Access數(shù)據(jù)庫設(shè)計實例PPT課件

1 第4章Access2010數(shù)據(jù)庫設(shè)計實例 2 本章學習重點 Access數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)規(guī)劃 設(shè)計的基本知識Access數(shù)據(jù)表的設(shè)計和管理根據(jù)Access數(shù)據(jù)表進行查詢的設(shè)計和管理Access窗體的設(shè)計和管理Access報表的設(shè)計和管理Access宏的設(shè)計 3 4 1工資管理系統(tǒng)功能說明 工資管理系統(tǒng)的基本功能有數(shù)據(jù)錄入功能 包括基本工資 工資扣款 病事假 獎金4項數(shù)據(jù)的錄入基本工資信息包括職工代號 日期 基本工資 浮動工資 特教貼 崗貼 保津貼 誤餐費 教護等項 工資扣款信息包括職工代號 日期 公積金 房租 水費 電費 醫(yī)療 會費 子保 煤氣 網(wǎng)視 稅收 違紀扣款 病事假記錄職工的請假情況 包括職工代號 時間 性質(zhì) 天數(shù) 獎金記錄職工的本月工作量 作為計算獎金的依據(jù) 包括職工代號 日期 事項 工作量 4 數(shù)據(jù)查詢與打印功能 包括匯總查詢與打印工資條查詢與打印 5 4 2數(shù)據(jù)表設(shè)計 數(shù)據(jù)表設(shè)計工資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中共包括5個表 即 職工表 基本工資 工資扣款 請假情況 和 獎金 它們之間的關(guān)聯(lián)字段為 職工代號 6 職工表 7 基本工資表 8 工資扣款表 9 請假情況表和獎金表 10 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)表 在 文件 選項卡中 依次選擇 新建 可用模板 空數(shù)據(jù)庫 11 在窗口右下角的 文件名 文本框中輸入數(shù)據(jù)庫的文件名 GZ accdb 單擊文件名右邊的 打開文件夾 按鈕 彈出 文件新建數(shù)據(jù)庫 窗口 如圖 在該窗口的 保存位置 下拉列表框中選擇 工資管理信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫文件的保存位置單擊 確定 按鈕 12 基本工資 表創(chuàng)建過程 打開 GZ 數(shù)據(jù)庫 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 表格 組中的 表設(shè)計 按鈕 Access會自動創(chuàng)建一個名為 表1 的空表 并打開它的設(shè)計視圖 13 在該設(shè)計視圖中 創(chuàng)建 基本工資 表所需的字段 將 職工代號 字段設(shè)置為該表的主鍵 14 單擊窗口最頂端的 保存 按鈕 彈出 另存為 窗口 在該窗口的 表名稱 文本框中輸入 基本工資 單擊 確定 按鈕 完成表名的修改和表結(jié)構(gòu)的保存 15 打開 基本工資 表的數(shù)據(jù)表視圖 在其中輸入具體的數(shù)據(jù)記錄 16 職工表 的設(shè)計 17 工資扣款 表的設(shè)計 18 請假情況 表的設(shè)計 19 獎金 表的設(shè)計 20 4 2 2建立各表間的關(guān)系 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 數(shù)據(jù)庫工具 選項卡的 關(guān)系 組中的 關(guān)系 按鈕 進入 關(guān)系 視圖 在彈出的 顯示表 窗口中選擇需要建立關(guān)系的所有表 單擊 添加 按鈕 將這些表添加到 關(guān)系 視圖中 21 關(guān)閉 顯示表 窗口 在 關(guān)系 視圖中通過鼠標拖動關(guān)聯(lián)字段 職工代號 創(chuàng)建各表間的關(guān)系 22 單擊 關(guān)系工具 設(shè)計 選項卡的 關(guān)系 組中的 關(guān)閉 按鈕 關(guān)閉 關(guān)系 視圖 保存數(shù)據(jù)庫 23 4 3查詢設(shè)計 病事假匯總查詢 設(shè)計 病事假匯總查詢 按職工代號統(tǒng)計每個職工請假的總天數(shù) 24 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 查詢 組中的 查詢設(shè)計 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 請假情況 表 單擊 添加 按鈕 把該表添加到查詢設(shè)計視圖中 25 關(guān)閉 顯示表 窗口 單擊 查詢工具 設(shè)計 選項卡的 顯示 隱藏 組中的 匯總 按鈕 并如下圖所示設(shè)計該匯總查詢 26 