標準行文規(guī)范.doc

湖北愛康大通汽車銷售服務有限公司湖北愛康大通汽車銷售服務有限公司標 準 行 文 規(guī) 范1目的為規(guī)范集團公司和下屬各公司的文件編制、更改、下發(fā)、傳閱的管理，使其可提供適宜的培訓、重復性和可追溯性，特制訂本規(guī)定。2范圍2.1 規(guī)定明確了湖北愛康大通汽車行文通用的紙張要求、行文要素排列順序及具體要求。2.2 本規(guī)定適用于湖北愛康大通汽車銷售服務有限公司制發(fā)的文件。3職責3.1 公司行政事務受集團辦公室指導、監(jiān)督和檢查，公司的文件處理工作，應配備專職人員負責文件處理工作，還應指定文字水平較高，對公司業(yè)務和文件處理工作較熟悉的人員，認真核閱把關。3.2 公司以公司名義對內、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。3.3 各職能部門負責以本部門名義對內、外行文編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。3.4 公司行政部負責以公司名義對內、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理，并負有監(jiān)督和檢查的職責.3.5 公司職能部門負責以部門名義對內、外行文編制以及存檔的文件管理，文件擬稿后交行政部制發(fā)。3.6 文件處理工作中，必須嚴格執(zhí)行公司各項保密規(guī)定，必須做到及時、準確、安全。4行文類別4.1 公告（紅頭文件）：為下行文，用于愛康大通公司向全公司下發(fā)工作計劃，部署重要工作，任免、獎勵、處分有關單位和個人，工作總結及各種有關全局性的規(guī)定，決定、指示、公告、通知、通報、批復，會議文件等事項。4.2 簽呈（請示/報告）：為上行文，一文一事。用于公司各部門向公司、公司向集團總部相關部門上呈的文件。4.3 便函（工作聯絡單）：為平行文，用于子公司與子公司間、部門與部門間以及子公司與總部相關部門間商洽工作，通知、詢問或答復問題等，主要發(fā)揮協(xié)調作用。4.4 函：用于公司對外機關、團體、公司行文。（不受嚴格行文控制，可不用文頭，不用文號，不用標題）4.5 會議記錄、紀要：用于各類會議的會議記錄、整理與總結。5行文要素要求5.1 標準文件一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和時間等部分組成。5.2 文件按緊急程度分為：“特急”、“急件”、“一般”。5.3 文件按密級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。5.3.1 “秘密”是指在一定的時間和范圍內，為保護公司的安全和利益，需要加以隱蔽、保護、限制、不讓外界客體知悉的事項的總稱。5.3.2 “機密”是在公司經營活動中產生的，不屬于公司秘密而又不宜于對外公開的秘密事項。5.3.3 “絕密”是關系到公司的安全利益，依照公司各項規(guī)章制度，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。5.4 涉及公司秘密的文件應當標明密級，其中 “絕密 ”、“機密”級文件還應當標明份數序號。任何文件處理人員在文件編制或處理過程中擅自公開或擅自擴大接觸范圍的即屬泄密，根據公司制度將處以相應處罰。5.5 行文的理由要充分，須“一事一請”。若多頭主送、敘事不清、一文數事、附件不全等問題，辦文部門退回呈報公司或部門。5.6 行文以迅速、簡潔、明確為基礎要求，按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文，不得越級報送。5.7 行文用詞、用字應準確規(guī)范，不得使用繁體字、異體字。排版回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。5.8 行文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、略縮語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，一律使用阿拉伯數碼字。6. 編制規(guī)范 6.1 為使公司管理體系的有效性和適宜性得以延續(xù)，公司各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行，統(tǒng)一使用A4尺寸打印稿，行文應規(guī)范，不得有錯別字。