采購部工作流程.docx

深圳市奔馬電子科技有限公司奔馬字20180726001號采購部工作流程一、部門類流程1.工作計劃表跟進（每日工作匯報匯報機制表格化）為了跟蹤和推進采購部部門各工作人員的業(yè)務跟進，部門每個人每日需做工作計劃表；每日17：30前將次日或近期內需要跟進的重要事項列進計劃表中，發(fā)給部門負責人；部門負責人統(tǒng)籌審核，同時將部門的工作計劃一并列入工作計劃表中，每日18：00前發(fā)送給呂總及部門各崗位工作人員。工作計劃表填寫內容主要包括：（1）次日到貨或未來幾日需到貨項目；（2）品質異常類；（3）樣品進度；（4）退貨處理；（5）新品跟進等等2.采購訂單下達流程：采購訂單執(zhí)行、管家婆操作、審批；(管家婆系統(tǒng)：采購作業(yè)指導、規(guī)范；系統(tǒng)外訂單流程圖)一.采購訂單執(zhí)行工作流程樣樣品質采購計劃開發(fā)供應商供應商送檢判定合格供應商按PMC備庫日常請購檢驗入庫跟進材料到位情況下訂單新品（工程郵件通知）PMC請購建立供應商名冊日暉達OEM產品（業(yè)務郵件通知）應付賬款對賬付款申請深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散流程內容1根據(jù)PMC物料系統(tǒng)請購下達采購訂單。2物料交期的控制。3材料市場行情的調查。4查證進料的品質和數(shù)量。5進料品質和數(shù)量異常的處理。6與供應商有關交期、交量等方面的溝通協(xié)調。7.結賬對賬付款安排及申請跟進。二.采購單據(jù)流轉流程執(zhí)行部門（采購、PMC）部門負責人總經理財務下單請購系統(tǒng)審核系統(tǒng)審核詢價采購（錄入采購訂單）審核簽字審批簽字審核簽字付款申請審核簽字審批簽字審核簽字付款記賬深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散三管家婆系統(tǒng)采購訂單操作工作流程1.進入管家婆系統(tǒng)，打開采購訂單2.點擊選單，彈出查詢條件穿口，選好日期點擊確定。3.選擇需要下單物料前打勾，點擊選中。4.輸入對應單價、供應商、經辦人、部門、收入倉庫及訂單號，點擊保存。深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散四交期跟進1.采購訂單下達后，跟進供應商24小時內必須回復交期，回復不了的，標記清楚持續(xù)跟進并反饋給PMC及業(yè)務；供應商回復的交期滿足不了要求的，反復與供應商直接對接人溝通，必要時與供應商處領導溝通得到更好的交期，得到的交期仍不能滿足要求的，匯報給采購部負責人，部門負責人跟進溝通及反饋，以達到最好交期滿足出貨要求。2.供應商回復的交期，采購員將交期跟進記錄在訂單明細表中，并每日跟進交貨情況。對即將到達交期的提前三天與供應商再次核實確定，有問題的跟進及反饋；已到交期未交貨的，與供應商核實原因并跟進立即交貨，異常的向部門領導反饋解決。3.對回復交期供應商處因生產異?；蛭锪袭惓２荒馨雌诮坏模蠊逃袉栴}第一時間反饋，并溝通協(xié)調解決。4.供應商交貨后及時對接倉庫收取簽收貨物的送貨單，并登記更新訂單明細表中的已交數(shù)量，并按供應商類別整理。五對帳及付款（采購擬制對帳單提供給財務內部結帳、結算）1.每月月底采購員整理經倉庫簽收的送貨單，與系統(tǒng)收貨、退貨記錄核對，與訂單跟進表核對，問題項與倉庫、供應商及財務核對并修正；2.每月3號前將對賬的應付明細及匯總表郵件發(fā)給財務、部門負責人、呂總；3.每月3號前打印各供應商簽字蓋章的對賬單交部門負責人及財務簽字，以備作付款申請單使用，供應商不能及時回傳的，采購員先行將對賬單打印簽字，并交部門負責人簽字交財務。4.每月15號前做好各供應商的付款申請單，付款申請單填寫及相關單據(jù)要求及注意事項：（1）正確填寫供應商收款賬號，必須是供應商蓋有公章的收款資料賬號，若供應商提出更改收款資料的，必須在收到資料后，電話與供應商負責人再次確認核實，方作按新的收款賬號付款。（2）月結付款申請單原始憑證附單要求：倉管員簽收及倉庫主管簽字的送貨單（含補貨）、退貨單，深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散經供應商簽字蓋公章、采購員及采購經理簽字確認的對賬單、供應商蓋有公章的收款資料復印件。六新品開發(fā)1.關于新產品開模：得到產品部或客戶的新品開模要求，需將開模產品的要求、能否實現(xiàn)、模具費、市場預估數(shù)量及產品成本接受程度等細節(jié)信息清晰傳遞，跟進供應商評估能否實現(xiàn)、模具費及產品單價，模具交期等。2.在評估過程中，問題細節(jié)對接并了解（供應商處的技術實現(xiàn)與內部產品部對接好），推進好新品評估進度。3.遇到問題及時反饋并跟進。七樣品流程(一)原材料及外購成品樣品確認1.接收客戶訂單后，業(yè)務員制作訂單表格文件下發(fā)訂單、包裝明細資料給到PMC、品質留檔同時業(yè)務需要準備包材圖檔，并以郵件方式發(fā)送給PMC、采購、品質。2.采購收到訂單后，了解訂單需求、明確包裝、產品細節(jié)及相關產品資料，然后發(fā)放給供應商進行打樣。