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提高檔案管理工作效率-條形碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用 小組名稱：檔案QC小組北京國(guó)電華北電力工程有限公司2009年1月- 22 -目 錄一、 小組概況-1二、 選擇課題-2三、 現(xiàn)狀調(diào)查-6四、 設(shè)定目標(biāo)-7五、 原因分析-9六、 確定要因-10七、 制定對(duì)策-12八、 實(shí)施措施-16九、 效果檢查-22十、 鞏固措施-24十一、 總結(jié)與打算-241 小組概況1.1 注冊(cè)登記小組名稱檔案QC小組所在部門信息部成立時(shí)間2008年2月小組類型攻關(guān)類登記日期2008年2月注冊(cè)編號(hào)1.2小組成員序號(hào)姓名性別年齡文化程度職稱小組分工1呂 建男48本科高工指導(dǎo)：協(xié)調(diào)、指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行情況2甘立梅女37?？浦眇^員組長(zhǎng)：組織學(xué)習(xí)、活動(dòng)記錄、組織實(shí)施、成果發(fā)布等3張 煒女38本科工程師組員：參加討論，試用、實(shí)施等4馬金榮女51?？聘毖芯筐^員組員：檔案技術(shù)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)需求分析、現(xiàn)場(chǎng)論證等5白勝蘭女36本科高工組員：負(fù)責(zé)技術(shù)支持，對(duì)出圖進(jìn)行監(jiān)控及生成條碼6梁曉鳳女26本科初級(jí)組員：參加討論，提供紫光系統(tǒng)與條形碼系統(tǒng)接口及數(shù)據(jù)庫(kù)表內(nèi)容1.3活動(dòng)情況立題日期2008年2月20日活動(dòng)日期2008年2月20日12月31日活動(dòng)次數(shù)15次活動(dòng)時(shí)間10個(gè)月平均受TQC教育50小時(shí)出勤率98% 以上圖表制表：甘立梅 2008.02.202 選擇課題 2.1選題理由 保質(zhì)保量完成工作任務(wù) 對(duì)現(xiàn)有工作技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)，用先進(jìn)技術(shù)提高工作效率。 部門目標(biāo) 1、 目前公司業(yè)務(wù)拓展迅速，各種檔案的數(shù)量以每年30%的速度急劇增加，而工作人員得不到補(bǔ)充。制約了對(duì)知識(shí)的管理，對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展不利。調(diào)查研究 2、檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，但不能拓展更多的業(yè)務(wù)范圍，在使用上還有不便之處。3、現(xiàn)有工作流程中有一些可進(jìn)行簡(jiǎn)化，有可改進(jìn)的可行性。4、對(duì)編碼技術(shù)等一些可用于檔案管理的技術(shù)從安全、效率、技術(shù)手段等方面進(jìn)行調(diào)查研究，有些技術(shù)可以運(yùn)用到我公司檔案管理當(dāng)中。 確定課題 通過分析，可以看出現(xiàn)有管理系統(tǒng)、管理手段、管理技術(shù)都有可改進(jìn)的地方。因此小組成員一致認(rèn)為：本次QC課題是優(yōu)化流程，應(yīng)用條形碼技術(shù)，全面提高檔案管理工作效率。 2.2制定計(jì)劃本小組按PDCA四階段八步驟，確定了活動(dòng)內(nèi)容、目標(biāo)、進(jìn)度等（見下表）： 本表制表：張煒 22活動(dòng)程序步驟活動(dòng)內(nèi)容目標(biāo)要求進(jìn)度二月三月四月五月六月七月八月九月十月十一月十二月P計(jì)劃制定對(duì)策分析原因確定預(yù)約借閱要因設(shè)定目標(biāo)現(xiàn)狀調(diào)查課題選擇質(zhì)量教育學(xué)習(xí)TQC理論明確PDCA四階段八步驟，會(huì)用QC方法、工具分析，懂TQC基本理論調(diào)查現(xiàn)狀找問題收集、討論影響借閱利用檔案的因素全面調(diào)查、分析原因，提出詳細(xì)、準(zhǔn)確的需求確定目標(biāo)確定活動(dòng)目標(biāo)對(duì)目標(biāo)進(jìn)行可行性分析分析原因，確定要因理順諸多關(guān)系，確定要因，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證落實(shí)分析透徹、準(zhǔn)確、認(rèn)真，注意平時(shí)積類資料的完整性制定對(duì)策針對(duì)要因，制定對(duì)策，措施切實(shí)可行有可操作性D執(zhí)行實(shí) 