醫(yī)院采購工作流程

1、采購工作流程為了規(guī)范醫(yī)院采購工作流程，更好地保障臨床科室的需要和醫(yī)院日常工作的順利開展，使采購工作更科學、流程更規(guī)范、效率更高效、質量更優(yōu)質、成本更低廉，特制定本流程：一、采購分類采購工作分為物資采購和固定資產采購。1、物資包括：辦公用品、衛(wèi)生被服、藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、衛(wèi)生材料等。具體分類如下：辦公用品包括：行政辦公用品（如：筆、紙、計算器及時電腦耗材等）、網絡設備（如：電腦配件、打印機消耗材等網絡辦公耗材等）和醫(yī)用表格（如處方單、化驗單、檢查單等）；衛(wèi)生被服包括：員工制式服裝（如：醫(yī)生服、技師服、護士服、導醫(yī)服等）和病床用品（衛(wèi)生床單、衛(wèi)生被、病號服 ）；藥品包括：西藥（包括針劑、片劑

2、、大液體和中成藥）和中藥（指中草藥）；醫(yī)療器械包括：醫(yī)生用的醫(yī)用工具（如：手術刀柄和刀片、體溫計、血壓計等）和治療器械（如：超聲霧化器等）；醫(yī)用耗材包括：化驗試劑、CT膠片和植入人體內的并單獨計費耗材（如：T型節(jié)育器等）；衛(wèi)生材料是指需要消毒滅菌的一次性耗材（如：一次性棉球、一次性輸液器、各類手術包）。2、固定資產包括：醫(yī)療設備、辦公家具、一般設備、運輸設備等。具體分類如下：醫(yī)療設備分為大型醫(yī)療設備(指單件價值或批量在50萬元（含）以上的醫(yī)療設備，如CT機、胃腸鏡、彩超等）、中型醫(yī)療設備（單件價值在2萬元以上且單件在5萬元以內的或者批量總價值10萬元以上且批量總價值50萬元以內的固定資產）、小

3、型醫(yī)療設備（單件價值在2萬元以內的或批量總價值5萬元以內的固定資產，如心電圖機、監(jiān)護儀等）；辦公家具是指辦公使用的各種家具（如：辦公桌、辦公椅、文件柜等）；一般設備是指不直接用于臨床服務的各種通用設備（如：電腦、打印機、顯示器、空調、電視、網絡專業(yè)設備等；運輸設備是指各類汽車等運輸工具（如：小轎車、救護車、體檢車等）。二、各部門職責采購流程涉及主管部門、財務部門、采購部門和倉儲部門。1、主管部門負責固定資產和物資采購的申請審核、固定資產和庫存物資的質量(有權確定采購物資的生產廠家，但不能指定供應商)、固定資產的調配和庫存物資出庫的審批。固定資產、辦公用品、衛(wèi)生被服的主管部門是行政人事部；醫(yī)療器

4、械、醫(yī)用耗材的主管部門是設備科；衛(wèi)生材料的主管部門是護理部、藥品的主管部門是藥劑科。2、財務部門負責固定資產和庫存物資采購的申請審核、庫存物資的出入庫的匯總審核、固定資產和庫存物資的總賬、固定資產和庫存物資的報銷審核，庫存物資的監(jiān)督和定期監(jiān)盤。3、采購部門負責固定資產和庫存物資的采購，固定資產和庫存物資驗收時的質量保證，審查醫(yī)療設備、醫(yī)療器械、藥品和衛(wèi)生材料的“三證”，其中醫(yī)療設備的“三證”由設備科負責建立檔案并保管，醫(yī)療器械、藥品和衛(wèi)生材料的“三證”由倉庫集中保管。4、倉儲部門負責庫存物資的入庫登記，日常庫房管理，按照審批的出庫單進行出庫發(fā)放，月末匯總上報入庫和出庫匯總表。辦公家具、一般設備

