采購部工作流程.docx

深圳市奔馬電子科技有限公司奔馬字20180726001號采購部工作流程一、部門類流程1.工作計劃表跟進（每日工作匯報匯報機制表格化）為了跟蹤和推進采購部部門各工作人員的業(yè)務(wù)跟進，部門每個人每日需做工作計劃表；每日17：30前將次日或近期內(nèi)需要跟進的重要事項列進計劃表中，發(fā)給部門負(fù)責(zé)人；部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌審核，同時將部門的工作計劃一并列入工作計劃表中，每日18：00前發(fā)送給呂總及部門各崗位工作人員。工作計劃表填寫內(nèi)容主要包括：（1）次日到貨或未來幾日需到貨項目；（2）品質(zhì)異常類；（3）樣品進度；（4）退貨處理；（5）新品跟進等等2.采購訂單下達流程：采購訂單執(zhí)行、管家婆操作、審批；(管家婆系統(tǒng)：采購作業(yè)指導(dǎo)、規(guī)范；系統(tǒng)外訂單流程圖)一.采購訂單執(zhí)行工作流程樣樣品質(zhì)采購計劃開發(fā)供應(yīng)商供應(yīng)商送檢判定合格供應(yīng)商按PMC備庫日常請購檢驗入庫跟進材料到位情況下訂單新品（工程郵件通知）PMC請購建立供應(yīng)商名冊日暉達OEM產(chǎn)品（業(yè)務(wù)郵件通知）應(yīng)付賬款對賬付款申請深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散流程內(nèi)容1根據(jù)PMC物料系統(tǒng)請購下達采購訂單。2物料交期的控制。3材料市場行情的調(diào)查。4查證進料的品質(zhì)和數(shù)量。5進料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理。6與供應(yīng)商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)。7.結(jié)賬對賬付款安排及申請跟進。二.采購單據(jù)流轉(zhuǎn)流程執(zhí)行部門（采購、PMC）部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理財務(wù)下單請購系統(tǒng)審核系統(tǒng)審核詢價采購（錄入采購訂單）審核簽字審批簽字審核簽字付款申請審核簽字審批簽字審核簽字付款記賬深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散三管家婆系統(tǒng)采購訂單操作工作流程1.進入管家婆系統(tǒng)，打開采購訂單2.點擊選單，彈出查詢條件穿口，選好日期點擊確定。3.選擇需要下單物料前打勾，點擊選中。4.輸入對應(yīng)單價、供應(yīng)商、經(jīng)辦人、部門、收入倉庫及訂單號，點擊保存。深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散四交期跟進1.采購訂單下達后，跟進供應(yīng)商24小時內(nèi)必須回復(fù)交期，回復(fù)不了的，標(biāo)記清楚持續(xù)跟進并反饋給PMC及業(yè)務(wù)；供應(yīng)商回復(fù)的交期滿足不了要求的，反復(fù)與供應(yīng)商直接對接人溝通，必要時與供應(yīng)商處領(lǐng)導(dǎo)溝通得到更好的交期，得到的交期仍不能滿足要求的，匯報給采購部負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人跟進溝通及反饋，以達到最好交期滿足出貨要求。2.供應(yīng)商回復(fù)的交期，采購員將交期跟進記錄在訂單明細表中，并每日跟進交貨情況。對即將到達交期的提前三天與供應(yīng)商再次核實確定，有問題的跟進及反饋；已到交期未交貨的，與供應(yīng)商核實原因并跟進立即交貨，異常的向部門領(lǐng)導(dǎo)反饋解決。3.對回復(fù)交期供應(yīng)商處因生產(chǎn)異?；蛭锪袭惓２荒馨雌诮坏?，要求供應(yīng)商有問題第一時間反饋，并溝通協(xié)調(diào)解決。4.供應(yīng)商交貨后及時對接倉庫收取簽收貨物的送貨單，并登記更新訂單明細表中的已交數(shù)量，并按供應(yīng)商類別整理。五對帳及付款（采購擬制對帳單提供給財務(wù)內(nèi)部結(jié)帳、結(jié)算）1.每月月底采購員整理經(jīng)倉庫簽收的送貨單，與系統(tǒng)收貨、退貨記錄核對，與訂單跟進表核對，問題項與倉庫、供應(yīng)商及財務(wù)核對并修正；2.每月3號前將對賬的應(yīng)付明細及匯總表郵件發(fā)給財務(wù)、部門負(fù)責(zé)人、呂總；3.