施對(duì)策實(shí)施按對(duì)策實(shí)施，進(jìn)入攻關(guān)階段，優(yōu)化程序設(shè)計(jì)堅(jiān)持邊使用邊改進(jìn)的原則，短暫過渡，全面實(shí)施C檢查效果檢查檢查效果對(duì)策實(shí)施前后對(duì)比，檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)結(jié)果完成度注重實(shí)際效果A總結(jié)達(dá)到到未達(dá)到日鞏固措施制定鞏固措施發(fā)揚(yáng)成績(jī)，糾正不足，提出更高要求鞏固措歸還施總結(jié)和今后打算總結(jié)與打算總結(jié)小組活動(dòng)情況，取得成果與體會(huì)利用成果不斷完善，制定相關(guān)制度、辦法保證實(shí)施 3 現(xiàn)狀調(diào)查2003年檔案借閱管理工作人員有8人，到2006年因人員退休自然減至6人，而每年的檔案數(shù)量卻以30%的速度遞增，同時(shí)還不斷增加檔案種類。而檔案管理工作環(huán)節(jié)中還有一些操作不便之處，如圖所示：手工檢索檔案整編預(yù)約借閱歸還手工書寫檢索標(biāo)識(shí)按借閱人、檔案類型進(jìn)行人工挑選人工逐條對(duì)照挑選應(yīng)還檔案按檔案類型分別打印，且不能排序進(jìn)行歸還進(jìn)行調(diào)閱進(jìn)行插卷 從上圖可以看出，大部分檔案工作靠人工操作完成，會(huì)出錯(cuò)，如錄錯(cuò)條目、漏調(diào)卷、未歸還、未銷賬、銷錯(cuò)賬等等，引起不必要的麻煩。而且浪費(fèi)時(shí)間，以借閱成品崗一年工作量計(jì)算，所用時(shí)間見下表： 序號(hào)內(nèi)容所用時(shí)間一卷（分鐘）一年（小時(shí)）1調(diào)閱2.5 7082歸還3 7813整編1.5725折合工作日為297.5天，占借閱成品崗一年工作日的120%，其中調(diào)閱、歸還所占比例大，如果這兩項(xiàng)時(shí)間能夠下降40%，并且正確率達(dá)到100%，利用環(huán)節(jié)工作將會(huì)得到根本改觀。 在整編環(huán)節(jié)里已解決了部分條目信息手工錄入的問題，但還要粘貼、手寫檢索標(biāo)識(shí)，既影響工作效率，又不美觀。如果能采用一種省時(shí)省力又能使檢索標(biāo)識(shí)整齊美觀的辦法，還能提高一部分工作效率。4 設(shè)定目標(biāo) 通過以上各項(xiàng)工作的分析，全體小組成員一致認(rèn)為本次QC小組活動(dòng)目標(biāo)的是編制一個(gè)可基于紫光數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的新程序，對(duì)檔案管理中的借閱、歸還、整編工作加以改進(jìn)，工作效率分別提高30%、60% 、30%。同時(shí)對(duì)所有類型的檔案進(jìn)行條形碼管理。具體量化如下序號(hào)內(nèi)容所用時(shí)間改進(jìn)前一卷所用時(shí)間（分鐘）目標(biāo)（分鐘）改進(jìn)前一年所用時(shí)間（小時(shí)）目標(biāo)（小時(shí)）1調(diào)閱2.51.87085092歸還31.87814683整編1.51.1725532目標(biāo)值的可行性分析1）技術(shù)分析：目前條形碼技術(shù)已經(jīng)在物流、倉(cāng)儲(chǔ)、車輛管理、化驗(yàn)單等方面具有成熟的經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀的案例以及良好的應(yīng)用效果。雖然在電力行業(yè)還沒有一家使用條形碼技術(shù)管理檔案，但已有其他行業(yè)開始使用。