項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)管理()

項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目管理系統(tǒng)（Project System）是ERP的一個(gè)集成解決方案，它的目的是幫助企業(yè)執(zhí)行項(xiàng)目管理中的所有任務(wù)，因此它包括了在項(xiàng)目所有階段的各種功能。ERP的項(xiàng)目管理涵蓋了兩類項(xiàng)目：客戶項(xiàng)目和成本投資項(xiàng)目?？蛻繇?xiàng)目是指以銷售為目的，根據(jù)客戶需求執(zhí)行的項(xiàng)目。這類項(xiàng)目和銷售模塊有很強(qiáng)的聯(lián)系和集成。在造船，建筑，工程，服務(wù)，軍工等各種行業(yè)有廣泛的應(yīng)用。成本投資項(xiàng)目是指企業(yè)內(nèi)部各種類型的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目的成本在項(xiàng)目完成后或者資本化或者費(fèi)用化，包括研發(fā)項(xiàng)目，投資項(xiàng)目，IT項(xiàng)目，設(shè)備維護(hù)項(xiàng)目等等。這類項(xiàng)目在各種行業(yè)的應(yīng)用更為廣泛。項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)在正式執(zhí)行一個(gè)項(xiàng)目之前，我們必須明確地定義項(xiàng)目的目標(biāo)并制定項(xiàng)目所要執(zhí)行的工作的結(jié)構(gòu)。明確定義的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)為成功的項(xiàng)目計(jì)劃，執(zhí)行和控制提供了先決條件。圖一是ERP中主要的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)對(duì)象，以及它們之間的相互關(guān)系。項(xiàng)目定義（Project Definition）項(xiàng)目定義是一個(gè)總括的項(xiàng)目描述。項(xiàng)目定義為將來(lái)項(xiàng)目計(jì)劃階段所要?jiǎng)?chuàng)建的所有項(xiàng)目管理對(duì)象提供了一個(gè)框架。工作細(xì)分結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure）工作細(xì)分結(jié)構(gòu)是以層次結(jié)構(gòu)的形式將完成一個(gè)項(xiàng)目所要執(zhí)行的任務(wù)層層細(xì)分所形成的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)。它提供了關(guān)于項(xiàng)目的概覽并且構(gòu)筑了項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)和協(xié)調(diào)合作的基礎(chǔ)，同時(shí)顯示了項(xiàng)目在工作，時(shí)間和金錢上的花費(fèi)，可以應(yīng)用它來(lái)計(jì)劃時(shí)間，成本和分配預(yù)算。工作細(xì)分結(jié)構(gòu)中的每一項(xiàng)任務(wù)被稱為WBS元素（WBS Elements）。和別的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)對(duì)象一樣，系統(tǒng)在WBS元素中維護(hù)了很多信息。比如有關(guān)于組織結(jié)構(gòu)關(guān)系的信息：公司代碼，業(yè)務(wù)范圍，工廠（物流模塊），設(shè)備或功能地點(diǎn)（工廠維護(hù)模塊），利潤(rùn)中心等等。再比如在基礎(chǔ)信息中有三個(gè)標(biāo)志：成本計(jì)劃。如果要對(duì)這個(gè)WBS元素計(jì)劃成本，我們必須指明該WBS元素是一個(gè)計(jì)劃元素。成本對(duì)象。如果想將實(shí)際成本和承諾記錄到某個(gè)WBS元素，我們必須指明該WBS元素是一個(gè)成本對(duì)象。如果這個(gè)標(biāo)志沒(méi)有打開，該項(xiàng)目中其他能夠分配成本和承諾的對(duì)象（比如內(nèi)部定單，網(wǎng)絡(luò)或采購(gòu)定單）也將不可以分配給該WBS元素。開票。如果想將收入確認(rèn)到某個(gè)WBS元素，我們必須指明該WBS元素是一個(gè)開票元素。還有很多信息被分別組織在項(xiàng)目責(zé)任，控制數(shù)據(jù)，憑證，開票計(jì)劃，結(jié)算規(guī)則，在建工程，資本投資計(jì)劃等等視圖中。網(wǎng)絡(luò)（Network）和WBS不同，網(wǎng)絡(luò)描述的是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程。網(wǎng)絡(luò)是一種在項(xiàng)目進(jìn)度安排，成本和資源安排的計(jì)劃，分析和控制工作中很有用的技術(shù)。我們可以將網(wǎng)絡(luò)分配給項(xiàng)目定義，WBS元素或者銷售憑證。構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵元素是活動(dòng)（Activity）和活動(dòng)之間的關(guān)系?；顒?dòng)具有以下特征：它們持續(xù)一定的時(shí)間；它們有明確的開始和結(jié)束；它們執(zhí)行的過(guò)程不被中斷（指如果有中斷應(yīng)定義多個(gè)分開的活動(dòng)）；執(zhí)行他們需要一定的資源；它們引起成本?；顒?dòng)如圖一所示可以分配給WBS元素。圖二我們給出了各種類型的活動(dòng)。