3.采購首次拿到樣品需由采購對照資料進行初步確認，確認合格后填寫樣品送檢單，由采購將實物樣品和樣品送檢單轉交給工程部。4.工程部確認產品外觀、尺寸、結構、功能等，確認合格后由工程部將最終成品樣品轉交業(yè)務部。5.業(yè)務部接收最終確認好了的樣品轉交客戶確認，如客戶確認合格后，簽樣品給到采購部，采購下訂單聯(lián)系供應商進行批量生產且在采購訂單中說明按一定比率多送2-3套備品做為簽樣依據(jù)。（二）成品包裝樣品首件確認1.采購回來的物料進行包裝前，由倉庫先包裝兩個成品樣品給到品質，品質拿到首件后，2.內容須跟資料先核對，并填寫樣品確認單如有不能確定的轉交給工程、業(yè)務人員確認，首件需要業(yè)務、品質人員簽字留樣，并通知包裝部按首件樣品進行生產。3.經確認合格后的最終成品包裝樣品將留給品質部永久保留，其他部門借用必須登記且使用完后立即歸還。品質部于每月將最新樣品登記表發(fā)郵件給各部門確認最新留樣狀況。4.采購部負責與供應商溝通每批物料來料必須預留2-3套備品物料做為包裝簽樣的依據(jù)。5.品質在無樣品的情況下，可以拒檢，但必須立即上報相關負責人和采購，如一天內未能解決，需上報總經理；品質檢驗原則上當日到貨，次日需檢測完畢，特殊情況需提前向總經理及相關業(yè)務報備；深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散（三）外發(fā)包裝成品樣品首件確認1.外發(fā)OEM訂單由供應商完成包裝的，須由我司提供一個包裝OK的成品樣品給供應商。2.供應商提供產品物料樣品給采購，采購收到產品物料樣品交給品質確認的同時，文字知會PMC、倉庫等相關人員。3.PMC安排包材外發(fā)時，須在外發(fā)單上特別注明包裝成品樣品須隨包材一同發(fā)出，當產品物料及包材到貨后由倉庫通知品質檢驗檢驗OK后，由PMC安排倉庫按包裝明細包裝樣品2套，交品質和業(yè)務部門確認簽字后品質和供應商各保留一個做為依據(jù)。4.倉庫將簽字確認合格的樣品，隨同包材一同發(fā)供應商，并將單號通知到采購。5.采購聯(lián)系供應商點收包材及樣品，并按樣品批量包裝生產。附件7.1樣品送檢單BM-PU-0027.2樣品登記表BM-QC-0037.3樣品確認單BM-QC-004八供應商管理流程（一）供應商引進及管理流程1.目的通過對供應商的控制，使供應商提供符合質量要求、價格適宜的物料，保證生產的正常進行。對供應商進行評價管理，淘汰不合格的供應商。2.適用范圍向我公司提供配件、成品、物料、輔料的供應商及代理商（客戶指定的供應商除外）。3.管理評審的流程/職責和工作要求流程職責工作要求相關文件/記錄開始深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散尋找供應商供應商送樣c采購部負責尋找新供應商，其他部門也可推薦供應商。原則上采購員c同規(guī)格物料允許有三家合格供應商。采購員cc采購部通知供應商送樣確認。不合格工程部樣品確認c樣品確認按文件樣品確認流品質部c樣品確認流程程執(zhí)行。合格申請部門填寫樣品送檢單樣品確認采購員品質部cc采購部填制樣品送檢單及新供應商資料名稱經品質部審核確認。c品質確認樣品合格，并建議是樣品送檢單樣品確認單否驗廠驗廠驗廠不合格采購員c品質c關鍵元器件、零部件除文件審核外，需驗廠審核的。由采購部供應商考察報告不驗廠工程組織品管、工程開發(fā)人員對供應合格商現(xiàn)場審核采購經理簽訂質量協(xié)議簽訂供貨合同產品經理c驗廠合格，采購部通知供應商簽訂質量協(xié)議書和供貨合同。供應商質量保證協(xié)議書供貨合同c深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散小批量試產交樣建立供應商檔案產品部c物料樣品確認后，需要試產的物料，由產品部通知PMC小批量訂購。c采購部建立供應商檔案，編制供應商名單評審不合格的供應商，原則采購部c供應商名單品質追蹤上半年內不得再申請。合格供應商，若要增加供貨品類，需重新送樣確認。c供應商來料不良，IQC以“品質異常單”形式通知供應商。必品質部c品質部c要時，以會議檢討，或外派工程師到供應商現(xiàn)場指導協(xié)助供應商改善，IQC跟蹤改善效果。c品質部IQC每季對供應商來料質量情況統(tǒng)計匯總，采購部、品品質異常單定期考核采購經理產品經理質部、工程等相關部門對供應商進行綜合評估，對來料質量問題多而無明顯改善的供應商取消其供貨資格。結束編制：審核：批準：4.供應商信息管理1.新的供應商引進后，采購員需對供應商進行編號錄入管家婆系統(tǒng)，同時供應商信息完整地錄入供應商資料匯總表中，錄入內容包括：供應商全名、供應商代號、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、供應產深圳市奔馬電子科技有限公司版權所有，未經許可，不得擴散品類別、公司性質及規(guī)模、付款方式、地址、開票明細、稅點、開票名稱、企業(yè)類別、經營范圍/主營產品。2.對各供應商資料含營業(yè)執(zhí)照、收款資料收集整理歸檔及分供應商檔案保管。3.供應商名稱或付款