潞安集團(tuán)部門文書及系統(tǒng)管理員培訓(xùn)內(nèi)容.ppt

1、潞安礦業(yè)(集團(tuán))有限責(zé)任公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng),2012年2月,部門文書及管理員一期培訓(xùn),目錄,系統(tǒng)概述 系統(tǒng)設(shè)置 系統(tǒng)登錄方式 系統(tǒng)首頁的介紹 系統(tǒng)模塊介紹 培訓(xùn)答疑,一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是覆蓋本公司機(jī)關(guān)各部室、公司及直屬單位的綜合性辦公信息管理系統(tǒng) 是公司推行無紙化辦公、提升信息化管理水平的重要平臺與載體、是進(jìn)一步提高辦公效率，規(guī)范操作行為，保證文件和信息高效、快速、準(zhǔn)確地上傳下達(dá)的重要工具 是推進(jìn)管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。,C:WINDOWSsystem32driversetchosts 10.41.250.135 10.41.250

2、.134 ,二、系統(tǒng)設(shè)置1 hosts文件的設(shè)置,系統(tǒng)設(shè)置2 下載ActiveX控件,系統(tǒng)設(shè)置,7,“確定”后再點(diǎn)擊“站點(diǎn)”按鈕，將*地址加入到受信任站點(diǎn)中去。,在IE地址欄中直接輸入： 后就可以登錄系統(tǒng)。 瀏覽器請使用ie瀏覽器6.0以上版本 輸入用戶名和密碼。例如 用戶名：鄭良春 或 zhengliangchun 密 碼：password,三、系統(tǒng)登錄方式,四、系統(tǒng)首頁介紹,如何進(jìn)入辦公系統(tǒng),五、 系統(tǒng)的整體模塊介紹,主要包含以下幾類： 個(gè)人郵箱 個(gè)人事務(wù) 公文處理系統(tǒng) 信息發(fā)布平臺 綜合辦公管理 網(wǎng)站管理 系統(tǒng)管理 Gocom的介紹,1、 郵箱功能簡介,郵箱的說明 郵件pop3設(shè)置: 收

3、郵件的地址為:用戶拼音+ 郵件附件大小限制為10M 如何收發(fā)郵件,郵件配置,主要包含以下幾類： 可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣來設(shè)置自己的郵箱，主要包括： IM提醒：當(dāng)有新郵件時(shí)發(fā)送提示信息到GoCom中。 使用簽名：可設(shè)置三種樣式。 自動(dòng)回復(fù)：設(shè)定回復(fù)標(biāo)題及內(nèi)容。,郵箱信息,郵箱信息的模塊是方便戶查看郵箱的使用情況，包括郵件總數(shù)和郵箱空間的等信息。（注意壓縮郵箱）,2、 個(gè)人事務(wù),為用戶提供個(gè)人辦公相關(guān)的功能,代辦事宜,此模塊下顯示的文檔全部都是需要用戶即時(shí)辦理的文件，除收文、發(fā)文、請示報(bào)告以外，其他需要審批的文件也會(huì)出現(xiàn)在這個(gè)模塊中，如：會(huì)議申請等,委托辦理,此模塊是當(dāng)用戶在遇到特殊情況不能處理公

4、文時(shí)（如出差等），可以通過該功能設(shè)置委托待辦人，暫時(shí)代替自己處理公文。,個(gè)人設(shè)置,此模塊包括“郵箱設(shè)置”、“委托辦理”、 “個(gè)人信息”“修改密碼”、 “BBS設(shè)置”、“收藏夾設(shè)置” 模塊設(shè)置頁面的鏈接，方便當(dāng)前用戶快速設(shè)置自己在本系統(tǒng)中的相關(guān)信息,個(gè)人地址簿,此模塊此模塊可以查看當(dāng)前用戶地址薄中用戶的信息。包括：姓名、Email地址、所在城市、住宅電話等詳細(xì)信息?？梢圆榭磦€(gè)人、群組、從地址薄導(dǎo)人、查看公司通訊錄。,3、公文處理系統(tǒng),主要講解自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中文書對收發(fā)文、請示報(bào)告、流程定義的基本設(shè)置以及基本操作。,3.1、發(fā)文管理操作,1、文書看到的發(fā)文界面介紹； 2、紅頭樣式定制； 3、編號維

