集團(tuán)采購管理辦法(已改).doc

廣 東 精 進(jìn) 能 源 有 限 公 司集團(tuán)采購管理辦法一、 目的為規(guī)范集團(tuán)及各分公司生產(chǎn)企業(yè)的采購工作，加強(qiáng)內(nèi)部控制，明確責(zé)任，保障采購質(zhì)量和績(jī)效，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，特制訂本管理辦法。二、 適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司及各分公司生產(chǎn)企業(yè)的產(chǎn)品消耗物資采購活動(dòng)。各分公司的勞保用品、辦公用品、食材、電腦耗材物料按各分公司自行制訂的管理規(guī)定執(zhí)行，不在本管理規(guī)定范圍內(nèi)。各公司的設(shè)備及其備件、工裝夾具采購、委外加工業(yè)務(wù)、工程施工業(yè)務(wù)等另按集團(tuán)采購部制訂的集團(tuán)非生產(chǎn)物資采購管理辦法執(zhí)行。三、 定義1、 集團(tuán)公司：特指深圳立業(yè)集團(tuán)全資收購、管轄下的新能源模塊。該模塊集團(tuán)母公司即總公司為“廣東精進(jìn)能源有限公司（以下簡(jiǎn)稱總公司）”，下轄子公司即分公司分別是廣西七星精進(jìn)能源有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）、深圳市廣宇通科技有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）、重慶精進(jìn)能源有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）、深圳鑫優(yōu)普精進(jìn)能源有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）。2、 合格供應(yīng)商：指的是經(jīng)過總公司采購部組織并完成供應(yīng)商開發(fā)一系列活動(dòng)后，能安全供貨給各公司的供應(yīng)商。各公司均應(yīng)按公司名建立并更新合格供應(yīng)商名錄。特別注明：如供應(yīng)商名稱發(fā)生變更，則需要按規(guī)定提供相關(guān)變更申請(qǐng)資料后，由采購部更新合格供應(yīng)商名錄中該供應(yīng)商名稱。如屬該供應(yīng)商公司性質(zhì)改變，包括名稱、法人等更改，即使是生產(chǎn)工藝、設(shè)備、管理等未發(fā)生改變，也需按新供應(yīng)商開發(fā)流程重新報(bào)經(jīng)審批后方可成為合格供應(yīng)商。3、 新材料：指的是尚未樣品確認(rèn)，但即將要消耗在本集團(tuán)公司生產(chǎn)的產(chǎn)品中的物料，即未有樣品確認(rèn)合格的物料。4、 老材料：指的是已完成樣品評(píng)審，批量使用在本集團(tuán)內(nèi)公司生產(chǎn)的產(chǎn)品的消耗物料。5、 新供應(yīng)商：指的是未經(jīng)本集團(tuán)公司評(píng)審確認(rèn)，但具備供貨本集團(tuán)公司物料資歷的企業(yè)單位。6、 老供應(yīng)商：指的是已入選本集團(tuán)公司合格供應(yīng)商名錄的企業(yè)單位。只要入選本集團(tuán)任何一家公司合格供應(yīng)商名錄，均可在另外一間之前未供過貨的分公司省略供應(yīng)商開發(fā)程序直接進(jìn)入樣品確認(rèn)環(huán)節(jié)。7、 基價(jià)：指的是在核定某類物資時(shí)，其主要原材料采購價(jià)格隨市場(chǎng)行情波動(dòng)而波動(dòng)，但其原材料耗用量固定，且生產(chǎn)工藝等未發(fā)生改變。則由我集團(tuán)公司與供應(yīng)商每個(gè)月按雙方約定官方公布價(jià)格加權(quán)平均當(dāng)月原材料價(jià)格而確定我集團(tuán)公司物資當(dāng)月采購價(jià)格。8、 按年定價(jià)：指的是適用該種定價(jià)方式的物資，其原材料采購、生產(chǎn)工藝等市場(chǎng)價(jià)格比較穩(wěn)定，或是該類物資行業(yè)賣方行情穩(wěn)定，可與供應(yīng)商一年確定一次價(jià)格。9、 按月定價(jià)：指的是適用該種定價(jià)方式的物資，其主要原材料受市場(chǎng)行情波動(dòng)而波動(dòng)，則需根據(jù)確定的基價(jià)，按當(dāng)月市場(chǎng)材料價(jià)波動(dòng)而調(diào)整價(jià)格。