法務(wù)檔案管理制度

單位名稱*密級(jí)一般文件編號(hào)*/ZH-FW-DA-文件名稱法務(wù)檔案管理制度版本編號(hào)第一版，第0次修改頁(yè) 數(shù)8頁(yè)1目的1.1為了規(guī)范企業(yè)的檔案管理，便于檔案的查閱，并確保文件檔案的安全性特制定本制度。2適用范圍2.1本制度適用于*合同檔案；商標(biāo)、專利等知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案；訴訟檔案；公司內(nèi)部與綜合部法務(wù)發(fā)生聯(lián)系的往來(lái)文件如：通知、決定、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單、申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證等；外協(xié)單位及外部單位、機(jī)構(gòu)發(fā)給我司的函件、通知、決定等。3管理職責(zé)3.1綜合部法務(wù)負(fù)責(zé)*上述檔案的統(tǒng)一管理，并指定檔案管理專員具體負(fù)責(zé)相關(guān)文書、資料檔案的接收、收集、整理、立卷、副本制作、保管工作，檔案管理直接責(zé)任人為綜合部法務(wù)負(fù)責(zé)人。4主要內(nèi)容4.1檔案的分類檔案類別檔案級(jí)別基本范圍保管責(zé)任部門保管地點(diǎn)延續(xù)保存期限密級(jí)合同公司各類合同、協(xié)議綜合部法務(wù)檔案室十年秘密、機(jī)密、絕密知識(shí)產(chǎn)權(quán)公司商標(biāo)、專利、著作權(quán)綜合部法務(wù)檔案室永久機(jī)密訴訟公司各類訴訟材料綜合部法務(wù)檔案室十年秘密內(nèi)部往來(lái)部門公司內(nèi)部與綜合部法務(wù)發(fā)生的外來(lái)文件綜合部法務(wù)檔案室三年一般外部往來(lái)公司外協(xié)單位及外部單位、機(jī)構(gòu)與綜合部法務(wù)文件往來(lái)綜合部法務(wù)檔案室三年一般4.2檔案接收、整理、歸檔4.2.1所有檔案一律由綜合部法務(wù)檔案管理人員接收、整理、歸檔4.2.2檔案管理人員在接收相關(guān)檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)建立書面臺(tái)賬，由檔案移交人簽字確認(rèn)，并且每月將書面臺(tái)賬轉(zhuǎn)換為電子臺(tái)賬。4.2.3業(yè)務(wù)部門不得私自存放合同、商標(biāo)、專利、著作權(quán)等檔案原件，原件在具體業(yè)務(wù)完成七日內(nèi)應(yīng)當(dāng)提交綜合部法務(wù)檔案管理人員處并在相關(guān)臺(tái)賬上登記簽字。4.2.4檔案管理人員在接收檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)審核檔案的完整性，對(duì)于檔案材料不完整、不真實(shí)的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)說(shuō)明，并要求整改，對(duì)于可以先行保存的部分檔案應(yīng)當(dāng)先行放在臨時(shí)保管柜，并且及時(shí)要求并追回其他相關(guān)材料以便歸檔。具體業(yè)務(wù)部門在檔案管理人員要求下應(yīng)當(dāng)于三個(gè)工作日內(nèi)整理齊全相關(guān)檔案提交綜合部法務(wù)，對(duì)于丟失檔案的，應(yīng)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。4.2.5檔案管理人員在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。4.2.6不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷。沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷。跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷。跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開幕年。4.2.7電子媒體類檔案須在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的檔案編號(hào)等標(biāo)記并對(duì)帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類組盤。4.2.8合同、商標(biāo)、專利、著作權(quán)等原件歸檔時(shí)，綜合部法務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)制作一份副本給業(yè)務(wù)部門備檔，合同原件材料同時(shí)應(yīng)當(dāng)制作一份副本供財(cái)務(wù)管理中心備檔。各相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立副本臺(tái)賬記錄副本進(jìn)出、使用、借閱等情況，并且對(duì)相關(guān)檔案副本特殊保管，不得隨意使用、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、丟失副本，綜合部法務(wù)檔案管理人員有權(quán)隨機(jī)查閱相關(guān)部門副本臺(tái)賬及副本保管、使用情況。