車展流程【河北XX傳媒有限公司13年7月】展會(huì)策劃流程

展會(huì)策劃流程【展前階段】河北XX傳媒有限公司【2013年07月01日】趙長(zhǎng)喜【第二版】目 錄一、提案【項(xiàng)目選擇】3（一）、提案封面3（二）、提案前言 / 概要 【寫給領(lǐng)導(dǎo)看的】4（三）、項(xiàng)目定位4（四）、整體策略及程序【概述】4（五）、效果預(yù)測(cè)及愿景5（六）、潛在風(fēng)險(xiǎn)5（七）、重要說明5二、立項(xiàng)【項(xiàng)目確定】6（一）、確定展會(huì)基本框架6（二）、成立項(xiàng)目組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù)6（三）、前期準(zhǔn)備工作7（四）、起草立項(xiàng)策劃書7三、立項(xiàng)策劃書【初案】8（一）、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：8（二）、展會(huì)名稱8（三）、展會(huì)地點(diǎn)9（四）、辦展機(jī)構(gòu)10（五）、辦展時(shí)間11（六）、展品范圍11（七）、辦展頻率11（八）、展會(huì)規(guī)模12（九）、展會(huì)定位12（十）、展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算13（十一）、人員分工、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃13（十二）、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃14（十三）、項(xiàng)目結(jié)算計(jì)劃14四、審批【項(xiàng)目審批】15（一）、立項(xiàng)策劃書修訂15（二）、立項(xiàng)策劃書遞交15（三）、展會(huì)注冊(cè)登記15五、調(diào)研【項(xiàng)目論證】16（一）、資料分析16（二）、客戶調(diào)研16（三）、重新定位16六、可行性分析報(bào)告【項(xiàng)目分析】17（一）、市場(chǎng)環(huán)境分析17（二）、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析17（三）、展會(huì)執(zhí)行方案分析17（四）、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估18（五）、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析18（六）、存在的問題19（七）、改進(jìn)建議19（八）、努力的方向20七、策劃案修訂【項(xiàng)目改進(jìn)】20（一）、研討方案20（二）、訂制策劃案20（三）、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及預(yù)備案21八、資料的設(shè)計(jì)和印制21（一）、展會(huì)標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)21（二）、編制參展說明書制訂新聞發(fā)布會(huì)講解文件21（三）、印制展會(huì)招展函25（四）、印制媒體邀請(qǐng)函25（五）、印制參展合同26（六）、其他相關(guān)資料的印制30九、展會(huì)招商與宣傳推廣31（一）、媒體公關(guān)31（二）、媒體宣傳31（三）、新聞發(fā)布會(huì)31（四）、參展商聯(lián)絡(luò)31（五）、參展商溝通31（六）、參展商溝通31（七）、簽訂合同31（八）與舞臺(tái)搭建、音響效果、表演團(tuán)體、施工隊(duì)等簽訂協(xié)議31十、布展31（一）、舞臺(tái)搭建公司進(jìn)場(chǎng)31（二）、現(xiàn)場(chǎng)展位搭建、參展商進(jìn)場(chǎng)布展31一、提案【項(xiàng)目選擇】由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出想法、意見或建議，通過會(huì)議進(jìn)行表決，明確是否進(jìn)行該項(xiàng)目。具體格式如下：（一）、提案封面關(guān)于 “此部分內(nèi)容保密”車展的策劃提案提案部門：河北XX文化傳播有限公司（項(xiàng)目三部）講解人（職務(wù)）：趙長(zhǎng)喜（PMP）提案時(shí)間：2013年07月01日決議： 通過 廢止 表決章（二）、提案前言 / 概要 【寫給領(lǐng)導(dǎo)看的】前言包括提案動(dòng)機(jī)、出發(fā)點(diǎn)，提案構(gòu)想、提案主旨、預(yù)期效果、是整個(gè)提案的內(nèi)容概要【領(lǐng)導(dǎo)只看完這一頁，就能明白你要干什么，目的是什么，就算達(dá)到效果了】。（三）、項(xiàng)目定位1、市場(chǎng)定位（1）、宏觀市場(chǎng)分析【行業(yè)現(xiàn)狀、全國(guó)行情、相關(guān)政策】（2）、微觀市場(chǎng)分析【區(qū)域市場(chǎng)、市場(chǎng)發(fā)展程度及空間】（3）、研究結(jié)論【該項(xiàng)目有沒有價(jià)值，能辦幾次】2、主辦方、參展商、消費(fèi)者、承辦方定位分析多方共贏的出發(fā)點(diǎn)，無非“名”和“利”。【滿足各方的要求，就知道該舉辦什么樣的車展了?！?、項(xiàng)目差異性定位及亮點(diǎn)。本次車展和以往不同之處，超越之處，亮點(diǎn)在哪里。（四）、整體策略及程序【概述】1、總體構(gòu)想2、行動(dòng)策略3、程序要點(diǎn)【核心】4、粗略的進(jìn)程表5、初步預(yù)算【估值，主要針對(duì)前期投入?！浚ㄎ澹?、效果預(yù)測(cè)及愿景1、效果預(yù)測(cè)：本次車展的效果預(yù)期2、項(xiàng)目愿景：打造一個(gè)品牌系列。（六）、潛在風(fēng)險(xiǎn)提案階段的的風(fēng)險(xiǎn)因素，主要考慮的是項(xiàng)目的生命力和持續(xù)盈利能力，具體風(fēng)險(xiǎn)因素本階段不用考慮，因?yàn)橹皇撬鸭Y料做了分析，并沒有做市場(chǎng)調(diào)研，沒有和受眾面對(duì)面。（七）、重要說明1、提案要簡(jiǎn)明扼要，直奔主題，它不涉及具體的內(nèi)容和詳細(xì)的步驟。