5、護(hù)及發(fā)文類型定制； 4、發(fā)放登記 5、發(fā)文流轉(zhuǎn)審批辦理操作：包括編號清稿套打蓋章 及發(fā)文操作點(diǎn)擊,文書看到的發(fā)文界面介紹,公文狀態(tài)：待辦、處理中、已發(fā)文、已歸檔； 發(fā)放登記； 紅頭樣式； 編號維護(hù) 發(fā)文類型； 配置外單位。,發(fā)放登記,點(diǎn)擊【發(fā)放登記】可以查看相應(yīng)的部門或者個(gè)人是否接收了已發(fā)布的文件。,通過“發(fā)文接收反饋信息”下面的狀態(tài)可以查看該文件相應(yīng)的部門或個(gè)人是否已經(jīng)查閱或接收。,紅頭樣式定制,文書預(yù)先定制紅頭樣式，在公文套打的時(shí)候可以選擇預(yù)先制定好的紅頭進(jìn)行套打操作。點(diǎn)擊相應(yīng)的發(fā)文管理進(jìn)入頁面，單擊頁面中的【紅頭樣式】進(jìn)入紅頭樣式頁面,第一步：點(diǎn)擊紅頭樣式頁面右上方的“新建”按鈕進(jìn)入新建

6、頁面，如下圖所示：,第二步：填寫“樣式標(biāo)題”，而后在正文中添加已做好的紅頭文件，填寫完畢后點(diǎn)擊“保存退出”按鈕進(jìn)行保存操作。,編號維護(hù),文書創(chuàng)建好編號樣式，在允許編號的環(huán)節(jié)通過點(diǎn)擊公文中的“編號”按鈕，將編號加到公文中。點(diǎn)擊相應(yīng)發(fā)文管理進(jìn)入頁面，單擊頁面中的【編號維護(hù)】進(jìn)入編號維護(hù)頁面，如下圖所示,第一步：點(diǎn)擊編號維護(hù)頁面右上方的“新建”按鈕進(jìn)入新建頁面，如下圖所示,第二步：填寫“字號樣式”，“年度”系統(tǒng)將自動(dòng)生成，也可以手動(dòng)修改；“流水號”初始為“0”，同時(shí)也可以手動(dòng)修改；“最新字號”根據(jù)上述幾項(xiàng)填寫自動(dòng)生成；填寫完畢后點(diǎn)擊“保存退出”按鈕進(jìn)行保存操作。,發(fā)文類型定制,第一步：點(diǎn)擊發(fā)文類型頁

7、面右上方的“新建”按鈕進(jìn)入新建頁面，如下圖所示,第二步：填寫“發(fā)文類型”名稱，點(diǎn)擊選擇按鈕選擇默認(rèn)的流程信息，在“子表單”的下拉框中選擇稿紙樣式（根據(jù)稿紙樣式對照表選擇即可）；設(shè)置完畢后點(diǎn)擊“保存退出”按鈕進(jìn)行保存即可。,辦理公文,以公司發(fā)文為例具體講述一下，當(dāng)發(fā)文流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的編號清稿套打蓋章環(huán)節(jié)后，就可以看到“編號”、“套打”、“蓋章”按鈕，點(diǎn)擊按鈕即可做相應(yīng)的操作,編號操作,到了允許編號的環(huán)節(jié)，可以在公文右上方看見“編號”按鈕，點(diǎn)擊“編號”按鈕彈出編號對話框，如下圖所示,根據(jù)所發(fā)文類型選擇相應(yīng)的編號信息，選擇完畢后點(diǎn)擊“確定”按鈕，選擇的編號樣式自動(dòng)填寫到發(fā)文稿紙中。,清稿操作,清稿操作就

8、是將正文中的痕跡清除，同時(shí)還會(huì)生成一個(gè)痕跡文檔，對正文的痕跡做一個(gè)保留。到了允許清稿的環(huán)節(jié)，在正文選項(xiàng)下面可以看見綠色的“清稿”按鈕，選中要清稿的正文文件，點(diǎn)擊“清稿”按鈕對正文中選中的文件進(jìn)行清稿操作，清稿后系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)帶有“痕跡”字樣的文件，此文件保留正文中修改的痕跡等信息；如下圖所示,注：清稿操作只可以對word（文件格式為.DOC的文件，不能使用格式為.DOCX的文件）格式的文件進(jìn)行操作所示；,套打操作,流轉(zhuǎn)的公文是沒有紅頭的，套打就是給正文套上一個(gè)紅頭。在允許套打的環(huán)節(jié)，公文的右上方可以看見“套打”按鈕，點(diǎn)擊“套打”按鈕彈出紅頭選擇框，如下圖所示,根據(jù)所發(fā)文類型選擇相應(yīng)的紅頭樣式