在對(duì)系統(tǒng)分析中，通過紫光系統(tǒng)提供的接口，條形碼系統(tǒng)就可利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行程序開發(fā)，符合工作流程，減少不必要環(huán)節(jié)，提高工作效率。服務(wù)器使用Windows2000 Server操作系統(tǒng)，SQL Server2000數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)開發(fā)采用Microsoft .Net技術(shù)架構(gòu)和智能客戶端技術(shù)，這與我公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相符。同時(shí)二維條形碼可以解決漢字、羅馬數(shù)字的編碼問題，這樣檔案中包含的信息就可實(shí)現(xiàn)條碼化。2）管理分析：本課題涉及檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、條形碼技術(shù)等幾個(gè)方面，課題組成員匯集相關(guān)專業(yè)骨干人員，有多年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，為本課題目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了充足的技術(shù)力量保證。因此，小組全體成員一致認(rèn)為本課題的目標(biāo)是可行的。 5 原因分析2008年4月，本小組對(duì)2005年2008年檔案借閱、歸還兩個(gè)方面分別進(jìn)行了深入分析。全體小組成員借助“頭腦風(fēng)暴法”，積極思考各種可能的原因和影響因素，并繪制了因果關(guān)聯(lián)圖：歸還時(shí)需要一卷一卷的核對(duì)查找，速度低。 檔案類型多 操作界面不在同一窗口人工按檔案類型、 人員編號(hào)逐一挑選，分別打印環(huán)節(jié)多，步驟繁鎖預(yù)約單不能排序缺少突破，對(duì)新的管理理念缺少了解，操作環(huán)節(jié)有待優(yōu)化借閱、歸還效率低缺乏一種自動(dòng)化程度高的管理系統(tǒng)檔案上無可快速識(shí)別的標(biāo)志 6 確定要因根據(jù)因果關(guān)聯(lián)圖分析結(jié)果，小組成員對(duì)影響借閱歸還效率的4個(gè)末端因素進(jìn)行逐一整理確認(rèn)，并進(jìn)行分析論證。要因確認(rèn)一：檔案上無可快速識(shí)別的標(biāo)志目前檔案袋上的檢索標(biāo)識(shí)為普通不干膠標(biāo)簽，內(nèi)容只有調(diào)卷號(hào)、各類檔案的關(guān)鍵字，對(duì)于經(jīng)常調(diào)用的成品檔案還要在檔案袋側(cè)面手寫調(diào)卷號(hào)，作為上架、調(diào)用、回架的重要標(biāo)識(shí)。這種普通不干膠標(biāo)簽對(duì)溫度高求高，遇高溫高濕，粘性降低，使用時(shí)間變短，2006年-2007年的庫(kù)存檔案上的標(biāo)簽已經(jīng)開始脫落，影響使用。最主要的是由于標(biāo)簽不能過大，所包含內(nèi)容少，不能反映檔案全貌。這些內(nèi)容只能做為進(jìn)行檔案管理的手工檢索標(biāo)識(shí)，需要人工操作，造成效率不高。結(jié)論：檔案上無可快速識(shí)別的標(biāo)志不是主要原因要因確認(rèn)二：缺少突破，對(duì)新的管理理念缺少了解 檔案管理工作的現(xiàn)狀是：人員少,工作量持續(xù)增加,只能以完成工作為首要目標(biāo),沒有精力在管理上做進(jìn)一步的研究、探討。培訓(xùn)少，專業(yè)知識(shí)老化，不能滿足公司不斷發(fā)展的業(yè)務(wù)需要。這些原因可以通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)進(jìn)行彌補(bǔ)。充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，不斷更新自己的知識(shí)庫(kù)。結(jié)論：不是主要原因要因確認(rèn)三：檔案類型多 企業(yè)在發(fā)展，領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，檔案門類也在不斷增加。但是在紫光系統(tǒng)中各檔案類型字段名不統(tǒng)一，帶來檢索上的不利。