各相關(guān)部門丟失檔案副本的，綜合部法務(wù)檔案管理人員可不予同意再次制作副本或借閱已制作副本相關(guān)原件的申請(qǐng)或要求，責(zé)任由各相關(guān)部門承擔(dān)。4.2.9檔案管理人員在檔案材料齊全情況下，應(yīng)當(dāng)立即整理、歸檔，并制作相關(guān)臺(tái)賬，每份檔案歸檔歸檔，應(yīng)當(dāng)在檔案封面處填寫編號(hào)，并在檔案封二處詳細(xì)填寫檔案內(nèi)容，份數(shù)、頁(yè)數(shù)，并標(biāo)注原件或復(fù)印件、傳真件、電子檔。每個(gè)季度應(yīng)當(dāng)對(duì)再上一季度完整存檔的檔案進(jìn)行裝訂。4.3檔案編號(hào)規(guī)則及編號(hào)4.3.1檔案編號(hào)規(guī)則4.3.1.1合同檔案編號(hào)規(guī)則：公司主體名稱部門名稱年度及合同版本流水號(hào)4.3.1.2合同檔案流水號(hào)=小部門代號(hào)、月日、合同立項(xiàng)序列號(hào)、合同類型編號(hào)4.3.1.3其他檔案編號(hào)規(guī)則：公司主體名稱文件類型年度流水號(hào)4.3.1.4其他檔案流水號(hào)=文件原始編號(hào)4.3.1.5小部門代號(hào)由各中心擬定，送綜合部法務(wù)備案。4.3.2編號(hào)4.3.2.1公司編號(hào)公司名稱使用編號(hào)*4.3.2.2部門編號(hào)：部門名稱使用編號(hào)綜合部ZH財(cái)務(wù)部CW市場(chǎng)銷售部SCXS產(chǎn)品部CP4.3.2.3根據(jù)現(xiàn)有公司部門合同編碼列表如下：綜合部綜合部法務(wù)合同*-ZH-FW-001綜合部勞動(dòng)合同*-ZH-LD-001綜合部行政后勤合同*-ZH-HQ-001財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)合同*-CW-001品牌部品牌部合同*-PP-001電商部電商部合同*-DS-001市場(chǎng)銷售部合同市場(chǎng)銷售部合同*-SCXS-001產(chǎn)品部服裝服裝合同*-CP-F-001服裝輔料*-CP-FF-001服裝輔料開發(fā)*-CP-FFK-001產(chǎn)品部鞋類鞋類合同*-CP-X-001鞋類輔料*-CP-XF-001鞋類輔料開發(fā)*-CP-XFK-0014.3.2.4合同版本編號(hào)：合同版本使用編號(hào)我司范本A我司草擬或出具的合同B對(duì)方草擬或出具的合同C對(duì)方范本D4.3.2.5文件類型：文件類型使用編號(hào)商標(biāo)SB專利ZL著作權(quán)ZZ訴訟SS4.4檔案的借閱4.4.1對(duì)于有電子版本的檔案，借閱時(shí)應(yīng)先查閱電子版，不能調(diào)閱印刷版檔案，如無(wú)電子版本，方可查閱印刷版。4.4.2任何部門、任何人查閱檔案須填寫檔案資料查閱單，并根據(jù)下表審批程序要求報(bào)批通過(guò)后方可借閱。檔案密級(jí)審批程序一般申請(qǐng)人-部門負(fù)責(zé)人-法務(wù)秘密申請(qǐng)人-部門負(fù)責(zé)人-法務(wù)-總經(jīng)理機(jī)密、絕密申請(qǐng)人-部門負(fù)責(zé)人-法務(wù)-總經(jīng)理4.4.3閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。檔卷清理和銷毀4.4.4每年年度更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)應(yīng)向政府主管部門報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。4.4.5保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定后仍有保存參考價(jià)值者，檔案管理人員應(yīng)將其保留。4.4.6檔案銷毀時(shí)要填寫文件銷毀審批清單，請(qǐng)示文件呈送部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。4.4.7銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在文件銷毀審批清單上簽字5獎(jiǎng)懲5.1檔案管理監(jiān)督責(zé)任部門為綜合部法務(wù)，第一責(zé)任人為各部門指定的檔案管理員；第二責(zé)任人為檔案管理人員所在部門的部門經(jīng)理。5.2有下列行為者，據(jù)情節(jié)輕重，給予50500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：5.2.1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案5.2.2擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案5.2.3涂改、偽造檔案5.2.4未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者5.2.5未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）6生效6.1本規(guī)定自總經(jīng)理簽字之日起實(shí)施7附件7.1檔案資料查閱單7.2文件銷毀審批清單審 核編