5、、運輸設備、辦公用品、衛(wèi)生被服的倉儲部門是行政人事科；醫(yī)療設備、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、衛(wèi)生材料的倉儲部門是藥劑科耗材庫；藥品的倉儲部門是藥劑科藥庫。三、物資采購請購1、常規(guī)物資由倉儲部門庫房管理員根據(jù)現(xiàn)在庫存數(shù)量和消耗情況提出采購申請，由主管部門審批，常用物資的庫存量不得超過半個月，不常用物資和采購時間較長的物資庫存量不得超過1個月為原則，保證物資周轉率年度達到10次以上。物資采購目錄以外的物資由使用部門（科室）提出申請，主管部門審核，院長審批，物資采購目錄以外的物資申請數(shù)量一般不得超過預計使用1個月的數(shù)量，經使用3個月能夠正常使用后，納入物資采購目錄管理。經使用3個月不能夠正常使用的，不得納入

6、物資采購目錄管理管理。2、物資采購申請批準后統(tǒng)一交到倉儲部門，由倉儲部門庫房管理員根據(jù)批準的物資采購申請編制物資請購單，物資請購單應完整填寫物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等基本信息，需要專門說明物資生產廠商的，應在備注欄中注明物資生產廠商。物資采購申請部門不得提出指定物資供應商的要求。3、物資請購單由庫房管理員編制，同時將電子檔上傳財務科和主管部門進行預審，預審完成后，報主管部門審核并簽字、報財務部門審核并簽字，物資請購一般每周一次，原則上每周二下午由庫房管理員將批準后的物資請購單報采購部，并上傳電子檔一份。采購1、每年年初，各醫(yī)院編制全年物資采購預算，編制價格以上年度實際采購最低價為基礎。2、采

7、購部應根據(jù)醫(yī)院年度物資需求情況選好供應商，采購部應當對供應商的資質、物資質量、配送及時性、供應商的信譽等情況進行科學評估，確定信譽好、質量高、價格低、供應及時的供應商作為公司的物資供應商。對首次納入公司的物資供應商應當要求物資供應商提供相應的資質證明材料留醫(yī)院倉儲部門備案，采購部留資質證明的電子檔（所有供應商的資質證明材料均應在醫(yī)院倉儲部門備案，隨時供醫(yī)院和政府相關部門調閱）。3、年初應由公司組織一次集中招標采購會，由各供應商報價，公司確定全年物資的招標采購價格和確定物資采購目錄，物資采購目錄內的物資為常用物資。公司確定物資采購目錄后，應及時將物資采購目錄和招標采購價格以電子文檔的方式下發(fā)各醫(yī)

8、院財務部門，物資采購目錄和準予公開的采購價格以電子文件的方式下發(fā)各醫(yī)院主管部門，同時送公司財務部備案。4、物資采購目錄以內的物資和物資采購目錄以外的藥品、醫(yī)療器械和衛(wèi)生材料均由公司采購部統(tǒng)一采購，物資采購目錄以外的物資和零星物資（單件價值在200元以內且批量價值在500元以內的物資）由醫(yī)院自行采購。5、采購人員收到物資請購單后，根據(jù)年度物資采購確定的供應商進行物資采購。6、采購人員要嚴把物資質量關，特別是對有效期不足6個月的藥品、衛(wèi)生材料禁止采購。7、物資請購單送達采購部后，常用物資一般應于一周內由供應商送達醫(yī)院倉庫；如因不可抗力及市場緊張因素導致在一周內采購不到的特殊物資，采購部應于物資請購

9、單送達3天內反饋到請購部門，原則上物資采購的最長時限為15天。物資供應商不能送達醫(yī)院倉庫的，由采購部提貨并送達醫(yī)院倉庫。驗收1、物資到達倉庫時，由最先接收物資的人員通知采購員和主管部門指定的物資驗收人員依據(jù)物資請購單對所采購的物資進行驗收。2、驗收人員在驗收時主要負責物資的質量問題，即：物資的生產日期、到期日期、物資的名稱、規(guī)格、廠商、包裝等質量問題，對物資經驗收與訂購單不符的物資或質量不符合國家要求的物資，驗收人員有權拒絕入庫。3、庫房管理員在驗收時主要負責物資的數(shù)量問題，即：物資的數(shù)量是否正確，對超過采購申請數(shù)量的物資，庫房管理人員有權拒絕入庫。4、對不符合國家要求、醫(yī)院采購要求和超過申購

