會展現(xiàn)場管理

1、鄭州名仕會議會展服務(wù)有限公司會展現(xiàn)場服務(wù)與管理會展現(xiàn)場服務(wù)是會展項目具體落實的直接反映，因而十分值得主辦單位重視。同時，會展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容十分龐雜，如果處理不當，任何一件小事都有可能發(fā)展成大問題。所以，主辦方需要不斷提高服務(wù)水平，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來回報會展項目的各方參與人員。1觀眾登記和入場管理觀眾登記處的主要任務(wù)之一就是維護展覽會入口的良好秩序，確保每一位專業(yè)觀眾都能暢通、便捷地進入展覽會現(xiàn)場。為了提高工作效率，絕大多數(shù)會展組織者都偏向與把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分為兩類，即有名片和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換

2、取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再登記處辦理手續(xù)。科學的觀眾登記，不僅能保證觀眾迅速入場，還有利于會展主辦單位日后建立營銷數(shù)據(jù)庫，由此可見觀眾登記和入場管理的重要性。另外值得一提的是，一些展覽會的主辦單位還在入口處設(shè)置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們，尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預(yù)先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動安排。2參展商管理展前，主辦單位在推廣會展項目的同時對參展企業(yè)進行宣傳，在廣泛派發(fā)邀請函以及簽約的網(wǎng)站上都添加了部分參展企業(yè)的名冊；還編制了含有參展企業(yè)名冊的會展快訊，派發(fā)給專業(yè)觀眾、專業(yè)市場；又在展會的介紹網(wǎng)站上開辟了供求平臺，企業(yè)在展前、展中、展后都可以在網(wǎng)上

3、注冊，發(fā)布產(chǎn)品供應(yīng)信息和采購信息，為買賣雙方搭建平臺。展中，主辦單位為展商提供增值服務(wù)，有站家現(xiàn)場答疑會和各類研討會，幫助企業(yè)解決生產(chǎn)管理中的難題；有產(chǎn)銷對接洽談會，為買賣雙方牽線搭橋，提升買賣雙方的貿(mào)易成功率；有新技術(shù)推介會，推介新技術(shù)工參展商學習引進；除此之外，還將舉行參展知識培訓會，對參展商進行“如何讓展位更吸引人”“如何更方便撤展”“參展手續(xù)”等方面知識培訓。同時，現(xiàn)場還安排專門人員協(xié)助展商進行報到、進館等各項服務(wù)。展后，主辦單位對參展企業(yè)即使走訪，聽取意見，是下一界的增值服務(wù)做得更完美，同時進行企業(yè)展后成果的跟蹤報道，提高展會和企業(yè)的知名度。3現(xiàn)場廣告管理在一次大型會展活動中，主辦單

4、位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、會展會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，但無論采取什么樣的廣告載體，會展主辦單位都必須指定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。4安全管理會展現(xiàn)場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火災(zāi)和衛(wèi)生。為此，會展主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門主動聯(lián)系，積極爭取這些部門的支持。例如，第十界上海國際汽車工業(yè)展覽會舉辦時正值SARS肆虐時期，在這種嚴峻的形式下，主辦單位和衛(wèi)生部門精誠合作，加強入口管理和現(xiàn)場衛(wèi)生防范，終于圓滿完成了此次展覽會。5交通、物

5、流管理對現(xiàn)場物流和交通的控制是展覽活動全面控制的至關(guān)重要的部分。事實上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現(xiàn)場的交通工具、停車場及線路的規(guī)劃，如展品運輸車輛、巴士（往返與地鐵或機場與場館之間）、Taxi、停車場等。對于大型會展活動而言，現(xiàn)場交通與物流管理的負責人至少應(yīng)該掌握一份想聯(lián)系人名單、場館地圖、展品抵達場館的時間、現(xiàn)場交通規(guī)劃草圖、緊急情況應(yīng)對計劃、現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)點，包括安全和志愿者。6餐飲管理會展現(xiàn)場的餐飲服務(wù)要根據(jù)會展主辦單位和場館之間所簽訂的協(xié)議內(nèi)容而定。展覽會主辦單位在為參展商、觀眾以及所有工作人員提供現(xiàn)場餐飲服務(wù)時，一般采取以下兩種方式：（1）指定餐飲服務(wù)商。提供現(xiàn)場餐

