收發(fā)文操作手冊---深圳市城市管理局辦公自動化系統(tǒng)

深圳市城管局辦公自動化系統(tǒng)使用說明=深圳市城市管理局辦公自動化系統(tǒng)使用說明=版本號：V3.8深圳市圖元科技有限公司2010年7月目錄1系統(tǒng)概述31.1OA系統(tǒng)概述31.2收發(fā)文功能概述41.3系統(tǒng)登錄入口41.4系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境51.5系統(tǒng)總體布局82系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程82.1收文流程92.2發(fā)文流程113功能介紹123.1收文管理123.1.1收文登記133.1.2已辦理收文143.1.3待辦事宜153.1.4收文列表163.1.5預(yù)登記163.1.6待辦理預(yù)登記163.1.7收文撤回163.2發(fā)文管理173.2.1擬稿183.2.2已辦理發(fā)文183.2.3發(fā)文處理193.2.4發(fā)文撤回233.3公文查詢243.3.1收文查詢243.3.2發(fā)文查詢253.4參數(shù)配置263.4.1常用審批意見273.5密碼修改273.6個人信息設(shè)置281 系統(tǒng)概述1.1 OA系統(tǒng)概述深圳市城管局內(nèi)部辦公系統(tǒng)構(gòu)造了一個在線的辦公環(huán)境，辦公人員可以多種方式協(xié)同工作，進(jìn)行公文的收發(fā)、辦公事務(wù)處理、業(yè)務(wù)申報與審批等各種行政業(yè)務(wù)處理，同時共享系統(tǒng)內(nèi)部信息資源，以及常用的Internet信息資源，徹底改善工作效率和進(jìn)行公文、文檔的規(guī)劃化管理。1.2 收發(fā)文功能概述市城管局收發(fā)文管理系統(tǒng)主要完成來文的登記、擬辦、審核、領(lǐng)導(dǎo)批示、主辦處室辦理；同時完成發(fā)文流轉(zhuǎn)的在線擬稿、審核、核稿、簽發(fā)、電子發(fā)送、電子印章等功能。1.3 系統(tǒng)登錄入口外網(wǎng)登陸：登錄市城管的網(wǎng)站：，在右邊有，點(diǎn)擊即可進(jìn)入辦公系統(tǒng)的登錄界面，輸入正確的用戶名、密碼和驗(yàn)證碼就可以登錄系統(tǒng)，以后系統(tǒng)將提供CA認(rèn)證功能，還需要插入有效的CA Key才能登陸系統(tǒng)。內(nèi)網(wǎng)登錄：在IE中輸入1可以通過內(nèi)網(wǎng)登錄辦公系統(tǒng)，使用內(nèi)網(wǎng)登陸系統(tǒng)速度更快。1.4 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境系統(tǒng)運(yùn)行的硬件環(huán)境：CPU2.0G上，內(nèi)存1GB以上，顯示器分辨率1024*768系統(tǒng)的軟件環(huán)境：Windows XP/2003，IE7/IE8，推薦使用Windows XP，IE7系統(tǒng)必備的插件安裝：在系統(tǒng)的登錄頁，如下圖的界面中，點(diǎn)擊系統(tǒng)必備程序下載 將下載的文件解壓縮，依次點(diǎn)擊每個安裝程序，即可完成系統(tǒng)插件的安裝。以安裝Word插件為例進(jìn)行說明，點(diǎn)擊里面的WebWordSetup.msi文件，出現(xiàn)以下界面，依次上圖界面中下一步即可完成Word插件的安裝，其他軟件的安裝操作類似。1.5 系統(tǒng)總體布局系統(tǒng)登錄成功后，系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)到系統(tǒng)的首頁，系統(tǒng)首頁的總體布局如下圖所示，分為系統(tǒng)模塊區(qū)、常用功能區(qū)、辦公桌面區(qū)、綜合信息區(qū)、通知公告區(qū)等。2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程根據(jù)業(yè)務(wù)操作可以分為兩個流程：收文流程和發(fā)文流程。