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對話框中輸入查詢名稱為 病事假匯總查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 查詢運行結(jié)果如下 27 獎金匯總查詢 設(shè)計 獎金匯總查詢 是要按職工代號統(tǒng)計每個職工的總的工作量和總的獎金數(shù) 這里 總獎金數(shù)按總工作量 50來計算 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 查詢 組中的 查詢設(shè)計 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 獎金 表 單擊 添加 按鈕 把該表添加到查詢設(shè)計視圖中 28 關(guān)閉 顯示表 窗口 單擊 查詢工具 設(shè)計 選項卡的 顯示 隱藏 組中的 匯總 按鈕 并如圖所示設(shè)計該匯總查詢 29 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對話框中輸入查詢名稱為 獎金匯總查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 查詢運行結(jié)果如下 30 4 3 2 工資條查詢 的設(shè)計 工資條查詢 是以 職工表 基本工資 表 工資扣款 表 病事假匯總查詢 和 獎金匯總查詢 為基礎(chǔ)的 顯示職工代號 姓名 所有實際發(fā)放的工資和津貼情況 應該發(fā)放的總工資數(shù) 所有扣款情況和實際發(fā)放的總工資數(shù) 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 查詢 組中的 查詢設(shè)計 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 即 職工表 基本工資 表 工資扣款 表 病事假匯總查詢 及 獎金匯總查詢 單擊 添加 按鈕 將其添加到查詢設(shè)計視圖中 31 關(guān)閉 顯示表 窗口 如下圖所示設(shè)計該查詢 32 職工實際獲得的基本工資 浮動工資 特教貼 崗貼等都按照實際工作天數(shù)的比例來計算 用實際工作的天數(shù)除以30 因此工資的發(fā)放率是1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 基本工資是 基本工資 基本工資 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 職工應發(fā)工資按 基本工資 浮動工資 特教貼 崗貼 保津貼 誤餐費 教護 獎金數(shù) 計算 其中獎金數(shù)來自于獎金匯總查詢 職工實發(fā)工資按 應發(fā)工資 公積金 房租 水費 電費 醫(yī)療 會費 子保 煤氣 網(wǎng)視 稅收 違紀扣款 計算 33 可以使用表達式生成器設(shè)計計算字段 34 其他字段的表達式 浮動工資 基本工資 浮動工資 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 特教貼 基本工資 特教貼 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 崗貼 基本工資 崗貼 30 病事假匯總查詢 天數(shù) 30保津貼 基本工資 保津貼 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 誤餐費 基本工資 誤餐費 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 教護 基本工資 教護 1 病事假匯總查詢 天數(shù) 30 應發(fā)工資 基本工資 浮動工資 特教貼 崗貼 保津貼 誤餐費 教護 獎金數(shù) 實發(fā)工資 應發(fā)工資 公積金 房租 水費 電費 醫(yī)療 會費 子保 煤氣 網(wǎng)視 稅收 違紀扣款 35 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對話框中輸入查詢名稱為 工資條查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 36 4 3 3 按單位匯總查詢 的設(shè)計 按單位匯總查詢 是根據(jù) 單位 字段對 工資條查詢 進行匯總而成 以滿足用戶單位的統(tǒng)計和會計工作上的需要 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 查詢 組中的 查詢設(shè)計 按鈕 在彈出的 顯示表 窗口中選擇該查詢的數(shù)據(jù)源 即 職工表 和 工資條查詢 單擊 添加 按鈕 把它們添加到查詢設(shè)計視圖中 37 關(guān)閉 顯示表 窗口 單擊 查詢工具 設(shè)計 選項卡的 顯示 隱藏 組中的 匯總 按鈕 并如下圖所示設(shè)計該匯總查詢 