辦公室行為規(guī)范ppt課件

辦公室管理須知,管理部2004年3月22日,總則,行為規(guī)范著裝規(guī)定電話及郵件管理公共圖書(shū)、報(bào)刊管理,辦公用品管理資訊管理會(huì)議室管理,行為規(guī)范,辦公室管理須知之：,行為規(guī)范,1.1注重辦公室的整潔、安靜，保持良好的工作環(huán)境與秩序；1.2不得在辦公室大聲喧嘩，兩個(gè)或兩個(gè)以上員工需討論問(wèn)題時(shí)，須到會(huì)議室進(jìn)行討論，以免影響其他員工的工作1.3上班時(shí)間不得隨意閑逛、串崗、聊天不得討論與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的其他事情1.4不得參與對(duì)他人的非議，不得傳播與工作無(wú)關(guān)的“小道消息”；,行為規(guī)范,1.1對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題需及時(shí)溝通、協(xié)商解決，不得以爭(zhēng)吵的方式來(lái)解決問(wèn)題；1.2發(fā)揚(yáng)團(tuán)體精神，加強(qiáng)理解與溝通，各部門(mén)間需相互支持與合作，不得互相推諉。工作中相互協(xié)作，對(duì)其他員工的合理要求，在力所能及的范圍里，盡可能提供幫助；1.3在日常工作中，做到“對(duì)事不對(duì)人”，而非“對(duì)人不對(duì)事”；1.5注重辦公場(chǎng)所的清潔，使用過(guò)的紙張、廢物不得隨意亂扔。每位員工負(fù)責(zé)清理并保持個(gè)人辦公區(qū)域的干凈整潔，井然有序。離開(kāi)座位時(shí)放好椅子，以免影響通道；,行為規(guī)范,1.1注重節(jié)約，合理利用辦公用品、復(fù)印紙張及辦公設(shè)備；1.2愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，注重使用方法，提高效率；1.3不得將與公事無(wú)關(guān)的人員帶到辦公區(qū)域；1.4合理分配與使用電腦，禁止使用公司電腦玩游戲1.5辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點(diǎn)。,辦公室管理須知之：,著裝規(guī)定,著裝規(guī)定,1.1注重個(gè)人形象，穿著端莊、整潔、大方、得體；1.2工作時(shí)間禁止穿著以下衣物：休閑裝、拖鞋、吊帶裝、短褲以及較為夸張、怪異的服飾等；1.3女員工在工作時(shí)間內(nèi)不得穿著短裙、超短裙、無(wú)袖裝等，工作時(shí)間內(nèi)不得涂指甲油，不得濃裝艷抹,不得將頭發(fā)染成紅、綠等怪異顏色；1.4男員工不得留指甲、不得蓄長(zhǎng)發(fā)、不得留胡須注重體現(xiàn)個(gè)人的精神風(fēng)貌；1.5對(duì)于違反以上規(guī)定的員工的處罰如下：1.5.1更換著裝后方可上班（所需時(shí)間計(jì)員工缺勤）1.5.2每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。,辦公室管理須知之：,電話及郵件管理,電話及郵件管理,1.1打電話時(shí)簡(jiǎn)明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降低音量1.2若無(wú)特殊理由，上班時(shí)間內(nèi)盡量避免拔打私人電話，禁止長(zhǎng)時(shí)間拔打私人電話。私人電話的費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)；1.3暫時(shí)離座時(shí)，同組或鄰座同事請(qǐng)主動(dòng)接聽(tīng)來(lái)電出差或休假時(shí)請(qǐng)使用電話機(jī)的自動(dòng)留言功能；,電話及郵件管理,1.1對(duì)于一些重要的、保密的、緊急的文件可用特快專遞寄發(fā)，對(duì)于一些不緊急的郵件請(qǐng)用掛號(hào)、平信或普通包裹寄發(fā)；1.2寄往相同地址的特快郵件請(qǐng)放在同一信封一起寄出，以免發(fā)生不必要的開(kāi)支；1.3公司寄發(fā)的郵件均為公司往來(lái)文件或單據(jù)，請(qǐng)勿在公司郵件中加入私人郵件；1.4郵件、快遞的交寄由前臺(tái)負(fù)責(zé)經(jīng)辦。,辦公室管理須知之：,公共圖書(shū)、報(bào)刊管理,公共圖書(shū)、報(bào)刊管理,圖書(shū)管理公司圖書(shū)由管理部統(tǒng)一保存。如需借閱請(qǐng)到管理部進(jìn)行登記。借閱期為十五天，超過(guò)十五天后如需續(xù)借，請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)，每個(gè)續(xù)借期為十五天。個(gè)人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留圖書(shū)的，請(qǐng)辦理長(zhǎng)期借閱手續(xù)。,公共圖書(shū)、報(bào)刊管理,報(bào)刊雜志管理1.1.1為了方便大家借閱，對(duì)以公司名義訂閱的雜志，將采用自助式管理辦法，即將雜志統(tǒng)一存放于報(bào)刊室書(shū)柜中，每本雜志在第一頁(yè)中夾放一張登記卡，借閱時(shí)，只需將登記卡取出，根據(jù)要求填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容后交前臺(tái)即可借走；歸還時(shí)將雜志交前臺(tái)處，并作歸還記錄；1.1.2以部門(mén)名義訂閱的雜志，將會(huì)由前臺(tái)直接送到部門(mén)經(jīng)理手中，同時(shí)在登記卡上登記，閱后請(qǐng)送還到前臺(tái)處，送還的雜志也將采用上述的自助方式進(jìn)行管理；1.1.3所有雜志借閱期為一個(gè)星期，如果需要續(xù)借，請(qǐng)到前臺(tái)處重新登記，每個(gè)續(xù)借期為一個(gè)星期。