6.2 用電子文檔制作文件時，請使用Microsoft Word For Windows或Microsoft Excel For Windows進行輸入。6.3 公司規(guī)章制度類文件應遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：文件標題1目的：(要明確闡述編制和使用本文件的目的)2范圍：(要明確闡述本文件適用范圍。)3職責：(要明確闡述本文件所列執(zhí)行部門或個人的職責。)（下列正文）6.4 作為需要進行傳送的文件，請你在輸入時采用如下的文件格式：頁面設置A4 210297毫米；正文字體宋體 小四/四號 左空2格（全角）；文件標題黑體 小二號/二號 粗體 居中；段落標題宋體 小四號 粗體 居左；紅頭文號字體黑體 五號 粗體 居左；字體顏色未作特殊說明，行文中圖文顏色均為黑色；正文行距25-30磅；文件頁碼置于頁腳 居中；公司名稱置于頁眉 居左。（標準文件格式式樣15詳見附件1）7文件版頭7.1 湖北愛康大通汽車銷售服務有限公司文件版頭用于頒布公司重要規(guī)章制度，公布公司中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點和總結等，公布機構設置或調整、人事任免、獎懲等重大事項，通知重要事項。7.2 有限公司文件用于大通公司根據授權，傳達集團公司的決議或決定，轉發(fā)上級機關的文件，發(fā)布有關事項。7.3 所有文件上均應標注相應秘級和緊急程度，增強文件辦理的及時、有效、安全。密級文件應在文件首頁右上角位置編制列明，密級文件應當標明份數序號。不屬秘密文件，內容又不宜對外公開的，應當在文件右上角適當位置注明“內部文件”。8文號標準8.1 發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯合行文，主辦機關應當排列在前。8.2 發(fā)文統(tǒng)一編發(fā)文字號(簡稱文號，以下同)。文號包括公司代字、年份、序號。聯合發(fā)文，只標明發(fā)文主辦機關文號。8.3 文號由發(fā)文公司代字、年份和發(fā)文序號組成。公司代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文公司代字，第二個層次是發(fā)文公司主辦文件的部門的代字。8.3.1 對外行文文號：發(fā)文公司+年份+序號組成8.3.2 對內行文文號：發(fā)文公司/部門簡稱+文件分類簡稱+年份+序號組成8.4 文號的編寫8.4.1 文號的年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“【】”括入。8.4.2 順序號：案卷順序號，從001開始編寫。序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。同一文件或同一名稱的文件，追加一組自然數，用“-”隔開。8.4.3 各部門文件的版本編制：各類文件的版本號用來標識文件的修改狀態(tài)，格式為大寫英文字母與阿拉伯數字的組合，未經修改的文件版本號為“A/0”，修改一次版本號升為“A/1”，當版本號從“A/9”升級時，應升為“B/0”，依次類推。8.4.4 根據內容、性質和載體形式，將文件分類，具體分類代號如下：類別代號文件門類類別代號文件門類行政文書文件法務法務文件財務財務文件銷售銷售文件人事人事文件市場市場文件審計審計文件售后售后文件資金資金文件聲像聲像盤片文件工程工程文件其它其它ITIT文件9行文附件9.1 行文如有附件，在正文下空1行左空2字用宋體字標識“附件”， 后標全角冒號和名稱。9.2 附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：1.”）。9.3 附件名稱后不加標點符號。9.4 附件應與行文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序。9.5 附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與行文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識行文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。