2.1 收文流程局辦公室級流程處室內(nèi)部流程環(huán)節(jié)說明環(huán)節(jié)名稱辦理人員、角色備注收文登記局保密室收文員辦公室出任審核局辦公室主任業(yè)務(wù)處辦理各業(yè)務(wù)處收文員、領(lǐng)導(dǎo)局領(lǐng)導(dǎo)批示局領(lǐng)導(dǎo)局辦公室中轉(zhuǎn)局保密室收文員公文辦理公文的辦理人員可以是處室的任何人員，對公文提出意見或者具體落實(shí)辦理公文2.2 發(fā)文流程環(huán)節(jié)說明環(huán)節(jié)名稱辦理人員、角色備注擬稿人擬稿機(jī)關(guān)處室內(nèi)部任何人業(yè)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)審核各業(yè)務(wù)處室的領(lǐng)導(dǎo)辦公室核稿局辦公室核稿人員辦公室主任核稿局辦公室主任局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)局領(lǐng)導(dǎo)擬稿人復(fù)核擬稿人擬稿人清稿擬稿人文印室制文文印室3 功能介紹在本章將主要介紹收文管理、發(fā)文管理、公文查詢以及參數(shù)配置的功能及其操作方法。3.1 收文管理收文管理的主要功能是對外單位的來文進(jìn)行處理的一個功能模塊，主要涉及的角色有：收文登記、收文中轉(zhuǎn)、辦公室主任審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批示、局長批示、主辦處室處理等環(huán)節(jié)。在市城管局中有收文權(quán)限的單位有二家：辦公室、監(jiān)督指揮中心。下面以辦公室為例對收文管理功能進(jìn)行介紹。用戶登錄系統(tǒng)，在系統(tǒng)首頁就可以看到正式收發(fā)文按鈕，點(diǎn)擊，進(jìn)入收發(fā)文管理界面，如下圖3.1.1 收文登記在正式收發(fā)文界面點(diǎn)擊，進(jìn)入收文登記界面。如下圖： （注意：帶為必填項(xiàng)）填寫完成來文基本信息后，點(diǎn)擊， 系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)到公文發(fā)送頁面，此時可以將公文發(fā)送到辦公室主任進(jìn)行審核。3.1.2 已辦理收文在正式收發(fā)文界面點(diǎn)擊，進(jìn)入已辦理收文列表界面，如下圖，該列表是當(dāng)前用戶辦理過的文件列表，可以通過文件標(biāo)題、來文單位單位、字號等條件進(jìn)行查詢。3.1.3 待辦事宜待辦列出當(dāng)前用戶需要處理來文。如下圖點(diǎn)擊對應(yīng)的來文標(biāo)題，進(jìn)入公文處理界面，如下圖公文處理分為兩個部分，基本信息和流程信息。勾選短信提醒，可以給下一個辦理人發(fā)送手機(jī)短信提醒，選擇辦理人員，點(diǎn)擊提交可以將公文發(fā)送到下一步，完成公文的辦理。3.1.4 收文列表收文列表列出的是當(dāng)前用戶登記過的來文列表，可以進(jìn)行來文的修改，收文等操作。如下圖所示，收文列表界面：3.1.5 預(yù)登記預(yù)登記用來給下屬單位向局辦公室上報來文，如下圖所示：點(diǎn)擊登記可以進(jìn)行上報文件的登記。3.1.6 待辦理預(yù)登記待辦理預(yù)登記列表列出所有下屬單位上報的來文，局辦公室的收文員可以在列表中進(jìn)行來文的處理操作。3.1.7 收文撤回收文撤回列表列出所有發(fā)出并來文接收人沒有簽收的文件，點(diǎn)擊撤回并輸入撤回原因后，系統(tǒng)將此來文撤回到您的待辦列表。3.2 發(fā)文管理發(fā)文管理包括擬稿、已辦理發(fā)文、我的發(fā)文列表、待辦事宜等功能模塊，可以進(jìn)行電子擬稿、審核、核稿、公文簽發(fā)、套紅、電子簽章等功能。3.2.1 擬稿在發(fā)文管理列表中點(diǎn)擊，進(jìn)入發(fā)文信息題寫頁面，如下圖在發(fā)文信息填寫頁面后系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到發(fā)文處理界面，可以發(fā)送到處領(lǐng)導(dǎo)審核。3.2.2 已辦理發(fā)文已辦理發(fā)文列出當(dāng)前用戶辦理過的發(fā)文，可以根據(jù)標(biāo)題、辦文編號等條件進(jìn)行已辦理發(fā)文的查詢，可以進(jìn)行發(fā)文的查看、打印等操作。