結(jié)論：不是主要原因要因確認(rèn)四：操作環(huán)節(jié)有待優(yōu)化 紫光檔案管理系統(tǒng)操作環(huán)節(jié)過多，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要反復(fù)錄入，反復(fù)查找。各項(xiàng)工作基本以手工操作為主，這樣錯(cuò)誤率就會(huì)上升。雖然系統(tǒng)管理人員對(duì)紫光系統(tǒng)作了不少改動(dòng)，但都沒有從根本上解決問題。結(jié)論：操作環(huán)節(jié)有待優(yōu)化是主要原因要因確認(rèn)五：缺乏一種自動(dòng)化程度高的管理系統(tǒng) 紫光檔案管理系統(tǒng)已在我公司使用了十年時(shí)間，這套系統(tǒng)在當(dāng)時(shí)是按我公司檔案管理模式定制的，屬于先進(jìn)行列。隨時(shí)時(shí)間的推移，公司業(yè)務(wù)不斷拓展，檔案種類、數(shù)量不斷增加，這套系統(tǒng)的弊端就逐一顯露出來。如各種功能不在同一個(gè)窗口中打開，需要反復(fù)交換；預(yù)約單內(nèi)容不能排序；不能按人員進(jìn)行分類；無法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)；統(tǒng)計(jì)功能薄弱；操作環(huán)節(jié)過多，各項(xiàng)功能的界面窗口過小，不便查找等，紫光系統(tǒng)的定置呆板阻礙了檔案管理的發(fā)展。小組成員經(jīng)過反復(fù)研究，認(rèn)為應(yīng)有一個(gè)基于紫光系統(tǒng)的，不改變現(xiàn)有工作流程的，可以改變不利因素的新系統(tǒng)。結(jié)論：缺乏一種自動(dòng)化程度高的管理系統(tǒng) 根據(jù)以上對(duì)末端原因的逐條確認(rèn)，得出導(dǎo)致工程投資費(fèi)用高的兩個(gè)主要原因如下： 操作環(huán)節(jié)有待優(yōu)化 缺乏一種自動(dòng)化程度高的管理系統(tǒng) 7 制定對(duì)策要因確定后，小組按5W1H要求有針對(duì)性的對(duì)每個(gè)要因的現(xiàn)狀、目標(biāo)、對(duì)策、措施、責(zé)任人、計(jì)劃完成日進(jìn)行了認(rèn)真的討論，制定了設(shè)計(jì)步驟和具體措施如下：7.1 要因：缺乏一種自動(dòng)化程度高的管理系統(tǒng)小組成員通過各種途徑進(jìn)行廣泛了解，最終確定條形碼技術(shù)可以解決問題。條碼是由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號(hào)，用以表示一定的字符、數(shù)字及符號(hào)組成的信息。是為實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的自動(dòng)掃描而設(shè)計(jì)的。它是實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確而可靠地采集數(shù)據(jù)的有效手段。條碼可分為一維條碼和二維條碼。條碼技術(shù)是在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上逐步發(fā)展起來的一門集編碼、制作、檢測(cè)、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集與處理以及傳輸于一體的高科技信息技術(shù)。條碼技術(shù)的核心作用是用機(jī)器代替人工鍵入實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別及數(shù)據(jù)采集，從而在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理。即利用光電掃描設(shè)備識(shí)讀條碼符號(hào)，從而快速準(zhǔn)確地采集數(shù)據(jù)并輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，達(dá)到自動(dòng)化管理的目的。條碼技術(shù)也已被廣泛應(yīng)用于商業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)、交通運(yùn)輸、生產(chǎn)控制過程、金融、海關(guān)、郵政、醫(yī)療衛(wèi)生、票證管理、質(zhì)量跟蹤等領(lǐng)域。 