會(huì)務(wù)工作PPT課件

1 10 1會(huì)議概述10 2會(huì)務(wù)工作流程10 3會(huì)務(wù)工作10 4常用會(huì)議的組織程序 第10章會(huì)務(wù)工作 2 學(xué)習(xí)目的通過本章學(xué)習(xí) 了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序 學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案 掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作 3 10 1 1會(huì)議的涵義會(huì)議是有組織 有目的地召集人們商議事情 溝通信息 表達(dá)意愿的行為過程 10 1 2會(huì)議的要素 形式要素 名稱 時(shí)間 地點(diǎn) 與會(huì)人員 會(huì)議方式 內(nèi)容要素 指導(dǎo)思想 議題 目的 任務(wù) 作用 程序要素 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議開始 會(huì)議進(jìn)行 會(huì)議結(jié)束 會(huì)議決定的貫徹落實(shí) 財(cái)務(wù)要素 會(huì)議經(jīng)費(fèi) 會(huì)議設(shè)備 會(huì)議服務(wù)設(shè)施 10 1會(huì)議概述 4 10 1 3會(huì)議的作用及缺陷1 會(huì)議作用 交流信息 互通情報(bào) 發(fā)揚(yáng)民主 科學(xué)決策 組織領(lǐng)導(dǎo) 推動(dòng)工作 帶動(dòng)消費(fèi) 促進(jìn)經(jīng)濟(jì) 聯(lián)絡(luò)感情 塑造形象2 會(huì)議缺陷 造成時(shí)間 精力的浪費(fèi) 造成經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi) 造成信息的重復(fù) 浪費(fèi) 滋長不正之風(fēng) 5 10 1 4會(huì)議的種類1 按規(guī)模分 特大型 萬人以上 大型 上千人 中型 數(shù)百人上下 小型 數(shù)十人或數(shù)人 2 按性質(zhì)分 法定性 決策性 專業(yè)性 動(dòng)員性 紀(jì)念性 外事性 專題性 綜合性 3 按時(shí)間分 定期和非定期 4 按出席對象分 聯(lián)席會(huì) 內(nèi)部會(huì) 代表會(huì) 群眾會(huì) 5 按召開方式分 電話會(huì) 電視會(huì) 廣播會(huì) 網(wǎng)絡(luò)會(huì) 6 6 公司常見會(huì)議類型經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議 員工大會(huì) 公司年會(huì) 股東大會(huì)和董事會(huì) 客戶咨詢會(huì) 展覽會(huì) 訂貨會(huì) 業(yè)務(wù)洽談會(huì) 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì) 聯(lián)誼會(huì) 表彰會(huì) 7 10 1 4會(huì)議的申報(bào)與審批1 申報(bào)與審批的形式口頭申報(bào) 書面申報(bào) 會(huì)議申報(bào) 2 會(huì)議申批的原則精簡從嚴(yán)原則10 1 5會(huì)議成本意識(shí)會(huì)議成本 2ABT式中A 平均工資的3倍 以小時(shí)計(jì) B 參加會(huì)議的人數(shù) T 會(huì)議的時(shí)間 以小時(shí)為單位 8 10 2會(huì)務(wù)工作流程圖 會(huì)前 9 10 2會(huì)務(wù)工作流程圖 會(huì)中 10 10 2會(huì)務(wù)工作流程圖 會(huì)后 11 10 3會(huì)務(wù)工作 10 3 1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則1 準(zhǔn)備充分 組織嚴(yán)密 服務(wù)周到 確保安全 10 3 2會(huì)前準(zhǔn)備工作1 確定會(huì)議主題與議題確定主題的主要方法 一是要有切實(shí)的依據(jù) 二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際 三是要有明確的目的 議題是對會(huì)議主題的細(xì)化 12 2 確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱一般由 單位 內(nèi)容 類型 構(gòu)成 應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定 3 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題 同時(shí)本著精簡效能的原則 會(huì)議的規(guī)模有大型 中型 小型 會(huì)議的規(guī)格有高檔次 中檔次和低檔次 4 確定會(huì)議時(shí)間 會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)間 要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席 確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系 13 5 確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 1 必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備 包括文具 桌椅 茶具 擴(kuò)音設(shè)備 照明設(shè)備 空調(diào)設(shè)備 投影和音像設(shè)備等 2 特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議 例如談判會(huì)議 慶典會(huì)議 展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備 14 6 建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組 宣傳組 秘書組 文件組 接待組 保衛(wèi)組 7 確定與會(huì)人員名單出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員 應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì) 議題 任務(wù)來確定與會(huì)人員 8 確定會(huì)議地點(diǎn)要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模 規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定 有時(shí)也考慮政治 經(jīng)濟(jì) 環(huán)境等因素 15 9 安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對會(huì)議所要通過的文件 所要解決的問題的概略安排 并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來 會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排 某公司銷售會(huì)議議程表1 推選銷售部經(jīng)理的人選 2 年度銷售活動(dòng)的總結(jié) 3 有關(guān)銷售問題的發(fā)言 4 下年度銷售目標(biāo) 5 銷售人員的招聘和重組 16 