檔案的管理與整理方法.docVIP

檔案的管理與整理方法 檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。全體工作人員都要樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，從每個(gè)人員、從每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)做起，認(rèn)真加強(qiáng)檔案建設(shè)。 （一）檔案收存的范圍 1、行政檔案： 上級(jí)下發(fā)的各類文件 發(fā)出的的各類文件 及各部門工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、函復(fù)、文稿等 各種會(huì)議通知、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要、講話文稿等 出具的或蓋章的信函、報(bào)表等 各類統(tǒng)計(jì)資料 2、人事檔案 在編人員的檔案材料 人員招聘的相關(guān)材料 各類工作人員的登記表、花名冊(cè)、及相關(guān)資料。 工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。 掛靠人員相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇及支付方式等。 工作人員政治身份、職務(wù)、級(jí)別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。 工作人員年度考評(píng)資料、鑒定及各類獎(jiǎng)懲的組織正規(guī)結(jié)論及相關(guān)材料。 工作人員申請(qǐng)、申訴及其它信息資料。 3、財(cái)務(wù)檔案 日常支出的財(cái)務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報(bào)表。 年度預(yù)算、中期預(yù)算調(diào)整、決算及審批資料。 專項(xiàng)收、支的立項(xiàng)計(jì)劃、執(zhí)行情況及審批資料。 對(duì)外投資、借貸及合作項(xiàng)目的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料。 各種稅費(fèi)、社保金交納的相關(guān)資料。 固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用、核銷的相關(guān)資料。 年度、季度及專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。 4、業(yè)務(wù)檔案 歷年以省局名義或經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心、培訓(xùn)中心、職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心名義上報(bào)、下發(fā)的相關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件。 歷年培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料。 各類教材、教案、大綱、復(fù)習(xí)題庫(kù)等資料。 教員、考評(píng)員隊(duì)伍相關(guān)資料。 各類、各批學(xué)員報(bào)名、學(xué)習(xí)、考試、考評(píng)發(fā)證或?qū)W分登記相關(guān)資料。 各類業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要（記錄）、合作協(xié)議、項(xiàng)目意見書等相關(guān)資料。 因業(yè)務(wù)需要購(gòu)置的（或上級(jí)下發(fā)的）雜志、圖書、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)資料。 重大專項(xiàng)活動(dòng)的籌備、組織實(shí)施、總結(jié)等專題項(xiàng)目資料。 歷年物業(yè)管理、機(jī)關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。 （二）檔案管理體制： 檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。部門分類管理的二級(jí)管理體制。 1、建立檔案室，對(duì)及各部門檔案資料正本統(tǒng)一管理。辦公室分工專人管理檔案。 2、人事、行政財(cái)務(wù)檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門專（兼）職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案資料進(jìn)行采集、建檔；正本交檔案室管理，副本留部門使用。 3、分管主任為檔案建設(shè)責(zé)任人。各部門主任為部門檔案建設(shè)責(zé)任人。及各部門專 （兼）職檔案管理員對(duì)各自負(fù)責(zé)的檔案負(fù)直接責(zé)任。 4、根據(jù)工作需要，主管會(huì)計(jì)可在財(cái)務(wù)室保留當(dāng)年和前一年的財(cái)務(wù)檔案，爾后逐年建檔移送檔案室保管。各部門業(yè)務(wù)檔案副本在部門保留時(shí)間控制在五年以內(nèi)。第六年起向檔案室移交。 （三）立卷和歸檔 1、各部門辦理完畢的文件、資料經(jīng)過挑選，分項(xiàng)或分類立卷、編號(hào)歸檔。 2、一般文件資料應(yīng)分級(jí)、分類按時(shí)間先后編號(hào)立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。 3、人事檔案分綜合與個(gè)人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個(gè)人檔案隨機(jī)立卷并歸檔。 4、重大專項(xiàng)活動(dòng)一般在立項(xiàng)時(shí)建檔，項(xiàng)目完成后成卷并及時(shí)歸檔。 5、各部門業(yè)務(wù)檔案（除專項(xiàng)檔案外）要在年初分類立卷，次年初歸檔。 6、凡具有法律性文書，一經(jīng)生效即要?dú)w檔。凡涉密性文件，即時(shí)形成，即時(shí)歸檔。 7、各類圖書、雜志、報(bào)紙、音像資料要及時(shí)收集，立卷歸檔。 8、對(duì)有價(jià)值的外部信息，網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時(shí)收集，立卷歸檔。 9、歸檔要求：檔案必須具有真實(shí)性。所有資料應(yīng)為原始資料。檔案必須具有完整性。每個(gè)案卷力求資料齊全。檔案必須具有價(jià)值性。立卷要避免雜亂無章，做到分類、分項(xiàng)、分目清晰；要避免重復(fù)立卷，同一事件只立一個(gè)卷目；要準(zhǔn)確分類，不同類型的資料，不能混合立卷。 （四）檔案保管和使用 1、檔案管理人員只要對(duì)檔案卷宗分類編號(hào)、登記注明立案單位、姓名、類別、內(nèi)容頁數(shù)，并對(duì)案卷確定密級(jí)編制頁碼、分類存放，做到分類清晰、放置有序，便于查閱。 2、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜（箱），安置防盜門、窗和消防器材，確保檔案安全。 3、和各部門檔案要分工專人保管，在人員變動(dòng)時(shí)，要認(rèn)真做好移交。 4、檔案管理人員要加強(qiáng)責(zé)任心，切實(shí)按要求管理好檔案，切實(shí)做到不損壞、不丟失、不錯(cuò)漏任何案卷（含音像網(wǎng)絡(luò)資料）。 5、要強(qiáng)化保密觀念。凡涉密檔案按照