ERP項(xiàng)目系統(tǒng)區(qū)分三種主要類型的活動(dòng)：內(nèi)部處理活動(dòng)（Internally processed activities），外部處理活動(dòng)（Externally processed activities）和一般成本活動(dòng)（General costs activities）。我們甚至可以將活動(dòng)進(jìn)一步細(xì)分成活動(dòng)元素（Activity Elements），如圖二最右側(cè)的活動(dòng)?；顒?dòng)元素也可以區(qū)分成上述三種類型。對(duì)于內(nèi)部處理活動(dòng)，為了計(jì)劃完成它所牽涉的工作，以及提供成本計(jì)算的基礎(chǔ)，我們需要明確如下一些問(wèn)題，比如：執(zhí)行該活動(dòng)需完成多少工作；什么產(chǎn)能（如人工或機(jī)器）會(huì)用來(lái)執(zhí)行這些工作；什么資格（Qualifications）是完成該活動(dòng)所必須具備的；哪些人員或個(gè)別產(chǎn)能是完成該活動(dòng)所必須提供的等等。因此我們會(huì)在內(nèi)部處理活動(dòng)中指明工廠，工作中心等組織機(jī)構(gòu)和工作時(shí)間等信息。對(duì)于外部處理活動(dòng)，我們一般需指明負(fù)責(zé)的采購(gòu)組織和采購(gòu)組。在釋放網(wǎng)絡(luò)時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)完成?；蛘呶覀円部梢允止び|發(fā)采購(gòu)申請(qǐng)創(chuàng)建。我們也可以將采購(gòu)信息記錄記錄到外部處理活動(dòng)中，采購(gòu)信息記錄里維護(hù)了供應(yīng)商，價(jià)格條款等信息。另外我們可以將物料分配給所有的活動(dòng)，如圖2最左側(cè)的活動(dòng)。在項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程中，生成采購(gòu)申請(qǐng)或計(jì)劃定單，分別由采購(gòu)部門或生產(chǎn)部門完成?；顒?dòng)和活動(dòng)之間在系統(tǒng)中可以維護(hù)四種關(guān)系：結(jié)束-開始（Finish - Start (FS) Relationship），開始-開始（Start - Start (SS) Relationship），結(jié)束-結(jié)束（Finish - Finish (FF) Relationship）和開始-結(jié)束（Start - Finish (SF) Relationship）。里程碑（Milestones）里程碑是項(xiàng)目中有特殊重要性或者會(huì)觸發(fā)某些事先定義功能的一類事件。一般來(lái)說(shuō)它們顯示了項(xiàng)目各階段或各部門間的銜接點(diǎn)。在ERP中里程碑可以分配給活動(dòng)（Activity）和WBS元素。里程碑可以實(shí)現(xiàn)四種任務(wù)：里程碑趨勢(shì)分析（Milestone Trend Analysis /MTA）。是一種控制項(xiàng)目進(jìn)度的簡(jiǎn)單而有效的工具。在不同報(bào)表日期，里程碑日期被用于比較分析，圖形化的MTA使我們可以立刻發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目趨勢(shì)和任何的延誤。使用里程碑技術(shù)的實(shí)現(xiàn)價(jià)值分析（Earned Value Analysis）。里程碑技術(shù)是眾多計(jì)算實(shí)現(xiàn)價(jià)值技術(shù)中的一種。每一個(gè)里程碑代表了活動(dòng)或WBS元素所完成的這部分工作。決定開票計(jì)劃的日期。將里程碑和開票計(jì)劃的日期相連。當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度到達(dá)某個(gè)里程碑時(shí)，里程碑的實(shí)際日期將被自動(dòng)復(fù)制到開票計(jì)劃中。觸發(fā)預(yù)定義的里程碑功能。我們可以利用里程碑觸發(fā)一系列事件來(lái)處理某些特定的業(yè)務(wù)流程。 在ERP項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的建立中有兩種可以增強(qiáng)工作效率的功能：標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)和復(fù)制功能。圖形功能。項(xiàng)目的成本控制ERP通過(guò)項(xiàng)目成本的計(jì)劃和實(shí)際比較來(lái)達(dá)到控制成本的目的。項(xiàng)目成本控制組件和其它相關(guān)模塊有緊密的集成。這些模塊包括管理會(huì)計(jì)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，生產(chǎn)計(jì)劃和控制，物料管理。成本計(jì)劃項(xiàng)目成本計(jì)劃在項(xiàng)目的不同階段有不同的作用：在概念定義和粗略計(jì)劃階段，成本計(jì)劃的作用是計(jì)算一個(gè)項(xiàng)目最初的成本估算；在審批階段，成本計(jì)劃是分配預(yù)算的基礎(chǔ)；在項(xiàng)目執(zhí)行階段，我們使用成本計(jì)劃來(lái)控制實(shí)際成本和成本差異。 ERP成本計(jì)劃有如下幾種方式：1 簡(jiǎn)便成本計(jì)劃。簡(jiǎn)便成本計(jì)劃的核心是成本模型（Costing Model）。對(duì)于成本結(jié)構(gòu)相似且經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)的任務(wù)，我們可以定義成本模型。在對(duì)WBS元素計(jì)劃成本時(shí)，只要提供相關(guān)的數(shù)量和參數(shù)，就可以計(jì)算出成本計(jì)劃。