2、提案有完整的體系，需要科學(xué)的態(tài)度和縝密的思維。3、提案的最核心價(jià)值是，在會(huì)議室講解給別人聽或看，WORD格式用來存檔，PPT幻燈片用來講解，通常兩份共存。4、提案要有一個(gè)人去講解，他對(duì)提案所有內(nèi)容及出發(fā)點(diǎn)諳熟于心。當(dāng)然回答各式各樣的提問時(shí)，有同部門同事在旁協(xié)助?！咎岚鸽A段，并沒做過市場(chǎng)調(diào)研，但是有大量的資料搜集、整理、對(duì)比、分析?！?、幻燈片的制作水平，講解者的演講能力，對(duì)提案至關(guān)重要。二、立項(xiàng)【項(xiàng)目確定】（一）、確定展會(huì)基本框架通過集體會(huì)議，確定展會(huì)基本內(nèi)容：（1）、展會(huì)名稱：（2）、舉辦地點(diǎn)：（3）、辦展機(jī)構(gòu)：（4）、展品范圍：（5）、辦展時(shí)間：（6）、辦展頻率：（7）、展會(huì)規(guī)模：（8）、展會(huì)定位：【注意】：策劃一個(gè)項(xiàng)目，不是一個(gè)人可以完成的，也不可能出現(xiàn)一個(gè)人獨(dú)權(quán)，所有的事都是他說了算，有些步驟和細(xì)節(jié)必須討論，集思廣益大家說了算，因?yàn)闆]有人是完美的，沒有缺點(diǎn)的?！咀⒁狻浚翰邉澯懻摃?huì)，要注意控制方向和節(jié)奏，別走題，別超時(shí)。（二）、成立項(xiàng)目組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù) 項(xiàng)目經(jīng)理(PMP)：項(xiàng)目責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體執(zhí)行；策劃主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂；執(zhí)行主管：負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行階段，各部門的協(xié)調(diào)、溝通，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)全權(quán)負(fù)責(zé)。策劃人員：負(fù)責(zé)編擬會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃；文案撰寫：負(fù)責(zé)撰寫會(huì)展文案；市場(chǎng)調(diào)查：負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查并編寫市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告；媒體聯(lián)絡(luò)：進(jìn)行媒體宣傳推廣；美術(shù)設(shè)計(jì)：負(fù)責(zé)視覺形象設(shè)計(jì)；銷售人員：負(fù)責(zé)尋找活動(dòng)贊助商；現(xiàn)場(chǎng)人員：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行，及與參展商的溝通，突發(fā)事件的處理工作。（三）、前期準(zhǔn)備工作第一步、廣泛的收集資料，第二步、進(jìn)行分類匯總第三步、進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)比分析第四步、執(zhí)行方案的目錄【主體框架】的建立如果沒有主體框架，沒有目錄，工作就失去了針對(duì)性和方向，先有目錄和章節(jié)，再往里添加具體內(nèi)容?；叵胍幌?，當(dāng)初寫畢業(yè)論文的過程。（四）、起草立項(xiàng)策劃書 1、 辦展市場(chǎng)環(huán)境分析： 2、 展會(huì)的基本框架： 3、 展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案【簡(jiǎn)寫、有的人后面才寫】。 4、 展會(huì)工作人員分工計(jì)劃【初步計(jì)劃、簡(jiǎn)寫】。 5、 展會(huì)招展計(jì)劃【簡(jiǎn)寫、有的人后面才寫】 6、 展會(huì)招商計(jì)劃【簡(jiǎn)寫、有的人后面才寫】。 7、 展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃【簡(jiǎn)寫、有的人后面才寫】。 8、 展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃【初步計(jì)劃、簡(jiǎn)寫】。 9、 展會(huì)贊助商安排計(jì)劃【簡(jiǎn)寫、有的人后面才寫】。 10、 展會(huì)開幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃【簡(jiǎn)寫、有人后面才寫】。 11、 展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃【簡(jiǎn)寫、有的人后面才寫，前面不寫】12、 展會(huì)結(jié)算計(jì)劃【初步計(jì)劃、簡(jiǎn)寫】。三、立項(xiàng)策劃書所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架，提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等。（一）、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析，對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析，對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。（二）、展會(huì)名稱 展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)”，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是“交易會(huì)”，限定部分是“中國(guó)”和“第93屆”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出口商品”。 