10、數(shù)量的物資，由采購人員負責退貨處理。5、經驗收合格的物資，應及時辦理入庫，并打印物資入庫單一式三聯(lián)，物資入庫單作為物資驗收合格憑證，應當由驗收人員、采購人員和庫房管理員共同簽字確認，與供應商的送貨單一并作為付款或應付款項的依據(jù)，入庫單第一聯(lián)由庫房留存，作為物資入庫的依據(jù)，第二聯(lián)交由采購人員作為報銷結算的依據(jù)，第三聯(lián)由庫房管理員根據(jù)供貨商分類整理后，于次月3日報財務科作為應付賬款入賬。付款1、行政后勤物資一般采取貨到付款或月底結算；醫(yī)療物資采取先采購，延后兩個月付款的方式。2、月底終了，采購部應收集各供應商的供應商對賬單，各家供應商的供應商對賬單應按月編制，在對賬單上應標明期初余額、本期購買金額

11、、本期付款金額和期末余額，供應商對賬單（或傳真件）須經采購部簽字確認后應于每月5日前送到醫(yī)院財務科，財務科應核對每家供應商的對賬單，對賬單核實有誤的，采購部、倉儲部門應當協(xié)助查實，確保做到賬賬相符、賬實相符。3、原則上，下月的物資付款總額應當與上月的物資采購總額相當，醫(yī)院因資金緊張不能確保物資付款計劃的，應于每月10日前根據(jù)月份資金使用計劃及時通知采購部物資付款額度，便于采購部編制物資付款計劃；采購部因物資采購困難或供應商回款需要增加物資付款計劃的，應于每月10日前根據(jù)物資付款計劃及時商醫(yī)院財務部門物資付款需要，財務部門在資金能夠保障的情況下，應適當增加物資付款額度。4、每月15日前由采購部編

12、制當月物資付款計劃表，醫(yī)院財務部門審核后，報醫(yī)院院長審批后復印一式兩份，原件送財務部門，復印件由采購部留存，同時采購部將付款計劃表電子檔傳財務部門一份。5、采購部根據(jù)審核批準后的物資付款計劃填制物資付款報銷單，物資付款報銷單應同時附物資采購發(fā)票和物資入庫單，并于每月20日前報財務部門審核，經審核符合要求的付款報銷單，財務部門集中于每月下旬支付，財務部門支付相應款項后，出納及時在采購共享資料文件夾更新付款進度供采購部了解付款情況。6、市場緊缺醫(yī)療物資或特需醫(yī)療物資需要預付款或現(xiàn)付款的，應事先報經醫(yī)院院長批準，財務部門憑批準報告予以預付款或現(xiàn)付款。質量反饋1、使用部門（科室）隨時將使用過程中發(fā)現(xiàn)的

13、物資質量等問題以物資使用部門反饋問題處置單的形式報物資主管部門，由物資主管部門將問題集中反饋到采購部門，采購部收到反饋問題處置單后，應及時與供應商聯(lián)系，以解決物資質量等問題，不能予以解決的，應予以退貨，確保物資質量和醫(yī)療安全。2、年度終了，采購部應當對公司所有物資供應商進行一次評估，加強供應商管理，對供應物資質量差、價格高、供應不及時、信譽不好的供應商予以清理，并吸收一些更適合的供應商作為公司的物資供應商。四、固定資產采購請購1、專用固定資產（專用固定資產是指僅本部門或本學科人需要使用的且其他部門或學科涉及不到的固定資產）由使用部門（科室）申請，報主管部門審核，院長審批；通用固定資產（通用固定

