工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則.doc

工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則福建省建福工程建設(shè)監(jiān)理有限公司二0一一年四月 工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則1、目的 通過(guò)制定和實(shí)施本公司工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則，使公司的監(jiān)理檔案符合規(guī)定要求；為每一工程監(jiān)理項(xiàng)目全過(guò)程的監(jiān)理活動(dòng)，提供可追溯的工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度的控制記錄和監(jiān)督管理的可靠資料。2、適用范圍 本細(xì)則適用于本公司每一個(gè)工程項(xiàng)目監(jiān)理活動(dòng)所形成的工程監(jiān)理檔案的管理。3、術(shù)語(yǔ) 工程監(jiān)理檔案是指在每項(xiàng)工程監(jiān)理過(guò)程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖表等形式的原始記錄。4、職責(zé)4.1檔案組職責(zé)4.1.1負(fù)責(zé)組織制定工程監(jiān)理檔案管理的規(guī)章制度并負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促與檢查。4.1.2組織公司年度工程監(jiān)理檔案歸檔計(jì)劃的實(shí)施。4.1.3組織檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的素質(zhì)。4.1.4組織工程監(jiān)理檔案的鑒定與銷(xiāo)毀。4.1.5負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房建設(shè)，完善檔案保管條件和保護(hù)設(shè)施。4.1.6負(fù)責(zé)檔案的移交、編目、保管、考核統(tǒng)計(jì)和利用工作。4.2監(jiān)管部職責(zé)4.2.1會(huì)同檔案組對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部的工程監(jiān)理資料的管理進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和督促。4.2.2負(fù)責(zé)檢驗(yàn)各項(xiàng)目監(jiān)理部待歸檔工程監(jiān)理資料的規(guī)范性、完整性、有效性。4.3項(xiàng)目總監(jiān)理工程師職責(zé)4.3.1認(rèn)真貫徹檔案管理部門(mén)對(duì)工程檔案方面的有關(guān)規(guī)定，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.3.2按項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)業(yè)資料整理辦法組織編制本項(xiàng)目工程監(jiān)理資料的歸檔計(jì)劃，并進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。4.4各項(xiàng)目兼職資料員職責(zé)4.4.1負(fù)責(zé)本工程監(jiān)理資料的收集、整理、分類、編目、保管和統(tǒng)計(jì)工作。4.4.2負(fù)責(zé)做好工程監(jiān)理檔案的分類、立卷工作、案卷質(zhì)量要符合技術(shù)檔案案卷質(zhì)量的要求。工程項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理檔案分類按工程項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)業(yè)資料規(guī)存標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.4.3在工程竣工1個(gè)月內(nèi)向公司檔案組辦理工程監(jiān)理檔案的移交工作。5、工作程序5.1業(yè)務(wù)培訓(xùn)：視工作需要公司檔案組不定期派出檔案人員參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，以提高管理水平。5.2檢查與考核5.2.1由監(jiān)管部會(huì)同檔案組每年對(duì)各項(xiàng)目監(jiān)理部的工程監(jiān)理資料的管理情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查與考核。5.2.2檢查、考核結(jié)果，應(yīng)形成書(shū)面資料，進(jìn)行通報(bào)。5.3收集5.3.1按照公司歸檔計(jì)劃，在工程即將竣工前后必須將監(jiān)理過(guò)程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖表、照片等形式的原始的監(jiān)理記錄收集齊全。5.3.2歸檔文件的質(zhì)量要求5.3.2.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。5.3.2.2工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。5.3.2.3工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆等。5.3.2.4工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5.3.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297mmx210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。5.3.2.6所有竣工圖紙應(yīng)加蓋竣工圖章。5.4整理、立卷5.4.1在資料收集齊全的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類整理完畢，并按規(guī)定方式進(jìn)行編目、立卷歸檔。