舉例來(lái)說(shuō)，假如我們的項(xiàng)目經(jīng)常需要埋設(shè)管道。但是不同的項(xiàng)目，埋設(shè)管道的直徑以及溝渠的長(zhǎng)寬深各不相同。我們可以設(shè)計(jì)如下成本模型：描述類型對(duì)象數(shù)量激活價(jià)格挖掘溝渠的人工成本成本中心/作業(yè)類型4298/1421溝渠長(zhǎng)度*溝渠寬度*溝渠深度/10挖掘溝渠的機(jī)器成本成本中心/作業(yè)類型4298/1420溝渠長(zhǎng)度*溝渠寬度*溝渠深度/10管道工廠/物料0001/管道-10溝渠長(zhǎng)度管道=“10厘米直徑”管道工廠/物料0001/管道-20溝渠長(zhǎng)度管道=“20厘米直徑”放置管道的人工成本成本中心/作業(yè)類型4298/1421溝渠長(zhǎng)度/5管道=“10厘米直徑”或“20厘米直徑”填平溝渠的人工成本成本中心/作業(yè)類型4298/1421溝渠長(zhǎng)度*溝渠寬度*（溝渠深度-0.1）/10管道=“10厘米直徑”填平溝渠的機(jī)器成本成本中心/作業(yè)類型4298/1420溝渠長(zhǎng)度*溝渠寬度*（溝渠深度-0.1）/10管道=“10厘米直徑”填平溝渠的人工成本成本中心/作業(yè)類型4298/1421溝渠長(zhǎng)度*溝渠寬度*（溝渠深度-0.2）/10管道=“20厘米直徑”填平溝渠的機(jī)器成本成本中心/作業(yè)類型4298/1420溝渠長(zhǎng)度*溝渠寬度*（溝渠深度-0.2）/10管道=“20厘米直徑”差旅費(fèi)用可變項(xiàng)目（成本要素）420000/H工期固定費(fèi)率只要某個(gè)項(xiàng)目含有埋設(shè)管道的WBS元素，我們就可以使用這個(gè)成本模型，提供溝渠的長(zhǎng)，寬，深以及管道類型就可以計(jì)算出成本計(jì)劃。我們可以在兩種情況下很好地利用簡(jiǎn)便成本計(jì)劃：關(guān)注成本控制的項(xiàng)目管理。如果你使用項(xiàng)目作為成本控制的工具，對(duì)于項(xiàng)目成本計(jì)劃的高效性，直觀性和易用性特別看重，那么簡(jiǎn)便成本計(jì)劃是很好的工具。復(fù)雜項(xiàng)目的初步成本計(jì)劃。如果我們使用項(xiàng)目系統(tǒng)來(lái)管理復(fù)雜的客戶項(xiàng)目或成本投資項(xiàng)目，那么我們需要一個(gè)簡(jiǎn)單但高效的工具來(lái)作出初步成本計(jì)劃，這種初步計(jì)劃可以成為客戶項(xiàng)目報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)。當(dāng)項(xiàng)目被批準(zhǔn)或接受定單后，我們會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)來(lái)做詳細(xì)的成本計(jì)劃。初步計(jì)劃將被保留在一個(gè)分開的計(jì)劃版本里作分析比較使用。2 WBS的手工成本計(jì)劃。這種計(jì)劃方法是指根據(jù)項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)，手工編制項(xiàng)目成本計(jì)劃。具體來(lái)說(shuō)又有三種形式： 層次計(jì)劃（Hierarchy Planning）。這是最簡(jiǎn)單的形式，計(jì)劃是不分成本要素的，也就是說(shuō)對(duì)于WBS元素的成本是總數(shù)的形式，而不考慮成本的構(gòu)成。計(jì)劃者沿著WBS的層次結(jié)構(gòu)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目和會(huì)計(jì)年度編制簡(jiǎn)單的成本計(jì)劃。 成本要素計(jì)劃。當(dāng)我們獲取關(guān)于項(xiàng)目成本更詳細(xì)的信息時(shí)，可以編制成本要素計(jì)劃。這種計(jì)劃涵蓋初級(jí)成本要素，作業(yè)類型投入（從服務(wù)成本中心流入的次級(jí)成本要素）和統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的計(jì)劃。 單位成本法（Unit Costing）。如果我們有資源供給的來(lái)源，數(shù)量和單價(jià)等信息，那么單位成本法是WBS手工成本計(jì)劃中最為詳細(xì)的一種形式。單位成本法實(shí)際上是一種電子表格，由于系統(tǒng)集成的緣故，這種電子表格可以調(diào)用系統(tǒng)存在的主數(shù)據(jù)和價(jià)格數(shù)據(jù)，比如成本中心模塊的作業(yè)價(jià)格，物料的標(biāo)準(zhǔn)成本等等。和其他電子表格一樣，我們可以利用單位成本法計(jì)算總計(jì)，小計(jì)和其他數(shù)學(xué)公式。 單位成本法按項(xiàng)目類別對(duì)成本分類，不同的項(xiàng)目類別需要成本編制者輸入相應(yīng)的內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查找并計(jì)算成本。比如對(duì)于內(nèi)部加工成本，需要輸入成本中心，作業(yè)類型和數(shù)量。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)尋找作業(yè)價(jià)格，計(jì)量單位和成本要素，并計(jì)算成本。再比如對(duì)于外部加工或外包成本，需要輸入采購(gòu)信息記錄，工廠，采購(gòu)組織數(shù)量和成本要素。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)尋找價(jià)格和計(jì)量單位，并計(jì)算成本。再比如對(duì)于物料成本，需要輸入物料號(hào)，工廠和數(shù)量。