10、 即時(shí)定價(jià)：不適用按年或按月定價(jià)的物資，均采用即時(shí)定價(jià)。根據(jù)該類物資在本集團(tuán)內(nèi)采購頻次少或采購批次少或該類物資屬高科技行業(yè)等情況，均可采購即時(shí)定價(jià)。四、 職責(zé)1、 總公司采購部：負(fù)責(zé)集團(tuán)總公司與各分公司供應(yīng)商的規(guī)劃、策劃，組織供應(yīng)商評(píng)審，實(shí)施供應(yīng)商開發(fā)與管理，包括加強(qiáng)供應(yīng)商考核與推進(jìn)供應(yīng)商持續(xù)改善?？偣静少彶拷y(tǒng)一設(shè)置供應(yīng)商管理員（以下簡(jiǎn)稱供管員）、成本核價(jià)員（以下簡(jiǎn)稱核價(jià)員），統(tǒng)一負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)各公司物資供應(yīng)商開發(fā)、價(jià)格審核工作。除勞保用品、辦公用品、食材、電腦耗材物料外，各分公司不具備集團(tuán)內(nèi)各公司供應(yīng)商開發(fā)、物資價(jià)格核定職責(zé)，也不再設(shè)置供應(yīng)商管理員、成本核價(jià)員崗位。2、 分公司采購部：負(fù)責(zé)本公司內(nèi)采購物資采購訂單的下達(dá)，執(zhí)行集團(tuán)采購部制訂的供貨比例，物資回料的跟蹤，異常供貨反饋與跟蹤協(xié)調(diào)，組織各自供應(yīng)商月度考核與評(píng)價(jià)。3、 分公司總經(jīng)理：負(fù)責(zé)本公司物料申購單、采購訂單的審核，參與集團(tuán)供應(yīng)商的規(guī)劃與策劃，異常到貨跟蹤協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)本公司付款申請(qǐng)的確認(rèn)。4、 各公司品質(zhì)部：負(fù)責(zé)本分公司采購到貨物資的入庫檢驗(yàn)，下線物料管理，參與供應(yīng)商資格認(rèn)定、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。5、 總公司研發(fā)部：負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)各公司包括總公司、各分公司產(chǎn)品所需新材料的開發(fā)、認(rèn)定，參與供應(yīng)商資格認(rèn)定、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。6、 各技術(shù)工藝部：負(fù)責(zé)本公司老材料新供應(yīng)商所送樣品的確認(rèn)，參與供應(yīng)商資格認(rèn)定、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。7、 各公司制造部：提供物資需求申請(qǐng)單，并對(duì)在使用過程中出現(xiàn)的供貨交期異常、品質(zhì)異常等問題進(jìn)行反饋，監(jiān)督采購和ICQ工作質(zhì)量。8、 各公司倉庫：負(fù)責(zé)采購物資到廠的點(diǎn)收、報(bào)檢、采購入庫、倉儲(chǔ)保管，并按先進(jìn)先出原則按單發(fā)料使用部門，同時(shí)還負(fù)責(zé)協(xié)助采購部門辦理不合格物資或呆滯物資的供應(yīng)商清退手續(xù)，每月末協(xié)助采購、財(cái)務(wù)部與供應(yīng)商對(duì)帳本期采購入庫數(shù)量。9、 總公司財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)各公司包括總公司與分公司采購活動(dòng)的審計(jì)監(jiān)查，核對(duì)總公司采購部或各分公司提供的付款申請(qǐng)單的有效性，統(tǒng)一安排本規(guī)定內(nèi)集團(tuán)采購的供應(yīng)商付款。10、 分公司財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)會(huì)簽確認(rèn)各公司當(dāng)期采購入庫對(duì)帳結(jié)果，負(fù)責(zé)核對(duì)除第9條外供應(yīng)商付款申請(qǐng)的有效性，安排供應(yīng)商付款。