實驗項目09會計檔案的裝訂與保管.ppt

1、實驗項目十,會計檔案的裝訂與保管,會計學專業(yè)綜合實驗課,2,主要內(nèi)容,一、會計檔案的裝訂 二、會計檔案的保管,退出,會計學專業(yè)綜合實驗課,3,一、會計檔案的裝訂,裝訂機的使用 憑證的整理裝訂 會計賬簿的整理裝訂,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,4,裝訂機的使用,A02型憑證裝訂機的構造 憑證裝訂機的使用方法 常見故障處理,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,5,裝訂機的構造,A02型憑證裝訂機由22個機件構成：(1)機頭；(2)手柄彈簧；(3)手柄；(4)主軸；(5)線球盒；(6)夾頭；(7)鋼針；(8)緊手輪；(9)壓手輪；(10)壓腳；(11)靠架；(12)底盆；(13)工具盒；(14)切紙刀；(15

2、)夾線板；(16)引線臂；(17)軟軸；(18)彈簧；(19)裝訂線；(20)球線合架；(21)后孔；(22)線引。如圖1所示。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,6,圖1：裝訂機,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,7,圖1：裝訂機,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,8,裝訂機的使用方法,先將線球盒（5）裝上球臺架（20）。 帶線法：將裝訂線從球盒中抽出穿過底座后孔，經(jīng)過夾線板（15），由下而上穿過引線臂小孔（16），再由底孔抽出線頭。按照被裝訂件需要長度留出線頭向左拉直，按定位線方向放好。 將鋼針裝入夾頭（6），鋼針鉤槽朝正機身夾緊，進行試機帶線；一邊試機一邊調(diào)整夾線板（15）螺母壓力，使帶線達到鉤線引線靈活

3、自如為止。,會計學專業(yè)綜合實驗課,9,將整理好的裝訂憑證夾入壓腳（10）下面，轉動右邊壓手輪（9）壓緊，再轉緊左邊緊手輪（8）固定好，稍拉緊訂線兩頭，繼續(xù)操作手柄（3）將鋼針緩緩穿透裝訂資料聽到“喀”響聲時，下穿已掛上釣槽。退出鋼針，下線就自動帶上，然后將線頭穿過線孔（22）拉緊后線，就完成一次穿孔帶線，孔距和孔數(shù)隨意選擇，裝訂寬度不受限制。 沖孔法：在底孔蓋上墊片，將沖頭裝壓夾頭上（6）。再將被沖穿物件放在壓腳下面壓緊。操作手柄（3）就能沖出光潔的圓孔。再用螺絲或鐵皮賬夾裝訂成冊即成。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,10,圖1：裝訂機,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,11,圖1：裝訂機,返回,會計

4、學專業(yè)綜合實驗課,12,裝訂機常見故障處理,主軸卡死：調(diào)整商標內(nèi)的主軸緊定螺絲。 鋼針偏料：檢查裝訂件是否整齊，鋼針是否彎損，夾頭將鋼針是否夾正。 手柄不回位：加緊手柄彈簧（2）強度或加主軸（4）潤滑油。 線帶不上：調(diào)整鋼針鉤糟方向。 斷線：檢查線源或調(diào)松壓線板（15）彈簧壓力。 引線臂失靈：調(diào)整引線臂上的軟軸絲或彈簧拉力。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,13,憑證的整理裝訂,憑證裝訂就是將一札一札的會計憑證裝訂成冊，以方便保管和使用。裝訂之前，要設計一下，看一個月的記賬憑證究竟訂成幾冊為好(一冊厚度在1.5cm左右）。每冊的厚薄應基本保持相同，不能把幾張一份的記賬憑證拆開裝訂在兩冊之中，要做到