某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排 17 10 制發(fā)會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱 時(shí)間 地點(diǎn) 與會(huì)人員 議題及要求等 會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式 會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知 會(huì)議通知的方式有書面 口頭 電話 郵件 18 12 準(zhǔn)備會(huì)議文件資料主要有議程表和日程表 會(huì)場座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場座次表 主題報(bào)告 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 其他發(fā)言材料 開幕詞和閉幕詞 其他會(huì)議材料等 13 安排食住行會(huì)議飲食管理本著 衛(wèi)生第一 保證營養(yǎng) 適合口味 方便節(jié)約 的原則 做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作 會(huì)議住宿安排 根據(jù)實(shí)際情況 按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn) 盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求 安排好會(huì)議用車 為會(huì)議提供完備的交通服務(wù) 19 14 制定會(huì)議預(yù)算方案文件資料費(fèi) 郵電通訊費(fèi) 會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi) 會(huì)議場所租用費(fèi) 會(huì)議辦公費(fèi) 宣傳交際費(fèi) 食宿費(fèi) 交通費(fèi) 其他費(fèi)用 15 布置會(huì)場 1 會(huì)場的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán) 肅穆 輕松 簡潔 喜慶 儒雅 簡單樸素 20 2 會(huì)場的類型及布局 小型會(huì)議室 橢圓形 回字形 T字形 馬蹄 型 長方形 21 中型會(huì)議室 而 字型 半圓型 課堂型 大型會(huì)議室 禮堂型 眾星拱月型 3 會(huì)場的布置 主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對稱 二是要簡化 主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中 然后先左后右 由前至后的順序依次排列 場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法 豎排法 左右排列法 22 主席臺(tái)坐次 23 禮堂型 24 教室型會(huì)場 25 會(huì)場內(nèi)外的布置 會(huì)標(biāo) 會(huì)徽 臺(tái)幕 標(biāo)語 桌簽 坐簽 色調(diào) 燈光 氣味 旗幟 花卉 26 會(huì)標(biāo) 會(huì)徽 27 16 檢查會(huì)場 1 方式一種是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào) 一種是現(xiàn)場檢查 2 檢查的內(nèi)容A 文件的材料準(zhǔn)備情況 B 會(huì)場布置情況 C 會(huì)議保衛(wèi)工作情況 D 其他內(nèi)容 28 問題討論 1 會(huì)議議程與日程的區(qū)別 2 簡述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法 3 選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素 4 應(yīng)如何做好會(huì)場的布置工作 5 怎樣制定會(huì)議籌備方案 6 怎樣發(fā)放會(huì)議通知 10 怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作 8 會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容 29 10 2 3會(huì)中服務(wù)工作1 報(bào)到及接待工作 1 與會(huì)人員的接送 2 會(huì)議交通工具的安排 3 與會(huì)人員返回時(shí) 車 船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買 4 會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織 5 其他屬于招待方面的工作 2 組織簽到 1 秘書人員代簽到 2 簿式簽到 3 電子計(jì)算機(jī)簽到 30 3 做好會(huì)議記錄 1 會(huì)議記錄的格式 記錄頭 記錄主體 記錄尾部1 記錄頭 會(huì)議名稱 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議主席 主持人 會(huì)議出席 列席和缺席情況 會(huì)議記錄人 會(huì)議主要議題 31 2 記錄主體與會(huì)者的發(fā)言 議定事項(xiàng) 3 記錄尾部散會(huì) 主持人 記錄人簽字 2 會(huì)議記錄的要求準(zhǔn)確 完整 簡潔 明確 3 會(huì)議記錄的重點(diǎn)會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng) 會(huì)議討論 爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解 權(quán)威人士或代表人物的言論 會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論 會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng) 對會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng) 32 4 會(huì)議記錄方法1 記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn) 決議 決定 重要聲明 修正案內(nèi)容 結(jié)論全記下來 其他的可簡要記錄 2 漏記的內(nèi)容先作記號(hào) 然后對照錄音帶修改 或請發(fā)言者重復(fù) 3 與會(huì)者提的意見 建議 要記人名 5 會(huì)議記錄的修改1 定稿打印前 請主席簽字批準(zhǔn) 2 與會(huì)者指出錯(cuò)誤 主席或秘書可改 3 會(huì)議記錄一經(jīng)簽名 不能再改動(dòng) 33 4 確保會(huì)議期間信息的溝通1 做好會(huì)議期間信息的收集 傳遞 反饋工作 1 秘書要多聽 多記 多想 多算 多跑 全面搜集信息 2 深入會(huì)議 掌握第一手資料 3 注重對會(huì)議信息加工提煉 方便各方利用 4 注重實(shí)效 并收集反饋信息 34 2 會(huì)議期間的對外宣傳 1 妥善處理與新聞媒體的關(guān)系 2 注意內(nèi)外有別 嚴(yán)守單位秘密 3 選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對象 效果 時(shí)效 費(fèi)用的原則 4 收集媒體對會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo) 5 為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料 