11、集團(tuán)公司審核部：負(fù)責(zé)對(duì)本集團(tuán)所有采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)查，維護(hù)集團(tuán)公司利益，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。五、 操作流程1、 采購策劃、規(guī)劃。為對(duì)各公司的采購活動(dòng)明確下一年度工作方向，確保下一年采購活動(dòng)的安全有效；為使公司相關(guān)中高層管理人員掌握采購現(xiàn)狀以指導(dǎo)、監(jiān)督采購活動(dòng)，故要求在每個(gè)經(jīng)營年度開始前，由總公司采購部統(tǒng)一做好采購規(guī)劃與策劃工作，同時(shí)形成年度采購策劃方案表。1.1每個(gè)經(jīng)營年度末，由各公司采購部采購員根據(jù)銷售部門或制造部門下一年度銷售生產(chǎn)預(yù)測(cè)，對(duì)自己管轄物料按物料類別提供下一年度采購預(yù)測(cè)量（可參考?xì)v年該公司同種或同類物料的采購量），各公司匯總后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交總公司供應(yīng)商管理人員。1.2總公司供應(yīng)商管理員（以下簡(jiǎn)稱供管員）接到采購預(yù)測(cè)量后，根據(jù)各公司最新供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商評(píng)審記錄、供應(yīng)商月評(píng)估表及平時(shí)收集的行業(yè)市場(chǎng)行情等信息，編制年度采購策劃方案，組織各公司采購、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)、總公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議進(jìn)行評(píng)審確認(rèn)。1.3供應(yīng)商管理員根據(jù)會(huì)議決議形成最終版本，總公司采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)、各分公司總經(jīng)理會(huì)簽后形成書面紙質(zhì)文件歸檔總公司采購部保管。各公司總經(jīng)理持生效的年度采購策劃方案復(fù)印件，以指導(dǎo)、監(jiān)督執(zhí)行采購活動(dòng)。1.4如在經(jīng)營年度采購活動(dòng)過程中，出現(xiàn)采購供貨異常，需開發(fā)年度采購策劃方案候選新供應(yīng)商之外的供應(yīng)商供貨的，執(zhí)行供應(yīng)商開發(fā)流程。2、 供應(yīng)商開發(fā)。供應(yīng)商開發(fā)指的是成為各公司合格供應(yīng)商的選擇、評(píng)審、樣品確認(rèn)、核定價(jià)、小批量試用、批量采購的全過程。廣義供應(yīng)商開發(fā)包括供應(yīng)商和產(chǎn)品開發(fā)兩個(gè)方面。2.1新供應(yīng)商開發(fā)。包括新材料新供應(yīng)商開發(fā)，老材料新供應(yīng)商開發(fā)。2.1.1新供應(yīng)商選點(diǎn)指令的發(fā)出與報(bào)審批確認(rèn)。2.1.1.1根據(jù)公司年度采購策劃方案表，現(xiàn)有供應(yīng)商不能滿足供貨，需新選擇供應(yīng)商時(shí)，由供應(yīng)商管理員提交供應(yīng)商選點(diǎn)建議書申請(qǐng)表，原則上這類需新開發(fā)的供應(yīng)商為年度采購策劃方案表“候選供應(yīng)商”，供應(yīng)商管理員在定義“候選供應(yīng)商”時(shí)，必須廣泛收集行業(yè)信息，確?！昂蜻x供應(yīng)商”為行業(yè)內(nèi)知名有實(shí)力的供應(yīng)商，或該“候選供應(yīng)商”確實(shí)有其他實(shí)力與優(yōu)勢(shì)。2.1.1.2集團(tuán)公司內(nèi)其他部門員工有掌握更有優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商資源的，向總公司采購部提供新開點(diǎn)供應(yīng)商建議書，供應(yīng)商管理員在接到此類建議書時(shí)，應(yīng)及時(shí)了解并確認(rèn)推薦供應(yīng)商的真實(shí)實(shí)力與優(yōu)勢(shì)。