會議規(guī)劃及管理制度

1、會議規(guī)劃及管理制度 1.目的 為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。2.職責2.1 綜合部負責會議管理，所有重要會議要公司領(lǐng)導批準后到綜合部登記備案。2.2會務(wù)工作主要由綜合部承辦；其他部門主辦或召集的會議，綜合部應協(xié)助。 2.3除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由綜合部整理、分發(fā)、立卷、存檔。3.會議分類3.1 周例會（經(jīng)營管理層）3.1.1 會議組織：綜合部3.1.2 會議主持人：公司董事長3.1.3 會議參加人：總經(jīng)辦成員及公司各部門領(lǐng)導3.1.4 會議內(nèi)容： a、 聽取各部門匯報上周工作總結(jié)及本周工作計劃；

2、 b、 上周遺留問題解決情況； c、 對上周工作總結(jié)并部署下周工作內(nèi)容。3.1.5 會議記錄：綜合部3.1.6 會議時間：每周一下午14:30。3.2 月度總結(jié)和計劃會（經(jīng)營管理層）3.2.1 會議組織：綜合部3.2.2 會議主持人：公司董事長3.2.3 會議參加人：總經(jīng)辦成員及公司各部門領(lǐng)導3.2.4 會議內(nèi)容： a、 聽取各部門匯報上月工作總結(jié)及本月工作計劃； b、 上月遺留問題解決情況； c、 對上月工作總結(jié)并部署下月工作內(nèi)容。3.2.5 會議記錄：綜合部3.2.6 會議時間：每月第一周周一下午14:30開始3.3 工作述職會（經(jīng)營管理層）3.3.1 主持與記錄：工作述職會議由綜合部負責

3、召集，董事長主持，行政專員進行會議記錄。3.3.2 召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由綜合部安排。 3.3.3 參加人員：總經(jīng)辦成員及公司各部門領(lǐng)導3.3.4 會議內(nèi)容：各與會人員各自總結(jié)、匯報半年來的工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。3.4 半年度董事會和股東會（決策層）3.4.1 會議組織：董事會秘書，綜合部配合3.4.2 會議主持人：公司董事長3.4.3 會議參加人：公司股東及董事3.4.4 會議內(nèi)容：提前準備會議議題，會上討論并決議3.4.5 會議記錄：綜合部3.4.6 會議時間：每年6月下旬和每年的1月份3.5 其他會議3.5.1

4、 公司年終總結(jié)表彰大會總結(jié)全年工作情況，部署下一年度工作任務(wù)，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由行政管理部具體組織實施。3.5.2 各專題會議相關(guān)部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對運營管理、企劃工作、預算管理及合約事宜等專項工作進行討論、部署和總結(jié)。3.5.3 員工發(fā)起的會議公司員工可以發(fā)起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案，需要多個部門協(xié)同時，可以提請適當級別的會議。由行政管理部門將會議納入臨時會議的范圍，并由董事長批準。 3.5.4培訓會議不定期舉行，重要培訓內(nèi)容是：政策分析、分享；業(yè)務(wù)培訓、交流，出差政策學習匯報等。根據(jù)研發(fā)生產(chǎn)部、

5、市場部、公司綜合部的通知和公司領(lǐng)導安排進行，培訓會議需講師提前準備。4. 會議召開4.1 會議安排4.1.1 凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前1-2天將董事長批準后的會議通知單報綜合部，由綜合部進行統(tǒng)一安排，方可召開。4.1.2 各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。4.1.3 會議一經(jīng)確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向會議主持人請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議部署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責。4

6、.2 會議的準備4.2.1 公司有專項主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議，應由行政管理部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；4.2.2 會議之前，綜合部負責根據(jù)會議級別或性質(zhì)準備好會議飲用水或其他招待用品；4.2.3 特別重大會議，應由綜合部轉(zhuǎn)專人負責各項準備工作，具體包括以下內(nèi)容：a、 會議議程安排(應提前報交公司領(lǐng)導或主要參會者）；b、 會議資料準備（如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā)）；c、 會議場所布置；d、 會議服務(wù)人員的安排；e、 會議簽到；f、 會后事項安排；g、 會議需要留存資料的應提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。4.3.1 會議召開及傳達：a、 應明確公司會議的目的，公司會議的目的

7、是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議；b、 參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關(guān)文件材料；c、 與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制，時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調(diào)發(fā)言的時間要求；d、 重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容；e、 與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務(wù)，行政管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄；f、 公司會議的會議紀要由綜合部專人負責整理并由公司領(lǐng)導審閱簽發(fā)，會議紀要應分發(fā)給

8、與會人員，必要時，分發(fā)給相關(guān)部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領(lǐng)導審閱簽發(fā)并編號存檔；g、 會議結(jié)束后綜合部或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由綜合部專人負責，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領(lǐng)導。5.會議紀律4.1 與會人員必須按照會議通知（書面或口頭）規(guī)定的時間準時到會，不得遲到、早退。如因特殊情況不能參加，必須提前請假或征得會議主持人同意。公司員工需向部門經(jīng)理或主管領(lǐng)導請假，部門經(jīng)理以上級別需向董事長請假，未獲允許或未做說明者視為缺席。公司成立“會議基金”，參會者出現(xiàn)無故缺席、遲到、早退等行為時，須自覺贊助會議基金，具體如下：a、公司領(lǐng)導無故缺席贊助200元/人/次，遲到、早退贊助100元/人/次；b、公司各部門主管無故缺席贊助100元/人/次，遲到、早退贊助50元/人/次； c、公司員工無故缺席、遲到、早退贊助50元/人/次；d 、每月缺席、遲到、早退超過兩次者，贊助金額加倍。4.2 會議前，參會人員須根據(jù)會議議題提前準備好資料。4.2