9、，選擇完畢后點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)選擇的紅頭對正文進(jìn)行套打操作。如,套打后的正文文件如下圖所示：,注：1、套打操作只可以對word格式的文件進(jìn)行操作； 2、選中需要套打的正文文件后，再點(diǎn)擊“套打”按鈕； 3、套打后，點(diǎn)擊word的保存按鈕進(jìn)行保存對word文件的操作；,蓋章,以前中國鐵建公文是紙質(zhì)蓋章，現(xiàn)在改用電子蓋章。選中需要蓋章的正文進(jìn)行電子蓋章操作。,加蓋印章,第一步：在允許蓋章的審批環(huán)節(jié)，審批人打開正文，請插入正確的印章卡，把鼠標(biāo)點(diǎn)到需要加蓋印章的位置后點(diǎn)擊工具欄上的“加蓋印章”按鈕,加蓋印章,第二步：點(diǎn)擊“加蓋印章”按鈕，彈出“請輸入用戶密碼”對話框：如圖,加蓋印章,第三步：正

10、確輸入用戶密碼后，樣章自動(dòng)定位到之前選的簽章位置,如需要改變簽章的位置，鼠標(biāo)左鍵選中樣章，將樣章拖動(dòng)到要簽署的位置，松開鼠標(biāo)即可,加蓋蓋章,第四步：右鍵點(diǎn)擊樣章，選擇“文檔簽章”如圖,加蓋蓋章,第五步：提示如下，簽署完成,撤銷印章,右鍵只有簽章人才有權(quán)限撤銷簽章，撤銷簽章需插入印章卡。無法用backspace鍵或delete鍵刪除印章。右鍵點(diǎn)擊印章，選擇“撤銷簽章”，按提示輸入密碼：如圖,撤銷印章,若印章卡不是簽署者的印章卡，則提示：如圖,若印章卡合法則提示：如圖,此時(shí)印章恢復(fù)為樣章狀態(tài),文檔驗(yàn)證,右鍵點(diǎn)擊印章，選擇“文檔驗(yàn)證”，如果文檔內(nèi)容未被篡改，則提示：如圖,如果文檔內(nèi)容已被篡改,文書撤

11、轉(zhuǎn)功能,文書可以對整個(gè)發(fā)文流轉(zhuǎn)的過程進(jìn)行全程監(jiān)控查看，并可以對任何一個(gè)沒有流程結(jié)束的文件進(jìn)行撤轉(zhuǎn)操作，打開流轉(zhuǎn)中的某個(gè)文件進(jìn)入頁面，如下圖所示：,點(diǎn)擊文書撤轉(zhuǎn)按鈕，進(jìn)入選擇撤轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)頁面，如下圖所示：,根據(jù)需要選擇相應(yīng)的環(huán)節(jié)，選擇完畢后點(diǎn)擊“確定”按鈕，該文件直接撤轉(zhuǎn)到相應(yīng)環(huán)節(jié)。,發(fā)文操作,流程結(jié)束后文件發(fā)送給文書進(jìn)行發(fā)文。打開需要辦理的文件，進(jìn)入頁面如下圖所示,點(diǎn)擊“發(fā)文”按鈕系統(tǒng)自動(dòng)下發(fā)到選擇的部門文書處。,發(fā)文撤回操作,對于發(fā)文失誤的文件，在沒有歸檔之前可以對該文件進(jìn)行撤回操作。打開已發(fā)文的文件，點(diǎn)擊“發(fā)文撤回”按鈕，系統(tǒng)彈出確認(rèn)對話框，點(diǎn)擊確定即可。撤回后，文件返回發(fā)文狀態(tài)。,流轉(zhuǎn)審批及

12、歸檔操作,文書在文件流轉(zhuǎn)中沒有審批權(quán)限，主要承擔(dān)的是公文轉(zhuǎn)發(fā)的任務(wù)。需要根據(jù)流轉(zhuǎn)信息和審批意見，做出相應(yīng)的處理。 對于已發(fā)文的公文，需要?dú)w檔時(shí)，只需進(jìn)入準(zhǔn)備歸檔的公文里，點(diǎn)擊右上方的“歸檔”按鈕即可；歸檔后的公文顯示在已歸檔視圖中。,公文的特殊操作,公文的撤回操作 當(dāng)文書將公文提交出去之后發(fā)現(xiàn)有不妥的地方，那么文書可以在下一環(huán)節(jié)處理人處理之前將公文撤回，在已辦事宜中找到這個(gè)文檔，在文檔的右上方有“撤回”按鈕，點(diǎn)擊按鈕可以將公文的編輯全撤回來。如果沒有“撤回”按鈕，證明下一環(huán)節(jié)處理人已經(jīng)處理完此文，那么只能利用駁回的功能了。 公文的駁回操作 當(dāng)前審批人如果覺得公文有些地方還不完善，那么在公文的右