2.1.1.3供管員聯(lián)系新開供應(yīng)商填寫供應(yīng)商調(diào)查表，附在新開供應(yīng)商建議書報(bào)經(jīng)采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行后續(xù)開發(fā)工作。2.1.2新供應(yīng)商資料提交。2.1.2.1根據(jù)批準(zhǔn)后的新開供應(yīng)商選點(diǎn)建議書，供管員向聯(lián)系供應(yīng)商提供但不限于以下資料營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記記、一般納稅人資格證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)工藝流程圖、生產(chǎn)檢測(cè)設(shè)備清單、體系認(rèn)證證書，如有特殊要求的物料，還需提供相關(guān)最新認(rèn)證證書，如SGS認(rèn)證證書等。2.1.3組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審2.1.3.1供管員組織總公司開發(fā)部門、技術(shù)部、生產(chǎn)部、品質(zhì)部相關(guān)人員前往供應(yīng)商處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。如涉及老材料新供應(yīng)商的評(píng)審，則總公司開發(fā)部門視物料的重要程度，可不參與現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。2.1.3.2供管員在現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)匯總評(píng)審結(jié)果并形成書面新供應(yīng)商評(píng)審記錄表，報(bào)總公司采購總監(jiān)審核，總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.1.3.3根據(jù)物料的重要性和供應(yīng)商的地域條件，現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審可能會(huì)由總公司或分公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)參加。2.1.3.4如屬直接國外進(jìn)口采購物資，不能組織對(duì)其現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的，則需由國外供應(yīng)商提供相關(guān)行業(yè)排名信息、主要客戶及分布信息等。如屬國內(nèi)貿(mào)易商代理進(jìn)口采購物資，無需對(duì)其現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的，則需貿(mào)易商提供所代理品牌相關(guān)資歷、代理品版授權(quán)書等。2.1.4供應(yīng)商報(bào)價(jià)。2.1.4.1經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審合格的供應(yīng)商，由供管員聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。2.1.4.2經(jīng)總公司采購部核價(jià)員核定價(jià)格滿足現(xiàn)行采購需求時(shí)，進(jìn)入下一送樣流程。2.1.5樣品確認(rèn)。2.1.5.1供管員跟蹤新供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供樣品，具體樣品數(shù)量按開發(fā)部門或品質(zhì)部門要求提供。2.1.5.2供管員將樣品交達(dá)開發(fā)部門或技術(shù)部門進(jìn)行確認(rèn)。2.1.5.3如新供應(yīng)商無法送達(dá)樣品或遲遲不能提供樣品，或重復(fù)提供的樣品達(dá)兩次（不包括第三次）以上均被確認(rèn)有重要不合格，則暫停并取消該新供應(yīng)商的開發(fā)。且該供應(yīng)商在一年內(nèi)不得再申請(qǐng)開發(fā)。2.1.6小批量試用。2.1.6.1新開點(diǎn)供應(yīng)商樣品經(jīng)確認(rèn)合格后，由供管員向相關(guān)技術(shù)部門申請(qǐng)小批量使用該新供應(yīng)商經(jīng)確認(rèn)合格的物料，并安排相對(duì)應(yīng)采購員下達(dá)小批量采購訂單進(jìn)行采購。