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)尋找物料成本，計(jì)量單位和成本要素，并計(jì)算成本。而對(duì)于間接費(fèi)用，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)成本核算單自動(dòng)按比例并選取基數(shù)進(jìn)行計(jì)算。三種計(jì)劃方式可以在項(xiàng)目的不同階段使用，也可以同時(shí)使用。比如對(duì)于關(guān)鍵WBS元素用單位成本法，而其他用層次計(jì)劃法。3 網(wǎng)絡(luò)成本計(jì)劃。上述兩種計(jì)劃方式，要么是在項(xiàng)目初期使用，要么是對(duì)那些只使用項(xiàng)目管理模塊一部分功能（主要是作為成本核算對(duì)象）的項(xiàng)目使用。換句話說(shuō)是對(duì)那些還沒(méi)有維護(hù)詳細(xì)的項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目使用的?；仡櫼幌律弦还?jié)和圖二關(guān)于網(wǎng)絡(luò)的介紹，一個(gè)信息完整的網(wǎng)絡(luò)中已經(jīng)包含了成本計(jì)算的所有條件。這一點(diǎn)我們只要和單位成本法所要輸入的數(shù)據(jù)比較一下就清楚了。因此我們可以在保存網(wǎng)絡(luò)，或者釋放網(wǎng)絡(luò)時(shí)讓系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算項(xiàng)目成本，或者手工觸發(fā)項(xiàng)目成本的計(jì)算。這種計(jì)劃的好處之一是成本計(jì)劃和時(shí)間進(jìn)度控制以及資源計(jì)劃是集成的。因此如果網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)或活動(dòng)的時(shí)間發(fā)生變化，成本計(jì)劃也會(huì)自動(dòng)地做相應(yīng)調(diào)整。我們可以對(duì)活動(dòng)（外部的，服務(wù)的或一般成本的）或外購(gòu)的物料構(gòu)件直接創(chuàng)建發(fā)票接收計(jì)劃（Invoicing Plans）。這意味著系統(tǒng)可以根據(jù)發(fā)票接收計(jì)劃中的日期計(jì)劃成本和支付。成本將根據(jù)發(fā)票接收計(jì)劃上的時(shí)間準(zhǔn)確地計(jì)算而不是簡(jiǎn)單地分配到時(shí)間段上。在創(chuàng)建發(fā)票接收計(jì)劃時(shí)我們可以復(fù)制一個(gè)參考發(fā)票接受計(jì)劃，系統(tǒng)將根據(jù)實(shí)際的開始日期重新計(jì)算成本和時(shí)間。隨著項(xiàng)目進(jìn)程的展開，相對(duì)于計(jì)劃成本，實(shí)際成本將開始發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)實(shí)際成本通常由下列業(yè)務(wù)產(chǎn)生：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)過(guò)帳；物料管理的貨物移動(dòng)；內(nèi)部作業(yè)分配；間接費(fèi)用；確認(rèn)（Confirmations）；收到發(fā)票。4 分配給項(xiàng)目的定單。如果一個(gè)WBS元素是一個(gè)成本對(duì)象，那么我們可以將不同種類的定單分配給它。這種分配意味著這些定單將在項(xiàng)目的架構(gòu)下管理。這些定單的計(jì)劃成本將以匯總的形式記錄到項(xiàng)目中。在ERP中，我們使用定單實(shí)現(xiàn)不同的目的?？梢苑峙浣o項(xiàng)目的定單包括：內(nèi)部定單。用于管理成本的定單。設(shè)備維護(hù)定單。是設(shè)備管理模塊中用來(lái)計(jì)劃設(shè)備維護(hù)行為，輸入和結(jié)算設(shè)備維護(hù)成本的定單。生產(chǎn)定單。用于制造產(chǎn)品的定單。銷售定單。是一個(gè)銷售組織和售達(dá)方關(guān)于以明確的價(jià)格和時(shí)間提供指定數(shù)量的商品或服務(wù)的契約協(xié)議。此外，根據(jù)定單是否消耗項(xiàng)目預(yù)算，可以分成消耗預(yù)算定單和獨(dú)立預(yù)算定單兩種。預(yù)算和可用性控制在成本計(jì)劃階段，我們將利用上述的工具盡可能地準(zhǔn)確計(jì)劃項(xiàng)目成本。這個(gè)階段往往采取自下而上的方式，從最底層最細(xì)節(jié)的活動(dòng)或WBS元素開始進(jìn)行計(jì)劃，層層匯總和修正，最終形成整個(gè)項(xiàng)目的成本計(jì)劃。接下來(lái)在審批階段，資金將以預(yù)算的形式明確和分配下來(lái)。預(yù)算分配的過(guò)程和成本計(jì)劃的過(guò)程剛好相反。它是沿項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)自上而下分配下去的。預(yù)算和成本計(jì)劃的區(qū)別在系統(tǒng)中是很微妙的。預(yù)算是具有束縛力的，它是管理層控制一段時(shí)間內(nèi)成本發(fā)展的審批工具。當(dāng)計(jì)劃批準(zhǔn)為預(yù)算后，這種束縛是體現(xiàn)在成本總額上的。明細(xì)的實(shí)際/計(jì)劃比較是分析的工具，而不具有直接的約束力。可用性控制在一定程度上體現(xiàn)了預(yù)算的束縛力。在項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中，可使用的資金將被投入到不同的地方。承諾（指采購(gòu)定單和采購(gòu)請(qǐng)求）和實(shí)際成本相繼發(fā)生。同時(shí)分配給該項(xiàng)目的消耗預(yù)算定單也將陸續(xù)發(fā)生各種成本。