應(yīng)收應(yīng)付款管理制度

.應(yīng)收應(yīng)付款管理制度一、定義：1、應(yīng)收款：公司銷售產(chǎn)品向客戶收取協(xié)議的款項，或者公司為客戶提供服務(wù)而簽訂合同（或協(xié)議）應(yīng)收取的款項。2、應(yīng)付款：公司采購產(chǎn)品向供應(yīng)方支付協(xié)議的款項，或者公司為獲得服務(wù)支持而簽訂合同（或協(xié)議）應(yīng)支付的款項。二、現(xiàn)金收款管理1.送貨人員在為客戶送完貨驗收完成后，應(yīng)要求客戶方收貨人員簽回送貨單。2.貨款額低于5000元者，應(yīng)盡量要求客戶現(xiàn)金或支票支付。3.對于第一次購買的客戶要求其預(yù)付貨款的30%才可以送貨，多次購買且信用差的客戶要求其預(yù)付貨款的70%才可以送貨；多次購買且信用好的客戶可根據(jù)客戶財務(wù)規(guī)定進行月結(jié)付款，客戶財務(wù)信用由會計審核評定。4.原則上現(xiàn)金支付必須由財務(wù)人員親自辦理，若送貨人員接受委托在收取客戶現(xiàn)金貨款后，必須在回到公司后第一時間上繳到財務(wù)部，并填寫現(xiàn)金繳款單，與公司出納進行交接，不得以任何形式私自坐支公款。5.出納應(yīng)在收款后第一時間知會會計，便于應(yīng)收帳務(wù)處理。6.會計應(yīng)定期統(tǒng)計整理欠款客戶名單、欠款金額、欠款時間、預(yù)處理方式等。三、月結(jié)收款管理1.對于月結(jié)付款客戶或者欠款客戶，由會計建立應(yīng)收賬款管理臺帳，列出明細，按客戶財務(wù)月結(jié)時間之前一周由前臺向客戶發(fā)出請款單傳真，由會計向?qū)Ψ较鄳?yīng)人員催欠。2.在對方明確表示貨款清結(jié)時間后確定收款方式，為客戶寄送貨款發(fā)票，如需要進行現(xiàn)款回收時公司派出收款人員收款，以下為公司委托員工向客戶收取貨款的規(guī)定： 有關(guān)人員進行收款業(yè)務(wù)時，須先到前臺文員處辦理客戶回簽白單的領(lǐng)出登記以及有關(guān)委托手續(xù)。對于未收到款項的白單在回到公司后及時返還給前臺文員，并作出還單登記；對于已收到的款項，收款人要憑有出納蓋章確認的現(xiàn)金繳款單到前臺文員處進行銷單手續(xù)。 有關(guān)人員收到的貨款，必須在回到公司后第一時間上繳到財務(wù)部，不得私自坐支公款。 如所收款項屬打折收取的，必須經(jīng)得總經(jīng)理簽名認可，否則財務(wù)部將按單據(jù)的實際金額向收款人收繳。3.在公司發(fā)出請款單且對方無法明確貨款清結(jié)時間時，會計將此項貨款催欠工作移交給該項業(yè)務(wù)聯(lián)系的業(yè)務(wù)員，進入欠款處理流程。四、采購付款管理1.采購部必須根據(jù)多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三家，適時、適質(zhì)、適量、適價保證原物料的供給，提供報價單至少有三家可選擇比較。 2.采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采購分析檔案。采購部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯。采購部和財務(wù)部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù)處理等資料，采購部應(yīng)對供貨市場，供應(yīng)商情況，需購原物料質(zhì)量、價格、數(shù)量、運輸資料、進銷數(shù)據(jù)、原物料庫存、原物料耗用情況等作出定期分析，并及時提交原物料的市場行情、月原物料采購計劃、外欠貨款及資金需求計劃給總經(jīng)理（助理）。 3.一批原物料驗收完畢，采購部應(yīng)及時整理各種單據(jù)，打印“付款申請單”一并送財會部做為付款憑證。原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發(fā)票；物料的付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。4.采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，填報“采購用款計劃”報財會部籌款，每周應(yīng)提報“付款計劃”報財會部和總經(jīng)理。原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原物料預(yù)付貨款。在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應(yīng)商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨（帶款提貨必須確保采購資金的安全，本款提貨人如果是新進員工，款額不得超出當(dāng)月工資），其所需貨款須由采購部、財會部和總經(jīng)理嚴格審查批準(zhǔn)方能辦理。5.必要的原物料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點： (1)必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。 (2)必須事先派專人或信用良好的第三方，如派采購、品管人員一起去實地調(diào)查供應(yīng)商的實物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報告提交總經(jīng)理(助理)。 (3)必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國家認可的公證機關(guān)予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在需方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。 (4) 每一項預(yù)付款的額度控制，須由總經(jīng)理決定，必要時作出相應(yīng)對策既要保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全。 (5)原物料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時明確專人負責(zé)該項原物料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實際情況按天或周，或旬將記錄提交給總經(jīng)理(助理)，直至該合同履行完畢。 6.匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)部門經(jīng)理審核，呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由財會部授權(quán)辦理。 7.如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，財務(wù)部要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應(yīng)采用法律手段追回。 8.經(jīng)辦人員根據(jù)采購憑證、入庫單或相關(guān)協(xié)議（合同）與財務(wù)部確定付款方式，由財務(wù)部填寫請款單，按財務(wù)權(quán)限審核。9.要求供應(yīng)商或請款方提供正規(guī)的發(fā)票，同會計審核請款手續(xù)。10.所有手續(xù)合格后，出納付款。11.對于頻繁業(yè)務(wù)往來或超過5000元以上的應(yīng)付款，公司原則上進行月結(jié)或分批付款，特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)后進行。五、其他付款管理1.公司人員工資、獎金的發(fā)放，須嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。每月的工資、獎金由行政主管部門填寫發(fā)放表，經(jīng)會計師、總經(jīng)理簽字同意后，財務(wù)部審核發(fā)放。2.需交納的各項稅費，按國家稅法有關(guān)規(guī)定辦理，經(jīng)財務(wù)部會計師審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后繳納。3.因工程需要所發(fā)生的生產(chǎn)、技術(shù)和管理人員外出培訓(xùn)費用由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、會計師、總經(jīng)理按管理預(yù)算費用標(biāo)準(zhǔn)嚴格控制批準(zhǔn)。4.收到貸款利息通知單，財務(wù)部會計簽字認可后進行帳務(wù)處理。支付貸款利息時，由財務(wù)部會計簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.各項業(yè)務(wù)前期費用、項目開發(fā)管理費、技術(shù)服務(wù)費、生產(chǎn)準(zhǔn)備費等不直接記入資產(chǎn)成本、需按規(guī)定分攤的其他費用開支，由經(jīng)辦部門按規(guī)定程序簽字后由會計師、總經(jīng)理審批。6.所有付款憑證必須由財務(wù)部負責(zé)人(或被授權(quán)人)簽字、總經(jīng)理審批后才進行辦理。7.應(yīng)填寫資金開支申請表的付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員必須將資金申請表和付款單據(jù)一并交財務(wù)部，由財務(wù)人員辦理具體的資金支付手續(xù)。無資金申請表，財務(wù)人員不予付款。8.經(jīng)辦部門持發(fā)票報銷時，發(fā)票內(nèi)容必須與資金申請表內(nèi)容相同，且金額不得超出資金開支申請表金額。發(fā)票必須有效、填寫齊全、規(guī)范，不符合財務(wù)報銷規(guī)定時，必須更換發(fā)票，否則財務(wù)人員不予受理。9.經(jīng)辦部門要按照要求認真填寫付款憑證，由經(jīng)辦部門負責(zé)人簽字，未注明相應(yīng)合同編號、訂單編號以及不按合同規(guī)定辦理預(yù)付款和結(jié)算款的，財務(wù)人員不予受理。10.本規(guī)定由公司財務(wù)部負責(zé)解釋。一、 規(guī)范應(yīng)付帳款的會計核算核算是管理的基礎(chǔ)和信息來源，錯誤的核算將導(dǎo)致錯誤的信息和錯誤的分析結(jié)果，因此規(guī)范應(yīng)付帳款的會計核算至關(guān)重要。1. “應(yīng)付帳款”科目的設(shè)置與核算為了保證數(shù)據(jù)來源的統(tǒng)一性，減少核算級次，對供應(yīng)商的核算通常只采用“應(yīng)付帳款”一個一級科目，“預(yù)付帳款”業(yè)務(wù)反映在“應(yīng)付帳款”的借方(編制會計報表時需根據(jù)其余額方向進行重分類)?！