2.1.6.2技術(shù)部門根據(jù)總公司采購部申請(qǐng)，發(fā)相關(guān)技術(shù)通知單傳遞采購、生產(chǎn)、倉庫，指令該小批試用的物料用于何時(shí)或何客戶的生產(chǎn)訂單上。如有特殊要求，則不需指定生產(chǎn)訂單客戶信息。2.1.6.3各公司對(duì)應(yīng)采購員根據(jù)小批試用通知信息下達(dá)采購訂單并跟蹤回料。2.1.6.4各公司材料倉庫在收到此類新供應(yīng)商小批試用物料，作特殊標(biāo)識(shí)。2.1.6.5 各公司制造部在試用此類物料時(shí)，務(wù)必要通知技術(shù)部門或品質(zhì)部門相關(guān)人員前往現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行試用符合性確認(rèn)。2.1.6.6技術(shù)部門根據(jù)相關(guān)樣品管理規(guī)定，提供確認(rèn)合格的樣品的樣板確認(rèn)書。2.1.6.7在未實(shí)現(xiàn)批量供貨時(shí)，所有樣品跟蹤與確認(rèn)推進(jìn)工作，由供管員負(fù)責(zé)，采購員協(xié)助。2.1.7批量定購。供管員收到樣板確認(rèn)書，與新供應(yīng)商簽訂采購合同、質(zhì)量保證協(xié)議、技術(shù)協(xié)議等相關(guān)合同協(xié)議并統(tǒng)一原件存檔總公司采購部一份、總公司財(cái)務(wù)部一份。采購員接到樣板確認(rèn)書方可進(jìn)行批量定購。2.2新材料開發(fā)。包括老供應(yīng)商新材料開發(fā)，新供應(yīng)商老材料開發(fā)。2.2.1老供應(yīng)商新材料開發(fā)。因此類供應(yīng)商為本集團(tuán)合格供應(yīng)商，則無需對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，直接按上2.1.4、2.1.5、2.1.6、2.1.7相關(guān)規(guī)定執(zhí)行確認(rèn)樣品至批量定購。2.2.2新供應(yīng)商老材料開發(fā)，同2.1流程。3、 供應(yīng)商管理。指的是供管員對(duì)各公司供應(yīng)商供貨活動(dòng)過程的監(jiān)控與管理，包括交貨異常協(xié)調(diào)、品質(zhì)異常協(xié)調(diào)處理、組織供應(yīng)商月末評(píng)估、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核等。3.1正常供應(yīng)商管理供管員每月月初5號(hào)前收集整理好各公司上一個(gè)月供應(yīng)商供貨評(píng)估表，按分公司匯總報(bào)表交總公司采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后存檔總公司采購部1文員（以下簡(jiǎn)稱采購文員）處。如各分公司在體系審核時(shí)需提供該類資料，可直接向采購文員處調(diào)取復(fù)印件。3.2異常供應(yīng)商管理。各公司日常采購活動(dòng)中，采購員在碰到異常交貨、異常品質(zhì)等問題解決不了時(shí)，反饋給供管員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)解決。供管員根據(jù)異常性質(zhì)，嚴(yán)格按照相關(guān)供應(yīng)商處罰條件對(duì)供應(yīng)商開具處罰單，經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)后交總公司財(cái)務(wù)部在當(dāng)月貨款中予以扣除。4、 供貨比例制訂及執(zhí)行。4.1通常指的是供管員在年度采購策劃方案給出各類物料各供應(yīng)商供貨比例建議，經(jīng)專題會(huì)議討論批準(zhǔn)后形成供貨比例執(zhí)行表，報(bào)經(jīng)各公司采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)、總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)部會(huì)簽、總公司總經(jīng)理審核后，交各公司采購負(fù)責(zé)人組織實(shí)施執(zhí)行。