我們把條形碼技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，就是應(yīng)用它的識(shí)別快速、準(zhǔn)確、操作簡(jiǎn)單、出錯(cuò)率低的優(yōu)點(diǎn)，提高檔案管理工作效率。在圖紙上生成條碼，使每一張圖擁有自己的“身份證”，在流通過程中受控。在系統(tǒng)的終端裝置通過預(yù)定方式獲取一個(gè)二維條形碼圖像后，把二維條形碼圖像作為“圖片”發(fā)送到服務(wù)平臺(tái)。該裝置通過對(duì)應(yīng)的預(yù)定平臺(tái)從授權(quán)的終端接收作為圖片的二維條形碼圖像，并隨后由處理裝置對(duì)其進(jìn)行包括解碼過程的解析處理，從而根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)獲得與所接收的二維條形碼圖像相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)表格，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳送。如圖所示： 生成條形 碼接收條形碼文檔解析獲得數(shù)據(jù)庫(kù)表格數(shù)據(jù)傳送至管理系統(tǒng)中，按規(guī)則定位。具體工作分解如下表：要因?qū)Σ吣繕?biāo)具體措施完成時(shí)間負(fù)責(zé)人缺乏一種自動(dòng)化程度高的管理系統(tǒng)基于紫光系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)接口進(jìn)行功能擴(kuò)展，開發(fā)適合使用的軟件.力爭(zhēng)成為第一家成功使用條形碼管理檔案的電力設(shè)計(jì)院支持優(yōu)化后的流程，統(tǒng)一工作界面 ；可在需要時(shí)打印條碼；與紫光系統(tǒng) 無縫銜接，不影響正常工作 1、尋找具有良好信譽(yù)及技術(shù)手段的合作伙伴，進(jìn)行軟件開發(fā) 2、做好與合作伙伴的配合工作 3、學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，做到負(fù)責(zé)人熟知，其他人能夠使用 4、論證條形碼涵蓋信息量、選擇適用的條形碼類型 5、不斷改進(jìn)，完善功能，試用后全面投入使用 6、做好相關(guān)培訓(xùn)工作2008.03-2008.12甘立梅白勝蘭梁曉鳳7.2 要因：操作環(huán)節(jié)有待優(yōu)化小組成員采用頭腦風(fēng)暴法對(duì)此要因進(jìn)行分析，認(rèn)為有些手工操作可以條形碼技術(shù)來完成。如圖 手工檢索數(shù)據(jù)錄入預(yù)約借閱歸還手工書寫檢索標(biāo)識(shí)按借閱人、檔案類型進(jìn)行人工分別挑選人工逐條對(duì)照挑選應(yīng)還檔案按檔案類型分別打印，且不能排序進(jìn)行歸還進(jìn)行調(diào)閱直接粘貼檢索標(biāo)識(shí)自動(dòng)定位 按借閱人分類，不同檔案類型同時(shí)打印借單并排序直接歸還入庫(kù)進(jìn)行插卷通過示意圖可以看出，當(dāng)實(shí)行條形碼技術(shù)以后，可以對(duì)三個(gè)進(jìn)行環(huán)節(jié)進(jìn)行自動(dòng)化管理，取消兩個(gè)環(huán)節(jié)，同樣完成工作。如圖：自動(dòng)定位數(shù)據(jù)錄入預(yù)約借閱歸還直接粘貼檢索標(biāo)識(shí)按借閱人分類，不同檔案類型同時(shí)打印借單并排序直接歸還入庫(kù)進(jìn)行調(diào)閱進(jìn)行插卷具體工作分解如下表：要因?qū)Σ吣繕?biāo)措施完成時(shí)間負(fù)責(zé)人操作環(huán)節(jié)有待優(yōu)化梳理工作流程，找出可用自動(dòng)化方法代替的環(huán)節(jié) 在整編過程中不再手寫檢索標(biāo)識(shí)，歸還時(shí)直接掃描條形碼進(jìn)行歸還1、強(qiáng)調(diào)檔案的作用，操作環(huán)節(jié)優(yōu)化不影響工作流程與設(shè)計(jì)人員調(diào)用檔案 2、對(duì)優(yōu)化方案進(jìn)行試應(yīng)用，尋找最具可行的方法，不能減少某一環(huán)節(jié)工作的同時(shí)增加另一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。 