綜合辦公室行政工作流程

1、.綜合辦公室行政工作流程綜合辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、 公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理； 執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費(fèi)用的控制交納；執(zhí)行公司對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書(shū)事務(wù)管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)等。具體工作流程一、執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃及庫(kù)存情況， 并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲(chǔ)備以備不時(shí)之需，作好請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單經(jīng)主管審批后，及時(shí)保質(zhì)保量地采購(gòu)辦公用品和日常用品， 采購(gòu)物品應(yīng)當(dāng)定價(jià)定點(diǎn)，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。要作好物品出登

2、記，每月盤存，確保帳物相符。部門申請(qǐng)查看庫(kù)存請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單主管審批物品采購(gòu)檢查驗(yàn)收出入登記月末盤存定期詢價(jià)議價(jià)帳物相符監(jiān)督檢查二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理對(duì)于公司所有固定資產(chǎn)經(jīng)及低值易耗品， 需要建立臺(tái)帳清單，監(jiān)督各部門于每月 25 日進(jìn)行盤點(diǎn)，辦公室根據(jù)各部門盤點(diǎn)情況進(jìn)行抽查，核對(duì)帳物是否相符， 然后根據(jù)各部門盤點(diǎn)狀況及調(diào)動(dòng)增加狀況制作固定資產(chǎn)、低耗品清單報(bào)表發(fā)放各部門；每季度組織財(cái)務(wù)部對(duì)各部門進(jìn)行全面盤點(diǎn)， 核對(duì)帳物。對(duì)需要報(bào)廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請(qǐng)報(bào)廢，及時(shí)跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動(dòng)、出入庫(kù)單據(jù)的核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)于資產(chǎn)管理不當(dāng)，帳物不符，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。資產(chǎn)分類建立臺(tái)帳傳單每月盤存核對(duì)帳

3、務(wù);.三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)員維修、對(duì)維修全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控；各部門對(duì)維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài)；對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)、及時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。維修申請(qǐng)安排維修維修結(jié)束檢查驗(yàn)收記錄備案四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使用傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來(lái)的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時(shí)間順序等存檔管理。文件、資料收集分類整理編號(hào)立卷歸檔裝訂成冊(cè)存檔傳閱、使用控制五、文件資料收發(fā)、傳真管理各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄

4、上作好詳細(xì)登記、記錄，及時(shí)將各類信息（通知、文件）進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類客戶信息應(yīng)登記后及時(shí)傳遞給相關(guān)部門。傳真往來(lái)文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達(dá)準(zhǔn)確記錄檔案室留底備案六、執(zhí)行各種費(fèi)用的支付、控制;.按時(shí)申請(qǐng)、交納、控制公司各項(xiàng)費(fèi)用，例如：車輛養(yǎng)路費(fèi)、車船稅等；并將所要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄，對(duì)各項(xiàng)資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時(shí)、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工用的正常開(kāi)展。統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所需繳納費(fèi)用申請(qǐng)審批資金部門主管審批領(lǐng)導(dǎo)審批簽字支付各項(xiàng)費(fèi)用歸檔登記管理七、執(zhí)行對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)建立良好的公共關(guān)系平臺(tái)是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵，綜合辦公室肩負(fù)著對(duì)外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對(duì)外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來(lái)

5、抓，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及到方方面面的關(guān)系，既有政府部門的， 也有社會(huì)關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會(huì)有一定的影響。在平時(shí)的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實(shí)際情況， 建立新的公共關(guān)系。 在對(duì)外交往中要自覺(jué)維護(hù)公司形象，要將對(duì)外關(guān)系維護(hù)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便作出符合公司利益的調(diào)整。關(guān)系建立溝通協(xié)調(diào)檔案建立日常維護(hù)情況匯報(bào)合理調(diào)整八、執(zhí)行處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時(shí)，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)處理，將有可能對(duì)公司或個(gè)人的不利影響降到最低限度， 情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)時(shí)可先處理再匯報(bào)， 但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。 在處

6、理突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)把握有利原則， 要充分維護(hù)公司或員工的集利益， 樹(shù)立良好的公司整體形象。突發(fā)事情出現(xiàn)主要情況收集及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo);.妥善解決處理減少不利影響處理結(jié)果匯報(bào)九、后勤服務(wù)保障綜合辦公室要將后勤服務(wù)保障列入日常工作，要加強(qiáng)對(duì)工作環(huán)境、車輛、餐廳的管理進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過(guò)有效途徑督促公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應(yīng)制度， 經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀(jì)，車輛保養(yǎng)檢修保證車輛隨時(shí)處于良好的恨不能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時(shí)效性。安全工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應(yīng)將安全工作、保密工作列

7、入議事日程，要充分明確重點(diǎn)安全項(xiàng)目，不定期地組織檢查，認(rèn)真查出安全隱患，及時(shí)消除潛在的安全危害并好記錄。 要落實(shí)安全責(zé)任制，簽訂安全責(zé)任制，規(guī)劃安全教育、培訓(xùn)計(jì)劃并認(rèn)真加以實(shí)施。擬定制度加強(qiáng)檢查收集建議提高質(zhì)量員工滿意安撫員工反饋信息十、日常事務(wù)處理綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事物具有不可確定性， 臨時(shí)出現(xiàn)的工作， 會(huì)給當(dāng)日計(jì)劃工作帶來(lái)很大的沖突，這時(shí)就要擇其輕重而處理。總體來(lái)講，綜合辦公室屬于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的， 所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事物。否則會(huì)影響正常工作秩序，甚至?xí)绊懡?jīng)營(yíng)活動(dòng)。當(dāng)日計(jì)劃工作臨時(shí)事務(wù)處理?yè)衿漭p重處理注重時(shí)效結(jié)果保證正常