皯?yīng)付帳款”科目借方藍字反映實際支付(或預(yù)付)的款項，借方紅字反映收到供應(yīng)商退回多付的款項;貸方藍字反映實際收到的材料或商品，貸方紅字反映退回供應(yīng)商的材料或商品;期末借方余額反映公司實際預(yù)付、尚未到貨的款項，貸方余額反映公司應(yīng)付未付的款項?！皯?yīng)付帳款”科目應(yīng)按供應(yīng)商設(shè)置明細賬或按往來單位(供應(yīng)商)核算。2. 帳務(wù)處理及時性要求在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，財務(wù)部門應(yīng)及時取得貨物出入庫單據(jù)并做帳務(wù)處理。在企業(yè)實際工作中，由于貨物流轉(zhuǎn)與單據(jù)流轉(zhuǎn)并非完全同步進行，做帳的及時性往往很難得到保證;而帳務(wù)處理不及時導(dǎo)致的財務(wù)信息的時間性差異，將直接影響應(yīng)付帳款帳齡分析的準(zhǔn)確性。如何保證物流單據(jù)流轉(zhuǎn)的及時與暢通，是企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理中應(yīng)解決的問題。 規(guī)范應(yīng)付帳款的會計核算是進行應(yīng)付帳款帳齡分析取數(shù)的基礎(chǔ)。二、 建立供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案供應(yīng)商基礎(chǔ)信息來源渠道有三種，一是財務(wù)部門在財務(wù)軟件中錄入，二是財務(wù)部門平時手工或電腦記載，三是企業(yè)物資采購部門手工或電腦記載。由于各部門對供應(yīng)商信息需求不同和財務(wù)軟件自身的局限性，對于從前兩種渠道得到的供應(yīng)商信息，仍需進行適當(dāng)?shù)募庸げ拍芗右赃\用，因此第二、三種渠道相結(jié)合，即財務(wù)與采購部門配合、在電腦中共同建立和維護供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，是較佳的選擇。供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的內(nèi)容視企業(yè)管理需要而定，通常應(yīng)包括以下信息：供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商簡稱(或編號)、國別、城市、供貨商品類型(或品種)、開始合作日期、結(jié)算幣種、結(jié)算方式(細分為轉(zhuǎn)帳、電匯、信用證、現(xiàn)金、預(yù)付等)、信用額度、信用期、(預(yù)付情況下)首付比例、到貨比例、尾付比例、運保費承擔(dān)方、稅票類型、我方經(jīng)辦人、對方經(jīng)辦人、供應(yīng)商電話、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商銀行帳號，等等。應(yīng)當(dāng)注意的是，為了增強數(shù)據(jù)庫之間的有效鏈接、實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動歸集和匯總分析，必須保證上述信息中至少有一條(如“供應(yīng)商簡稱或編號”)與財務(wù)軟件中的供應(yīng)商資料完全匹配。三、 創(chuàng)建應(yīng)付帳款帳齡自動分析表格為了分析企業(yè)對供應(yīng)商欠款時間的長短，維護企業(yè)對供應(yīng)商的信譽，為資金安排提供輕重緩急的依據(jù)，需要象對待應(yīng)收帳款客戶一樣，對應(yīng)付帳款的帳齡進行分析。 傳統(tǒng)的帳齡分析方法是，從應(yīng)收(付)帳款明細帳中逐筆提取、按客戶逐個進行分析，其結(jié)果是速度慢、工作量大、準(zhǔn)確度低，在客戶數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)頻繁時幾乎無法開展。筆者在實際工作中，總結(jié)出一種結(jié)合財務(wù)軟件、利用EXCEL自動快速地編制應(yīng)付帳款帳齡分析表的方法：在按月收集供應(yīng)商采購額、付款額的基礎(chǔ)上，將近幾年每個供應(yīng)商每個月采購額、付款額的數(shù)據(jù)反映在同一張工作表中，然后運用EXCEL函數(shù)，自動、快速地編制出各種帳齡時間段金額分布的應(yīng)付帳款帳齡分析表(受篇幅所限，具體編制方法在此省略)。簡化的“應(yīng)付帳款帳齡分析表”格式如下： 序號 供應(yīng)商名稱 國別 產(chǎn)品品種 幣種 信用期/天 近半年累計采購額 近1年累計采購額 本期應(yīng)結(jié)算金額 欠款余額 360天 結(jié)合供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，“應(yīng)付帳款帳齡分析表”能為我們提供與供應(yīng)商管理相關(guān)的極為有用的數(shù)據(jù)信息，如企業(yè)欠各供應(yīng)商貨款的時間長短分布、超過信用期的供應(yīng)商名稱和欠款金額、一定時期內(nèi)各供應(yīng)商與產(chǎn)品品種的采購與付款金額等。四、 建立供應(yīng)商分類管理系統(tǒng)1. 供應(yīng)商ABC分類法庫存ABC分類法同樣可以被移植到供應(yīng)商管理中來：供應(yīng)商中的少數(shù)將占采購總值的大部份。