時間管理TM.ppt

1、時間管理,認識時間障礙 分析如何運用時間 掌握各種有效控制時間的工具 訂出行動方案,課程目標(biāo),時間管理的錯誤觀念,時間管理只是常識只要我把工作做好， 我的時間管理應(yīng)該還不錯 我在壓力下表現(xiàn)較好， 時間管理會令我失去我的優(yōu)勢 我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？,這個課程帶給大家最重要的訊息是.,不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休,明白自己問題所在, 你們需要作出怎樣的決定, 及 你可以做些什么和要做些什麼,認識時間障礙,什么是時間殺手?,時間殺手的分類,時間殺手的分類,人最容易掉進的時間陷阱,工作欠目標(biāo)， 優(yōu)先次序不明確 危機管理能力薄弱 多項工作須同時進行 自我組織問

2、題 外界騷擾 無力拒絕要求 不能有效授權(quán) 拖延工作 會議,要懂得管理自己，首先要認識自己,要管理好自己嗎?,拋棄惡習(xí), 引進新的工作方式和生活習(xí)慣 訂立目標(biāo) 妥善計劃 分配時間 權(quán)衡輕重 權(quán)力下放 自我約束 持之以恒,訂立計劃,訂立計劃以掌握時間,運用企劃的概念- 擬定計劃 訂好長期目標(biāo), 以及的短期目標(biāo) 根據(jù)目標(biāo)的輕重, 安排優(yōu)先次序 搞清楚個人活力周期表, 再根據(jù)最有效 的工作時間, 勾勒出“ 理想工作時間表” 以目標(biāo), 優(yōu)先次序, 理想工作時間表表示這三塊積木為基礎(chǔ), 想好一天的計劃, 目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈!,為什么需要目標(biāo)？,成功就等于目標(biāo)， 其他的一切都是這句話的注解。 美國潛能大師伯

3、恩崔西語,為什么需要目標(biāo)？,哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ： 27%的人沒有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長期的目標(biāo),為什么需要目標(biāo)？,25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ： 27%的人沒有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長期的目標(biāo),為什么需要目標(biāo)？,社會的最底層，抱怨整個世界,社社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作,成為各行業(yè)的專業(yè)人士,成為社會各界的頂尖人士,長期目標(biāo):,個人目標(biāo)- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營養(yǎng)等的目標(biāo)? 事業(yè)目標(biāo),長期的目標(biāo)應(yīng)該是 可以鼓勵自己和推動自己!,短期目標(biāo),項目計劃( 例如

4、推行 新系統(tǒng)) 日常運作計劃 ( 編寫每月生產(chǎn)報告) 每周的行事安排 每日的需要完成的工作 短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實的!,“ 剝洋蔥法” “多叉樹法”,分 解 目 標(biāo),Specific - 明確的 Measurable - 可以量度的 Achievable - 可以達成的 Realistic - 實際可行的 Time Bound - 有時間性的,計劃目標(biāo),命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 沒 有 目 標(biāo),浩 君 的 故 事,一、明 確 的 目 標(biāo)二、工 作 排 列 優(yōu) 先 次 序,你是怎樣編排時間計劃？,一、年度計劃甘特圖二、周計劃執(zhí)行事項清單史蒂芬 柯維博士“與時間有約”,TO DO LI

5、ST - 執(zhí)行事項清單,TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單,每天做 每天同一時間做 將優(yōu)先次序?qū)懴?由最重要的事情寫下,區(qū)分優(yōu)先工作,最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,- 哲學(xué)家 施格蘭,理想的工作時間表,1/ 要有正面的工作態(tài)度 2/ 留意自己的表現(xiàn)曲線 3/ 預(yù)留自己安靜的時間 4./利用工作日志,請記著 : 巴雷德“80/20”定理,看看你的工作日志, 然后問自己:,幾點開始目標(biāo)? 能不能早點開始? 有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標(biāo)的

