如何建立并管理供應(yīng)商庫(kù)

1、如何建立并管理供應(yīng)商庫(kù)采購(gòu)工作面對(duì)的是銷售商品、提供服務(wù)、承建工程的，范圍廣泛、數(shù)量眾多的供應(yīng)商，因此需要科學(xué)規(guī)范的方式對(duì)與此相關(guān)的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析和管理應(yīng)用；而當(dāng)今計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為此提供了強(qiáng)有力的手段和工具。 一、建設(shè)供應(yīng)商庫(kù)的目的與作用 采購(gòu)需要建立供應(yīng)商庫(kù)，簡(jiǎn)單的說(shuō)，目的有三：）采購(gòu)事務(wù)的招標(biāo)等采購(gòu)方式需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)以供查詢和使用；）采購(gòu)單位需要對(duì)供應(yīng)商經(jīng)過(guò)一段時(shí)期的合作和交流后進(jìn)行評(píng)價(jià)；）從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，有必要加強(qiáng)是對(duì)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商庫(kù)只是第一步。建設(shè)供應(yīng)商庫(kù)的作用就是：科學(xué)有效管理數(shù)據(jù)信息，提高采購(gòu)部門的管理和工作效率。二、納入供應(yīng)商庫(kù)的原則：（1）適質(zhì)（

2、2）適價(jià)（3）適量（4）適地。三、納入供應(yīng)商庫(kù)總體流程：收集供應(yīng)商資料填寫供應(yīng)商調(diào)查表如果條件允許可以實(shí)地考察并協(xié)同相關(guān)部門選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商索取樣品并進(jìn)行認(rèn)證小批量試生產(chǎn)中批量試生產(chǎn)大批量試生產(chǎn)列為合格供應(yīng)商。四、供應(yīng)商的資格審查和登記 供應(yīng)商登記資格審查和登記入庫(kù)是建立供應(yīng)商信息庫(kù)的基礎(chǔ)工作，考慮到登記入供應(yīng)商庫(kù)后就平等地進(jìn)入成為采購(gòu)對(duì)象，因此資格審查工作務(wù)必嚴(yán)格認(rèn)真。實(shí)際操作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：）登記方必須是具備獨(dú)立的法人資格并且能獨(dú)立行使民事權(quán)利、獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的單位，盡量避免有某些公司的個(gè)別部門或不具備法人資格的分公司、辦事處來(lái)進(jìn)行供應(yīng)商登記；）供應(yīng)商登記表應(yīng)經(jīng)登記單位蓋章確認(rèn)，登記的供

3、應(yīng)商名稱應(yīng)與印章名稱一致，防止有某部門或分公司、辦事處以大公司的名義登記，從而在有條件抽取供應(yīng)商時(shí)占有利地位；）供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和勞務(wù)范圍應(yīng)與其營(yíng)業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營(yíng)范圍相一致；其提供的產(chǎn)品或勞務(wù)盡量詳細(xì)，為軟件實(shí)現(xiàn)查詢、抽取和篩選某一特定的產(chǎn)品或勞務(wù)提供依據(jù)，舉例來(lái)說(shuō)，如果選擇銷售品牌計(jì)算機(jī)的供應(yīng)商，而具有這種條件的供應(yīng)商的記錄中登記的僅僅是 “計(jì)算機(jī)產(chǎn)品”，選擇余地就十分有限。）登記進(jìn)行資格審查時(shí)，對(duì)供應(yīng)商提供的企業(yè)法人證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)先確認(rèn)與登記名稱一致對(duì)應(yīng)，其他提供的代理證書、資信證明和獲獎(jiǎng)證書等等也應(yīng)與登記供應(yīng)商名稱一致對(duì)應(yīng)，在實(shí)際中，常有供應(yīng)商登記時(shí)交付一些與本公司無(wú)關(guān)的資格證明證