所有這些統(tǒng)稱為“已分配資金”。當(dāng)然我們可以使用“資金使用概覽”等報(bào)表控制預(yù)算的使用，但是這種控制是被動(dòng)的，也就是說(shuō)，你必須自己去看這個(gè)報(bào)表才能知道預(yù)算使用情況，才能實(shí)施某種控制手段，比如凍結(jié)成本的發(fā)生，或通知相關(guān)人員。ERP項(xiàng)目管理系統(tǒng)還提供了主動(dòng)的“可用性控制”。在執(zhí)行成本相關(guān)的操作時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算已分配資金并和預(yù)算比較。如果超過(guò)了某個(gè)容忍水平（比如“90%預(yù)算已分配”，或“預(yù)算超過(guò)5%”等等），將觸發(fā)各種系統(tǒng)反映（比如，警告，警告并發(fā)送電子郵件或錯(cuò)誤信息）。我們可以在后臺(tái)靈活地定義各種容忍水平和系統(tǒng)的反映方式。系統(tǒng)在計(jì)算已分配資金時(shí)會(huì)自動(dòng)尋找相關(guān)的WBS元素，并自動(dòng)匯總它下層的所有成本對(duì)象的已分配資金。對(duì)于預(yù)算控制，系統(tǒng)還提供了各種工具：原始預(yù)算編制，預(yù)算更新，預(yù)算釋放和預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)。預(yù)算更新包括了預(yù)算增加，預(yù)算返還和預(yù)算劃撥。預(yù)算釋放功能使得我們可以分階段部分地釋放預(yù)算，以避免預(yù)算過(guò)早的耗盡。預(yù)算的結(jié)轉(zhuǎn)是指可以將本年未使用完的項(xiàng)目預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)到下一會(huì)計(jì)年度。此外，如果我們使用ERP的投資管理模塊。那么投資項(xiàng)目作為企業(yè)投資計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)工具，將被納入整個(gè)企業(yè)投資計(jì)劃的成本計(jì)劃和預(yù)算控制架構(gòu)中。承諾和實(shí)際成本和其他管理會(huì)計(jì)模塊類似，項(xiàng)目實(shí)際成本流的來(lái)源是ERP系統(tǒng)的各種業(yè)務(wù)模塊。除了實(shí)際成本流以外，承諾（指采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)定單這些將來(lái)的成本流）也是項(xiàng)目需要控制的。這些業(yè)務(wù)模塊包括：采購(gòu)：采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)定單，收貨和服務(wù)確認(rèn)。庫(kù)存管理：物料領(lǐng)用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)：總帳過(guò)帳。管理會(huì)計(jì)：間接費(fèi)用法，流程成本（ABC成本法），利息計(jì)算，結(jié)算（定單），分配，分?jǐn)偅鳂I(yè)分配。項(xiàng)目系統(tǒng)管理：確認(rèn)（Confirmation）。確認(rèn)（Confirmation）記錄了活動(dòng)或活動(dòng)元素的進(jìn)展情況（主要包括實(shí)際時(shí)間和預(yù)計(jì)剩余時(shí)間），從而使我們可以作出關(guān)于項(xiàng)目將來(lái)發(fā)展的預(yù)測(cè)。確認(rèn)的動(dòng)作在系統(tǒng)中會(huì)實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)功能，其中包括實(shí)際成本過(guò)帳。我們可以用很多方式來(lái)完成確認(rèn)：?jiǎn)为?dú)確認(rèn)，對(duì)個(gè)別網(wǎng)絡(luò)，活動(dòng)，活動(dòng)元素或產(chǎn)能的確認(rèn)。匯總確認(rèn)。從信息系統(tǒng)出發(fā)，生成要求確認(rèn)的工作流，發(fā)送給相關(guān)用戶進(jìn)行確認(rèn)。使用跨模塊的時(shí)間表（Time Sheet）。時(shí)間表是ERP系統(tǒng)中記錄個(gè)人工作時(shí)間及工作對(duì)象的工具。說(shuō)它是跨模塊的，是因?yàn)闀r(shí)間表的數(shù)據(jù)可以被很多模塊使用，比如人力資源，項(xiàng)目系統(tǒng)，設(shè)備維護(hù)，管理會(huì)計(jì)，服務(wù)管理等等。使用Internet完成單獨(dú)確認(rèn)，匯總確認(rèn)或填寫時(shí)間表。通過(guò)系統(tǒng)接口，從PDA設(shè)備，或其他外部系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)。項(xiàng)目中的物料在項(xiàng)目結(jié)構(gòu)這一節(jié)中，我們介紹了物料構(gòu)件可以分配給網(wǎng)絡(luò)中的活動(dòng)。這種分配的含義是指這些部件或原材料是在項(xiàng)目的這個(gè)階段所必須的，因此需要被保留或預(yù)定。根據(jù)項(xiàng)目以及物料的特征，這些物料將通過(guò)觸發(fā)MRP或者采購(gòu)來(lái)獲得。從圖三我們看到項(xiàng)目系統(tǒng)這個(gè)模塊從項(xiàng)目的角度集成了銷售，采購(gòu)和生產(chǎn)等模塊。而項(xiàng)目中的物料是這種集成的一種重要形式。項(xiàng)目中的物料是項(xiàng)目管理中一個(gè)復(fù)雜的組成部分。比如有些物料是直接采購(gòu)的，有些物料有BOM和工藝路線，是企業(yè)內(nèi)部制造的（如圖三中分別指向采購(gòu)和生產(chǎn)的箭頭）。