4.2如在實(shí)際采購活動(dòng)中，某類物料出現(xiàn)新增供應(yīng)商或出現(xiàn)供貨異常必須調(diào)整供貨比例時(shí)，由供管員提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明調(diào)整原因，并給出調(diào)整建議。同樣報(bào)經(jīng)報(bào)經(jīng)各公司采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)、總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)部會(huì)簽、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交各公司采購負(fù)責(zé)人組織實(shí)施執(zhí)行。供管員在調(diào)整申請(qǐng)生效后，更新最新版公司供貨比例執(zhí)行表。4.3各公司采購負(fù)責(zé)人于每月5日前統(tǒng)計(jì)好上個(gè)月本公司實(shí)際發(fā)生的供貨比例差異分析表，交由供管員進(jìn)行確認(rèn)，供管員確認(rèn)會(huì)簽后交總公司采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后存檔。對(duì)于差異較大的供貨，供管員需提供具體原因分析及整改報(bào)告，以監(jiān)督各相關(guān)環(huán)節(jié)工作不斷得到改進(jìn)。5、 采購價(jià)格核定。原則上，各公司所有采購活動(dòng)采購價(jià)格的成本核定統(tǒng)一由總公司采購部?jī)r(jià)格管理員（以下簡(jiǎn)稱核價(jià)員）負(fù)責(zé)組織實(shí)施與報(bào)批。各公司采購執(zhí)行審準(zhǔn)后的采購價(jià)格，并對(duì)實(shí)施過程中的異常價(jià)格提出異議。5.1確定核價(jià)模式。根據(jù)本集團(tuán)采購物資特性，對(duì)所涉及物資按類別進(jìn)行定價(jià)周期、基價(jià)定義，形成書面文件報(bào)經(jīng)總公司采購總監(jiān)審核、總公司財(cái)務(wù)部、分公司總經(jīng)理會(huì)簽、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后存檔總公司采購部，如有調(diào)整，則提供詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告。5.2核價(jià)流程。根據(jù)核價(jià)周期不同，分按年核價(jià)、按月核價(jià)、即時(shí)核價(jià)三種情況。5.2.1原則上，所有物資采購的價(jià)格確定，均由供管員聯(lián)系供應(yīng)商按我集團(tuán)公司分物料固定報(bào)價(jià)格式提供報(bào)價(jià)單。5.2.2采購員將收集回來的報(bào)價(jià)單，交由核價(jià)員對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)的真實(shí)性進(jìn)行對(duì)比分析。5.2.3核價(jià)員對(duì)有異議的報(bào)價(jià)，與供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通談判，必要時(shí)需會(huì)同技術(shù)人員或采購人員前行供應(yīng)商處對(duì)所用材料或生產(chǎn)工藝等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)等。5.2.4核價(jià)員對(duì)整理好的供應(yīng)商報(bào)價(jià)，報(bào)經(jīng)各公司采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)、總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)部會(huì)簽、總公司總經(jīng)理審核后，存檔各自采購和財(cái)務(wù)執(zhí)行。5.2.5如屬按年核價(jià)的物資，由核價(jià)員每經(jīng)營年度開始前整理好報(bào)價(jià)及價(jià)格審批表報(bào)經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。如屬按月定價(jià)的，則由核價(jià)員在每個(gè)月末前與供應(yīng)商確認(rèn)并整理好報(bào)價(jià)及價(jià)格審核表報(bào)經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。