5.4.2根據(jù)收集的檔案資料，按照單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等的系統(tǒng)聯(lián)系排系組卷。5.4.3編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào)5.4.3.1案卷內(nèi)檔案材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)目編頁(yè)號(hào)。5.4.3.2頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置a）單面書(shū)寫(xiě)的檔案在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。b）雙面書(shū)寫(xiě)的檔案材料，正面在右下角，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。折疊后的圖紙一律在右下角。C）成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。5.4.3.3案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外），卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。5.4.4卷內(nèi)目錄的編制5.4.4.1卷內(nèi)目錄式樣見(jiàn)附表。5.4.4.2卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：序號(hào)文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)次、備注。a）序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。b）文件編號(hào)：文件應(yīng)填寫(xiě)文件號(hào)；質(zhì)量記錄應(yīng)填寫(xiě)其編號(hào)；圖樣應(yīng)填寫(xiě)圖號(hào)。c）責(zé)任者：填寫(xiě)文件材料的直接編制部門(mén)或主要責(zé)任者，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)選擇主要兩個(gè)責(zé)任者，其余同等代替。d）文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，應(yīng)照實(shí)抄錄。e）日期：填寫(xiě)編制文件材料的年、月、日。f）頁(yè)次：填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。g）備注：填寫(xiě)需要補(bǔ)充、修改等情況的說(shuō)明和解釋。5.4.4.3卷內(nèi)目錄排列在案卷文件材料的首頁(yè)之前。5.4.5卷內(nèi)備考的編制5.4.5.1卷內(nèi)備考表的式樣見(jiàn)附表C。5.4.5.2卷內(nèi)備考要標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)）以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。5.4.5.3卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁(yè)之后。5.4.6案卷的裝訂5.4.6.1案卷裝訂時(shí)必須取掉金屬物。5.4.6.2案卷內(nèi)不同規(guī)格的科技文件材料或圖紙要折疊為統(tǒng)一幅面（圖紙采用風(fēng)琴式折疊法，幅面為A4）。5.4.6.3案卷材料要求左邊、底邊保持整齊，為了美觀可以使右邊翻口處整齊，但保證案卷材料不脫落。5.4.6.4案卷左側(cè)裝訂處留有20mm寬的裝訂低舌，采用三孔一線裝訂法，取中心點(diǎn)左右相距各80mm。5.5移交5.5.1每一個(gè)工程監(jiān)理項(xiàng)目，所形成全部監(jiān)理檔案資料；在工程竣工后一個(gè)月內(nèi)向公司檔案組移交歸檔。移交之前，由公司檔案組與監(jiān)管部對(duì)待移交的監(jiān)理檔案資料的完整性、分類準(zhǔn)確性、有效性進(jìn)行驗(yàn)收，經(jīng)驗(yàn)收合格的方能辦理移交手續(xù)。對(duì)應(yīng)交而缺少的資料應(yīng)限期由責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊。5.5.2公司檔案組與監(jiān)管部對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部檔案驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：5.5.2.1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整。5.5.2.2工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況。5.5.2.3文件的形成、來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。5.5.2.4文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求。5.5.3移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)移交清單，其式樣見(jiàn)附表F。5.5.4移交清單的項(xiàng)目包括：工程名稱、建設(shè)單位、施工單位、建設(shè)周期、檔案資料題名、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、移交單位、接收單位、移交人、接收人、移交時(shí)間、接收日期。5.5.4.1工程名稱：填寫(xiě)工程項(xiàng)目的全稱。5.5.4.2建設(shè)單位：即業(yè)主、填寫(xiě)工程項(xiàng)目所屬的全稱或通用簡(jiǎn)稱。5.5.4.3施工單位：填寫(xiě)工程項(xiàng)目施工的單位。