14、資產是指醫(yī)院有至少兩個部門或學科同時需要使用的固定資產）由主管部門根據(jù)部門（科室）需要提出申請，院長審批；戰(zhàn)略性固定資產（戰(zhàn)略性固定資產是指因公司或醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展而需要購置的固定資產）由主管部門根據(jù)公司或醫(yī)院工作安排提出申請，院長審批。2、單件價值在5萬元以上的或批量總價值10萬元以上的醫(yī)療設備應當經過相關部門（醫(yī)務科技術支持進行論證，主管部門對市場需求進行論證，財務部門對經濟效益進行論證）論證；單件價值在50萬元以上醫(yī)療設備，應當作為大型醫(yī)療設備管理，除需要相關部門（醫(yī)務科技術支持進行論證，主管部門對市場需求進行論證，財務部門對經濟效益進行論證）論證外，還需要報公司相關部門（專家委員會進行技

15、術支持復核、經營部進行市場需求復核、財務部對經濟效益進行復核）復核。3、小型固定資產（單件價值在2萬元以內的或批量總價值5萬元以內的固定資產）由主管部門填制固定資產請購單，院長審批；中型固定資產（單件價值在2萬元以上且單件在5萬元以內的或者批量總價值10萬元以上且批量總價值50萬元以內的固定資產），由主管部門填制固定資產請購單，相關部門論證，院長審核，董事長審批；大型固定資產（單件價值或批量總價值在50萬元以上固定資產）由主管部門填制固定資產請購單，相關部門論證，公司相關部門復核，院長審核，董事長審批。固定資產請購單應完整填寫固定資產名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等基本信息，需要專門說明固定資產生產廠

16、商的，應注明固定資產生產廠商。主管部門不得指定固定資產供應商的要求。4、固定資產請購單審批完成后應復印一式三份，主管部門留存一份，報財務部門備案一份，報采購部一份，同時上報電子文檔。采購1、詢價。除小型固定資產外，其他固定資產應當在相關部門論證前，由主管部門填制固定資產詢價函，送公司采購部，由采購部對相關固定資產進行詢價。大型醫(yī)療設備除了提供相應價格外，應當由供應商提供醫(yī)療設備的相關技術參數(shù)和其他相關資料。中型固定資產詢價時，至少提供3家供應商的相關價格；大型固定資產詢價時，至少提供5家（除本地區(qū)不足5家供應商外）供應商的相關價格和技術資料。2、確定供應商。固定資產的請購經過論證、復核后，小型

17、固定資產的供應商由公司采購部確定；中型固定資產的供應商由醫(yī)院院長確定；大型固定資產的供應商由董事長確定。3、簽訂合同。小型固定資產的采購一般不需簽訂合同，由采購部填制固定資產訂購單直接采購；其他固定資產的采購均應簽訂固定資產采購合同后方可實施采購。采購合同的簽訂應當在采購部收到經批準采購的固定資產請購單后進行，合同一般由批準人或批準人授權其他人員簽訂合同。采購合同簽訂后復印三份，正式合同送醫(yī)院行政人事部集中管理，一份作為固定資產訂購單附件送固定資產請購的主管部門，一份作為固定資產首付款附件送醫(yī)院財務部門，一份由采購部留存。4、申請預付款。根據(jù)固定資產采購合同，需要預付款的，由采購部填制付款申請

18、書，同時附固定資產采購合同，按審批程序審批后交財務部門付預付款。6、訂購固定資產。由采購部根據(jù)固定資產采購合同或者固定資產訂購單，向供應商訂購固定資產，并通知供應商按質量、規(guī)格和時間等要求及時供貨。驗收1、固定資產到達醫(yī)院后，需要存放在倉庫的，由倉庫庫房管理員通知主管部門指定的固定資產驗收人員和采購人員共同依據(jù)固定資產訂購單或固定資產采購合同對所采購的固定資產進行驗收；固定資產到達醫(yī)院后，不需存放在倉庫的，應直接送到使用部門，由最先接收固定資產的人員通知主管部門指定的固定資產驗收人員和采購人員共同依據(jù)固定資產訂購單或固定資產采購合同對所采購的固定資產進行驗收。2、需要供應商委派專門人員來院安裝

