2015_單證操作流程.doc

單證流程2015-5-7一. 出貨前：1. 發(fā)票號(hào)：業(yè)務(wù)員向單證處領(lǐng)取發(fā)票號(hào), 號(hào)碼結(jié)尾為4, 7, 9的都跳過(guò)(如BJ08133,BJ08135)大部分業(yè)務(wù)用的發(fā)票號(hào)是BJ開(kāi)頭，U1和WM出貨的例外，以YBP開(kāi)頭。代理報(bào)關(guān)的，寧電南方的用NF開(kāi)頭，中基用AU開(kāi)頭，寧電國(guó)貿(mào)用RY開(kāi)頭，潤(rùn)泉自己報(bào)關(guān)的發(fā)票號(hào)以RQ開(kāi)頭。2. 出貨清單: 業(yè)務(wù)員通過(guò)郵件將電子稿出貨清單發(fā)給對(duì)應(yīng)的單證。3. 訂艙：與業(yè)務(wù)員確認(rèn)好貨好時(shí)間, 馬上打訂艙托單給貨代,向其訂艙。一般沒(méi)有特別原因不配預(yù)提柜。預(yù)提柜需要業(yè)務(wù)員向許靜姐提出申請(qǐng)，并郵件告知單證，單證才能去配。4. 訂單：客人PO，PI和PI回簽，需要在得到出貨清單的時(shí)候，一并向業(yè)務(wù)員索要。工廠訂單和工廠回簽，在出貨前要向跟單員索取。5. 商檢：看哪些產(chǎn)品要做商檢，如需要，馬上安排。目前我們經(jīng)常出貨的，要做商檢的貨：木制品, 絲瓜，劍麻，香皂，沐浴露，潤(rùn)膚露，浴鹽。請(qǐng)注意沐浴露，潤(rùn)膚露做商檢需要10個(gè)工作日，必須提前15天安排商檢。商檢金額一般控制在USD5000，退17%的USD10000左右。 6. 確認(rèn)船期: 一般訂艙單傳過(guò)去的第二天,貨代會(huì)和國(guó)外確認(rèn)好船期. 問(wèn)貨代是幾號(hào)的船,幾號(hào)截關(guān),幾號(hào)幾點(diǎn)前截?cái)?shù)據(jù).如進(jìn)倉(cāng),問(wèn)貨代最晚的進(jìn)倉(cāng)時(shí)間。如商檢未做的, 報(bào)關(guān)有問(wèn)題的, 請(qǐng)?jiān)诔鲐浨鍐紊献⒚餮b柜順序并電話通知徐主任.商檢做不出來(lái)的貨物要裝在集裝箱最里面。A. 江北工廠: 船期確認(rèn)后, 當(dāng)天必須傳出貨清單給江北工廠的徐主任并注明拖柜的時(shí)間。B如果是到其他工廠拖柜請(qǐng)事先與工廠負(fù)責(zé)人商量好工廠所要承擔(dān)拖柜費(fèi)用，并在訂單注明扣除金額，確認(rèn)好費(fèi)用后，待船期確認(rèn)后, 當(dāng)天必須傳出貨清單給生產(chǎn)工廠，出貨清單中注明拖柜的時(shí)間。整柜: 與業(yè)務(wù)員確認(rèn)準(zhǔn)確的貨好時(shí)間和徐主任（或其他生產(chǎn)工廠負(fù)責(zé)人）確認(rèn)好拖柜時(shí)間,告知貨代裝箱時(shí)間, 地址和聯(lián)系人. 在截?cái)?shù)據(jù)之前, 必須拖柜, 否則會(huì)來(lái)不及出運(yùn)，造成不可估量的損失。7.拼箱-進(jìn)倉(cāng)單: 貨代傳進(jìn)倉(cāng)單給我們, 我們按照進(jìn)倉(cāng)單上的地址安排生產(chǎn)工廠進(jìn)倉(cāng)。-進(jìn)倉(cāng): 1.一般情況如果是A單盡可能讓生產(chǎn)工廠直接進(jìn)倉(cāng)，2.我司江北工廠包裝的, 傳進(jìn)倉(cāng)單給徐主任并填寫(xiě)國(guó)內(nèi)運(yùn)輸單(附上進(jìn)倉(cāng)單,需業(yè)務(wù)員簽字)給周經(jīng)理,告知進(jìn)倉(cāng)時(shí)間,周經(jīng)理會(huì)安排運(yùn)輸8.報(bào)關(guān)數(shù)據(jù): 報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)請(qǐng)?zhí)崆白龊脺?zhǔn)備工作，在截?cái)?shù)據(jù)之前,做報(bào)關(guān)資料給貨代(報(bào)關(guān)發(fā)票,裝箱單,合同,報(bào)關(guān)單,申報(bào)要素,核銷(xiāo)單和報(bào)關(guān)委托書(shū)). 請(qǐng)注意: 此數(shù)據(jù)必須和出貨的數(shù)據(jù)一致,因此做數(shù)據(jù)前,必須與業(yè)務(wù)員確認(rèn)好最終正確的出貨數(shù)據(jù)9.確認(rèn)提單: 貨代發(fā)提單確認(rèn)件給我們, 提單上總的箱數(shù), 毛重,體積和品名必須和報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)上的一致.