13、上角有“駁回”按鈕，點(diǎn)擊按鈕就將文檔駁回給上一環(huán)節(jié)處理人，并讓其完善。,4.2、收文管理操作,主要講解： 1、來文接收操作 2、收文登記操作 3、收文流轉(zhuǎn)審批操作 收文步驟： 待接收接收提交審批辦理流程結(jié)束歸檔,來文接收,對于以發(fā)文形式收到的來文，我們可以進(jìn)行來文接收操作。 文書進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，到相應(yīng)的部門收文庫中的待接收視圖中查看是否有待接收文件。 注：點(diǎn)擊收文頁面右邊的下拉框，選擇“待接收”進(jìn)入頁面，可以查看該頁面中的所有文檔的處理狀態(tài)為“待接收”，點(diǎn)擊任何一條文檔即可進(jìn)入待接收頁面；,接收,單擊打開待接收文件進(jìn)入辦理頁面，點(diǎn)擊右上方的“接收”按鈕就可以進(jìn)行接收處理。,收文登記,對于

14、以紙質(zhì)方式收到的來文，到收文登記中創(chuàng)建收文登記單，而后添加正文后進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。第一步：進(jìn)入收文管理頁面后，點(diǎn)擊【收文登記】進(jìn)入收文登記頁面,第二步：點(diǎn)擊收文登記頁面右上方的“新建”按鈕，進(jìn)入收文登記單頁面，在收文登記單中填寫各項(xiàng)信息，如下圖所示,各項(xiàng)信息填寫完畢后，點(diǎn)擊“創(chuàng)建處理單”進(jìn)入收文流轉(zhuǎn)處理頁面，如下圖所示,點(diǎn)擊頁面下方正文中的引入正文的圖標(biāo)，把下發(fā)的來文文件添加到處理單中，然后點(diǎn)擊右上方的“提交”按鈕，根據(jù)收文流程提交給下一環(huán)節(jié)審批人進(jìn)行辦理。,流轉(zhuǎn)審批辦理,收文的流轉(zhuǎn)審批辦理與發(fā)文類似，在此就不再做詳細(xì)介紹了。,刪除檢索功能,文書具有刪除權(quán)限，可以對本部門的收發(fā)文等信息進(jìn)行刪除。如

15、果要?jiǎng)h除某個(gè)文件，選中該文件后，點(diǎn)擊“永久刪除”按鈕即可刪除。 文書可以利用“快速檢索”和“高級檢索”進(jìn)行查閱文件，輸入關(guān)鍵字后，單擊回車鍵即可進(jìn)行檢索。,請示報(bào)告,基本操作與發(fā)文類似，在此就不做贅述！,查看已辦公文的流轉(zhuǎn)信息,查看公文流轉(zhuǎn)信息：到“已辦事宜”模塊打開自己看過的公文；或在相應(yīng)的模塊打開公文，點(diǎn)擊窗口下方的“流轉(zhuǎn)信息”選項(xiàng)卡，可以根據(jù)下方的流轉(zhuǎn)過程中看到公文的每一步流轉(zhuǎn)情況；也可以點(diǎn)擊窗口右上方的“流程圖”按鈕，打開圖例化的流程圖，可點(diǎn)擊“播放動(dòng)畫”按鈕觀看動(dòng)態(tài)的流轉(zhuǎn)過程；點(diǎn)擊窗口下方的“審批意見”選項(xiàng)卡，可以看到已經(jīng)審批過此文的審批人員意見。,流程定制,查看公文流轉(zhuǎn)信息：到“已

16、辦事宜”模塊打開自己看過文書可以定義部門內(nèi)的相關(guān)流程，也可以對已經(jīng)定義好的流程進(jìn)行修改、刪除等操作。 流程定義主要有一下幾部分： 1、審批常用語 2、新建流程,設(shè)置審批常用語,為了方面領(lǐng)導(dǎo)對文件的審批，文書可以在系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定審批常用語。進(jìn)入“審批常用語”頁面，點(diǎn)擊右上角的“新建”按鈕，如下圖所示：,輸入常用語的內(nèi)容，確定適用范圍，“確定”提交后，新建好的常用語會(huì)顯示在“審批常用語”頁面中。,新建流程,查看進(jìn)入流程定義頁面，單擊“新建”按鈕即可進(jìn)入新建流程頁面，如下圖所示：,進(jìn)入頁面后，填寫“審批流程名稱”、“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”，選擇“使用流程數(shù)據(jù)庫”等流程屬性內(nèi)容。在“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”里填好數(shù)字后

