內(nèi)部控制的一個(gè)案例.doc

內(nèi)部控制的一個(gè)案例2007-7-5 作者：任娜內(nèi)部控制的一個(gè)案例 當(dāng)企業(yè)解決了生存問題,開始走向規(guī)?；臅r(shí)候,面臨著從人治向法治的轉(zhuǎn)變.人治導(dǎo)致了管理無序,法治則要求企業(yè)健全管理制度.隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,組織機(jī)構(gòu)逐步龐大,分工越來越細(xì),企業(yè)官僚化程度也在隨著增加.這個(gè)時(shí)期的企業(yè)雖然有了書面的職責(zé)說明、制度流程,但是又會(huì)出現(xiàn)部門間合作不暢,跨部門流程工作效率低下,決策時(shí)間過長等現(xiàn)象. 某家企業(yè)的采購付款流程就是一個(gè)典型的案例,在過往的咨詢項(xiàng)目中這樣的現(xiàn)象具有普遍性,值得探討. 該企業(yè)建立了采購付款流程和管理制度,制度管理范圍涉及的各個(gè)階段包括付款申請、單據(jù)審核、結(jié)算付款、帳務(wù)處理等環(huán)節(jié).從表面看起來,感覺控制嚴(yán)謹(jǐn),層層把關(guān),疏而不漏.但在實(shí)際運(yùn)作中,付款周期很長;采購部門、結(jié)算部門和會(huì)計(jì)部門之間經(jīng)常發(fā)生推諉埋怨;管理數(shù)據(jù)的提供有重疊,不完整或缺失的現(xiàn)象.通過對采購付款各個(gè)環(huán)節(jié)的管控進(jìn)行診斷分析,發(fā)現(xiàn)流程控制缺乏明確的流程層面的控制點(diǎn),造成審批手續(xù)復(fù)雜而使管理制度流于形式. 當(dāng)前的采購付款流程是: 控制點(diǎn)1:采購員負(fù)責(zé)審核取得付款發(fā)票 采購付款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),采購部門的采購員將付款申請及供應(yīng)商發(fā)票交給結(jié)算部門的結(jié)算會(huì)計(jì) 控制點(diǎn)2:結(jié)算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)單據(jù)合法,金額正確 結(jié)算會(huì)計(jì)審核票據(jù)和金額相符后簽字,交會(huì)計(jì)部門的記帳會(huì)計(jì) 控制點(diǎn)3:會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)核對供應(yīng)商臺(tái)帳,確認(rèn)付款方式和金額(沖帳還是現(xiàn)付) 記帳會(huì)計(jì)審核付款方式后簽字,交財(cái)務(wù)經(jīng)理 控制點(diǎn)4:財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)付款方式 財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后簽字,交采購管理部門的管理人員 控制點(diǎn)5:采購管理部門統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)登記供應(yīng)商臺(tái)帳(發(fā)票與付款的對應(yīng)情況) 統(tǒng)計(jì)員進(jìn)行逐筆登記后,交本部門的經(jīng)理 控制點(diǎn)6:采購管理部門經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)(目的不清) 采購管理部門經(jīng)理簽字后,再由統(tǒng)計(jì)員交回結(jié)算會(huì)計(jì) 控制點(diǎn)7:結(jié)算會(huì)計(jì)經(jīng)理簽字確認(rèn),結(jié)算會(huì)計(jì)辦理付款(結(jié)算會(huì)計(jì)簽字不清晰而增加的環(huán)節(jié)) 通過上述對流程控制點(diǎn)的描述,發(fā)現(xiàn)的問題是: 各相關(guān)部門之間的銜接與控制點(diǎn)關(guān)系不清晰,導(dǎo)致重復(fù)操作.如控制點(diǎn)5和6與控制點(diǎn)1. 對不能嚴(yán)格履行過程職責(zé)的流程參與者不進(jìn)行考核,而是采取補(bǔ)救方法導(dǎo)致流程復(fù)雜化.如控制點(diǎn)3,5,7. 會(huì)計(jì)核算方法不規(guī)范,增加了付款流程的復(fù)雜程度.如控制點(diǎn)3和控制點(diǎn)4. (說明:轉(zhuǎn)帳需確認(rèn)幾種方法中的一種:1)同一供應(yīng)商又是客戶,AP與AR對沖;2)不同供應(yīng)商與客戶,AP與AR對沖;3)一張發(fā)票對應(yīng)幾筆付款,同時(shí)還有跨月跨金額需要核對臺(tái)帳;4)一筆付款對應(yīng)幾張發(fā)票金額需要核對臺(tái)帳) 企業(yè)在這個(gè)階段的流程控制需要思考的問題是,流程的每個(gè)控制點(diǎn)是否創(chuàng)造價(jià)值?是直接修正上一環(huán)節(jié)的過錯(cuò),還是打補(bǔ)丁式的增加環(huán)節(jié)彌補(bǔ)上一環(huán)節(jié)的失誤?是否相關(guān)子環(huán)節(jié)的不規(guī)范使流程更加復(fù)雜,失誤機(jī)率增加?如何識(shí)別關(guān)鍵控制點(diǎn)以確定需要改善的環(huán)節(jié)?避免迷失在追求流程控制的誤區(qū)中? 通過深入分析,針對上述采購付款流程的優(yōu)化建議是: 控制點(diǎn)1:采購員負(fù)責(zé)取得付款發(fā)票,填寫付款申請(對付款的真實(shí)合理負(fù)責(zé)) 采購付款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),采購部門的采購員將付款申請及供應(yīng)商發(fā)票交給采購管理部門 控制點(diǎn)2:采購管理部門統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)核對并登記供應(yīng)商臺(tái)帳(對發(fā)票與付款的對應(yīng)情況和付款方式負(fù)責(zé)) 統(tǒng)計(jì)員核對無誤并進(jìn)行登記后簽字,交結(jié)算會(huì)計(jì) 控制點(diǎn)3:結(jié)算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)審核付款單據(jù)(對單據(jù)的合法性,金額的正確負(fù)責(zé)) 結(jié)算會(huì)計(jì)審核票據(jù)和金額相符后簽字,提交被授權(quán)人審批后,辦理付款手續(xù) 簡言之,企業(yè)的管理制度和流程控制是在工作流程圖