如屬即時(shí)核價(jià)的，則有需要新核定價(jià)格時(shí)，由核價(jià)員即時(shí)對(duì)物資采購價(jià)格進(jìn)行確認(rèn)、報(bào)批。5.3價(jià)格管理。核價(jià)員每個(gè)月5日前分公司別整理統(tǒng)計(jì)一份前一個(gè)月發(fā)生價(jià)格變化的物資采購價(jià)格匯總表，報(bào)總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)會(huì)簽確認(rèn)、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后存檔采購部、財(cái)務(wù)部。6、 采購訂單執(zhí)行。6.1采購訂單下達(dá)各公司采購員在接到使用部門的有效物資申購單時(shí)，第一時(shí)間向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，在下達(dá)采購訂單時(shí)，如有多家供應(yīng)商供貨，則需按最新審批的供貨比例表執(zhí)行訂單分配。在下達(dá)訂單時(shí)，需確認(rèn)該供應(yīng)商該物料是否可批量采購。6.2采購訂單審核采購員下達(dá)采購訂單后報(bào)各公司采購負(fù)責(zé)人審核，如屬即時(shí)定價(jià)的物資的采購訂單，則需報(bào)總公司采購總監(jiān)審批。其它類采購訂單，由則各公司采購負(fù)責(zé)人按審批的供貨比例、價(jià)格等信息，審核采購訂單是否有效合理。6.3采購訂單傳遞采購員跟蹤審批后的采購訂單，于第一時(shí)間傳遞供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商回傳采購訂單的確認(rèn)信息。采購員在接到供應(yīng)商反饋的交貨期不能滿足需求時(shí)，第一時(shí)間進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，無法達(dá)成一致意見時(shí)，則需反饋供管員或采購負(fù)責(zé)人或更高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)。實(shí)在無法滿足需求的，應(yīng)立即將訂單調(diào)整到另外供應(yīng)商。采購員需同時(shí)記錄這類異常并保留相關(guān)證據(jù)等，以備月末分析或備審計(jì)所用。6.4采購訂單交貨跟蹤供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購員根據(jù)生產(chǎn)需求計(jì)劃，跟蹤供應(yīng)商按約定的交貨時(shí)間到貨。原則上，不允許提前到貨，不允許多到貨。對(duì)于供應(yīng)商確認(rèn)了交期而又未執(zhí)行的，則按6.3異常進(jìn)行跟蹤。6.5特殊說明：原則上，本集團(tuán)公司不允許書面形式向供應(yīng)商下達(dá)備貨訂單，如有特殊情況，確實(shí)需要備貨訂單的，務(wù)必要詳細(xì)報(bào)告申請(qǐng)，申請(qǐng)經(jīng)采購負(fù)責(zé)人審核、總公司采購總監(jiān)批準(zhǔn)后方可傳遞供應(yīng)商。6.6采購訂單分析。6.6.1交貨及時(shí)性分析采購員每月3號(hào)前統(tǒng)計(jì)各自負(fù)責(zé)物資供應(yīng)商交貨及時(shí)匯總表，報(bào)采購負(fù)責(zé)人審核，采購總監(jiān)批準(zhǔn)。分公司采購員統(tǒng)計(jì)的匯總表同時(shí)需報(bào)分公司總經(jīng)理審批存檔采購部。此匯總表需對(duì)及時(shí)率低的供應(yīng)商作原因說明，必要時(shí)提供有效證據(jù)備查。6.6.2供貨比例執(zhí)行分析各公司采購負(fù)責(zé)人每月3號(hào)前分采購員分物料統(tǒng)計(jì)供貨比例執(zhí)行分析匯總表，對(duì)于差異較大的需與采購員、供管員共同確認(rèn)原因。此匯總表需由供管員會(huì)簽確認(rèn)，再報(bào)分公司總經(jīng)理審核，總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后存檔。