19、的固定資產，應當于供應商委派專門人員來院安裝前開箱驗收；專用醫(yī)療設備需要使用部門參與驗收。3、驗收固定資產時，首先應查看裝箱清單，主管部門的驗收人員負責驗收固定資產的名稱、規(guī)格、廠商等質量是否與采購訂購單要求的一致，固定資產的質量是否符合國家質量要求；清查固定資產的所有附件是否與裝箱清單一致；清點固定資產的數(shù)據(jù)是否與采購數(shù)量一致；對驗收不合格的固定資產和數(shù)量超過訂購單的數(shù)量，驗收人員有權拒絕入庫。4、使用部門參與驗收的，應檢查固定資產是否能夠正常使用，質量是否能夠達到使用部門的要求。5、固定資產驗收合格后，主管部門的驗收人員、采購人員、使用部門的接收人員（或倉儲部門的庫房管理員）和其他參考驗收

20、的人員均應在固定資產驗收單上簽字確認并復印一式三份，一份由主管部門留存、兩份交采購部；采購部門留存一份，采購部付款結算時作為報銷結算憑證的附件。固定資產驗收合格后應交付使用部門使用，同時將固定資產的使用說明書交由使用部門保管，固定資產配件、附件和其他資料由主管部門統(tǒng)一保管并建立固定資產檔案（醫(yī)療設備和家用電器交由設備科統(tǒng)一管理，電腦及其他附屬設備交由網管人員統(tǒng)一管理，其他固定資產資料交由行政人事科統(tǒng)一管理）。6、對不符合國家要求、醫(yī)院采購要求和超過申購數(shù)量的物資，由采購人員負責退貨處理。7、經驗收合格的固定資產，應由主管部門負責到倉儲部門辦理入庫和出庫手續(xù)，并打印固定資產入庫單和出庫單一式三聯(lián)

21、，固定資產入庫單第一聯(lián)由庫房留存，作為固定資產入庫的依據(jù)，第二聯(lián)交由采購人員作為報銷結算的依據(jù)，第三聯(lián)由庫房管理員根據(jù)供貨商分類整理后，于次月3日報財務科作為應付賬款入賬；固定資產出庫單第一聯(lián)由庫房留存作為固定資產出庫的依據(jù)，第二聯(lián)交由主管部門作為使用部門領用的依據(jù)，第三聯(lián)由庫房管理員根據(jù)使用部門分類整理后，于次月3日報財務科作為固定資產增加。付款1、固定資產采購付款一般分為：貨到付款；采購人員預借貨款、貨到結算；分期付款等方式。小型固定資產一般采取貨到付款或采購人員預借款、貨到結算的方式；大、中型固定資產一般采取分期付款的方式進行。2、采取貨到付款方式時，固定資產采購回來經驗收合格后，憑固定

22、資產采購發(fā)票、固定資產驗收單和固定資產入庫單填制費用報銷單，經財務部門審核，院長或董事長審批后直接報銷。3、采取預借貨款、貨到結算方式時，由采購部采購人員根據(jù)主管部門的請購單填制借款單，附主管部門的固定資產請購單復印件，報財務部門審核，院長批準后借款。固定資產采購回來經驗收合格后，憑固定資產采購發(fā)票、固定資產驗收單和固定資產入庫單填制費用報銷單，經財務部門審核后予以消賬（將采購員借款按固定資產采購價格轉為資產），采購員未及時消賬的，將作為采購員借款處理。4、采取分期付款方式時，由采購部采購人員根據(jù)固定資產采購合同的約定需要預付款的填制付款憑證，附主管部門的固定資產請購單復印件和固定資產采購合同復印件，報財務部門審核，院長或董事長批準后予以預付款，預付款不得超過固定資產價值