(1) 可將所有供應(yīng)商區(qū)分為三個不同的部份：A類供應(yīng)商：采購額占采購總額的7080%、但數(shù)量只相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的1520%。B類供應(yīng)商：采購額占采購總額的1520%、數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的3040%。C類供應(yīng)商：其采購金額在總金額中幾乎可以忽略不計，采購額占采購總額的510%、數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的6070%。(2) 將“應(yīng)付帳款帳齡分析表”按近半年或近1年累計采購額由大到小排序，計算出累計百分數(shù)。通常情況下，當(dāng)累計采購額百分數(shù)達到70%時，組成這些采購額的供應(yīng)商即為A類供應(yīng)商;當(dāng)累計采購額百分數(shù)達到95%時，組成70%95%采購額之間的供應(yīng)商即為B類供應(yīng)商;剩下的屬C類供應(yīng)商。(3) 對于不同類別的供應(yīng)商實施不同的發(fā)展策略和控制措施： 類別 發(fā)展策略 優(yōu)先級 內(nèi)部流程參與度 往來記錄 A 戰(zhàn)略同盟，共同成長 始終優(yōu)先 溶入到企業(yè)內(nèi)部銷售預(yù)測、訂貨計劃制訂、結(jié)算等主要業(yè)務(wù)流程中 最準(zhǔn)確、完整、明細地記錄基本信息、商品數(shù)量與金額、運輸、服務(wù)與產(chǎn)品質(zhì)量、損失等情況 B 平等協(xié)作，互惠互利 關(guān)鍵時優(yōu)先 只參與部分次要流程 只需正常的記錄處理 C 按需交往 不優(yōu)先 不參與內(nèi)部流程 最簡單的記錄處理2. 規(guī)范結(jié)算條件類別結(jié)算條件 A 盡可能長的信用期、一定的授信額度 B 一定的信用期 C 供需雙方協(xié)商3. 規(guī)范結(jié)算流程清晰的結(jié)算流程，能極大地增強財務(wù)工作的計劃性，減輕結(jié)算工作量，提高財務(wù)工作效率。可從以下幾方面規(guī)范結(jié)算流程：(1) 規(guī)定結(jié)算期：根據(jù)本企業(yè)結(jié)帳日期(如每月25日)，以月為周期劃定一個時間周期(如上月26日本月25日)為結(jié)算期，供應(yīng)商在這個結(jié)算期內(nèi)的所有交貨金額即為當(dāng)月結(jié)算額。統(tǒng)一結(jié)算期是統(tǒng)一對帳、統(tǒng)一付款的前提，可大大提高工作效率。(2) 將結(jié)算工作劃分為以下幾個時間段：a、 對帳期：一般在企業(yè)結(jié)帳日期結(jié)束后幾天內(nèi)，在此期間集中安排與供應(yīng)商的帳務(wù)核對工作。對帳結(jié)束后，雙方應(yīng)就對帳結(jié)果予以書面確認。b、 資金計劃提交期：屬于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，一般在月末進行。由采購或用款部門提交下月付款計劃，財務(wù)部門根據(jù)資金狀況進行審核并將審核結(jié)果反饋給采購或用款部門。c、 付款申請?zhí)峤黄冢阂话阍诟犊钊涨耙恢軆?nèi)，由采購或用款部門根據(jù)審批后的付款計劃提交具體的付款申請單，按企業(yè)付款審批流程進行審批。d、 發(fā)票提交期：一般在對帳后幾天內(nèi)或付款日前幾天，由財務(wù)部門通過采購部通知供應(yīng)商提交發(fā)票。e、 付款期：一般每月集中一、兩次付款，由財務(wù)部門根據(jù)付款計劃和付款申請單辦理貨款支付手續(xù)。以上結(jié)算流程適用于提貨后付款或有一定信用期的供應(yīng)商的貨款結(jié)算，對于付款提貨或訂貨等預(yù)付款業(yè)務(wù)的結(jié)算，則需根據(jù)實際情況而定。五、 規(guī)范采購合同文本對于不同類別的供應(yīng)商應(yīng)采用不同的采購合同格式：由于A、B類供應(yīng)商與企業(yè)是長期合作關(guān)系，因此應(yīng)簽訂一年內(nèi)或一個較長時期內(nèi)有效的一般性(框架性)合作協(xié)議，以后每次訂貨時，以雙方傳真或信函形式往來的訂貨清單或采購指令為準(zhǔn)，免去頻繁起草采購合同的繁瑣;針對C類供應(yīng)商的采購合同格式，則應(yīng)包含合作協(xié)議的相關(guān)條款與訂貨清單的內(nèi)容，不能只有訂貨清單。合作協(xié)議應(yīng)包括以下內(nèi)容，以避免日后因交易產(chǎn)生的經(jīng)濟法律糾紛而帶來的經(jīng)營風(fēng)險：1. 供銷雙方的單位名稱、地址、電話、聯(lián)系人、銀行帳號、稅號等基本信息;2. 對訂貨清單或采購指令法律效力的說明：如“依據(jù)本合同所制定的補充合同、訂貨清單、采購指令及相關(guān)修訂書等，與本合同構(gòu)成一個統(tǒng)一的整體，與本合同具有相同的法律效力”;3. 關(guān)鍵名詞術(shù)語的定義和解釋;4. 產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn);5. 知識產(chǎn)權(quán)的約定;6. 包裝、運輸與保險;7. 結(jié)算條件：含結(jié)算期的約定、信用期、對帳時間