3.2.3 發(fā)文處理發(fā)文處理有三種進(jìn)入處理界面的方式：擬稿點(diǎn)擊保存后的自動跳轉(zhuǎn)、在待辦列表里點(diǎn)擊要處理的發(fā)文、點(diǎn)擊正式收發(fā)文中的待辦件，這里主要介紹后兩種。第一種方式登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入系統(tǒng)首頁，點(diǎn)擊辦公桌面、待辦列表，如果有需要處理的發(fā)文，直接點(diǎn)擊該待辦事項(xiàng)，就可進(jìn)入發(fā)文處理界面。如下圖第二種方式：在正式收發(fā)文界面點(diǎn)擊，進(jìn)入待處理發(fā)文列表。如下圖點(diǎn)擊需要處理的文件標(biāo)題，系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)到發(fā)文處理頁面。如下圖在發(fā)文處理頁面顯示該文件的相關(guān)信息，可以點(diǎn)擊，可以修改發(fā)文的基本信息。如下圖：修改完基本信息后點(diǎn)擊按鈕，完成對發(fā)文基本信息的修改。點(diǎn)擊，取消對發(fā)文基本信息的修改。在發(fā)文處理頁面可以修改正文的內(nèi)容，同時也可以瀏覽歷史版本。點(diǎn)擊，進(jìn)入正文的查看編輯頁面，如下圖在本文檔里可以進(jìn)行修改，點(diǎn)擊完成本次修改。修改完后再次點(diǎn)擊按鈕。顯示的正文為剛才已經(jīng)修改的內(nèi)容。查看歷史版本，點(diǎn)擊按鈕，彈出歷史版本列表，如下圖點(diǎn)擊版本編號可以查看該版本的發(fā)文正文內(nèi)容。點(diǎn)擊關(guān)閉本列表。在處理意見欄可以通過直接輸入或者選擇常用用語。點(diǎn)擊可以給下一處理環(huán)節(jié)的處理人短消息作為方式提醒。短信內(nèi)容自動生成。點(diǎn)擊，進(jìn)入發(fā)文稿紙打印界面，如下圖在發(fā)文稿紙頁中將顯示擬稿單位、擬稿人、擬稿時間、主送、抄送報送、核稿意見、審稿意見、領(lǐng)導(dǎo)（會）簽批以及相關(guān)的問好、密級、緩急、打字、校對等信息。處理表中的擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示意見的生成與處理人提交至下一步工作時同時產(chǎn)生。 點(diǎn)擊處理表上方的打印按鈕，通過打印機(jī)直接打印本處理表，點(diǎn)擊關(guān)閉，將關(guān)閉本頁面。3.2.4 發(fā)文撤回收文撤回列表列出所有發(fā)出并發(fā)文接收人沒有簽收的文件，點(diǎn)擊撤回并輸入撤回原因后，系統(tǒng)將此發(fā)文撤回到您的待辦列表。3.3 公文查詢在正式收發(fā)文界面點(diǎn)擊，進(jìn)入公文查詢列表，如下圖公文查詢包括收文查詢和發(fā)文查詢，下面將逐個介紹。3.3.1 收文查詢點(diǎn)擊收文查詢按鈕，進(jìn)入收文查詢頁面，如下圖在收文查詢列表里可以根據(jù)標(biāo)題、來文編號、來文單位、緊急程度、辦文編號、來文日期（起）、來文日期（止）進(jìn)行多種形式組合查詢。在列表中單擊文件標(biāo)題可以查看該來文的詳細(xì)信息。點(diǎn)擊按鈕打開發(fā)文稿紙內(nèi)容。如下圖所示3.3.2 發(fā)文查詢點(diǎn)擊按鈕，進(jìn)入發(fā)文查詢頁面，如下圖在發(fā)文查詢列表里可以根據(jù)發(fā)文標(biāo)題、文件標(biāo)題、發(fā)文類別、發(fā)文起止日期進(jìn)行多種形式組合查詢。點(diǎn)擊即可把符合條件的文件基本信息顯示在列表中。在列表中點(diǎn)擊文件標(biāo)題可以查看該發(fā)文的詳細(xì)信息。點(diǎn)擊按鈕進(jìn)行打印。如下圖3.4 參數(shù)配置在正式收發(fā)文界面點(diǎn)擊按鈕，顯示參數(shù)配置列表，如下圖參數(shù)配置主要包括常用審批意見、收文單位管理、工作待辦設(shè)置。以下將逐個介紹。3.4.1 常用審批意見在參數(shù)配置列表中點(diǎn)擊，進(jìn)入常用審批意見設(shè)置頁面，如下圖：在常用審批意見列表里可以對常用語進(jìn)行增加、修