2008.03-2008.12甘立梅梁曉鳳8 實(shí)施措施針對(duì)要因分析及措施步驟，QC小組采取如下方法保證QC項(xiàng)目的順利實(shí)施。實(shí)施方法一：通過招投標(biāo)確定技術(shù)合作伙伴，根據(jù)檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行需求分析 根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況以及對(duì)需求的分析可以發(fā)現(xiàn)，紫光檔案系統(tǒng)具有基本管理功能，但其在條碼化化擴(kuò)展方面具有一定的局限性。因此該條碼系統(tǒng)須以紫光檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，利用其數(shù)據(jù)接口進(jìn)行擴(kuò)展。在不改變紫光檔案系統(tǒng)及業(yè)務(wù)流程的前提下充分發(fā)揮條碼管理的優(yōu)勢(shì)，以提高管理效率，降低管理成本。開發(fā)環(huán)境：服務(wù)器使用Windows2000 Server操作系統(tǒng)，SQL Server2000數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)開發(fā)采用Microsoft .Net技術(shù)架構(gòu)和智能客戶端技術(shù)。實(shí)施方法二：論證條形碼使用碼制、包含字段、檢索途徑、識(shí)別工具、打印要求、輸出設(shè)備 條形碼的種類按維度主要有一維條碼、二維條碼。一維條碼（1-dimensional bar code）只是在一個(gè)方向（一般是水平方向）表達(dá)信息，而在垂直方向則不表達(dá)任何信息，其一定的高度通常是為了便于閱讀器的對(duì)準(zhǔn)。一維條碼的應(yīng)用可以提高信息錄入的速度，減少差錯(cuò)率，可直接顯示內(nèi)容為英文、數(shù)字、簡(jiǎn)單符號(hào)；貯存數(shù)據(jù)不多，主要依靠計(jì)算機(jī)中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)；保密性能不高；損污后可讀性差。二維條碼：在水平和垂直方向的二維空間存儲(chǔ)信息的條碼， 稱為二維條碼（2-dimensional bar code），可直接顯示英文、中文、數(shù)字、符號(hào)、圖型；貯存數(shù)據(jù)量大，可存放1K字符，可用掃描儀直接讀取內(nèi)容，無需另接數(shù)據(jù)庫(kù)；保密性高（可加密）；安全級(jí)別最高時(shí)，損污50%仍可讀取完整信息。二維條碼密度高，信息含量大，保密、防偽性能好，可以將照片、指紋、掌紋、視網(wǎng)膜、聲音、簽名、文字等凡可數(shù)字化的信息進(jìn)行編碼。因此二維條碼是實(shí)現(xiàn)證件、卡片、檔案、照片、票據(jù)等大容量、高可靠性信息自動(dòng)存儲(chǔ)、攜帶并自動(dòng)識(shí)讀的最理想的方法。通過比較二維條碼適用于我公司檔案管理要求，選定二維條碼PDF417作為使用碼制。如果將“掃描條碼符號(hào)數(shù)據(jù)傳輸數(shù)據(jù)處理”這一過程作為整個(gè)鏈中的一個(gè)單環(huán)，那末在統(tǒng)一規(guī)范和共同協(xié)議前提下，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可將許多單環(huán)鏈接起來，則鏈中的所有用戶可在整個(gè)鏈中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享。 利用這一點(diǎn)，我們把能夠反映檔案真實(shí)面貌的具有可用性的內(nèi)容選定為生成條碼的條件，使條碼不只是用來解決檔案問題，而且它能夠具有向業(yè)主移交檔案的基礎(chǔ) 。同時(shí)按照檔案管理系統(tǒng)字段命名規(guī)則，選用KEYWORD做為檢索條件，使不同的檔案類型能夠通過這共同字段名進(jìn)行跨庫(kù)檢索。實(shí)施方法三：開發(fā)程序，做好相關(guān)培訓(xùn)這項(xiàng)工作是本QC小組的重中之重，程序開發(fā)的好與壞，將直接影響到使用。