4、書，而這些不應(yīng)該成為該單位的資格證明數(shù)據(jù)。 五、建立與供應(yīng)商的雙贏關(guān)系：1、激勵(lì)和控制供應(yīng)商：（1）激勵(lì)的措施：a、引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制；b、實(shí)施免檢措施；（2)控制的措施: a、派駐廠代表；b、定期檢查。2、獎(jiǎng)懲供應(yīng)商辦法：（1）獎(jiǎng)勵(lì)方法：a、對(duì)于A類優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先交易的機(jī)會(huì)；b、對(duì)于A類優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先支付貨款；（2)懲罰辦法:a、對(duì)于質(zhì)量不合格或交貨逾期的供應(yīng)商；向其索取賠償或罰款；b、對(duì)于由A類優(yōu)秀供應(yīng)商降級(jí)為BCD類，對(duì)它限制下單或停止下單。五、供應(yīng)商庫(kù)中供應(yīng)商的抽取流程 對(duì)供應(yīng)商庫(kù)的基本應(yīng)用就是采購(gòu)業(yè)務(wù)中要求按照某種或者某類商品或者服務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和隨機(jī)抽取符合一定條件的供應(yīng)商名單。

5、根據(jù)以上的庫(kù)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)可以采取幾種方式； ）根據(jù)編號(hào)選擇和隨機(jī)抽取供應(yīng)商 前面說(shuō)過(guò)編號(hào)的前四位是類別號(hào)，所以供應(yīng)商的編號(hào)體現(xiàn)的是該供應(yīng)商提供產(chǎn)品或勞務(wù)的類別不同。例如，把以提供計(jì)算機(jī)產(chǎn)品為主的供應(yīng)商都分為一類，編號(hào)的前四位都為；在查詢或隨機(jī)抽取時(shí)，就是對(duì)前四位編號(hào)為的所有供應(yīng)商進(jìn)行查詢和隨機(jī)抽取。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)單有效，但也有明顯的不足，那就是：某個(gè)供應(yīng)商實(shí)際上很難絕對(duì)地把它劃分為計(jì)算機(jī)類還是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成類，或是軟件開(kāi)發(fā)類。之所以劃分為計(jì)算機(jī)產(chǎn)品類是因?yàn)樗拇_以銷售計(jì)算機(jī)及相關(guān)產(chǎn)品為主，而網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成和軟件開(kāi)發(fā)在其經(jīng)營(yíng)中不占優(yōu)勢(shì)。 ）根據(jù)提供的產(chǎn)品和勞務(wù)選擇和抽取供應(yīng)商供應(yīng)商登記的提供產(chǎn)品和

6、勞務(wù)應(yīng)該是對(duì)其經(jīng)營(yíng)范圍最全面的描述。依據(jù)該字段的內(nèi)容進(jìn)行的應(yīng)該是最準(zhǔn)確的查詢、和隨機(jī)抽取。例如，繼續(xù)前面哪個(gè)例子，以“品牌微機(jī)”甚至是“”為條件就可以在所有經(jīng)營(yíng)此品牌微機(jī)的供應(yīng)商中進(jìn)行查詢和隨機(jī)抽取。它的優(yōu)點(diǎn)是選擇全面，克服了第一種方式的缺點(diǎn)，同時(shí)又有自身的不足，即：未考慮到該供應(yīng)商的此種商品是否具有競(jìng)爭(zhēng)力，是主要經(jīng)營(yíng)還是兼營(yíng)或是一般的代售等問(wèn)題。 ）編號(hào)與提供產(chǎn)品和勞務(wù)兩個(gè)條件組合方式從前面的討論可以看出，單純以供應(yīng)商編號(hào)或者供應(yīng)商提供產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍其中任一個(gè)條件進(jìn)行查詢和隨機(jī)篩選都有各自克服不了的缺陷，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行這兩個(gè)條件的組合就可以保證查詢和隨機(jī)抽取的結(jié)果在一些要求較嚴(yán)格的采購(gòu)中比較合

