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職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)學(xué)生檔案的科學(xué)管理,做好學(xué)生檔案的收集、整理、保管、使用工作,依據(jù)高等學(xué)校檔案管理辦法(2008 年教育部令第 27 號(hào)),結(jié)合我校實(shí)際,特制定本辦法。第二條 學(xué)生檔案是學(xué)校按照培養(yǎng)全面發(fā)展的高素質(zhì)人才的要求,記載學(xué)生在校培養(yǎng)過程中形成的學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、專業(yè)能力、日常表現(xiàn)內(nèi)容的文件材料,是全面的考核、了解學(xué)生的重要依據(jù),是學(xué)校學(xué)生教育、管理工作的重要組成部分。第三條 學(xué)校設(shè)學(xué)生檔案室,配備一名學(xué)生檔案管理員,負(fù)責(zé)全校學(xué)生檔案的管理和維護(hù)。學(xué)生檔案室在行政管理上歸口學(xué)生處,業(yè)務(wù)上接受學(xué)校行政部門指導(dǎo)。第二章 學(xué)生檔案歸檔范圍第四條 本辦法適用于我校高等職業(yè)技術(shù)教育學(xué)生檔案管理。成人教育學(xué)生檔案及非統(tǒng)招學(xué)生檔案按有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。第五條 學(xué)生檔案歸檔范圍:新生檔案(包括高中檔案、大學(xué)錄取通知書)和畢業(yè)生檔案(包括大學(xué)生體檢表、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生學(xué)習(xí)成績(jī)單、學(xué)生學(xué)籍變更材料以及在校期間受到的校級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料等)。第三章 學(xué)生檔案管理員工作職責(zé)第六條 學(xué)生檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)各系、有關(guān)部門學(xué)生檔案材料的收集和整理工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查。第七條 學(xué)生檔案管理員按照規(guī)定向?qū)W校有關(guān)部門和用人單位提供使用,并編制必要的檢索工具,熱情周到地為使用者服務(wù)。第八條 科學(xué)管理學(xué)生檔案,遵守保密制度,加強(qiáng)防盜、防火、防潮工作,維護(hù)好學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。第九條 做好新生檔案的接收和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。第十條 做好遺留檔案的保管、轉(zhuǎn)遞工作。建立遺留檔案登記簿,做到出入清楚。第四章 部門學(xué)生檔案管理職責(zé)第十一條 學(xué)校實(shí)行學(xué)生所在部門立卷制度。各形成學(xué)生檔案材料的部門,一般在材料形成一個(gè)月內(nèi)按要求把材料送學(xué)生檔案室歸檔。第十二條 歸檔材料必須統(tǒng)一使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫紙書寫。第十三條 各部門、各單位以及每位在校學(xué)生應(yīng)重視學(xué)生檔案管理工作,保證材料收集歸檔工作的順利進(jìn)行。材料歸檔后任何人不得擅自抽出銷毀。嚴(yán)禁偽造、涂改、圈劃、撕毀學(xué)生檔案材料的現(xiàn)象發(fā)生,如有此類行為者將按檔案法規(guī)追究責(zé)任,嚴(yán)肅查處。第五章 學(xué)生檔案的保管與使用第十四條 因考察、任用學(xué)生干部、學(xué)籍變動(dòng)、組織發(fā)展、推薦就業(yè)、起草獎(jiǎng)懲文件等工作需要,學(xué)校各部門工作人員及各系輔導(dǎo)員可憑胸卡登記后查(借)閱學(xué)生檔案;因其它需要或校外單位因公需要查閱學(xué)生檔案的,必須持單位介紹信和本人身份證,經(jīng)學(xué)生處審批,方可查閱檔案材料;介紹信中須寫明閱檔人姓名、職務(wù)、查閱對(duì)象姓名、學(xué)號(hào)、查閱原因、查閱內(nèi)容,原則上不允許將檔案帶出檔案室。如必須借出使用時(shí),要說明理由,經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù)方可借出并限期歸還。第十五條 閱檔時(shí)要注意保護(hù)檔案,不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注,不得抽出檔案材料,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如有此類行為者將按檔案法規(guī)追究責(zé)任,嚴(yán)肅查處。第十六條 未經(jīng)允許,不得擅自復(fù)制檔案材料,因工作需要從檔案中取證復(fù)制的,須經(jīng)學(xué)生處審批同意,方可復(fù)制。第六章 學(xué)生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞第十七條 每年新生檔案由各系派專人負(fù)責(zé)收集并按專業(yè)、學(xué)號(hào)順序整理后,在新生入學(xué)報(bào)到后2周內(nèi)到學(xué)生檔案室歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫歸檔材料清單。第十八條 在規(guī)定期限內(nèi),未移交新生檔案的,由部門(單位)負(fù)責(zé)人說明原因,無正當(dāng)理由的在工效考核中給予相應(yīng)扣分。第十九條 因保管不善造成學(xué)生檔案遺失的追究直接責(zé)任人和部門(單位)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第二十條 新生入學(xué)報(bào)到結(jié)束后,未報(bào)到學(xué)生的檔案移交學(xué)校招生辦公室。第二十一條 學(xué)生取得學(xué)籍后,凡中途退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)或開除學(xué)籍,要求辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的,經(jīng)學(xué)生本人申請(qǐng),憑學(xué)校文件和有效身份證件,可將檔案自行帶走。死亡學(xué)生檔案由學(xué)生檔案室銷毀。第二十二條 學(xué)生畢業(yè)時(shí),學(xué)生檔案室在兩周以內(nèi),按照就業(yè)指導(dǎo)中心的派遣方案,將檔案轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生就業(yè)單位或?qū)W生入學(xué)時(shí)的生源所在地人事局或人才交流機(jī)構(gòu)。第二十三條 轉(zhuǎn)出的檔案材料如因特殊情況遺失,應(yīng)

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