10成文時間、署名和附注10.1 成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。 成文時間，以領導簽發(fā)的日期為準；聯合發(fā)文，以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)日期為準。10.2 在文件制發(fā)時必須按要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。不重要的文件，只需署上經辦人的姓名。10.3 行文如有附注，用宋體字，居左空2格（全角）加圓括號標識在需注明項的下一行。11文尾標注11.1 對應文件上報“主送”、“報呈”、“抄送”，編制“主題詞”。11.1.1 “主送”指文件處理或最終決策的部門或領導；11.1.2 “報呈”指參與決策的領導或需了解相關情況的公司高層領導；11.1.3 “抄送”是指與文件內容有聯系的相關部門或領導。11.1.4 “主題詞”可參照國務院公文主題詞表編制。同時，標引主題詞必須準確，從主題詞表中選用的主題詞要能夠準確的反映出文件的內容特征和歸屬類別。除專有名詞外，一個詞不超過四個字，每個詞之間空一格，無標點。主題詞最少選兩個，最多不超過七個。11.2 如遇前頁正文結束，落款轉至下頁，則須在落款的末頁上注明“（本頁無正文）”字樣。12發(fā)文印章12.1 除會議紀要、記錄外，均應當加蓋印章。聯合上報的非法規(guī)性文件，由主報機關加蓋印章，并在首頁注明會簽單位的簽發(fā)人姓名。聯合下發(fā)的公文，聯合發(fā)文機關都應當加蓋印章。12.2 當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文部門名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。12.3 單一部門制發(fā)的行文在落款處不署發(fā)文部門的名稱，只標識成文時間。12.4 當行文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。12.5 主辦部門印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格（全角）標識成文時間。13. 文件裝訂及印制13.1 行文應左側裝訂。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處。不得有壞釘、漏釘、重釘，釘腳應平伏牢固。13.2 印制文件要遵守時限要求，保證質量，做到文面清晰，字體適當，用紙規(guī)范、美觀大方。14文件處理14.1 子公司向集團總部報送的所有非業(yè)務性的報告、文件，統(tǒng)一報送至集團辦公室，由集團辦公室負責進行文件分發(fā)、處理工作。14.2 子公司向集團總部報送的所有業(yè)務性報告、文件，應嚴格遵守“一事一請”原則，呈報相應主管部門簽批。收文部門的文件管理員負責接收登記并根據文件內容作相應傳遞，做好文件處理跟蹤工作。14.3 承辦部門在辦文時應遵循上下原則：凡屬本部門職權范圍內可以答復的事項，應直接答復呈文部門，同時抄送一份至承辦機關備案；凡涉及其他部門業(yè)務的事項，主辦部門要主動會同有關部門協(xié)商辦理，凡須報請上級領導審批的重要事項，應由主辦部門提出處理意見，并代擬批復文稿，如文稿內容涉及其他主管部門，應與其協(xié)商并取得一致意見后，報呈上級領導審批。14.4 傳遞秘密文件時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。利用傳真系統(tǒng)傳送秘密文件時，應事先與接收方文件管理員確認，確保文件的保密性。凡需存檔或需報呈領導批示的傳真件，應復印后再行處理。以利長期保存。14.5 一般不提倡對個人行文，領導之間也不宜橫向傳遞文件，以免造成文件的積壓或傳失。14.6 文件經各流程處理完畢后，收文部門文件管理員應對文件及時進行分類、歸檔，待辦或臨時未入檔文件應注意保管，做好保密工作。公司、各部門的發(fā)文統(tǒng)一由專人歸檔、保管。14.7 明確各級領導辦文時限：特急文件的處理時限為半個工作日；急件的處理時限為1個工作日；一般性文件處理時限為2個工作日。各級領導審閱后均須簽名并簽署日期，特急文件應簽明處理時刻，文件管理員負責文件的督辦與保密工作。15發(fā)文辦理15.1 由集團辦公室統(tǒng)一制發(fā)至各子公司及相關部門的管理類文件，由公司及相關部門文件管理員負責及時打印、更新、存檔。