院系辦公室論文工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力論文

1、院系辦公室論文工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力論文：高校院系辦公室工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力摘要：高等院校的院系辦公室是高校的重要管理機(jī)構(gòu)，是高校管理系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分。在院系與學(xué)生、院系與學(xué)院、院系與社會(huì)的溝通和聯(lián)系當(dāng)中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁作用。文章通過(guò)當(dāng)代高校院系辦公室所必須具備的特點(diǎn)和職能分析來(lái)說(shuō)明高校院系對(duì)辦公室人員的素質(zhì)和能力的要求，以及如何提高院系辦公室工作人員的素質(zhì)和能力。關(guān)鍵詞：院系辦公室；素質(zhì)；能力一、院系辦公室工作特點(diǎn)第一、繁冗性。在高校管理體制中，學(xué)校行政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)指導(dǎo)指令性工作必須有機(jī)的與院系辦公室的部門(mén)工作融合起來(lái)的，才能更好的表現(xiàn)出學(xué)校行政機(jī)關(guān)的目標(biāo)性和正確性

2、。因此，院系辦公室必須配合協(xié)調(diào)做好上下各部門(mén)的工作，解決和協(xié)調(diào)完成各類(lèi)問(wèn)題。第二、時(shí)效性。為了使學(xué)院正常工作不僅有序而且有目的的展開(kāi)，各機(jī)關(guān)職能部門(mén)在下達(dá)任務(wù)時(shí)總要強(qiáng)調(diào)完成任務(wù)的期限。有時(shí)幾個(gè)部門(mén)將緊急任務(wù)同時(shí)下達(dá)，這就給院系辦公室人員解決問(wèn)題帶來(lái)難度，自然，超時(shí)完成任務(wù)就嚴(yán)重影響學(xué)院正常工作計(jì)劃，或是不考慮工作完成的質(zhì)量，這不僅影響本院系的工作水平也影響到機(jī)關(guān)部門(mén)的工作水平，而且可能會(huì)影響到整個(gè)學(xué)院的發(fā)展。第三、重要性。院系辦公室是學(xué)院的窗口，直接反應(yīng)一個(gè)專(zhuān)業(yè)學(xué)院的發(fā)展。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)總是對(duì)辦公室的方方面面給予很高的期望值，希望辦公人員能夠表現(xiàn)出良好的職業(yè)素養(yǎng)和高超的業(yè)務(wù)能力，從而推動(dòng)院系、學(xué)院各

3、部門(mén)工作的順利開(kāi)展。二、院系辦公室的工作職能第一、助手職能。院系的領(lǐng)導(dǎo)不僅承擔(dān)著教學(xué)任務(wù)而且是學(xué)院科研學(xué)術(shù)帶頭人，肩負(fù)著教學(xué)和管理的雙重任務(wù)。因此，院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)行政管理，主要是通過(guò)辦公室的職能作用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。所以辦公室的工作人員必須作好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，傳遞各種信息及處理日常事務(wù)，并督促、檢查基層組織的實(shí)施和完成的情況，努力為領(lǐng)導(dǎo)的決策實(shí)施打好相關(guān)的基礎(chǔ)和提供盡可能的便利。第二、協(xié)調(diào)職能。在學(xué)院正常工作的開(kāi)展當(dāng)中勢(shì)必存在思維方式和工作方法等方面的諸多問(wèn)題，這必然就會(huì)產(chǎn)生矛盾甚至沖突，以致影響整個(gè)院系工作的統(tǒng)一性。因此，工作人員必需具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)和觀察能力，而協(xié)調(diào)能力實(shí)際上體現(xiàn)了一個(gè)人平衡是非和

4、化解問(wèn)題，充分調(diào)動(dòng)他人的積極性的綜合能力。因此做好協(xié)調(diào)工作，必須堅(jiān)持立足全局、公平公正的原則。要從全局的角度把握分析問(wèn)題，以整體利益為重，同時(shí)盡量全面周到，照顧好多方的利益。第三、管理職能。管理職能是院系辦公室的主要職能，主要包括行政管理、教務(wù)管理、思想道德工作、學(xué)生管理、財(cái)物管理。高校院系辦公室工作人員是系領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，是系統(tǒng)教學(xué)管理工作中的具體實(shí)施者。三、院系辦公室辦公人員的素質(zhì)和能力的要求第一、院系工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)首先，院系辦公人員應(yīng)該具備較高的政治素養(yǎng)和理論水平。善于從紛繁復(fù)雜的問(wèn)題中看到本質(zhì)，突出重點(diǎn)，果斷地處理問(wèn)題。其次，院系辦公人員應(yīng)該具備愛(ài)崗敬業(yè)精神，不為名利，甘于奉獻(xiàn)，