再比如有些物料是納入庫(kù)存管理的，有些則完全不納入庫(kù)存管理體系。再比如有些庫(kù)存是項(xiàng)目專用的，而有些是企業(yè)統(tǒng)籌計(jì)劃的。再比如有些庫(kù)存是有價(jià)值的，而有些是不含價(jià)值的（或者說(shuō)只管理物流而不管理價(jià)值流），諸如此類。這些都體現(xiàn)了ERP的高可配置性和靈活性。但是由于這個(gè)組成部分更多的涉及物流管理，因此本文中我們只選取一種常用的情景，從財(cái)務(wù)的角度來(lái)介紹項(xiàng)目中的物料這個(gè)功能。我們的情景如圖四所示，在項(xiàng)目W-100中，活動(dòng)3100分配給WBS元素W-100.3。在這個(gè)活動(dòng)中需要物料構(gòu)件W-71600。W-71600是一種公司內(nèi)部制造的部件，它的BOM包含三種原材料，分別是W-71610，W-71620和W-71630。該項(xiàng)目物料的庫(kù)存都是項(xiàng)目專用庫(kù)存。項(xiàng)目專用庫(kù)存（Project Stock）和統(tǒng)籌庫(kù)存（Collective Stock）存在以下區(qū)別：項(xiàng)目專用庫(kù)存的物料需求計(jì)劃（MRP）是分項(xiàng)目運(yùn)行的，和統(tǒng)籌庫(kù)存是分開的。項(xiàng)目專用庫(kù)存除了本項(xiàng)目，不能作其他使用。（當(dāng)然可以由專門的操作先將項(xiàng)目專用庫(kù)存轉(zhuǎn)作普通庫(kù)存。）項(xiàng)目專用庫(kù)存的生產(chǎn)定單及其成本，采購(gòu)定單及其承諾等物流過(guò)程都可以在項(xiàng)目信息系統(tǒng)中分項(xiàng)目反映。而統(tǒng)籌庫(kù)存的物流過(guò)程是不分項(xiàng)目的，因此只有到最后庫(kù)存被項(xiàng)目領(lǐng)用才會(huì)在項(xiàng)目信息系統(tǒng)中反映，在這之前的過(guò)程在項(xiàng)目中是無(wú)法反映的。項(xiàng)目專用庫(kù)存的估價(jià)和科目都可以和普通庫(kù)存分開。此外，該項(xiàng)目的庫(kù)存都是有價(jià)值的，即物流和價(jià)值流同步，物料移動(dòng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證。在本情景中，已經(jīng)通過(guò)MRP生成了物料構(gòu)件W-71600的生產(chǎn)定單以及三項(xiàng)原材料的采購(gòu)定單。我們的介紹從采購(gòu)定單開始，下文的每一步對(duì)應(yīng)圖四中的-：1 采購(gòu)定單。對(duì)于項(xiàng)目W-100的物料需求計(jì)劃（MRP）為該項(xiàng)目的所有物料以項(xiàng)目專用庫(kù)存的形式作出計(jì)劃。MRP的結(jié)果之一是對(duì)于W-71610，W-71620和W-71630三種原材料的采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商選擇并將申請(qǐng)轉(zhuǎn)化成采購(gòu)定單。圖五顯示了項(xiàng)目信息系統(tǒng)中一種類型的報(bào)表，在報(bào)表的左側(cè)是項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)。我們可以看到由于是項(xiàng)目專用庫(kù)存，因此生產(chǎn)定單也會(huì)在項(xiàng)目W-100的結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)。報(bào)表的右側(cè)是某個(gè)具體格式的傳統(tǒng)報(bào)表。我們?cè)谧髠?cè)選擇不同的對(duì)象，右側(cè)的報(bào)表就會(huì)顯示該對(duì)象的信息。在本步驟，當(dāng)我們看WBS元素“W-100.3”的“實(shí)際/庫(kù)存/承諾/計(jì)劃”報(bào)表時(shí)，結(jié)果如下表所示：成本要素實(shí)際成本庫(kù)存承諾計(jì)劃成本作業(yè)成本-人工0000存貨（統(tǒng)計(jì)成本要素）002,7000生產(chǎn)成本-材料0005,700生產(chǎn)成本-產(chǎn)出0000總計(jì)002,7005,700在WBS元素“W-100.3”的計(jì)劃成本中已經(jīng)包含了物料構(gòu)件W-71600的成本。同時(shí)由于采購(gòu)定單而產(chǎn)生的承諾（將來(lái)的成本）也顯示在該報(bào)表中。值得注意的是該承諾記錄在“存貨”這個(gè)成本要素上。我們知道存貨是一項(xiàng)資產(chǎn)，傳統(tǒng)情況下不會(huì)出現(xiàn)在成本流中，但是由于在項(xiàng)目管理中，我們需要追蹤包括項(xiàng)目專用庫(kù)存在內(nèi)的項(xiàng)目?jī)r(jià)值流，因此我們將存貨建成統(tǒng)計(jì)成本要素來(lái)滿足這一需求。2 采購(gòu)定單收貨。對(duì)于原材料W-71610，W-71620和W-71630的采購(gòu)定單在本步驟收到貨物。采購(gòu)收貨的動(dòng)作增加了項(xiàng)目W-100的項(xiàng)目專用庫(kù)存，同時(shí)采購(gòu)定單引起的承諾金額被減少。結(jié)果如下表所示：成本要素實(shí)際成本庫(kù)存承諾計(jì)劃成本作業(yè)成本-人工0000存貨（統(tǒng)計(jì)成本要素）02,70000生產(chǎn)成本-材料0005,700生產(chǎn)成本-產(chǎn)出0000總計(jì)02,70005,7003 生產(chǎn)領(lǐng)料。對(duì)于W-71600的計(jì)劃定單被生產(chǎn)部門轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)定單。