個(gè)人若有特殊情況需要長(zhǎng)期保留雜志，請(qǐng)?jiān)诘怯浛ㄉ系怯洝?公共圖書(shū)、報(bào)刊管理,書(shū)刊保管1.1.1借書(shū)人在借書(shū)前應(yīng)仔細(xì)檢查書(shū)刊是否有損壞，如有破損請(qǐng)借書(shū)人主動(dòng)提出并讓負(fù)責(zé)人確認(rèn)并做出證明；否則借書(shū)人將承擔(dān)賠償責(zé)任；1.1.2請(qǐng)注意愛(ài)護(hù)書(shū)刊，保持書(shū)刊的整潔及完整性；書(shū)刊超過(guò)規(guī)定借閱時(shí)間，請(qǐng)主動(dòng)辦理續(xù)借或歸還手續(xù)，避免書(shū)刊的遺失。對(duì)于遺失的書(shū)刊，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償1.13有關(guān)圖書(shū)和報(bào)刊的目錄，可從公司內(nèi)部網(wǎng)上查詢和下載。,辦公室管理須知之：,辦公用品管理,辦公用品管理,1.1在每月的20日前，各部門(mén)必須把本部門(mén)下月所需的辦公用品預(yù)算清單報(bào)送人力資源及行政部，管理部根據(jù)各部門(mén)所報(bào)預(yù)算按需購(gòu)買(mǎi)；1.2加強(qiáng)領(lǐng)用登記制度，所有辦公用品及辦公耗材的領(lǐng)用，須按實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽字確認(rèn)；,辦公用品管理,領(lǐng)用辦公用品注意事項(xiàng)1.1.1合理領(lǐng)用個(gè)人辦公用品數(shù)量，不得囤積和浪費(fèi)；1.1.2部分文具領(lǐng)用需以舊換新，如各種筆類；1.1.3員工在調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，須交還計(jì)算器、磁盤(pán)盒、筆架、直尺、訂書(shū)機(jī)、膠紙座等耐用物品；1.1.4如有遺失，需賠償遺失物購(gòu)置價(jià)格的50%后方可辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)；1.1.5采用固定時(shí)間領(lǐng)用辦公用品：每周二和周五的下午正常工作時(shí)間，為辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間；1.1.6對(duì)于新入職員工，行政人員會(huì)在員工入職的第一日準(zhǔn)備好相關(guān)辦公用品后電話通知其前來(lái)領(lǐng)?。?.1.7各部門(mén)領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，需預(yù)領(lǐng)適量備用，避免由于耗材的不足而影響正常運(yùn)作。,辦公室管理須知之：,資訊管理,資訊管理,Internet訪問(wèn)管理1.1.1員工如因工作需要訪問(wèn)Internet，需填寫(xiě)Internetmail&Internet瀏覽申請(qǐng)表并按程序?qū)徟?，審批后交總部技術(shù)及采購(gòu)部處理；1.1.2員工上網(wǎng)時(shí)不得非法操作，因非法操作所造成硬件和軟件的損壞，視損壞程度的輕重進(jìn)行賠償；1.1.3員工可以上網(wǎng)查找與工作內(nèi)容有關(guān)的資料或相關(guān)網(wǎng)站，但嚴(yán)禁登陸任何與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，尤其是涉及反動(dòng)、色情、賭博、聊天、游戲等內(nèi)容的網(wǎng)站；1.1.4技術(shù)及采購(gòu)部負(fù)責(zé)員工上網(wǎng)情況的監(jiān)控及定期檢查，發(fā)現(xiàn)有上述1.3情形者，將通知員工本人及其部門(mén)負(fù)責(zé)人，情節(jié)嚴(yán)重者，將給予通報(bào)批評(píng)。,資訊管理,E-mail系統(tǒng)使用管理1.1.1公司的EMAIL系統(tǒng)僅供公司員工工作需要；1.1.2員工在發(fā)送郵件前需認(rèn)真檢查收件人名稱，嚴(yán)禁將郵件發(fā)給與郵件內(nèi)容無(wú)關(guān)的人員；1.1.3員工不得利用郵件傳輸任何非法的、中傷他人的、辱罵性、恐嚇性、傷害性、騷擾性、庸俗、淫穢等信息資料；1.1.4員工不得在工作時(shí)間內(nèi)利用郵件傳送任何游戲卡通、動(dòng)漫、屏保等與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的信息1.1.5員工在發(fā)送郵件時(shí)必須為郵件填寫(xiě)標(biāo)題；1.1.6員工在發(fā)送郵件時(shí)，禁止使用個(gè)性圖標(biāo)；1.1.7員工不得訂閱與工作無(wú)關(guān)的信息；,資訊管理,軟件的使用1.1.1員工只允許使用公司授權(quán)使用的軟件，未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部允許不得使用其他軟件；1.1.2嚴(yán)禁未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部允許攜帶任何存儲(chǔ)介質(zhì)在公司的電腦上運(yùn)行，包括軟盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)、硬盤(pán)等，否則對(duì)設(shè)備的軟、硬件造成的損壞，一律由使用者承擔(dān)；1.1.3未經(jīng)技術(shù)及采購(gòu)部許可，任何人不得私自下載任何軟件。,辦公室管理須知之：,會(huì)議室管理,會(huì)議室管理,1.1提前預(yù)定會(huì)議室，以便行政部合理安排，確保會(huì)