下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說明： 1、基本部分：用來表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和“節(jié)”等。 2、限定部分：用來說明展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì)。 展會(huì)舉辦時(shí)間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等。在這三種表達(dá)辦法里，用“屆”來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會(huì)一般用“年”來表示。 展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“大連”。 展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)的詞主要有“國(guó)際”、“世界”、“全國(guó)”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“國(guó)際”表明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展。 3、 行業(yè)標(biāo)識(shí)：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。 （三）、展會(huì)地點(diǎn) 策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。 策劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó)家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。 策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì)，要結(jié)合展會(huì)的展覽題材和展會(huì)定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。 （四）、辦展機(jī)構(gòu) 辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門和新聞媒體等。 根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。 主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。 承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理，并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。 協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會(huì)的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。 支持單位：對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。 （五）、辦展時(shí)間 辦展時(shí)間是指展會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會(huì)的籌展和撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開放的日期。 展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會(huì)具體而定。有些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如“世博會(huì)”的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年；但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。 （六）、展品范圍 展會(huì)的展品范圍要根據(jù)展會(huì)的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其他多種因素來確定。 根據(jù)展會(huì)的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如，“博覽會(huì)”和“交易會(huì)”的展品范圍就很廣，如“廣交會(huì)”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國(guó)“法蘭克福國(guó)際汽車展覽會(huì)”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。 （七）、辦展頻率 辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會(huì)最多，約占全部展會(huì)數(shù)量的80，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會(huì)也不少，不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越來越少了。 辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生命周期對(duì)展會(huì)的辦展頻率有重大影響。 產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。 （八）、展會(huì)規(guī)模 展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會(huì)的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃。 在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。 （九）、展會(huì)定位 通俗地講，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會(huì)“是什么”和“有什么”，具體地說，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過建立和發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過程。 