6、飲武夫，絕大多數(shù)會展主辦單位都傾向于指定一家餐飲代理商，負責供應(yīng)展出期間的各項餐飲（包括各種快餐、自助餐、工作餐、冷熱飲料等）。當然，場館常設(shè)的餐飲服務(wù)設(shè)施也能提供一定的服務(wù)。（2）推薦場館及周遍餐飲設(shè)施。有時候，一些小型展覽會的主辦單位可能不負責現(xiàn)場餐飲（主要是午餐）問題，但事先都應(yīng)向參展商和觀眾聲明，并詳細介紹和推薦場館及周邊的餐飲設(shè)施。7證件管理為了便于會展現(xiàn)場管理，同時出于統(tǒng)計的需要，會展主辦單位一般會對展覽會實行證件管理，即擁有會展主辦單位認可的證件才能進入場館。通常來說，在依次展覽會中，主辦機構(gòu)至少要印制六種證件，分別發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機構(gòu)、承辦機構(gòu)和協(xié)辦機

7、構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和講演嘉賓）。另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。主辦機構(gòu)必須加強對展覽會證件，尤其是門票的管理，否則很容易出現(xiàn)混亂的局面，從而影響展覽會的安全和形象。還有一點需要指出，如果展覽會擬出售門票，主辦單位需事先向稅務(wù)部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。8參展商和觀眾投訴處理在會展活動舉辦過程中，不可避免地出現(xiàn)個別參展商和專業(yè)觀眾對場館現(xiàn)場管理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴的現(xiàn)象，有些則直接到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構(gòu)來處理各種投訴。9新聞管理一般來說，國

8、內(nèi)1萬平方米以上的展覽會都會在現(xiàn)場設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能即使發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)會展規(guī)模等實際情況決定。另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統(tǒng)一發(fā)布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪。所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關(guān)情況。10布展、撤展管理布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規(guī)模和主題而定。例如，大型汽車展或機械展往往需要近一個星期的時間，而消費品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需要一兩天的時間。對于主辦單位而言，布展就是對展覽會現(xiàn)場環(huán)境進行規(guī)劃，對參展商、搭建商、運輸商等

9、的有關(guān)工作進行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會正式開幕作好籌備工作。11展品運輸管理會展是一個龐大的系統(tǒng)工程，從組展到展品運輸、展臺搭建，知道撤展，任何一環(huán)脫節(jié)，會展都無法順利進行。在整個流程中，展品、宣傳資料以及展具、道具等相關(guān)設(shè)備的運輸是一項重要工作，而且專業(yè)性很強。在實際工作中，會展主辦單位往往會委托一家專業(yè)運輸公司來負責展品運輸工作。會展主辦單位申請會展批文并在海關(guān)備案時，會同時將運輸代理在海關(guān)備案。主辦單位委托哪家運輸公司，海關(guān)就受理哪家公司的報關(guān)業(yè)務(wù)。國際展覽會的參展商有海外參展商和國內(nèi)參展商之分。其中，海外參展商通常由一些國際性的運輸公司代理。12酒店、旅游服務(wù)酒店服務(wù)是會展主辦單位參展

10、商提供的基本配套服務(wù)項目。概括而言，常見的酒店服務(wù)主要有：（1）主辦單位自行安排。（2）專業(yè)代理機構(gòu)或旅游代理商代為辦理。在旅游服務(wù)上，會展主辦單位一般都會指定一家旅游公司為大會的旅游代理商。這樣，旅游公司可以利用自己的獨特優(yōu)勢，并與目的地旅游社或管理公司（DMC）合作，承攬相關(guān)旅游考察業(yè)務(wù)，協(xié)助預(yù)定酒店，協(xié)調(diào)活動中涉及的各級目的地、各部門的接待工作，保證參展商或?qū)I(yè)觀眾旅行活動的順利進行。13會展資料的采集與編寫（1）展覽資料1）印發(fā)宣傳資料。印發(fā)宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分，同時也是展臺貿(mào)易工作的組成部分，對展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會之前向目標觀眾和新聞界寄發(fā)，以及

11、展覽會期間在展臺上散發(fā)。2）參展商資料。參展商需要編印一些自己的宣傳資料?；举Y料有展臺小冊子、公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價格單等。展臺小冊子是參展商的主要資料。3）資料編印。選產(chǎn)資料具有廣告作用，為了給潛在客戶和新聞界留下良好和深刻的印象，必須注意其質(zhì)量。（2）會議材料的印刷與制作。舉行會議或展覽必須印刷一些宣傳品及會議資料，它有告知會議的信息以及會議期間提供與會者開會所需的相關(guān)資料之用，甚至也可以在會后留存建檔、參考使用。14.會展設(shè)備管理1會議所需視聽設(shè)備各種類型的會議都需要使用視聽設(shè)備，尤其是國際會議，在視聽設(shè)備方面的要求更是嚴格，對音響、麥克風、放映機、銀幕等都要有一定的質(zhì)量要求，往往需要由專業(yè)人員協(xié)助規(guī)劃。（1）放映設(shè)備。放映設(shè)備是指在會議室內(nèi)演講時所用到的輔助器材，如幻燈機、投影機等。（2）音響設(shè)備