這里 以 單位 和 日期 字段分組 其余字段都選擇 合計 38 39 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對話框中輸入查詢名稱為 按單位匯總查詢 單擊 確定 按鈕 完成該查詢的創(chuàng)建 40 4 4窗體設(shè)計 本系統(tǒng)中設(shè)計了兩類窗體 即數(shù)據(jù)錄入類窗體和查詢類窗體 數(shù)據(jù)錄入類窗體使用戶能在窗體中增加 刪除 修改表中的數(shù)據(jù) 查詢類窗體使用戶能方便地瀏覽查詢結(jié)果 41 4 4 1數(shù)據(jù)錄入窗體的設(shè)計 1 基本數(shù)據(jù) 窗體 基本數(shù)據(jù) 窗體用來向 基本工資 表錄入數(shù)據(jù) 創(chuàng)建該窗體的步驟如下 42 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 窗體 組中的 窗體向?qū)?按鈕 彈出 窗體向?qū)?對話框 如下圖所示 43 在 表 查詢 下拉列表框中選擇該窗體的數(shù)據(jù)源 基本工資 表 將 可用字段 列表中的所有字段添加到右邊的 選定字段 列表中 單擊 下一步 按鈕 選擇窗體布局為 表格 單擊 下一步 按鈕 指定窗體標題為 基本數(shù)據(jù) 44 單擊 完成 按鈕 Access根據(jù)上述設(shè)置自動創(chuàng)建一個名為 基本數(shù)據(jù) 的表格式窗體 如圖所示 45 自動創(chuàng)建的窗體中可能存在某些字段寬度不合理的問題 比如上圖中 職工代號 和 日期 字段文本框?qū)挾冗^小導致實際內(nèi)容無法正常顯示 因此有必要進行調(diào)整 調(diào)整方法如下 切換至窗體的設(shè)計視圖或布局視圖 可以單擊 開始 選項卡的 視圖 組中的 視圖 按鈕 在彈出的子菜單中選擇 設(shè)計視圖 或 布局視圖 如后圖所示 46 47 在設(shè)計視圖或布局視圖中 將各字段調(diào)整到合適寬度后保存窗體 48 切換到窗體視圖 顯示 基本數(shù)據(jù) 窗體的運行結(jié)果如下圖所示 49 工資扣款 窗體 50 病事假 窗體 51 獎金 窗體 52 4 4 2查詢窗體的設(shè)計 查詢窗體是指用于展示查詢結(jié)果的窗體 在本章的例子中 查詢類窗體有2個 即 按單位匯總 窗體和 工資條 窗體 1 按單位匯總 窗體 按單位匯總 窗體的數(shù)據(jù)源是 按單位匯總查詢 創(chuàng)建該窗體的方法與4 4 1節(jié)介紹的創(chuàng)建 基本數(shù)據(jù) 窗體的方法相同 53 2 工資條 窗體設(shè)計 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 窗體 組中的 窗體向?qū)?按鈕 彈出 窗體向?qū)?對話框 在該對話框的 表 查詢 下拉列表框中選擇該窗體的數(shù)據(jù)源 工資條查詢 將 可用字段 列表中的所有字段添加到右邊的 選定字段 列表中 單擊 下一步 按鈕 選擇窗體布局為 表格 單擊 下一步 按鈕 指定窗體標題為 工資條 單擊 完成 按鈕 Access根據(jù)上述設(shè)置自動創(chuàng)建一個名為 工資條 的表格式窗體 54 切換到窗體的設(shè)計視圖 如下圖1所示 由于工資條用于通知每個職工當月的工資情況 每一條數(shù)據(jù)上方都應有字段說明 因此需要在窗體的設(shè)計視圖中 將所有字段的標題標簽從 窗體頁眉 節(jié)移動到 主體 節(jié)中 如下圖2所示 55 保存該窗體 56 4 5報表設(shè)計 工資管理信息系統(tǒng) 提供對兩種報表的打印輸出功能 即 工資報表 和 按單位匯總報表 57 4 5 1 工資報表 的設(shè)計 工資報表 的數(shù)據(jù)來源于 工資條查詢 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 報表 組中的 報表向?qū)?按鈕 彈出 報表向?qū)?對話框 58 在該對話框中 選擇報表的數(shù)據(jù)源為 工資條查詢 并選定所有字段 單擊 下一步 按鈕 不添加分組級別 單擊 下一步 按鈕 無需選擇排序字段 單擊 下一步 按鈕 指定報表布局方式 這里設(shè)置 布局 為 塊 方向 為 橫向 如下圖1所示 單擊 下一步 按鈕 指定報表標題為 工資報表 單擊 完成 按鈕 Access根據(jù)上述設(shè)置自動創(chuàng)建一個報表 如下圖2所示 59 由上圖可見 自動創(chuàng)建的報表中很多字段的寬度不盡合理 而且這個報表也不像實際工資條的樣式 因此需要進行調(diào)整 調(diào)整方法如下 切換至報表的設(shè)計視圖 可以單擊 開始 選項卡的 視圖 組中的 視圖 按鈕 在彈出的子菜單中選擇 設(shè)計視圖 60 在設(shè)計視圖中 將各字段調(diào)整到合適寬度 并將所有字段的標題標簽從 頁面頁眉 