35 5 編發(fā)會(huì)議簡報(bào) 1 類型綜合型 專題型 實(shí)錄型 2 格式報(bào)頭 報(bào)核 報(bào)尾 3 要求簡練 快捷 準(zhǔn)確 6 值班保衛(wèi)工作 1 值班工作秘書人員要堅(jiān)守值班崗位 以保證會(huì)議順利結(jié)束 并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件 36 2 保衛(wèi)工作 重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi) 重要文件的保衛(wèi) 會(huì)場和駐地的保衛(wèi) 會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi) 與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi) 37 10 會(huì)議保密工作1 會(huì)前保密工作 1 涉及秘密的會(huì)議 嚴(yán)格確定出席 列席人員及會(huì)議服務(wù)人員 2 召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議 秘書部門要與保衛(wèi) 保密部門取得聯(lián)系 共同采取保密措施 3 根據(jù)實(shí)際需要 確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量 文件要標(biāo)明密級 統(tǒng)一編號(hào) 按照規(guī)定的范圍印發(fā) 4 選擇會(huì)址要注意保密 會(huì)前對會(huì)場環(huán)境及會(huì)場設(shè)施包括擴(kuò)音 錄音設(shè)施 電話進(jìn)行防竊密 泄密檢測 38 2 會(huì)中保密工作 1 加強(qiáng)保密教育 2 加強(qiáng)文件管理 3 加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理 3 會(huì)后保密工作 1 做好保密文件的回收工作 2 秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送 3 對會(huì)議駐地 房間 會(huì)議室進(jìn)行保密檢查 39 8 會(huì)議的后勤保障工作 1 做好食宿管理工作 2 做好迎送交通工作 3 做好會(huì)議車輛管理工作 4 做好財(cái)務(wù)管理工作 5 安排好會(huì)議的文化生活 6 做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作 40 問題討論1 會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些 2 如何做好會(huì)議記錄 3 如何做好會(huì)議期間的信息溝通 4 會(huì)議期間值班 保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容 5 會(huì)議后勤保障工作包括哪些 41 10 3 3會(huì)后整理工作 1 安排與會(huì)人員離會(huì)2 撰寫會(huì)議紀(jì)要3 會(huì)議的宣傳報(bào)道4 會(huì)議文書的立卷歸檔5 會(huì)議總結(jié)工作6 會(huì)后催辦和反饋工作 42 相關(guān)知識(shí)發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng) 一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知 有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知 然后再發(fā)正式通知 其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作 如 準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議 對于一些區(qū)域性 全國性乃至國際性會(huì)議 需要安排與會(huì)人員食宿和回程的 還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí) 以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購車 機(jī)票 發(fā)會(huì)議邀請函和請柬的方法 與發(fā)送會(huì)議通知基本相同 43 10 4常用會(huì)議的組織程序 10 4 1行政辦公會(huì)議是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作 協(xié)調(diào)矛盾而召開的會(huì)議 在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo) 廠長 辦公會(huì) 議題安排 發(fā)送會(huì)議通知 做好會(huì)議記錄 撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要 議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行 搜集信息 進(jìn)行反饋 44 10 4 2職工代表大會(huì) 職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù) 職工代表大會(huì)條例 召開的具有法律效力的會(huì)議 其組織程序如下 1 籌備會(huì)議確定大會(huì)議題 做好宣傳發(fā)動(dòng)工作 征集和處理提案 準(zhǔn)備會(huì)議文件 準(zhǔn)備會(huì)議文件 45 2 預(yù)備會(huì)議 1 由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況 2 醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選 民主選舉主席團(tuán)成員 3 確定大會(huì)議程 主席團(tuán)審議通過大會(huì)議程 然后向全體職工代表宣布 4 醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)置及組成人選名單 5 聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告 46 3 召開會(huì)議 1 聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告 組織討論 提出意見 在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上 大會(huì)通過 2 聽取各專門小組的報(bào)告 3 民主評議行政領(lǐng)導(dǎo) 4 選舉通過各專門小組人員名單 5 討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度 6 通過大會(huì)決議 47 4 會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí) 1 整理現(xiàn)場 歡送代表離會(huì) 2 整理會(huì)議文件 搞好立卷歸檔 3 落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議 督辦落實(shí)情況 48 10 4 3慶典活動(dòng) 開業(yè)慶典1 準(zhǔn)備工作1 擬定邀請賓客的名單2 擬定程序表3 擬好致辭和答辭4 布置場地5 安排接待工作6 準(zhǔn)備貴賓留言冊7 準(zhǔn)備饋贈(zèng)禮品8 提前調(diào)試音響 49 2 儀式過程 1 簽到2 接待