6、事情?, 能不能早點開始? 你完全不受干擾的最長時段有多久? ( 不要把午飯也放進去) 你最有效率和最沒有效率是什么時候? 你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度? 你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎? 你在適當(dāng)?shù)臅r間做適當(dāng)?shù)氖聠? 你在怎么處理不應(yīng)該做的事? 可不可以授權(quán)? 手邊的工作要如何做得更有成效, 更為簡化, 并減少細節(jié)? 你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱?,以行動配合計劃,將目標(biāo)寫下來- 是什么目標(biāo)? 要達致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序 時間估計 每項的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預(yù)留時間給不可估計的突發(fā)事情 時

7、間表 甚么時候處理甚么事項？,立 即 行 動 !,1/改 變 你 的 習(xí) 慣 行為科學(xué)研究表明：一個人一天的行為只有5是屬于非習(xí)慣性的，而95的行為都是習(xí)慣性的。,江山易改，本性難移 !,羅曼羅蘭名言：性情即命運 !,立 即 行 動 !,2/ 修 正 你 的 態(tài) 度 時光對有些人像張滿的風(fēng)帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。,怎樣可以增加你的生產(chǎn)力?,1. 你的辦公桌,你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作環(huán)境,將所有可以吸引你視線的東西全挪開 將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.) 將你要用的器材放在容易找到

8、的地方 把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方,將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔,改善工作環(huán)境,2. 歸檔,所有的文件和書信應(yīng)只分成三類: 馬上處理 只作參考 歸檔,歸檔系統(tǒng),一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個星期完成的工作 - FILE 一些你需要歸檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS,3. 如何處理電話/ 電郵,如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴(yán)重性, 以確保對方回電 打電話之前, 要把事情重點

9、寫下來 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細解釋的時間 備有有關(guān)文件 自設(shè)時限,4. 處理會議,每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應(yīng)派發(fā)議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個時限, 以方便各人安排工作,5. 授權(quán),授權(quán)的定義和原因 委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān) 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器 委派授權(quán)可以增強一個經(jīng)理的聰明才智,授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ?,把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個給下屬發(fā)展的機

10、會 它不是用來懲罰下級 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情,授權(quán)的形態(tài),主要可以分成兩種形態(tài)： 下達指令 充分信任,委派授權(quán)技巧,預(yù)期的成果 解釋所分配工作的重要性 訂出需要的結(jié)果 詢問下屬的意見及疑問,應(yīng)守的規(guī)則 訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定 達到完成工作限期的共識 訂出跟進時間表 肯定成就, 提高士氣,如何介定哪些工作委派?,你必須自己做,你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你,你可以做, 但如果其他人有機會也可以做,其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時你可以幫他,其他人必須做,委派授權(quán)技巧,解釋所分配工作的重要性 訂出需要的結(jié)果 訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定 達到完成工作限期的共識 詢問下屬的意見及疑問 訂出跟進

11、時間表 肯定成就, 提高士氣,6. 要懂得說不,說不應(yīng)該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議,7. 處理拖延心態(tài),為什么我們會拖延? 不知道如何或從何入手 不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個人情緒及健康問題 缺乏獎勵 沒有迫切性 找借口 過分憂慮 忙碌過后,改善拖延方法,問題 文件洗牌 著手工作時間,行動 每次只處理一項工作 - 即時去做 - 交付下屬去做 - 把工作分成若干部分 - 訂出工作時間,改善拖延方法,建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到” 設(shè)立目標(biāo) 找出與自己相關(guān)的地方- 對自己的好處 儲蓄時間全力再戰(zhàn) 自我獎勵 設(shè)立完工期限 時刻提醒自己事情的重要性 有充分的準(zhǔn)備, 才會把事情做好 時間就是金錢,我們可以怎樣贏得每一分秒?,利用交通時間 與運動同行 避開繁忙時間 車上觀察構(gòu)思 車上看書,出差外游 收集情報 計劃構(gòu)想 寓工作于娛樂,總結(jié),希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 訂立目標(biāo), 策略, 行動去應(yīng)付每一個挑戰(zhàn) 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘 在不能完全自己控制的情況下, 把負面的影響減到最低,在新的天地里,