5.5.4.4建設(shè)周期：填寫(xiě)開(kāi)工和竣工的日期。5.5.4.5序號(hào)：填寫(xiě)工程監(jiān)理檔案資料的卷數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。5.5.4.6檔案資料題名：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。5.5.4.7頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的總頁(yè)數(shù)。5.5.4.8移交單位：填寫(xiě)移交單位全稱并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部公章。5.5.4.9接收單位：填寫(xiě)接收單位全稱并加蓋公章。5.5.4.10移交人：填寫(xiě)具有移交經(jīng)辦人的姓名。5.5.4.11接收人：填寫(xiě)具體接收經(jīng)辦人的姓名。5.5.4.12移交日期：填寫(xiě)檔案資料移交時(shí)的具體時(shí)間。5.5.4.13接收日期：填寫(xiě)檔案資料接收時(shí)的具體時(shí)間。5.6鑒定與審核5.6.1工程監(jiān)理檔案移交歸檔后，檔案材料的內(nèi)容是否符合有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員進(jìn)行鑒定和審核，具體鑒定、審核驗(yàn)收表見(jiàn)附表I。5.7分類、編號(hào)5.7.1工程檔案的代號(hào)為“C”。工程監(jiān)理檔案5.7.2分類編號(hào)的構(gòu)成：C序號(hào)項(xiàng)目編號(hào)按年份排序，如2002年承接的項(xiàng)目編號(hào)為C-02xxx注：序號(hào)以合同編號(hào)順序進(jìn)行。二級(jí)目錄：010203040506綜合資料質(zhì)量控制資料投資控制資料進(jìn)度控制資料合同管理資料協(xié)調(diào)管理資料5.7.3工程監(jiān)理檔案的編號(hào)方法如下。例：C 02 001 -02 -001順序號(hào)質(zhì)量控制資料合同編號(hào)年 份工程檔案代號(hào)若同個(gè)監(jiān)理合同有多個(gè)單位工程時(shí)，可在項(xiàng)目部編號(hào)以26個(gè)英文字母順序區(qū)分不同的單位工程。例：金明苑新村有兩個(gè)監(jiān)理合同，第一個(gè)監(jiān)理合同為3#、6#、2#、8#，第二個(gè)監(jiān)理合同由7#、9#、10#，現(xiàn)對(duì)5#樓工程監(jiān)理檔案質(zhì)量控制的編號(hào)方法如下：C 02 008 B -02 -001順序號(hào)質(zhì)量控制資料6#樓金明宛新村第一個(gè)合同（合同編號(hào)）年份工程檔案代號(hào)5.8案卷封面的編制5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種方式。5.8.2案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面的形式為案卷外封面。5.8.3使用內(nèi)封面時(shí)，應(yīng)將內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前，再將案卷裝入檔案盒。5.9案卷封面的編制5.9.1案卷封面的式樣見(jiàn)附表D；案卷脊背式樣見(jiàn)附表。5.9.2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔案號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。5.9.2.1檔案號(hào)：填寫(xiě)檔案的分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷順序號(hào)。5.9.2.2檔案館代號(hào)：由檔案館填寫(xiě)。5.9.2.3案卷題名：填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。文字要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。5.9.2.4編制單位：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。5.9.2.5起止日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。5.9.2.6密級(jí)：分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。5.9.2.7保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類文件的期限詳見(jiàn)附錄A。5.10工程監(jiān)理檔案登記用的材料規(guī)定按文書(shū)檔案管理辦法執(zhí)行。5.11利用與統(tǒng)計(jì)按文書(shū)檔案管理辦法執(zhí)行。5.12鑒定和銷(xiāo)毀按文書(shū)檔案管理辦法執(zhí)行。6、建筑工程監(jiān)理文件歸檔范圍和保管期限（見(jiàn)附錄A）7、附表7.1卷內(nèi)目錄（附表）按文書(shū)檔案管理辦法7.表7.2備考表（附表）按文書(shū)檔案管理辦法7.表7.3案卷封面表式（附表）按文書(shū)檔案管理辦法7.表7.4案卷脊背（附表）按文書(shū)檔案管理辦法7.表7.5工程技術(shù)檔案移交清單（附表）按文書(shū)檔案管理辦法7.表7.6檔案利用登記表（附表）按文書(shū)檔案管理辦法7.表7.7檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表（附表）按文書(shū)檔案管理辦法7.