方案拓?fù)鋱D如下：最終系統(tǒng)界面如下: 實(shí)施方法四：不斷改進(jìn)，完善功能，試用后全面投入使用程序編制完成后，先在借閱崗和藍(lán)圖崗試行一段時(shí)間，找出問題，提交北京敏用數(shù)碼新技術(shù)有限責(zé)任公司進(jìn)行改進(jìn)。對(duì)數(shù)據(jù)不能回填到紫光系統(tǒng)中、羅馬數(shù)字在形成條形碼時(shí)出錯(cuò)、標(biāo)簽設(shè)計(jì)、模板存儲(chǔ)、掃描槍串口使用等問題，前后共召開了三次交流會(huì)，對(duì)問題進(jìn)行深入切磋，到9月份進(jìn)入全面投入使用階段。目前所有檔案均已使用條形碼，使用成果如下圖：9 效果檢查 通過QC小組活動(dòng)，條形碼技術(shù)基本上得到了應(yīng)用。2008年9月全面實(shí)行條形碼管理后，經(jīng)過小組成員分析研究后，一致認(rèn)為：調(diào)閱工作效率提高了40%，歸還工作效率提高了50%，整編工作效率提高 了35%，而且標(biāo)簽格式全部統(tǒng)一，檢索途徑明確單一，數(shù)據(jù)采集更科學(xué)化，提高了準(zhǔn)確率。具體數(shù)據(jù)如下序號(hào)內(nèi)容所用時(shí)間目標(biāo)時(shí)間（卷/分）實(shí)際使用時(shí)間（卷/分）目標(biāo)時(shí)間（年/小時(shí)）實(shí)際使用時(shí)間（年/小時(shí)）1調(diào)閱1.81.55094242歸還1.81.54683903整編1.11532483具體如下：9.1把界面統(tǒng)一，各種管理環(huán)節(jié)一目了然。新的管理系統(tǒng)把利用所需的各種模塊進(jìn)行集成，工作人員只需在一個(gè)界面里就能對(duì)借閱、歸還、催還、標(biāo)簽打印等流通環(huán)節(jié)進(jìn)行操作，無需做重復(fù)的打開關(guān)閉工作，提高效率。9.2取消鍵盤按鍵輸入。我們將各類檔案的KEYWORD字段作為形成條碼的關(guān)鍵字段，這樣在識(shí)別時(shí)因各類檔案均有KEYWORD字段，識(shí)別起來方便快捷，具有唯一性，不容易出現(xiàn)偏差。其他如檔號(hào)、文號(hào)、調(diào)卷號(hào)、案卷題名、刊號(hào)、甚至實(shí)時(shí)時(shí)間，都可在標(biāo)簽上進(jìn)行體現(xiàn)。使用手持或固定掃描器進(jìn)行掃描，所用檔案信息準(zhǔn)確定位在相應(yīng)位置上，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語，準(zhǔn)確度更是不容置疑，它的差錯(cuò)率可達(dá)百萬分之一以上，這是任何手工操作不可達(dá)到的高水平 。9.3個(gè)性化定制檢索條件，更快地提取檔案信息，更好地服務(wù)于設(shè)計(jì)人員。過去設(shè)計(jì)人員預(yù)約好檔案后，工作人員要逐一分類，分別打印?，F(xiàn)在工作人員利用新系統(tǒng)可以定制各種檢索條件，把最符合條件的信息提取出來，是進(jìn)一步借閱還是有問題放棄預(yù)約都可一鍵解決問題。例如，輸入借閱人院號(hào)并執(zhí)行操作，系統(tǒng)就會(huì)把此人的借閱信息體現(xiàn)窗口中，工作人員把信息一次加入到借閱表中，就可打印借閱單了。如果這時(shí)發(fā)現(xiàn)有問題，可做逆向操作，取消此次借閱即可。借閱數(shù)量可一并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，方便借閱人和檔案工作人員，做到心中有數(shù)。各類檔案按照檔案類型-調(diào)卷號(hào)進(jìn)行排序后，所預(yù)約內(nèi)容均打印在同一張借閱單上，調(diào)閱量再大，也不會(huì)調(diào)重或漏調(diào)。9.4快速歸還交接、簡(jiǎn)化手續(xù)。檔案在借閱、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：提供檔案的數(shù)據(jù)、有無相關(guān)的檢索號(hào)、檔案由誰借走、借閱時(shí)間、何時(shí)何人歸還等等，每一環(huán)節(jié)都不能出一點(diǎn)兒差錯(cuò)。而在歸還時(shí)銷錯(cuò)賬、漏銷卷，都會(huì)影響下一次的借閱管理。現(xiàn)在利用掃描