5、既美觀大方又便于翻閱。 會計憑證裝訂之前，還要再次檢查一遍所附原始憑證是否都經(jīng)過加工折疊、整理。凡超過記賬憑證寬度和長度的原始憑證，都要整齊的折疊進去。要尤其注意裝訂線眼處的折疊方法，避免裝訂以后再也翻不開了。,會計學專業(yè)綜合實驗課,14,全部會計憑證都要加具封面，如圖2。封面應用較為結實耐磨耐拉扯的牛皮紙為宜。 封面內(nèi)容: 1、本單位的名稱和會計憑證的名稱，比如“廣東立竣機床股份有限公司記賬憑證”或“廣東立竣機床股份有限公司收款憑證”等。 2、憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的年月份，憑證的起止號碼，本札憑證為幾分之幾冊或本月共幾冊，本冊為第幾冊。 3、在記賬憑證封面上加蓋單位負責人、財務負責人和裝

6、訂人的印章，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,15,憑證裝訂常用方法 1、包角法 2、包邊法,會計學專業(yè)綜合實驗課,16,圖2：憑證封面,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,17,會計賬簿的整理裝訂,會計賬簿同會計憑證和會計報表一樣，都屬于會計檔案，是重要的經(jīng)濟檔案，各單位必須按規(guī)定妥善保管，確保其安全和完整，并充分加以利用。 會計賬簿的裝訂整理 在年度終了更換新賬簿后，應將使用過的各種賬簿(跨年度使用的賬簿除外)按時裝訂整理立卷。 裝訂前，首先要按賬戶目錄核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)； 然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序

7、排列的賬頁、裝訂封底的順序裝訂。,會計學專業(yè)綜合實驗課,18,對活頁賬，要保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁并撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面和封底，裝訂成冊。 多欄式、三欄式、數(shù)量金額式等活頁賬簿不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。 裝訂好后，應在封面上填明賬目的種類，編好卷號，并由會計主管人員和裝訂人簽章。 裝訂后會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全，平整，并注明所屬年度和賬簿名稱及編號，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。 會計賬簿要按保管期限分別編制卷號。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,19,二、會計檔案的保管,會計檔案的概念 會計檔案的內(nèi)

8、容 會計檔案的歸檔和保管 會計檔案的查閱和復制 會計檔案的保管期限 會計檔案的銷毀,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,20,會計檔案的概念,會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。 會計檔案對于總結經(jīng)濟工作，指導各單位的經(jīng)營管理或事業(yè)管理，查驗經(jīng)濟財務問題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟發(fā)展的方針、戰(zhàn)略等都具有重要作用。因此各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，管理好會計檔案。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,21,會計檔案的內(nèi)容,會計檔案具體包括以下四大類： 會計憑證類，包括原始憑證、記賬

9、憑證、匯總憑證和其他會計憑證。 會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會計賬簿。 財務會計報告類，包括月度、季度、年度財務會計報告和其他財務會計報告。 其他會計資料類，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,22,會計檔案的歸檔和保管,根據(jù)財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的會計檔案管理辦法，各單位對會計檔案的歸檔和保管應做到以下幾個方面： 每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。 當年形成的會計檔案，在

10、會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管1年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。,會計學專業(yè)綜合實驗課,23,移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。 對會計檔案應當科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,24,會計檔案的查閱和復制,各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度。 各單位保存的會計檔案不得借出。

11、如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。 查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,25,會計檔案的保管期限,會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。 各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 會計檔案管理辦法規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預算單位等會計檔案的具體保管期限。,返回,會計學專業(yè)綜合實驗課,26,會計學專業(yè)綜

12、合實驗課,27,會計學專業(yè)綜合實驗課,28,會計檔案的銷毀,會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案機構提出銷毀意見，會同會計機構共同鑒定和審查，編制會計檔案銷毀清冊。 會計檔案銷毀清冊是銷毀會計檔案的記錄和報批文件，一般應包括：會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀日期等內(nèi)容。 單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。,會計學專業(yè)綜合實驗課,29,對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證以及涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案機構保管到未了事項完結為止。 單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。,會計學專