展會(huì)定位要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會(huì)的主題等。 （十）、展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算 展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格，室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。 在制定展會(huì)的價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會(huì)預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。 在策劃舉辦展會(huì)時(shí)，要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)合適的價(jià)格，這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參加展會(huì)十分重要。 （十一）、人員分工、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃 人員分工計(jì)劃、招展計(jì)劃、招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會(huì)的具體實(shí)施計(jì)劃，這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì)互相影響。 人員分工計(jì)劃是對(duì)展會(huì)工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。 招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。 招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定的各種策略、措施和辦法。 宣傳推廣計(jì)劃則是為建立展會(huì)品牌和樹立展會(huì)形象，并同時(shí)為展會(huì)的招展和招商服務(wù)的。 （十二）、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃 展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會(huì)的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會(huì)成功舉辦。展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃安排得好，展會(huì)籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行。 現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是展會(huì)開幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理的各種計(jì)劃安排，它一般包括展會(huì)開幕計(jì)劃、展會(huì)展場(chǎng)管理計(jì)劃、觀眾登記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等?，F(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃安排得好，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)將井然有序，展會(huì)秩序良好。有些車展，現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是，確定了參展商和展位之后，了解各參展商的日程活動(dòng)安排之后，才針對(duì)性的制定出現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃，在立項(xiàng)策劃書里不作具體體現(xiàn)，而是簡(jiǎn)單帶過。 展會(huì)相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同期舉辦的各種相關(guān)活動(dòng)作出的計(jì)劃安排。與展會(huì)同期舉辦的相關(guān)活動(dòng)最常見的有技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)和各種表演等，它們是展會(huì)的有益補(bǔ)充。（十三）、項(xiàng)目結(jié)算計(jì)劃1、項(xiàng)目結(jié)算原則和條件2、項(xiàng)目結(jié)算流程3、項(xiàng)目結(jié)算明細(xì)表四、審批【項(xiàng)目審批】（一）、立項(xiàng)策劃書修訂立項(xiàng)策劃書，遞交策劃主管審閱并修改。（二）、立項(xiàng)策劃書遞交報(bào)總體方案，公文請(qǐng)示于主辦單位（一般為政府部門及商業(yè)協(xié)會(huì)），等待審批。（三）、展會(huì)注冊(cè)登記 1、攜主辦單位批復(fù)、總體方案等資料報(bào)工商部門辦理展會(huì)登記證。2、攜登記證去辦展地點(diǎn)（展館或商圈管委會(huì)）簽訂場(chǎng)地合同，辦理消防、公安等手續(xù)。3、流程如下：（1）、確認(rèn)申請(qǐng)資格（2）、 向所在的工商行政管理部門提出申請(qǐng)（3）、 工商行政管理部門核發(fā)商品展銷會(huì)登記證（4）、 填寫展銷會(huì)報(bào)告書。（5）、注意事項(xiàng)：省局不辦理展銷會(huì)的申報(bào)手續(xù)，請(qǐng)到舉辦的所在地市縣工商局辦理手續(xù)多個(gè)單位聯(lián)合舉辦的，由其中一個(gè)具體承擔(dān)展銷會(huì)組織工作地單位向舉辦地地 工商部門申請(qǐng)辦理登記五、調(diào)研【項(xiàng)目論證】策劃的靈魂-創(chuàng)意，策劃的生命-可行性。沒有創(chuàng)意的策劃案，如同行尸走肉，但仍可實(shí)施。沒有可行性的策劃案就只能叫笑話，市場(chǎng)調(diào)研，可行性分析報(bào)告，在策劃過程中絕對(duì)重要，無可替代。