17、，頁面下端就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)數(shù)量的環(huán)節(jié)屬性標(biāo)簽。在 “允許套打/清稿/蓋章/編號的環(huán)節(jié)”屬性中輸入對應(yīng)的環(huán)節(jié)號，則在實(shí)際的公文流轉(zhuǎn)過程中該環(huán)節(jié)就具有相應(yīng)“套打/清稿/蓋章/編號”操作。,查看進(jìn)入頁面后，填寫“審批流程名稱”、“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”，選擇“使用流程數(shù)據(jù)庫”等流程屬性內(nèi)容。在“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”里填好數(shù)字后，頁面下端就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)數(shù)量的環(huán)節(jié)屬性標(biāo)簽。在 “允許套打/清稿/蓋章/編號的環(huán)節(jié)”屬性中輸入對應(yīng)的環(huán)節(jié)號，則在實(shí)際的公文流轉(zhuǎn)過程中該環(huán)節(jié)就具有相應(yīng)“套打/清稿/蓋章/編號”操作。,點(diǎn)擊任何一個(gè)普通環(huán)節(jié)進(jìn)入頁面如下圖所示：,點(diǎn)擊具體的各項(xiàng)性質(zhì)可參考 潞安集團(tuán)公文流轉(zhuǎn)使用手冊進(jìn)行配置,查看已辦公文的

18、流轉(zhuǎn)信息,查看公文流轉(zhuǎn)信息：到“已辦事宜”模塊打開自己看過的公文；或在相應(yīng)的模塊打開公文，點(diǎn)擊窗口下方的“流轉(zhuǎn)信息”選項(xiàng)卡，可以根據(jù)下方的流轉(zhuǎn)過程中看到公文的每一步流轉(zhuǎn)情況；也可以點(diǎn)擊窗口右上方的“流程圖”按鈕，打開圖例化的流程圖，可點(diǎn)擊“播放動(dòng)畫”按鈕觀看動(dòng)態(tài)的流轉(zhuǎn)過程；點(diǎn)擊窗口下方的“審批意見”選項(xiàng)卡，可以看到已經(jīng)審批過此文的審批人員意見。,4、信息發(fā)布平臺,公司內(nèi)部所有發(fā)布類信息的模塊都在此分類下,5、綜合辦公管理,主要包括：會(huì)議管理、圖書管理、車輛管理、電腦熱線、賀卡管理、物品管理,5.1、會(huì)議管理,用于對公司內(nèi)部的會(huì)議室的管理，并對會(huì)議進(jìn)行有序的安排，使與會(huì)人有充分的準(zhǔn)備，方便工作開

19、展。,查看配置,點(diǎn)擊查看配置按鈕，設(shè)置會(huì)議室和服務(wù)項(xiàng)的管理人員,會(huì)議室的創(chuàng)建,在會(huì)議室試圖下點(diǎn)擊新建按鈕，彈出會(huì)議室登記單 輸入會(huì)議室名稱、地點(diǎn)、設(shè)備、容納人數(shù)等，點(diǎn)擊保存退出按鈕完成會(huì)議室的創(chuàng)建,服務(wù)項(xiàng)的創(chuàng)建,在服務(wù)項(xiàng)試圖下點(diǎn)擊新建按鈕，彈出服務(wù)品信息單 輸入服務(wù)項(xiàng)的名稱和單位完成后點(diǎn)擊保存退出按鈕完成服務(wù)項(xiàng)的新建,5.2、車輛管理,主要處理車輛的使用申請、車輛維護(hù)和費(fèi)用統(tǒng)計(jì)；管理員配置好流程庫以及流程文檔后，一般用戶根據(jù)車輛的使用需要填寫用車申請單提交流程審批，審批通過后申請車輛成功。,查看配置,點(diǎn)擊查看配置按鈕，設(shè)置車輛管理管理人員,車輛信息的配置,車輛管理員需要對所有的車輛信息進(jìn)行配置,駕駛員的維護(hù),車輛管理員需要將所有的駕駛員信息錄入系統(tǒng),車輛信息的維護(hù),車輛管理員需要將所有的車輛信息錄入系統(tǒng),5.3、物品