工作計劃——高效工作的秘訣

1、.明確計劃的重要性 制定有效的工作計劃越來越多的科學(xué)管理已經(jīng)滲入到人們的生活當(dāng)中，低效的工作也不例外，制定有效的工作計劃對各項工作的推進(jìn)將起到至關(guān)重要的作用。計劃作為管理的四大職能中的首要職能。計劃工作，是指根據(jù)對組織外部環(huán)境與內(nèi)部條件的分析，提出在未來一定時期內(nèi)要達(dá)到的組織目標(biāo)以及實現(xiàn)目標(biāo)的方案途徑。工作計劃的制定與執(zhí)行的好壞，往往可以決定一項工作項目的成功和失敗，乃至決定整個企業(yè)的興衰存亡，因而工作計劃的重要性就不言而喻了，主要可以從以下幾方面理解：一、制定計劃 提高工作效率在公司中往往會有這么難兩種人，第一種是沒有計劃混日子的人，主要表現(xiàn)特征是“等事做”，等待上級安排工作，等待下屬請示工

2、作，這種“消極式”的工作雖然也能把自己的工作完成，但其實并沒有將資源完全利用。另一種人是有自己計劃也按著計劃做事的人，主要表現(xiàn)特征是“找事做”，不等領(lǐng)導(dǎo)安排，按照自己或部門的工作目標(biāo)，提前制定工作計劃，明確要做的工作。由于公司的經(jīng)營依賴于所有工作人員的工作，只有所有工作人員制定計劃，公司才能最完全的發(fā)展。這里的工作計劃就是指公司發(fā)展方向，是公司上下協(xié)調(diào)行動的綱領(lǐng)?？茖W(xué)、合理的工作計劃可以保證各部門的工作始終能有條不紊的進(jìn)行。制定工作計劃是我們積極式工作的起點。二、合理分析 化難為易 當(dāng)一個復(fù)雜的問題出現(xiàn)時，想要解決問題首先需要分析問題，同時制定工作計劃也是對事情進(jìn)行剖析的過程，如果把復(fù)雜的事情

3、進(jìn)行分工完成就可以更快的達(dá)成工作目標(biāo)。制定工作計劃則可以經(jīng)過周密的思考，尋找各項工作的推進(jìn)達(dá)成方法，對將要進(jìn)行的工作進(jìn)行步驟預(yù)測、時間預(yù)測、分工預(yù)測、資料預(yù)測，將一些“意料之外”的不可控因素轉(zhuǎn)化成“意料之中”的可控因素，制定出相應(yīng)對策和緊急預(yù)案，并在必要時對工作計劃進(jìn)行調(diào)整，變被動為主動，化不利為有利，從而減少各種變化所帶來的沖擊。三、合理安排時間 穩(wěn)定工作節(jié)奏工作計劃不單是將工作事件羅列，同時也是一次時間的合理安排，做工作計劃時可以分清“重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急”四種類型的工作。根據(jù)這種情況再分配時間，這樣就可以對每件事情做到游刃有余。此外，計劃能力也是個人水平的體現(xiàn)

4、 。個人的發(fā)展要講長遠(yuǎn)的職業(yè)規(guī)劃，對于一個不斷發(fā)展壯大的部門來說，計劃顯得尤為迫切。因為部門大了，人員多了，問題也就來了，人與人之間的溝通交流存在的很大的問題，每個人都有自己的想法，誰也不知道對方在想什么做什么。問題是必然會發(fā)生的。所以我們需要把我們的工作化無形為有形，如何做到，工作計劃就是一種很好的工具！明確了制定工作計劃的重要性，那么我們?nèi)绾沃贫üぷ饔媱澞兀恳灾苡媱潪槔?，我們在制定工作計劃是需進(jìn)行以下幾個步驟：1、對照當(dāng)月重點工作，找出工作重點做周計劃時要對照當(dāng)月計劃，不要把階段性的重點工作內(nèi)容遺漏了。 周計劃一定要與月計劃相對應(yīng)。2、對照上周工作計劃，看哪些計劃沒有完成。上周沒有完成的工

