商務信函寫作格式范例

商務信函寫作格式范例篇一：商務信函的格式和范文 商務信函的格式和范文 商務信函屬于商務禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務信息、聯(lián)系商務事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復問題、處理具體交易事項。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。 文種特性 一）語氣口語性 每一封商務信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。 （二）內(nèi)容直接性 企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務活動的進程。 （三）態(tài)度真誠性 商務信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。 （四）主旨單一性 商務信函具有純粹的業(yè)務性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務，突出主旨。 （五）格式規(guī)范性 商務信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或?qū)Ψ絿宜褂玫恼Z言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習慣。 （六）地位平等性 商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。 （七）要求時限性 商務信函是在商務活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時限內(nèi)的雙方意愿的明確表達。因此，接收對方的信函后必須及時回復。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。 商務信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。 （一）信頭 信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。 1發(fā)信人名稱及地址 發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務聯(lián)系信息。 2標題 作為商務信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標明事由。事由要求 概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見的商務信函標題有以下兩種形式： (1)由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。 (2）先寫“事由”二字，加冒號提示，然后直接標寫該信函的內(nèi)容，如“事由：機動車索賠”。 3函號 函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿(mào)業(yè)務信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。 函號位置一般出現(xiàn)在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函xxxxx號”或（xxxx) “函第x號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第x號”。 4稱謂 稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂： (1)泛指尊稱?！白鹁吹摹焙蠹臃Q謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、 “尊敬的銷售部經(jīng)理”等。 (2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務部張部長”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。 5收信人地址、單位 收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。 （二）正文 正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實有據(jù)，行文禮貌。 1問候語 問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。 2主體 主體是商務信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項。不同的商務信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個內(nèi)容： (l說明發(fā)函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容；復函則要引敘對方來函要點，以示復函的針對性。 (2)說明發(fā)函事項。主體表達信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答復函的正文主體包括答復緣由、答復內(nèi)容兩部分；商品報價函的正文主體包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等。 如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。 3結(jié)尾語 正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當?shù)皿w。 （三）信尾 信尾部分包括四部分內(nèi)容。 1祝頌語 所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分： (1)請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭祝” 等。 (2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。 2簽署 簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負責。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。 3日期 日期一般是發(fā)信具體時間。商務信函因為涉及商務業(yè)務往來，務必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式： (1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。 (2）阿拉伯數(shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字寫明發(fā)信日期，如2008 年8月18日。 (3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字標記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0，如2008年08月18日。 無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成“08年08月08日”。 4附件 附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報價單、發(fā)票、確認書、單據(jù)等。如果需要標注附件的，在信函簽署的下方可以標注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標注附件一、附件二等。 范文： 道歉函 xx市興達貿(mào)易有限公司： 貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日購買電腦桌合同中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進行調(diào)查。 經(jīng)有關(guān)邵門查實：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。 對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發(fā)生。 希望能夠得到責公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來關(guān)系。 候復 xx市光明家具有限公司 20xx年8月9日 本文來源于：http:/article/sort07/sort053/info-3417.html 篇二：中文商務信函范文格式 Afeng朵 中文商務信函范文格式 中文商業(yè)商務信函的寫作格式 如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。 (1)開頭 呼后用冒號。 (2)正文 信文的正文是書信的主要部分，題，通常包括： 向收信人問候； 中提到的問題答復等等；回答對方提出的問向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆?(3) 結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復?！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。 Afeng朵(4)署名 署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。 (5)日期 函的日期很重要，不要遺漏。 商業(yè)信函格式 商業(yè)信函通常由信封、前兩部分是必不可少 1)信封 用橫式信封時，將收信人地址寫在將收信人地址寫在信封的右側(cè)，如果位 (2)信封的內(nèi)容 收信人地址。用橫式信封時，收信人地址居上書寫；用豎式信封時居右書寫。這部分內(nèi)容包括：郵政編碼，省、市(縣)、城區(qū)、街道、門牌號碼，以及單位全稱和業(yè)務部門名稱。收信人的地址要寫 Afeng朵 得詳細具體、準確工整。注意不要只寫單位名稱而不寫詳細地址，也不要簡化單位名稱，以免誤投。 收信人姓名。一般寫在中間位置，字稍大。姓名后接寫稱呼等，如“同志收”、“先生啟”。初次聯(lián)系工作時，如不知對方姓名，或有時為避免因?qū)Ψ綐I(yè)務人員調(diào)動工作(或出差)而延誤書信的處理， 寄信人地址及姓名。時居左書寫。 根據(jù)郵政部門的規(guī)定，式信封的左上角。 (3)對國外商業(yè)業(yè)務信函，而寄往其信封書寫格式又分美式和英式兩種： 一般是在信封左上角寫寄信人的姓名包括：收信人的稱謂(先生、女士、經(jīng)理等)和收信人的名、姓、門牌號碼和路名、市名、州名、郵政編碼和國名。 郵票一般貼在信封右上角，航空標志或貼或?qū)懺卩]票下方。英式信封書寫格式，一般是將寄信人的姓名和地址寫在信封的左下角，航空標志或貼或印在信封的左上角；收信人的姓名與地 Afeng朵 址寫在信封的居中位置，郵票也貼在信封的右上角。注意在寫信封上的姓名、地址時，美國習慣一般都采用齊頭式，就是每一行左面都取齊。英式寫法則多采用縮進式，即每行逐次向右縮進。 為投遞方便，信封上(可在信封左上角或右下角)還標注有關(guān)投遞事項，常見的有： 1)航空(By Air-Mail)； 2)掛號(Registered，或Reg；Regd.)； 3)快遞郵件(Express)； 4)包裹郵件(Parcel Post)； 5)印刷品(Printed Matter) 6)樣品(Sample)； 7)商業(yè)文件 8)密函9) ； (1fimdelivered，please re-turn 保護退還郵費(Return Postage(Guaranteed)； 13)留存郵局(Post RestituteCare Postmaster)； 14)無商品價值樣品(Sample(s) of no commercial Value)。 2)信文 Afeng朵 信文又稱信箋。它記載商業(yè)業(yè)務的具體事宜，是商業(yè)信函的核心部分。信文內(nèi)容多種多樣，其表達既靈活，又有一定的格式。一般分為開頭、正文、結(jié)尾和署名4個部分。 3)附件 商業(yè)信函常見的附件有報價單、產(chǎn)品介紹或說明書、訂購合同、發(fā)貨通知單、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗書等，或作為商業(yè)業(yè)務往來的確認手續(xù)。 篇三：中文商務信函的寫作格式 中文商務信函的寫作格式 ? 如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。 (1)開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。 ? (2)正文 信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務往來聯(lián)系的實質(zhì)問題，通常包括： 向收信人問候； 寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等； 該信要進行的業(yè)務聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重； 提出進一步聯(lián)系的希望、方式