HXZY-WI-CW08會(huì)計(jì)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、HXZY-WI-CW08會(huì)計(jì)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書會(huì)計(jì)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書 編號(hào)：HXZY-WI-CW08 版號(hào)：A/0 共4 頁 生效日期：xx-09-16 總辦 分發(fā)范圍 分 發(fā) 號(hào) A（1-4） 總部各部門 分發(fā)范圍 分 發(fā) 號(hào) B（1-7） 各子公司 分發(fā)范圍 分 發(fā) 號(hào) C（1-5） 董事長 A1 人力行政部 B1 信山置業(yè) C1 總經(jīng)理 A2 財(cái)務(wù)管理部 B2 濱海置業(yè) C2 常務(wù)副總經(jīng)理 A3 風(fēng)控審計(jì)部 B3 長春恒興 C3 副總經(jīng)理 A4 成本管理部 B4 龍巖公司 C4 項(xiàng)目拓展部 B5 安溪公司 C5 技術(shù)服務(wù)部 B6 酒店管理部 B7 文 件 更 改 記 錄 版次號(hào) 修改頁碼

2、 修改后頁數(shù) 更 改 內(nèi) 容 提 要 日 期 A/0 新版xx-09-16 編寫 熊根云 審核 李扁清 批準(zhǔn) 張敏 日期xx-09-16 日期xx-09-16 受 控 章 日期xx-09-161 目的 為加強(qiáng)置業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)中華人民共和國會(huì)計(jì)法、中華人民共和國檔案法和財(cái)政部會(huì)計(jì)檔案管理辦法制定本規(guī)定。2 范圍 本規(guī)定適用于恒興置業(yè)總部及各控股子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。3 定義 會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。4 職責(zé)4、1 財(cái)務(wù)人員應(yīng)該應(yīng)嚴(yán)格遵照本作業(yè)指導(dǎo)書做好會(huì)計(jì)檔案管理。5 內(nèi)容5、1 會(huì)計(jì)檔案分類5、1、1 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。5、

3、1、2 會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。5、1、3 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及財(cái)務(wù)分析報(bào)告，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。5、1、4 稅務(wù)資料類：稅審報(bào)告、納稅申報(bào)表、月份繳稅情況表、稅收優(yōu)惠及退稅表等。5、1、5 經(jīng)濟(jì)合同類：各類采購合同、工程施工合同、設(shè)計(jì)合同等。5、1、6 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。5、2 會(huì)計(jì)檔案日常管理5、2、1 當(dāng)月工作結(jié)束后，須及時(shí)將記賬憑證裝訂成冊，月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印月度會(huì)計(jì)報(bào)表，并連同報(bào)表附注及

4、文字說明等整理歸檔。5、2、2 年終決算后，須將會(huì)計(jì)賬簿及時(shí)打印裝訂成冊，將年度財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)歸檔。5、2、3 每月結(jié)賬后須將會(huì)計(jì)電子賬套進(jìn)行備份；每年應(yīng)定期每季度將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點(diǎn)。5、3 會(huì)計(jì)檔案的裝訂5、3、1 會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：5、3、1、1 分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全。5、3、1、2 按憑證匯總?cè)掌诨驊{證號(hào)歸集確定裝訂成冊的本數(shù)。5、3、1、3 摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對(duì)大的賬頁或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。5、3、1、4 整理和檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排

5、列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。5、3、1、5 要檢查附件是否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全。5、3、1、6 記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章或簽字是否齊全。5、3、2 會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；裝訂憑證厚度一般1、5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。5、3、3 會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：每本封面上填寫好單位名稱、憑證年月份、起止號(hào)碼、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章。5、3、4 會(huì)計(jì)賬簿的裝訂：5、3、4、1 年末結(jié)賬后，打印出紙質(zhì)賬簿，在賬本的封面上填寫好賬目的種類，賬簿年份，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人

6、（經(jīng)辦人）簽章。5、3、4、2 會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、調(diào)頁、加空白紙的現(xiàn)象。5、3、5 會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂：會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失，會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺的裝訂。5、4 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷5、4、1 各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，按照歸檔要求，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。5、4、2 會(huì)計(jì)年度終了后，在5月31之前完成上年會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、管理要求。5、4、3 分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：詳見本指導(dǎo)書5、1

7、會(huì)計(jì)檔案的分類。5、4、4 管理要求統(tǒng)一：建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)資料裝訂成冊，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。5、5 會(huì)計(jì)檔案的移交5、5、1 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。5、5、2 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。5、5、3 財(cái)務(wù)部門在會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案

8、部門時(shí)，應(yīng)開列清冊，填寫交接清單；交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。5、6 會(huì)計(jì)檔案的保管5、6、1 會(huì)計(jì)檔案的保管要求5、6、1、1 會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材。5、6、1、2 會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕。5、6、1、3 設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密。5、6、1、4 會(huì)計(jì)檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。5、6、2 會(huì)計(jì)檔案的借閱5、6、2、1 內(nèi)部各部門需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸放原處；需要查閱入庫檔案室必須持財(cái)務(wù)

9、負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)證明，方能由檔案管理人員接待查閱。5、6、2、2 外部人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，持單位正式介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)，公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，方能由檔案管理人員接待查閱；借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，詳細(xì)登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期等情況登記清楚。5、6、2、3 會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。5、6、2、4 各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度和會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿，詳細(xì)記載有關(guān)內(nèi)容。5、6、3 會(huì)計(jì)檔案的保管期限5、6、3、1 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體見QR-WI-C