（一）、資料分析對(duì)前期已經(jīng)搜集的資料進(jìn)行綜合分析，并建立數(shù)據(jù)庫。（二）、客戶調(diào)研通過設(shè)計(jì)問卷、電話調(diào)查、陌生拜訪等方式，來驗(yàn)證原構(gòu)思方案的成立性，主要爭(zhēng)對(duì)參展群體、觀展群體的調(diào)研，來進(jìn)行可行性的基本分析。（三）、重新定位根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研得到的數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總分析，對(duì)展會(huì)的規(guī)模、市場(chǎng)定位、主題，進(jìn)行論證并得出結(jié)論。六、可行性分析報(bào)告【項(xiàng)目分析】（一）、市場(chǎng)環(huán)境分析 1、宏觀市場(chǎng)環(huán)境： 2、區(qū)域市場(chǎng)環(huán)境： 3、市場(chǎng)環(huán)境評(píng)價(jià)： （二）、展會(huì)項(xiàng)目生命力分析 1、項(xiàng)目發(fā)展空間： 2、項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力： 3、辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析 （三）、展會(huì)執(zhí)行方案分析 對(duì)計(jì)劃舉辦的展會(huì)的基本框架進(jìn)行評(píng)估，具體包括： 1、展會(huì)名稱和展會(huì)的展品范圍、展會(huì)定位之間是否有沖突。 2、辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。 3、展會(huì)的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。 4、在展會(huì)展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。 5、展會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。 6、辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。 7、展會(huì)定位與展會(huì)規(guī)模之間是否有沖突。 （四）、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估 1、招展計(jì)劃評(píng)估 2、招商計(jì)劃評(píng)估 3、贊助商計(jì)劃評(píng)估 4、宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估 5、執(zhí)行方案評(píng)估（五）、展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析 1、價(jià)格定位 2、成本預(yù)測(cè) 舉辦一個(gè)展會(huì)的成本費(fèi)用一般包括： （1)展覽場(chǎng)地費(fèi)用。 （2)展會(huì)宣傳廣告費(fèi)、會(huì)展資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)。 （3)招展和招商的費(fèi)用。 （4)相關(guān)活動(dòng)的費(fèi)用。 （5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。 （6）稅收 （7）其他不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用 舉辦一個(gè)展會(huì)的廣告收入一般包括：（1）證件廣告（2）入場(chǎng)券廣告、宣傳單頁廣告（3）會(huì)刊廣告（4）現(xiàn)場(chǎng)擋板廣告，充氣拱門、氣球、條幅等（5）各種手提袋廣告（6）專用信封、信紙廣告（7）媒體廣告（8）收費(fèi)方式招攬參展商參加講座（9）其他形式的廣告資源 3、 收入預(yù)測(cè) 舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括： （1） 展位費(fèi)收入 （2） 門票收入 （3） 廣告和企業(yè)贊助收入 （4） 其他相關(guān)收入 4、 盈虧平衡分析 5、 現(xiàn)金流量分析 6、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè) （1） 市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn) （2） 經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn) （3） 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) （4） 合作風(fēng)險(xiǎn) （六）、存在的問題 包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其他問題等。 （七）、改進(jìn)建議 針對(duì)上述問題，提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等。 （八）、努力的方向 根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)存在的問題，提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其他條件和需要努力的方向。七、策劃案修訂【項(xiàng)目改進(jìn)】（一）、研討方案修改策劃案，通過一定時(shí)段的調(diào)研與論證，對(duì)原有的構(gòu)思重新進(jìn)行分析、評(píng)估。部分創(chuàng)意內(nèi)容，則要根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。（二）、訂制策劃案1、 修訂展會(huì)預(yù)算方案。 