如圖四所示該生產(chǎn)定單的目標(biāo)成本包含3,000元的作業(yè)成本和2,700元的原材料W-71610，W-71620，W-71630的成本。這張報(bào)表我們?cè)谏a(chǎn)成本章節(jié)已經(jīng)介紹過(guò)了。在圖五的報(bào)表中，物料構(gòu)件W-71600和生產(chǎn)定單都顯示在WBS元素“W-100.3”下，它們的金額在該WBS元素的報(bào)表中被加總了。當(dāng)該生產(chǎn)定單領(lǐng)取三種項(xiàng)目專用庫(kù)存W-71610，W-71620和W-71630時(shí)，實(shí)際成本被計(jì)入該生產(chǎn)定單。這次我們?cè)趫?bào)表左側(cè)選定生產(chǎn)定單，結(jié)果如下表所示：成本要素實(shí)際成本庫(kù)存承諾計(jì)劃成本作業(yè)成本-人工0003,000存貨（統(tǒng)計(jì)成本要素）0000生產(chǎn)成本-材料2,700002,700生產(chǎn)成本-產(chǎn)出0005,700-總計(jì)2,7000004 工票確認(rèn)。本步驟生產(chǎn)定單被確認(rèn)。由于生產(chǎn)定單實(shí)際消耗人工時(shí)超過(guò)目標(biāo)，導(dǎo)致實(shí)際成本增加250元。作業(yè)成本增加到3,250元,總成本增加到5,950元。我們?cè)趫?bào)表左側(cè)仍然選定生產(chǎn)定單，結(jié)果如下表所示：成本要素實(shí)際成本庫(kù)存承諾計(jì)劃成本作業(yè)成本-人工3,250003,000存貨（統(tǒng)計(jì)成本要素）0000生產(chǎn)成本-材料2,700002,700生產(chǎn)成本-產(chǎn)出0005,700-總計(jì)5,9500005 完工入庫(kù)。本步驟生產(chǎn)定單完成最后確認(rèn),完工部件W-71600被驗(yàn)收入庫(kù)，成為項(xiàng)目專用庫(kù)存。我們?cè)趫?bào)表左側(cè)選定WBS元素，結(jié)果如下表所示：成本要素實(shí)際成本庫(kù)存承諾計(jì)劃成本作業(yè)成本-人工3,250003,000存貨（統(tǒng)計(jì)成本要素）05,70000生產(chǎn)成本-材料2,700008,400生產(chǎn)成本-產(chǎn)出5,700-005,700-總計(jì)5005,70005,7006 發(fā)貨到項(xiàng)目。本步驟我們將部件W-71600發(fā)給項(xiàng)目W-100的活動(dòng)3100使用。這將減少項(xiàng)目專用庫(kù)存。同時(shí)該部件的實(shí)際成本計(jì)入網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)。我們?cè)趫?bào)表左側(cè)選定活動(dòng)3100，結(jié)果如下表所示：成本要素實(shí)際成本庫(kù)存承諾計(jì)劃成本作業(yè)成本-人工0000存貨（統(tǒng)計(jì)成本要素）0000生產(chǎn)成本-材料5,700005,700生產(chǎn)成本-產(chǎn)出0000總計(jì)5,700005,700項(xiàng)目的收入和現(xiàn)金管理對(duì)于客戶項(xiàng)目，除了成本，項(xiàng)目還會(huì)產(chǎn)生收入。ERP可以通過(guò)銷售模塊和項(xiàng)目系統(tǒng)模塊的集成自動(dòng)復(fù)制銷售定單至項(xiàng)目收入計(jì)劃。同時(shí)如果銷售定單應(yīng)用了開票計(jì)劃（Billing Plan）功能，開票的日期也將納入計(jì)劃中。收入計(jì)劃同時(shí)也可以顯示銷售折扣，折讓和其他銷售扣減項(xiàng)目。當(dāng)然，除了集成我們也可以直接手工做項(xiàng)目收入計(jì)劃，或者直接將開票計(jì)劃維護(hù)在WBS元素上。開票計(jì)劃是分次開具發(fā)票的計(jì)劃。在開票計(jì)劃中，我們?cè)敿?xì)維護(hù)每次開票的日期，開票的百分比和金額，是否凍結(jié)和相關(guān)的項(xiàng)目里程碑等等信息。里程碑開票在客戶項(xiàng)目中被廣泛采用。系統(tǒng)將根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度的任何變化自動(dòng)調(diào)整收入計(jì)劃。當(dāng)相關(guān)的項(xiàng)目里程碑被確認(rèn)時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)將開票計(jì)劃中的某次開票釋放。開票計(jì)劃還可以包括預(yù)收款，當(dāng)然預(yù)收款只影響項(xiàng)目收付款而不影響收入。當(dāng)預(yù)收款釋放后，系統(tǒng)可以生成預(yù)收款請(qǐng)求，和發(fā)票一樣可以打印出來(lái)遞交給客戶。隨后收到的預(yù)收款會(huì)指向相關(guān)的請(qǐng)求，并將它清帳。我們可以結(jié)合本章已介紹的內(nèi)容，設(shè)計(jì)出這樣一個(gè)銷售流程：客戶詢價(jià)（Inquiry）= 分配和定義項(xiàng)目結(jié)構(gòu) = 項(xiàng)目成本計(jì)劃 = 按成本加成法報(bào)價(jià)（Quotation）= 銷售定單 = 項(xiàng)目收入計(jì)劃。項(xiàng)目的實(shí)際收入將在銷售定單實(shí)際開票時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)記錄到相應(yīng)的項(xiàng)目中。比較特殊的是資源相關(guān)定價(jià)的項(xiàng)目（或稱為成本補(bǔ)償項(xiàng)目）。在這種項(xiàng)目中，客戶同意付給承約商所有實(shí)際花費(fèi)的成本（勞動(dòng)力，原材料等等），加上一定的協(xié)商利潤(rùn)，而不是規(guī)定數(shù)額。