15.2 下發(fā)新文件時，文件制發(fā)人員應注意修改相關的版本號、生效日期。15.3 各部門制發(fā)的臨時性管理文件，應獲本部門第一負責人批準，交公司行政部門案后，由行政部門向各部門制發(fā)。15.4 需傳閱的文件，要嚴格登記手續(xù)，隨時掌握文件去向，避免文件漏傳、誤傳和延誤。15.5 公司管理類文件的制定、更改、廢止，應填寫“制度類文件更改申請表”（附件2），將此表提交至原文件制訂部門，由該部門負責人會同行政部及相關部門專業(yè)人員進行討論，審議申請表所列動議內容，按審批權限報批，獲準通過后方能發(fā)文。15.6 公司下發(fā)紅頭文件，填寫“湖北愛康大通汽車銷售服務有限公司發(fā)文稿紙”（附件3），須報公司總經理通過后蓋章下發(fā)。15.7 各部門，因工作需要下發(fā)紅頭文件的，需經發(fā)文部門負責人及分管副總簽核后報公司行政部門編制下發(fā)。15.8 紅頭文件由公司文件管理員負責文件處理工作。16收文辦理16.1 簽收：簽收文件要逐件清點，重要文件要逐頁查點，如發(fā)現問題，應及時向發(fā)文部門查詢并采取相應處理措施，急件要注明簽收的具體時間。16.2 登記：認真填寫“文件處理流轉單”（附件4），將文件標題、密級、發(fā)文字號、緩急時限、來文單位、發(fā)往單位、件數、收發(fā)時間及處理情況等逐項登記清楚，以利查詢。16.3 注辦：需要辦理的文件，文件管理員應根據文件內容，注請主管領導批示或注請有關職能部門辦理。對下發(fā)文件有疑問或不明確時，及時與文件發(fā)送單位聯系。16.4 擬辦：16.5.1 呈報部門審批的文件，分送主管部門、相關分管部門領導簽批，文件管理員負責進行部門內部文件的流轉。部門主管、分管領導簽核完畢后，如有必要應分別呈報集團公司總經理審批。16.5.2 呈報領導個人審批的文件，直接報送至相關領導，按領導簽批的意見進行文件流轉，注請主管領導批示的文件，一般應提出擬辦意見，并附有關背景材料，供領導審批時參考。16.5.3 非決定性、僅反應流轉過程的簽批意見可直接在文件處理流轉單上體現，但應注意文件傳遞過程中的交接，及原件的回收存檔。16.5.4 若遇緊急情況而恰巧領導不在時，方可采用電話聯系方式確認。16.5 督辦：凡經注辦的文件，要及時催辦，以避免漏辦和延誤。16.6 回傳：及時、完整將已完成審批流程的文件根據需要進行回傳。16.7 存檔：各公司、各部門文件管理員根據文件類別、時間分類存檔。17作廢處理17.1 在文件修改之前，各部門必須嚴格按照現有管理文件執(zhí)行。新版文件獲準下發(fā)并開始生效后，舊版文件自動失效。17.2 公司及各部門，在管理中，必須使用有效版本文件。18 本規(guī)定經公司總經理核準后公布實施，修正亦同。19. 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。公司以前下發(fā)的有關標準行文管理的定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。20. 本規(guī)定解釋權、修改權及未盡事宜決定權歸湖北愛康大通汽車貿易有限責任公司。附件：1. 標準文件格式式樣1.1 函1.2 紅頭文件1.3 請示/報告1.4 工作聯絡單1.5 會議記錄/紀要 2制度類文件更改申請表 3發(fā)文稿紙 4. 文件處理流轉單 湖北愛康大通汽車銷售服務有限公司 二七年六月 文件傳遞流程圖1、向部門呈報：請各部門內部相關人員進行流轉；2、向領導個人呈報：可直接請領導審批。主要是根據密級程度和主送部門分類簽收/登記 交相關部門注辦/擬辦回傳督辦 行政部門與相關部門協(xié)調1、審批同意后應及時、完整回傳；2、未通過審批或文件存在問題應及時與呈報部門聯系。參照檔案管理制度，按文件時間、類別分類存檔。存檔附件1.1：標準文件格式式樣函（發(fā)文單位名稱）關于（事項）的函受文單位：正文致禮！ 署名 2007年月日附件1.2：標準文件格式式樣紅頭文件*公司文件*字【*】*號 密級： 份數： 簽發(fā)：關于*的通知/決定*：附件：1. 2. 年 月 日（蓋章）注釋：1. 2.主題詞：抄送：附件1.2：請示報告標準式樣湖北愛康大通汽車銷售服務有限公司文件關于的請示/報告編 制文號：頁 數：共 頁日 期2007-密級：絕密 機密 秘密 普通緊急程度：特急 急件 一般審 核復 核批 準關于的請示/報告*： 妥否，請批示。 年 月 日（蓋章）主送：報呈：抄送：附件