2、 修訂展會(huì)招展方案 3、 修訂展會(huì)招商方案 4、 修訂展會(huì)宣傳推廣方案 5、 修訂展會(huì)籌備進(jìn)度方案 6、 修訂展會(huì)服務(wù)商方案 7、 修訂展會(huì)開幕和現(xiàn)場(chǎng)管理方案 8、 修訂展會(huì)結(jié)算方案（三）、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及預(yù)備案1、展會(huì)潛在風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會(huì)的過程中，由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃落空；或者是即使展會(huì)如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。針對(duì)上述潛在風(fēng)險(xiǎn)，指定的應(yīng)急方案或補(bǔ)救措施。2、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。（不可分散風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)）3、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。可能導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的因素：定位不當(dāng)、招展不力、招商不順、宣傳推廣效果不佳等。4、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)5、合作風(fēng)險(xiǎn)大愛音樂節(jié)2012年6月21日至6月24日，虧損4000多萬，所有中國(guó)策劃人必須看的一個(gè)案例。虧損原因：1、市場(chǎng)定位，區(qū)域市場(chǎng)分析偏離，受眾分析錯(cuò)誤。2、宣傳推廣不到位。3、票價(jià)定位不科學(xué)。4、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行有嚴(yán)重漏洞【策劃失敗，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)失敗】，黃牛黨帶了10幾萬人入場(chǎng)，沒有買票【成就了黃牛黨的暴富，主辦方損失了幾千萬的門票收入】。八、資料的設(shè)計(jì)和印制（一）、展會(huì)標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)1、展會(huì)LOGO2、展會(huì)網(wǎng)站3、宣傳單及手提袋設(shè)計(jì)（二）、編制參展說明書制訂新聞發(fā)布會(huì)講解文件1、前言。主要是對(duì)參展商參加本展會(huì)表示歡迎，說明本手冊(cè)編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊(cè)的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡(jiǎn)短，言簡(jiǎn)意賅。 2、展覽場(chǎng)地基本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對(duì)于該展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的介紹對(duì)于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。 3、展會(huì)基本信息。包括展會(huì)的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時(shí)間、辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對(duì)于辦展時(shí)間，要具體列明展會(huì)的布展時(shí)間、開幕時(shí)間、對(duì)專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時(shí)間、撤展時(shí)間、布展撤展加班時(shí)間等，對(duì)以上時(shí)間盡量精確到小時(shí)；對(duì)于辦展機(jī)構(gòu)，要具體列明展會(huì)的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會(huì)指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和EMAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。 4、展會(huì)規(guī)則。就是展會(huì)要求參展商和觀眾等參加展會(huì)時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會(huì)有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲(chǔ)藏的規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)使用水電的注意事項(xiàng)、現(xiàn)場(chǎng)展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場(chǎng)展品演示的注意事項(xiàng)等。展會(huì)規(guī)則是所有與會(huì)人員必須遵守的一些制度，對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理和維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序十分重要。 5、展位搭裝指南。是對(duì)展會(huì)展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說明”主要是對(duì)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項(xiàng)，提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理辦法等?！翱盏卣刮淮钛b說明”主要是對(duì)參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動(dòng)火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對(duì)指導(dǎo)參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。 