請(qǐng)務(wù)必注意,否則會(huì)導(dǎo)致提單簽不出來(lái), 如更改, 會(huì)產(chǎn)生改單費(fèi)，公司不允許有改單費(fèi)產(chǎn)生，請(qǐng)事先仔細(xì)核對(duì)。二. 出貨后1. 如整柜, 讓工廠將拖柜清單傳給我們, 再次與業(yè)務(wù)員的出貨清單核對(duì)下,如不符, 讓業(yè)務(wù)員修改直至正確為止。2. 產(chǎn)地證: 部分客人需要做產(chǎn)地證, 拖柜后或進(jìn)倉(cāng)后的1個(gè)工作日內(nèi)安排做產(chǎn)地證3. 預(yù)錄單: 報(bào)關(guān)后,馬上向貨代索取預(yù)錄單以備開(kāi)票和記錄作業(yè)(請(qǐng)見(jiàn)第9條)用.收到預(yù)錄單后,須和報(bào)關(guān)資料核對(duì)是否正確,如有誤, 請(qǐng)馬上聯(lián)系貨代更改.4. 提單: 船開(kāi)后, 馬上向貨代索取提單COPY件,收到后第一時(shí)間自行核對(duì)好后馬上發(fā)給客戶核對(duì)。5. 進(jìn)倉(cāng)或拖柜后第3個(gè)工作日必須發(fā)給客人的單據(jù): 發(fā)票, 裝箱單, 提單COPY件, 產(chǎn)地證COPY件并同時(shí)催收匯。6. 催款: 貨到中途還未收到客人匯款，請(qǐng)馬上催款并同時(shí)通知對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)員一起催，貨到目的港前10天仍未收匯, 馬上催客人付款直至客人有回復(fù)為止。7. 收匯: 一旦收到客人的貨款, 2天內(nèi)根據(jù)客戶需要寄正本提單, 發(fā)票,裝箱單, 產(chǎn)地證或者電放(E123都是做電放的)。8. 每票貨物出運(yùn)后，檔案袋中應(yīng)留以下資料：1. 出運(yùn)清單2. 托單3. 進(jìn)倉(cāng)單4. 裝柜清單5. 報(bào)關(guān)資料（發(fā)票、裝箱單、報(bào)關(guān)單、預(yù)錄單）6. 提單COPY件，確認(rèn)件7. 產(chǎn)地證COPY件，確認(rèn)件8 發(fā)給客人的 invoice、packing list 及其他所需的文件。備注: 1. E1裝柜3個(gè)工作日后交齊訂單2. E1每周一發(fā)未出貨清單給對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)員及跟單員, 如長(zhǎng)時(shí)間未出的, 請(qǐng)?jiān)谇鍐紊嫌蓄伾珮?biāo)記并郵件通知3. 一個(gè)訂單有50%出掉了, 就要交齊訂單4. 一個(gè)訂單不能分3次以上出運(yùn)10. 單證一周作業(yè)要求: 每周一統(tǒng)一發(fā)催款郵件給各自負(fù)責(zé)的客戶。（1）.郵件主題為：RE: Outstanding Payment（2）.郵件內(nèi)容參考如下：Dear XXX, How are you. Pls kindly arrange the payment as below.INV No. ETD ETATotal USDRemarks 該列可以備注客人的PO號(hào)之類(lèi)的信息 BJ09566Apr.4May.133005.8 Have a nice day.（3）.另外附上附件。單子少的話，附上發(fā)票箱單。單子多的話，附上一張excel清單，清單的內(nèi)容就是郵件里面的表格。每周四將已出貨的訂單上交給我。已出貨的單子，是指報(bào)關(guān)OK，已拿到預(yù)錄入單的單子。上交給我的訂單要包含一下內(nèi)容：1. 預(yù)錄入單2. PI，PI回簽，客戶PO（這些文件，業(yè)務(wù)在讓你安排訂艙的時(shí)候，會(huì)和出貨清單一起給你）3. 工廠訂單以及回簽 （這個(gè)需要在出貨前向跟單索要。）4. 包裝清單預(yù)錄入單，要在報(bào)關(guān)當(dāng)天下午或者第二天上午就開(kāi)始向貨代索要。及時(shí)拿到預(yù)錄入單和完整的工廠回簽，很重要。關(guān)系到我們能否及時(shí)付款給工廠。如果預(yù)錄入單本周四沒(méi)有拿到，就延至下周四再給我。每周五發(fā)一份下周工作計(jì)劃給許靜姐。11. 退退稅聯(lián): 退稅聯(lián)超過(guò)90天無(wú)法退稅, 自出口日期計(jì)算.請(qǐng)切記!非常重要!隔段時(shí)間要關(guān)注一下退單的情況, 以免因?yàn)闆](méi)有退而錯(cuò)過(guò)退稅時(shí)間,造成沒(méi)有退稅款. 一般, 出貨后1個(gè)月內(nèi), 核銷(xiāo)單可以退下來(lái)了.當(dāng)核銷(xiāo)單退下后, 按每個(gè)代理公司不同規(guī)定, 將退稅單證裝訂好交于我。1. 寧電/中基: 所需的退稅單證1) 寧電是報(bào)關(guān)發(fā)票