5、作計劃，寫在本周工作計劃內(nèi)。不能把沒有完成的工作丟棄了。3、梳理本周重點工作，提煉出重點工作內(nèi)容，避免寫每周都要做的常規(guī)性、重復(fù)性的日常工作。4、收集本周需要關(guān)注和重點事件的進(jìn)展和即將進(jìn)行的重點事件。部門領(lǐng)導(dǎo)重點關(guān)注的事件就是工作計劃。作為集團(tuán)的一個部門、一個公司，一周內(nèi)，部門主管、公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事件至少有三到五個，如果工作計劃只有兩三條，證明部門領(lǐng)導(dǎo)這一周內(nèi)沒有重點關(guān)注的對象。因此，從上面的例子我們可以看出，要做有效的工作計劃首先就是要把握工作計劃的內(nèi)容。我們都有這樣的體會，在行動前如果我們有一個周密的行動計劃，對要去做什么和如何去做都能了然于胸，那么我們就能以更大的信心和把握投入到行動中去

6、，這樣行動的成功率就會大大提高。要提高公司的執(zhí)行力和工作效率，就必須做好工作計劃，并準(zhǔn)確定位工作計劃的內(nèi)容，工作計劃的內(nèi)容可用“5w1h”來概括：（1） 做什么？（what to do it?）即明確所要進(jìn)行的工作活動的內(nèi)容及其要求。只有做好前期準(zhǔn)備，明確工作目標(biāo)，才可以在工作投入過程中不浪費不必要的時間和精力，從而提高工作效率。（2） 為什么做（why to do it?）即明確工作計劃的原因和目的，并論證其可行性，只有把“要我做”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙觥?，才能變被動為主動，才能充分發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性，為實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)而努力。（3） 何時做？（when to do it ?）即規(guī)定工作計劃中各項

7、任務(wù)的開始和完成時間，也就是所謂的工作進(jìn)度的管控，以便進(jìn)行有效的控制和對能力及資源進(jìn)行平衡、評估。（4） 何地做？（where to do it?）即規(guī)定工作計劃的實施地點和場所，了解工作計劃實施的環(huán)境條件和限制，以便更合理的安排工作計劃實施的空間。（5） 誰去做？（who to do it?）即規(guī)定有哪些部門和人員去組織實施工作計劃。例如：一個物業(yè)服務(wù)項目的承接，從前期物業(yè)服務(wù)項目策劃到后期接管，這項工作可粗略地劃分為如下幾個階段：前期物業(yè)服務(wù)項目策劃、投標(biāo)文件制作、前期物業(yè)服務(wù)介入等階段，在工作計劃中要明確規(guī)定每個階段的責(zé)任部門和協(xié)助配合部門、責(zé)任人和協(xié)作人，還要規(guī)定由何部門和哪些人員參加

8、鑒定和審核等。（6） 如何做？（how to do it ?）即規(guī)定工作計劃的措施、流程以及相應(yīng)的政策支持來對公司資源進(jìn)行合理調(diào)配，對員工能力進(jìn)行平衡，對各種派生計劃進(jìn)行綜合平衡等。工作計劃不是寫出來的，而是做出來的。計劃的內(nèi)容遠(yuǎn)比形式來的重要。我們拒絕華麗的詞藻，歡迎實實在在的內(nèi)容。簡單、清楚、可操作是工作計劃要達(dá)到的基本要求。此外，一個完整的工作計劃還應(yīng)該包括各項控制標(biāo)準(zhǔn)即考核指標(biāo)等內(nèi)容，要使計劃執(zhí)行的部門和人員知道，做成怎么樣，達(dá)到什么水平才算是成功完成了工作計劃。工作計劃寫出來，目的就是要執(zhí)行。執(zhí)行可不是人們通常所認(rèn)為的“我的方案已經(jīng)拿出來了，執(zhí)行是執(zhí)行人員的事情。出了問題也是執(zhí)行人員

9、自身的水平問題”。執(zhí)行不力，或者無法執(zhí)行跟計劃其實有很大關(guān)系，如果一開始，我們不了解現(xiàn)實情況，沒有去做足夠的調(diào)查和了解。那么這個計劃先天就會給其后的執(zhí)行埋下隱患。同樣的道理，我們的計劃能不能真正得到貫徹執(zhí)行，不僅僅是執(zhí)行人員的問題，也是寫計劃的人的問題。1、要結(jié)合實際情況，根據(jù)本部門結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實情況，做出的計劃才會被很好執(zhí)行。2、各部門每月的重點工作計劃應(yīng)公開。目的有兩個：其一、是通過每個人的智慧檢查方案的可行性；其二、部門的工作難免會涉及到其他部門，通過討論贏得上級支持和同級其他部門的協(xié)作。 3、工作計劃應(yīng)該是可以調(diào)整的。當(dāng)工作計劃的執(zhí)行偏離或違背了我們的目的時，需要對其做出調(diào)整，不能為了計劃而計劃。4、在工作計劃的執(zhí)行過程中，部門領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常跟蹤檢