6、展品運(yùn)輸指南。是對(duì)參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場(chǎng)所作的一些指引和說明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對(duì)展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對(duì)幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。 7、會(huì)展旅游信息。是對(duì)解決參展商及觀眾等參加展會(huì)期間的交通、吃、住、行等需要和展會(huì)前后的旅游需要等作出的一些說明。會(huì)展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會(huì)展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會(huì)展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務(wù)的。 8、相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請(qǐng)臨時(shí)服務(wù)人員申請(qǐng)表、額外工作證和邀請(qǐng)卡申請(qǐng)表、研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)申請(qǐng)表、刊登會(huì)刊廣告申請(qǐng)表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊(cè)，在展會(huì)開幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會(huì)的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會(huì)有海外參展商，還要將參展商手冊(cè)翻譯成外語文本。（三）、印制展會(huì)招展函展會(huì)招展函包含以下內(nèi)容：1、市場(chǎng)狀況分析。2、展會(huì)基本內(nèi)容。3、辦展背景和目標(biāo)。4、展會(huì)場(chǎng)地規(guī)劃。5、展品范圍。6、展會(huì)亮點(diǎn)。7、參展要求。8、參展費(fèi)用。9、參展程序。10、參展申請(qǐng)表。（四）、印制媒體邀請(qǐng)函媒體邀請(qǐng)函包含以下內(nèi)容：1、展會(huì)基本內(nèi)容。2、辦展背景和目標(biāo)。3、參與媒體。4、展會(huì)亮點(diǎn)。5、展會(huì)流程6、展會(huì)媒體流程（五）、印制參展合同 車展參展協(xié)議書【范本】甲方：_ 乙方：_ _ 展覽會(huì)將于_年_月_日至_月_日在_ 舉辦。甲方為該次覽會(huì)組織承辦方，乙方為該次覽會(huì)參展方。為了保證展會(huì)正常進(jìn)行，維護(hù)雙方共同利益及聲譽(yù)，本著自愿、平等合作、互惠互利的原則，訂立本合同，以茲雙方共同遵守。一、展位情況及展品1、乙方參展展位位置：_ （參見展會(huì)展位分布圖，該圖作為本合同附件，系本合同的一部分）；2、乙方參展面積：_平方米；3、參展場(chǎng)租價(jià)格：總計(jì)_元（大寫 ）；4、乙方參展展品為 。二、付款方式乙方于本合同簽訂后7日內(nèi)支付_元作為履約定金（展會(huì)結(jié)束后轉(zhuǎn)為參展場(chǎng)租）；剩余款項(xiàng)_元在_年_月_日前支付。三、甲方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的分配：甲方將依據(jù)展品的特性或認(rèn)為適宜的方式分配展位。在展位開始搭建之前，甲方保留改變展位分配的權(quán)利，在特殊情況下，甲方可改變展位，移動(dòng)展覽設(shè)施，或關(guān)閉展館的出入口，并可對(duì)展位進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，對(duì)于展位的調(diào)整，甲方應(yīng)通知乙方，乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；2、改變展會(huì)日期和地址：甲方保留因外部因素改變展會(huì)日期和地點(diǎn)的權(quán)利，日期和地點(diǎn)改變應(yīng)在展會(huì)開幕10日之前通知乙方，本協(xié)議仍然有效。乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；3、安全：甲方負(fù)責(zé)展會(huì)期間展出場(chǎng)地的安全工作，對(duì)乙方和參觀者采取安全預(yù)防措施，在存在安全隱患的情況下，甲方有權(quán)拒絕任何參觀者參展商進(jìn)入展會(huì)或展場(chǎng)。甲方應(yīng)在展會(huì)期間配置保安，協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)，確保展會(huì)進(jìn)行，但對(duì)展會(huì)期間和之后乙方及其參展人員物品、展品的丟失、損壞或被竊不承擔(dān)責(zé)任；4、附加條款：展會(huì)承辦單位將保留頒布附加條款的權(quán)利，以保證展覽有序的管理。所有附加條款將是本合同的一部分。四、乙方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的使用：乙方只能展示申報(bào)的展品，在展會(huì)期間，乙方應(yīng)委派有能力的人員管理展品。未經(jīng)甲方的書面同意，乙方不得將展位全部或部分轉(zhuǎn)租或分派給他人，乙方對(duì)展廳墻面或其他部位的損壞應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任，未經(jīng)甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展館柱面或墻面；2、展位的搭建與裝飾：乙方展位的搭建及裝飾由乙方負(fù)責(zé)，費(fèi)用由乙方承擔(dān)，但須符合甲方對(duì)參展商的展位搭建要求。乙方須于展會(huì)開幕前一日的十六時(shí)前完成