節(jié)移動到 主體 節(jié)中 61 保存該報表 62 4 5 2 按單位匯總報表 的設(shè)計 按單位匯總報表 的數(shù)據(jù)源是 按單位匯總查詢 63 4 6用宏完善系統(tǒng)功能 4 6 1設(shè)計 面板 窗體和相應的宏1 系統(tǒng)菜單設(shè)計 工資管理信息系統(tǒng) 主界面 即 面板 窗體 中菜單 菜單項及其相應的宏如表所示 64 65 2 菜單1 宏的設(shè)計 面板 窗體中的 數(shù)據(jù)錄入 菜單是由 菜單1 宏來實現(xiàn)的 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 宏與代碼 組中的 宏 按鈕 進入宏生成器 如圖所示 66 在宏生成器中創(chuàng)建一個子宏 將其命名為 基本數(shù)據(jù) 為該子宏塊添加一個 OpenForm 宏操作 并將該宏操作的 窗體名稱 參數(shù)設(shè)置為 基本數(shù)據(jù) 窗體 其他參數(shù)保留缺省設(shè)置 如圖所示 67 類似地 在下面繼續(xù)依次創(chuàng)建 工資扣款 子宏 病事假 子宏和 獎金 子宏 在每個子宏中都添加一個 OpenForm 宏操作 只是由于打開的窗體不同 窗體名稱 參數(shù)要分別設(shè)置為 工資扣款 病事假 和 獎金 窗體 如下圖所示 68 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對話框中輸入宏名稱為 菜單1 單擊 確定 按鈕 69 3 菜單2 菜單3 和 退出 宏的設(shè)計 面板 窗體中的 查詢 打印 和 退出 菜單分別是由 菜單2 菜單3 和 退出 這3個宏來實現(xiàn)的 菜單2 宏的設(shè)計與 菜單1 基本一樣 只是子宏的名稱不同 以及選擇打開的窗體不同 具體設(shè)置參見表4 6 70 菜單3 宏的設(shè)計與 菜單1 很類似 只是子宏的名稱不同 并且子宏塊中選擇添加的操作應是 OpenReport 且相應的 報表名稱 參數(shù)要設(shè)置為需要打開的報表名稱 如圖所示 71 退出 宏的設(shè)計如下圖所示 72 4 主菜單 宏的設(shè)計 由于Access中子宏不允許嵌套 因此需要再創(chuàng)建一個 主菜單 宏 用來將前面創(chuàng)建的 菜單1 菜單2 菜單3 和 退出 這4個宏組織在一起 創(chuàng)建 主菜單 宏的步驟如下 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 宏與代碼 組中的 宏 按鈕 進入宏生成器 在 添加新操作 文本框中選擇 AddMenu 宏操作 該操作可以為窗體或報表添加菜單 將 AddMenu 宏操作的參數(shù) 菜單名稱 設(shè)置為 數(shù)據(jù)錄入 菜單宏名稱 設(shè)置為 菜單1 狀態(tài)欄文字 設(shè)置為 錄入數(shù)據(jù) 73 類似地 在后面繼續(xù)添加3個 AddMenu 宏操作 各個 AddMenu 宏操作的具體參數(shù)設(shè)置參見右圖所示 74 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對話框中輸入宏名稱為 主菜單 單擊 確定 按鈕 75 5 面板 窗體的設(shè)計 面板 窗體是系統(tǒng)的控制中心 這種控制主要是通過主菜單調(diào)用相應窗體或報表來實現(xiàn)的 創(chuàng)建 面板 窗體的關(guān)鍵就是要在窗體中關(guān)聯(lián) 主菜單 宏 76 在 GZ 數(shù)據(jù)庫中 單擊 創(chuàng)建 選項卡的 窗體 組中的 窗體設(shè)計 按鈕 打開一個新窗體的設(shè)計視圖 如圖所示 77 拖動顯示窗體至適當大小 在 窗體設(shè)計工具 設(shè)計 選項卡的 控件 組中選擇 標簽 控件 并在窗體中合適位置單擊鼠標插入標簽 并輸入 學校工資管理信息系統(tǒng) 如下圖所示 選定該標簽對象 通過 窗體設(shè)計工具 格式 選項卡的 字體 組中的工具設(shè)置標簽文字的字體 字號等格式 78 選中窗體 在窗體的 屬性表 窗口的 其他 標簽頁中 找到 菜單欄 屬性 并在該屬性對應的文本框內(nèi)輸入宏名 主菜單 這樣就把 主菜單 宏作為菜單添加到窗體中了 如右圖所示 79 單擊 保存 按鈕 在彈出的 另存為 對話框中設(shè)置 窗體名稱 為 面板 單擊 確定 按鈕 80 4 6 2設(shè)計 登錄 窗體 登錄 窗體是 工資管理信息系統(tǒng) 啟動后顯示的第一個窗體 該窗體要求用戶輸入正確的密碼才能進入數(shù)據(jù)庫 登錄 窗體中放置有一個 文本框 控件和一個 按鈕 控件 文本框 用來接收用戶的輸入 按鈕 的單擊事件與一個驗證密碼正確性的宏相關(guān)聯(lián) 當該按鈕被單擊時 將觸發(fā)宏的執(zhí)行 對文本框接收的字符串進行驗證 如果與正確的密碼相符 則啟動系統(tǒng) 面