每月3號前打印各供應(yīng)商簽字蓋章的對賬單交部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)簽字，以備作付款申請單使用，供應(yīng)商不能及時回傳的，采購員先行將對賬單打印簽字，并交部門負(fù)責(zé)人簽字交財務(wù)。4.每月15號前做好各供應(yīng)商的付款申請單，付款申請單填寫及相關(guān)單據(jù)要求及注意事項：（1）正確填寫供應(yīng)商收款賬號，必須是供應(yīng)商蓋有公章的收款資料賬號，若供應(yīng)商提出更改收款資料的，必須在收到資料后，電話與供應(yīng)商負(fù)責(zé)人再次確認(rèn)核實，方作按新的收款賬號付款。（2）月結(jié)付款申請單原始憑證附單要求：倉管員簽收及倉庫主管簽字的送貨單（含補貨）、退貨單，深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散經(jīng)供應(yīng)商簽字蓋公章、采購員及采購經(jīng)理簽字確認(rèn)的對賬單、供應(yīng)商蓋有公章的收款資料復(fù)印件。六新品開發(fā)1.關(guān)于新產(chǎn)品開模：得到產(chǎn)品部或客戶的新品開模要求，需將開模產(chǎn)品的要求、能否實現(xiàn)、模具費、市場預(yù)估數(shù)量及產(chǎn)品成本接受程度等細節(jié)信息清晰傳遞，跟進供應(yīng)商評估能否實現(xiàn)、模具費及產(chǎn)品單價，模具交期等。2.在評估過程中，問題細節(jié)對接并了解（供應(yīng)商處的技術(shù)實現(xiàn)與內(nèi)部產(chǎn)品部對接好），推進好新品評估進度。3.遇到問題及時反饋并跟進。七樣品流程(一)原材料及外購成品樣品確認(rèn)1.接收客戶訂單后，業(yè)務(wù)員制作訂單表格文件下發(fā)訂單、包裝明細資料給到PMC、品質(zhì)留檔同時業(yè)務(wù)需要準(zhǔn)備包材圖檔，并以郵件方式發(fā)送給PMC、采購、品質(zhì)。2.采購收到訂單后，了解訂單需求、明確包裝、產(chǎn)品細節(jié)及相關(guān)產(chǎn)品資料，然后發(fā)放給供應(yīng)商進行打樣。3.采購首次拿到樣品需由采購對照資料進行初步確認(rèn)，確認(rèn)合格后填寫樣品送檢單，由采購將實物樣品和樣品送檢單轉(zhuǎn)交給工程部。4.工程部確認(rèn)產(chǎn)品外觀、尺寸、結(jié)構(gòu)、功能等，確認(rèn)合格后由工程部將最終成品樣品轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)部。5.業(yè)務(wù)部接收最終確認(rèn)好了的樣品轉(zhuǎn)交客戶確認(rèn)，如客戶確認(rèn)合格后，簽樣品給到采購部，采購下訂單聯(lián)系供應(yīng)商進行批量生產(chǎn)且在采購訂單中說明按一定比率多送2-3套備品做為簽樣依據(jù)。（二）成品包裝樣品首件確認(rèn)1.采購回來的物料進行包裝前，由倉庫先包裝兩個成品樣品給到品質(zhì)，品質(zhì)拿到首件后，2.內(nèi)容須跟資料先核對，并填寫樣品確認(rèn)單如有不能確定的轉(zhuǎn)交給工程、業(yè)務(wù)人員確認(rèn)，首件需要業(yè)務(wù)、品質(zhì)人員簽字留樣，并通知包裝部按首件樣品進行生產(chǎn)。3.經(jīng)確認(rèn)合格后的最終成品包裝樣品將留給品質(zhì)部永久保留，其他部門借用必須登記且使用完后立即歸還。品質(zhì)部于每月將最新樣品登記表發(fā)郵件給各部門確認(rèn)最新留樣狀況。4.采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通每批物料來料必須預(yù)留2-3套備品物料做為包裝簽樣的依據(jù)。5.品質(zhì)在無樣品的情況下，可以拒檢，但必須立即上報相關(guān)負(fù)責(zé)人和采購，如一天內(nèi)未能解決，需上報總經(jīng)理；品質(zhì)檢驗原則上當(dāng)日到貨，次日需檢測完畢，特殊情況需提前向總經(jīng)理及相關(guān)業(yè)務(wù)報備；深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散（三）外發(fā)包裝成品樣品首件確認(rèn)1.外發(fā)OEM訂單由供應(yīng)商完成包裝的，須由我司提供一個包裝OK的成品樣品給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商提供產(chǎn)品物料樣品給采購，采購收到產(chǎn)品物料樣品交給品質(zhì)確認(rèn)的同時，文字知會PMC、倉庫等相關(guān)人員。