6.6.3采購交期客訴管理6.6.3.1各公司制造部在有因物資未到貨影響生產(chǎn)，或影響公司客戶交貨的，向采購部提供異常到貨反饋，采購部負(fù)責(zé)人接到反饋時(shí)，應(yīng)與采購員共同落實(shí)解決方案及最快到貨時(shí)間回復(fù)制造部。6.6.3.2各公司采購負(fù)責(zé)人每月?lián)?.6.3.1統(tǒng)計(jì)匯總客訴，按單次投訴分析原因及報(bào)告整改措施，報(bào)總公司采購總監(jiān)批準(zhǔn)存檔，以作為采購人員考核、晉級(jí)依據(jù)之一。7、 采購到貨品質(zhì)檢定。7.1IQC檢驗(yàn)人員按相關(guān)管理規(guī)定實(shí)施到貨物資檢驗(yàn)，采購員應(yīng)跟蹤采購到貨檢驗(yàn)結(jié)果。7.2如有到貨不合格的，則由采購員根據(jù)采購緊急程度、不合格性質(zhì)等提出讓步接收申請(qǐng)。具體操作流程見相關(guān)不合格品管理規(guī)定。7.3經(jīng)不合格品評(píng)定可讓步接收使用的，采購員將評(píng)審單交供管員，由供管員按相關(guān)管理規(guī)定對(duì)供應(yīng)商開具處罰單，落實(shí)處罰事宜。8、 采購入庫、退貨。8.1倉管員按相關(guān)管理規(guī)定對(duì)供應(yīng)商到貨進(jìn)行入庫、退貨操作。9、 供應(yīng)商付款。9.1供應(yīng)商對(duì)帳9.1.1各采購員每月初6號(hào)前組織供應(yīng)商、倉庫按月末對(duì)帳單格式進(jìn)行上個(gè)月采購入庫對(duì)帳。此對(duì)帳單務(wù)必要有倉庫確認(rèn)送貨量，各公司財(cái)務(wù)確認(rèn)期初期末余額、采購價(jià)格執(zhí)行等。對(duì)帳單務(wù)必要有供應(yīng)商簽章、本集團(tuán)財(cái)務(wù)倉庫簽定確認(rèn)生效。9.1.2采購員將有效供應(yīng)商對(duì)帳單于每月8號(hào)前提供一份交采購文員處，一份交總公司財(cái)務(wù)處。9.1.3采購文員于每月9號(hào)前提供更新的應(yīng)付帳表報(bào)各采購部負(fù)責(zé)人審核、總公司采購總監(jiān)批準(zhǔn)。9.2付款計(jì)劃報(bào)批總公司采購文員按采購合同或相關(guān)協(xié)議約定付款周期及付款方式，于每月10號(hào)前統(tǒng)一編制付款計(jì)劃申請(qǐng)，報(bào)各公司采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)、總公司采購總監(jiān)（總公司財(cái)務(wù)）審核、總公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。9.3付款執(zhí)行9.3.1付款計(jì)劃審批后，由采購文員統(tǒng)一填寫付款申請(qǐng)單，按財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳款付款流程執(zhí)行報(bào)批、付款。9.3.2財(cái)務(wù)部按采購部與供應(yīng)商約定的付款方式進(jìn)行付款。9.4付款跟蹤9.4.1采購文員在收到財(cái)務(wù)部發(fā)出的付款信息或相關(guān)時(shí)，應(yīng)于第一時(shí)間通知相關(guān)采購員安排供應(yīng)商前往指定地點(diǎn)收款。9.4.2供應(yīng)商收完款后，采購文員依據(jù)供應(yīng)商相關(guān)收款憑據(jù)更新應(yīng)付帳款報(bào)表。9.5異常付款安排。如在采購過程中，有在付款計(jì)劃外申請(qǐng)付款的，采購員反饋給采購文員，由采購文員詳細(xì)原因書面報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，執(zhí)行9.3、9.4條。9.6供應(yīng)商發(fā)票管理供應(yīng)商銷售發(fā)票統(tǒng)一交采購部文員登記，并與財(cái)務(wù)進(jìn)行交接。文員在做付款計(jì)劃或申請(qǐng)付款時(shí)，首先應(yīng)核對(duì)供應(yīng)商有無開具銷售發(fā)票。9.7預(yù)付款按財(cái)務(wù)部發(fā)出的相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。六、 采購業(yè)務(wù)流程圖七、 考核、審計(jì)監(jiān)查1、 采購業(yè)務(wù)人員考核指標(biāo)