉】設置大于【上】頁邊距設置時，會在頁眉下方打印正文文字。而當【頁腳】的設置大于【下】頁邊距時，就會在頁腳上方打印正文文字。其中頁面大小、上頁邊距、下頁邊距、左右頁邊距、文檔區(qū)正文區(qū)、頁眉頁腳區(qū)劃分請參看圖3.1。3.4.3 設置頁眉或頁腳首頁、奇偶頁不同許多文檔中要求頁眉或頁腳首頁、奇、偶頁有不同效果，例如首頁作為封面文檔，奇數頁需要用章名作頁眉，偶數頁需要用書名作為頁眉等。下面就介紹制作頁眉或頁腳首頁、奇、偶頁不同的方法。（1）進入【頁眉和頁腳】工具欄，單擊【頁面設置】按鈕，選擇【版式】選項卡，打開如圖3.54所示的對話框。（2）選中【頁眉和頁腳】區(qū)域中的【奇偶頁不同】復選項，就可以為奇數頁創(chuàng)建一種頁眉和頁腳，為偶數頁創(chuàng)建另一種頁眉和頁腳。（3）選中【首頁不同】復選項，就可以為節(jié)或文檔的首頁創(chuàng)建與奇、偶頁都不相同的頁眉或頁腳。（4）按【確定】按鈕后，在編輯文檔的【頁眉和頁腳】時就會顯示為【首頁頁眉（頁腳）】、【奇數頁頁眉（頁腳）】、【偶數頁頁眉（頁腳）】的字樣。（5）在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【顯示下一頁】按鈕，可以進入偶數頁頁眉或頁腳區(qū)域進行設置，再次單擊【顯示下一頁】按鈕，可以進入下一節(jié)的首頁頁眉或頁腳進行設置。3.4.4 插入頁碼在文檔中加入頁碼，閱讀方便，整理和裝訂也不易出錯。頁碼是文檔格式的一部分，用戶可以將文檔分節(jié)來設置不同的頁碼格式。如果沒有分節(jié)，整篇文檔將視為1節(jié)。打印文檔時往往需要含有頁碼來區(qū)別不同的頁，另外，一個文檔很長時，可以分為多個文件，這樣每個文件的頁碼設置就很重要，如果要使后一個文件的頁碼剛好是接在前一個文件頁碼之后，就需要進行頁碼的設置。插入頁碼的方法是，在任何一個文檔中，單擊【插入】|【頁碼】命令，都會打開如圖3.55所示的【頁碼】對話框。圖3.55 【頁碼】對話框（1）在【位置】下拉列表框，可以設置頁碼的位置，有【頁面頂端（頁眉）】、【頁面底端（頁腳）】、【頁面縱向中心】、【縱向內側】和【縱向外側】多種設置。（2）在【對齊方式】框中可選擇頁碼的對齊方式，如左側、居中、右側、內側或外側等。其中，【內側】和【外側】分別相對于要用于裝訂的頁面邊緣的內側（裝訂一側）和外側。位置與對齊方式對應的預覽效果如表3-2所示。表3-2 頁碼的位置與對齊方式效果預覽表左側居中右側內側外側頁面頂端頁面底端頁面縱向中心縱向內側縱向外側（3）選中或清除【首頁顯示頁碼】復選框，可在文檔的章節(jié)首頁是否顯示頁碼。不管是否顯示頁碼，但仍從第1頁就開始出現頁碼。反之第1頁不出現頁碼，但第2頁的頁碼仍然是2。（4）單擊【格式】按鈕（或在【頁眉/頁腳】工具欄中，按下【頁碼格式】按鈕 ），可以對頁碼格式進行設置，在【頁碼編