7、適。 ）更多條件的組合方式供應(yīng)商庫(kù)結(jié)構(gòu)中許多字段都具有成為查詢條件的特點(diǎn)，如：是生產(chǎn)廠家還是銷售公司這一條件可以把競(jìng)爭(zhēng)約束在廠家之間，地域條件可以限制條件未只在本地企業(yè)或外地在本地有分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)之中篩選，等等。這樣可以得到非常實(shí)用的限制條件，例如，可以在滿足如下條件的供應(yīng)商中隨機(jī)抽取參加某項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)：電梯類、注冊(cè)資金為萬(wàn)元人民幣或者萬(wàn)美元以上、本地企業(yè)或者在本地有分支機(jī)構(gòu)，通過(guò)質(zhì)量體系認(rèn)證、生產(chǎn)自動(dòng)扶梯的生產(chǎn)廠家、等等。 六、供應(yīng)商庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（基于軟件數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商庫(kù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則一是考慮目前實(shí)際應(yīng)用的需要，二是考慮數(shù)據(jù)庫(kù)以后繼續(xù)開(kāi)發(fā)和管理，可以做如下設(shè)計(jì)方案： ）基本信息：基本

8、信息包括供應(yīng)商的名稱、編號(hào)、地址、地域、成立日期、注冊(cè)編號(hào)、注冊(cè)資金、國(guó)稅證號(hào)、地稅證號(hào)、法人代表、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、手機(jī)、傳呼、電子信箱）等。其中編號(hào)是區(qū)分供應(yīng)商的關(guān)鍵字段，它標(biāo)志了供應(yīng)商的基本類別和唯一編碼；例如編號(hào)它所代表的意義為：前四位代表了供應(yīng)商類別，可能為空調(diào)類，后四位代表它在整個(gè)供應(yīng)商庫(kù)中唯一編號(hào)。這種設(shè)計(jì)有利于對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的分類查詢。由于注冊(cè)資金是條件篩選的因素，應(yīng)為數(shù)值型，所以應(yīng)該增加 “注冊(cè)資金幣種”這一字段，可以為人民幣萬(wàn)元、美元萬(wàn)元、港元萬(wàn)元等。而地域只限于本地企業(yè)、外地企業(yè)在本地有分支機(jī)構(gòu)和外地企業(yè)在本地?zé)o分支機(jī)構(gòu)三種情況。）經(jīng)營(yíng)信息 供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)信息包括是生

9、產(chǎn)廠家還是銷售型公司、企業(yè)提供產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍、主營(yíng)產(chǎn)品（服務(wù)）、企業(yè)資質(zhì)、所獲的榮譽(yù)、代表性的工程（或項(xiàng)目）等。其中企業(yè)提供的產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍盡量全面、它將是供應(yīng)商信息庫(kù)中最有價(jià)值的字段，也是實(shí)現(xiàn)查詢和隨機(jī)抽取的重要依據(jù)。企業(yè)資質(zhì)是現(xiàn)在指企業(yè)能夠證明其經(jīng)營(yíng)能力、水平、資格和等級(jí)等狀況，如通過(guò)質(zhì)量體系認(rèn)證；而榮譽(yù)是指以前得到過(guò)的證明其能力、水平、等級(jí)的狀況，如某行業(yè)評(píng)獎(jiǎng)的獎(jiǎng)項(xiàng)。）財(cái)務(wù)信息 供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況可以反映該供應(yīng)商具備的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和履行合同的能力。供應(yīng)商庫(kù)中的財(cái)務(wù)信息包括：供應(yīng)商的資產(chǎn)總額、凈資產(chǎn)、去年銷售額、去年利稅額，等。）參加項(xiàng)目信息 供應(yīng)商以往的交易信息是供應(yīng)商參與未來(lái)交易及相關(guān)活動(dòng)的數(shù)據(jù)，可以成為評(píng)價(jià)該供應(yīng)商的依據(jù)之一。它包括：以往交易對(duì)象、參加過(guò)的數(shù)量、合作的時(shí)期長(zhǎng)短、合作中止的原因、合同履行情況等。）其他信息 其他如登記時(shí)間、審查時(shí)間、審查人和備注等可以作為供應(yīng)商庫(kù)的組成字段。七、對(duì)庫(kù)中供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲：1、激勵(lì)和控制供應(yīng)商：（1）激勵(lì)的措施：a、引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制；b、實(shí)施免檢措施；（2)