3.PMC安排包材外發(fā)時，須在外發(fā)單上特別注明包裝成品樣品須隨包材一同發(fā)出，當(dāng)產(chǎn)品物料及包材到貨后由倉庫通知品質(zhì)檢驗檢驗OK后，由PMC安排倉庫按包裝明細包裝樣品2套，交品質(zhì)和業(yè)務(wù)部門確認(rèn)簽字后品質(zhì)和供應(yīng)商各保留一個做為依據(jù)。4.倉庫將簽字確認(rèn)合格的樣品，隨同包材一同發(fā)供應(yīng)商，并將單號通知到采購。5.采購聯(lián)系供應(yīng)商點收包材及樣品，并按樣品批量包裝生產(chǎn)。附件7.1樣品送檢單BM-PU-0027.2樣品登記表BM-QC-0037.3樣品確認(rèn)單BM-QC-004八供應(yīng)商管理流程（一）供應(yīng)商引進及管理流程1.目的通過對供應(yīng)商的控制，使供應(yīng)商提供符合質(zhì)量要求、價格適宜的物料，保證生產(chǎn)的正常進行。對供應(yīng)商進行評價管理，淘汰不合格的供應(yīng)商。2.適用范圍向我公司提供配件、成品、物料、輔料的供應(yīng)商及代理商（客戶指定的供應(yīng)商除外）。3.管理評審的流程/職責(zé)和工作要求流程職責(zé)工作要求相關(guān)文件/記錄開始深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散尋找供應(yīng)商供應(yīng)商送樣c采購部負(fù)責(zé)尋找新供應(yīng)商，其他部門也可推薦供應(yīng)商。原則上采購員c同規(guī)格物料允許有三家合格供應(yīng)商。采購員cc采購部通知供應(yīng)商送樣確認(rèn)。不合格工程部樣品確認(rèn)c樣品確認(rèn)按文件樣品確認(rèn)流品質(zhì)部c樣品確認(rèn)流程程執(zhí)行。合格申請部門填寫樣品送檢單樣品確認(rèn)采購員品質(zhì)部cc采購部填制樣品送檢單及新供應(yīng)商資料名稱經(jīng)品質(zhì)部審核確認(rèn)。c品質(zhì)確認(rèn)樣品合格，并建議是樣品送檢單樣品確認(rèn)單否驗廠驗廠驗廠不合格采購員c品質(zhì)c關(guān)鍵元器件、零部件除文件審核外，需驗廠審核的。由采購部供應(yīng)商考察報告不驗廠工程組織品管、工程開發(fā)人員對供應(yīng)合格商現(xiàn)場審核采購經(jīng)理簽訂質(zhì)量協(xié)議簽訂供貨合同產(chǎn)品經(jīng)理c驗廠合格，采購部通知供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議書和供貨合同。供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議書供貨合同c深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散小批量試產(chǎn)交樣建立供應(yīng)商檔案產(chǎn)品部c物料樣品確認(rèn)后，需要試產(chǎn)的物料，由產(chǎn)品部通知PMC小批量訂購。c采購部建立供應(yīng)商檔案，編制供應(yīng)商名單評審不合格的供應(yīng)商，原則采購部c供應(yīng)商名單品質(zhì)追蹤上半年內(nèi)不得再申請。合格供應(yīng)商，若要增加供貨品類，需重新送樣確認(rèn)。c供應(yīng)商來料不良，IQC以“品質(zhì)異常單”形式通知供應(yīng)商。必品質(zhì)部c品質(zhì)部c要時，以會議檢討，或外派工程師到供應(yīng)商現(xiàn)場指導(dǎo)協(xié)助供應(yīng)商改善，IQC跟蹤改善效果。c品質(zhì)部IQC每季對供應(yīng)商來料質(zhì)量情況統(tǒng)計匯總，采購部、品品質(zhì)異常單定期考核采購經(jīng)理產(chǎn)品經(jīng)理質(zhì)部、工程等相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評估，對來料質(zhì)量問題多而無明顯改善的供應(yīng)商取消其供貨資格。結(jié)束編制：審核：批準(zhǔn)：4.供應(yīng)商信息管理1.新的供應(yīng)商引進后，采購員需對供應(yīng)商進行編號錄入管家婆系統(tǒng)，同時供應(yīng)商信息完整地錄入供應(yīng)商資料匯總表中，錄入內(nèi)容包括：供應(yīng)商全名、供應(yīng)商代號、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、供應(yīng)產(chǎn)深圳市奔馬電子科技有限公司版權(quán)所有，未經(jīng)許可，不得擴散品類別、公司性質(zhì)及規(guī)模、付款方式、地址、開票明細、稅點、開票名稱、企業(yè)類別、經(jīng)營范圍/主營產(chǎn)品。2.對各供應(yīng)商資料含營業(yè)執(zhí)照、收款資料收集整理歸檔及分供應(yīng)商檔案保管。3.供應(yīng)商名稱或付款