表7.8監(jiān)理工程竣工檔案驗(yàn)收表（附表）6序號(hào)歸檔文件保存單位和保管單位建設(shè)單位監(jiān)理單位城建檔案館1工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長(zhǎng)期暫存2監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期3監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期4監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期短期5監(jiān)理部總控制計(jì)劃長(zhǎng)期短期6監(jiān)理月報(bào)長(zhǎng)期長(zhǎng)期7監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期長(zhǎng)期8工程開(kāi)工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期9工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期10不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期11質(zhì)量故事報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期長(zhǎng)期12預(yù)付款報(bào)審與支付短期暫存13月付款報(bào)審與支付短期暫存14設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長(zhǎng)期暫存15工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)長(zhǎng)期暫存16監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期17工程延期報(bào)告及審批永久長(zhǎng)期18費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期19合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)永久長(zhǎng)期20合同變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期21專題總結(jié)長(zhǎng)期短期22月報(bào)總結(jié)長(zhǎng)期短期23監(jiān)理工作總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期24工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期25檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部（子分部）工程驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期26基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期27幕墻工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期28施工承包合同、施工單位管理機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期暫存29施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)會(huì)審記錄永久暫存30施工材料質(zhì)量證明文件及試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期暫存31監(jiān)理日記暫存32施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期暫存33其他與監(jiān)理相關(guān)的施工文件暫存附錄A 建設(shè)工程監(jiān)理文件歸檔范圍和保管期限表注：永久是指工程檔案需永久保存；長(zhǎng)期是指保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指保存限期20年以下；暫存是指保存限期半年以下。打 “”表示應(yīng)向城建檔案管移交。附表7.1 卷內(nèi)目錄式樣 附表B 卷 內(nèi) 目 錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注附表7.2 卷內(nèi)備考表式樣 附表C卷內(nèi)備考表本案卷共有文件資料 頁(yè)，其中：文字材料 頁(yè)，圖樣材料 頁(yè)，照片 張。說(shuō)明立卷人： 年 月 日審核人： 年 月 日附表7.3 案卷封面式樣 附表D檔 號(hào) 檔案館代號(hào) 案卷題名 編制單位 編制日期 密 級(jí) 保管期限 共 卷 第 卷 附表7.4附表E 案卷脊背式樣檔號(hào)案卷題名附表7.檔案（工程監(jiān)理）資料移交清單附表序號(hào)檔 案 資 料 題 名份數(shù)頁(yè)數(shù)備 注移交單位： 接收單位：移 交 人： 接 收 人： 交接日期： 年 月 日附表7.6 G表檔 號(hào)：公司名稱：類目名稱：案卷標(biāo)題：日 期： 年 月 日 年 月 日保管期限：本案卷共 件，共 頁(yè)編制單位：編制日期： 年 月 日密 級(jí)：16附表7.7檔 案 利 用 登 記 表附表H利用者查閱時(shí)間年 月 日借出時(shí)間年 月 日歸還日期年 月 日檔 號(hào)檔案名稱復(fù)印檔案頁(yè)利用對(duì)象（人次）利用檔案用途利用檔案效益（直接或間接）行政管理人員監(jiān)理項(xiàng)目部技術(shù)人員基本建設(shè)科學(xué)技術(shù)文化教育歷史研究落實(shí)政策平息糾紛資質(zhì)取證經(jīng)濟(jì)效益社會(huì)效益(次)節(jié)約時(shí)間(天)節(jié)約資金(萬(wàn)元)節(jié)約勞力(個(gè))利用效益實(shí)例附表7.8檔 案 統(tǒng) 計(jì) 報(bào) 表附表I填報(bào)單位： 年度：室存檔案室存永久長(zhǎng)期檔案本年接收檔案檔案編目情況全宗案卷錄音錄像影片檔案照片檔案底圖突微膠片永久長(zhǎng)期案卷錄音錄像影片檔案照片檔案底圖案卷目錄全引目錄分類目錄專題目錄重要文件目 錄平片開(kāi)窗片卷片簿式卡片式簿式卡片式個(gè)卷盤(pán)張張張張米卷卷卷盤(pán)張張本本條本張本張單位負(fù)責(zé)人： 制表人： 填報(bào)日期： 年 月 日附表7.9監(jiān)理工作竣工