對(duì)于這種項(xiàng)目系統(tǒng)提供了特殊的功能：自動(dòng)計(jì)算項(xiàng)目成本，將成本按一定規(guī)則分類，各類成本按協(xié)商利潤(rùn)加成后確定銷售定單的開票金額，最后開票。這個(gè)流程其實(shí)使用了和上文銷售流程同樣的工具，我們稱為銷售定單行項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)處理，本文不作贅述。和收入成本一樣，現(xiàn)金流也是我們?cè)陧?xiàng)目管理中關(guān)心的問(wèn)題。除了手工計(jì)劃項(xiàng)目的收付款，系統(tǒng)可以利用大部分收入和成本的計(jì)劃工具來(lái)計(jì)劃現(xiàn)金流，如開票計(jì)劃，發(fā)票接收計(jì)劃等等。在計(jì)算日期時(shí)系統(tǒng)會(huì)將客戶和供應(yīng)商的付款條款等因素考慮進(jìn)去。項(xiàng)目現(xiàn)金管理也使用了資金管理章節(jié)中科目分層的概念。期末結(jié)帳項(xiàng)目系統(tǒng)管理模塊的期末結(jié)帳是項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的重頭戲。有些步驟和其他模塊是類似的，比如流程成本分配到項(xiàng)目（ABC成本法），間接費(fèi)用法（用成本核算單分配間接費(fèi)用）等等成本流的期末結(jié)轉(zhuǎn)和項(xiàng)目利息的計(jì)算。我們?cè)诒緯南嚓P(guān)章節(jié)都已做過(guò)介紹。對(duì)于項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)還有些有特殊性的期末結(jié)帳活動(dòng)。成本預(yù)測(cè)和進(jìn)度分析（Progress Analysis）項(xiàng)目開始執(zhí)行后，進(jìn)度和實(shí)際成本都可能和計(jì)劃偏離。成本預(yù)測(cè)是在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中不斷計(jì)算和調(diào)整完成項(xiàng)目剩余部分預(yù)計(jì)將要發(fā)生的成本。成本預(yù)測(cè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)是：計(jì)劃成本，實(shí)際成本，承諾，確認(rèn)的預(yù)測(cè)完工日期和完工工作量。圖八顯示了計(jì)劃成本，實(shí)際成本和預(yù)測(cè)成本這三者的關(guān)系。預(yù)測(cè)成本的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保存在一個(gè)特殊的計(jì)劃版本中。我們可以用這個(gè)特殊版本編制層次結(jié)構(gòu)報(bào)表或成本要素報(bào)表。從圖8中，我們看到，雖然該項(xiàng)目的實(shí)際成本發(fā)生低于計(jì)劃。但是從預(yù)測(cè)成本來(lái)看，成本暫時(shí)低于計(jì)劃很有可能是項(xiàng)目進(jìn)度拖后造成的。所以僅僅孤立地檢查項(xiàng)目的成本，資源和進(jìn)程是無(wú)法有效控制項(xiàng)目的。我們需要更有意義的信息來(lái)分析項(xiàng)目到目前為止的進(jìn)展情況和健康狀態(tài)。進(jìn)度分析（Progress Analysis）正是實(shí)現(xiàn)這一目的。ERP中的進(jìn)度分析使用的是項(xiàng)目管理理論中的實(shí)現(xiàn)價(jià)值分析（Earned Value Analysis）方法。我們首先需要計(jì)算完工比率（POC，Percent of Completion）。我們可以人為估計(jì)WBS元素，活動(dòng)和活動(dòng)元素的POC，或者可以由系統(tǒng)根據(jù)已有數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算。系統(tǒng)總共提供了九種確定POC的方法：開始/結(jié)束規(guī)則；估計(jì)；里程碑技術(shù)；時(shí)間比例法；成本比例法；數(shù)量比例法；進(jìn)展程度法；次級(jí)比例法（或相關(guān)比例法）；用戶出口（允許用戶自定義規(guī)則的程序出口）。我們需要計(jì)算兩個(gè)POC：計(jì)劃POC，指在指定時(shí)間點(diǎn)上預(yù)計(jì)的完工比率；實(shí)際POC，指在指定時(shí)間點(diǎn)上實(shí)際的完工比率。隨后，通過(guò)某種權(quán)數(shù)（通常是計(jì)劃成本），我們可以匯總整個(gè)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的所有POC，計(jì)算出整個(gè)項(xiàng)目的POC。接下來(lái)，我們利用POC來(lái)計(jì)算如圖九所示的一組關(guān)鍵指標(biāo)：BCWS：Budgeted cost of work scheduled， = 總計(jì)劃成本 * 計(jì)劃POC。反映的是按照計(jì)劃到今天應(yīng)該產(chǎn)生了多少成本。BCWP：Budgeted cost of work performed，= 總計(jì)劃成本 * 實(shí)際POC。反映的是根據(jù)到目前為止的項(xiàng)目進(jìn)度，應(yīng)該產(chǎn)生多少成本。或者說(shuō)到目前為止干的活值多少，不過(guò)這個(gè)值多少仍然是成本的概念，不能和收入混淆起來(lái)。SV：Schedule variance 進(jìn)度差異，= BCWS BCWP。反映了項(xiàng)目進(jìn)度落后計(jì)劃多少，它告訴我們我們的項(xiàng)目是否