5、把辦公室工作當(dāng)成一門(mén)學(xué)科，積極研究探索工作規(guī)律，不斷提高管理的理論水平和實(shí)踐能力。再次，院系辦公人員應(yīng)該具備較全面的知識(shí)，不僅要熟悉本院系各專(zhuān)業(yè)、各學(xué)科的特點(diǎn)、專(zhuān)長(zhǎng)和發(fā)展方向等知識(shí)，而且要具備一定的管理學(xué)、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、外語(yǔ)、甚至經(jīng)濟(jì)和法律等方面的知識(shí)以及國(guó)家政策綱領(lǐng)性的理論知識(shí)。最后，院系辦公人員應(yīng)該具備健康向上的心理。通常，院系辦公室的工作瑣碎、重復(fù)，長(zhǎng)期從事這樣的工作容易導(dǎo)致職業(yè)倦怠現(xiàn)象。因此，辦公室人員必須具備良好的心理素質(zhì)，善于調(diào)整情緒，自我釋放壓力，以積極健康的心態(tài)，冷靜、高效地完成辦公室各項(xiàng)工作。第二、院系工作人員的能力要求首先，要求作為助手的輔助決策能力：好的決策是一個(gè)團(tuán)

6、體或部門(mén)不斷發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此領(lǐng)導(dǎo)的決策需要合理化和科學(xué)化，要適應(yīng)本部門(mén)的發(fā)展，要辦公室人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求及根據(jù)相關(guān)事態(tài)發(fā)展的情況及時(shí)準(zhǔn)確地提供輔助決策依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)者出謀劃策。因此，辦公室工作人員不僅要注重培養(yǎng)通觀全局的能力，而且要在加強(qiáng)調(diào)研的能力上下功夫，只有這樣才不會(huì)在輔助決策中有失決策的正確性和可靠性。其次，要求溝通協(xié)調(diào)能力：在院系辦公室的日常中，院系與學(xué)院其它部門(mén)之間、領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間以及教師與學(xué)生之間由于所處的位置不同、工作立足點(diǎn)不同，在思維方式和工作方法等方面存在差異。通過(guò)協(xié)調(diào)，既可加強(qiáng)與各部門(mén)的聯(lián)系，也可以為領(lǐng)導(dǎo)排憂(yōu)解難，讓領(lǐng)導(dǎo)擺脫具體事務(wù)的糾纏，使他們集中精力謀大事、

7、謀發(fā)展，從而使系統(tǒng)內(nèi)各部分的活動(dòng)協(xié)同一致，保證整個(gè)院系工作的順利開(kāi)展。再次，要求團(tuán)隊(duì)合作能力：高校院系各項(xiàng)工作要靠多個(gè)成員共同協(xié)作來(lái)完成的，所以必須構(gòu)建協(xié)作模式，以個(gè)人工作積極性、創(chuàng)造性為前提，來(lái)強(qiáng)化整體的協(xié)同能力。協(xié)作模式對(duì)個(gè)人的素質(zhì)有較高的要求，除了應(yīng)具備必須的專(zhuān)業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)該有優(yōu)秀的合作能力，思想上要有強(qiáng)烈的合作意識(shí)，才能使辦公室成為一個(gè)充滿(mǎn)凝聚力和戰(zhàn)斗力的集體。最后，要求具備創(chuàng)新能力：（一）意識(shí)創(chuàng)新。意識(shí)創(chuàng)新是工作創(chuàng)新的首要前提。（二）思路創(chuàng)新。也就是想問(wèn)題、出主意要有新思路、新理念。（三）工作創(chuàng)新。不按部就班，集中精力研究自己的工作內(nèi)容，同時(shí)把交辦的工作干出色，干過(guò)硬。（四）方法

8、創(chuàng)新。要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新手段，應(yīng)用新設(shè)備、新載體，主動(dòng)地、能動(dòng)地作好工作。四、人員素質(zhì)與能力方面的問(wèn)題隨著社會(huì)與教育的進(jìn)步，使院系辦公室工作對(duì)其工作人員的素質(zhì)要求不斷提高，辦公人員的原有素質(zhì)不斷被挑戰(zhàn)。第一，思想政治方面的困惑與挑戰(zhàn)。作為高校辦公室人如果沒(méi)有良好的政治素質(zhì)，工作就沒(méi)有方向性，處理事情就難按法制準(zhǔn)則和政策辦。第二，工作態(tài)度方面的問(wèn)題。在高校的人員編制中，院系室工作人員屬于行政編制。而許多人對(duì)行政編制人員存在著認(rèn)識(shí)上的偏見(jiàn)，認(rèn)為行政編制人員在晉升評(píng)優(yōu)方面都不如教學(xué)人員。因此，其工作的態(tài)度常受到影響，所以，在實(shí)際工作中，要從根本上端正辦公室人員的工作態(tài)度是必須的。第三，綜合能力

9、和業(yè)務(wù)水平方面的問(wèn)題。辦公室人員的業(yè)務(wù)水平高低是與其自身所掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)直接相關(guān)的，這就要他們必須了解高校的運(yùn)作過(guò)程、教學(xué)過(guò)程、科研工作、學(xué)生工作、人事工作等等。不但要通曉教育行政管理知識(shí)，掌握高校教育教學(xué)的發(fā)展規(guī)律，會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公室設(shè)施，有時(shí)甚至要有一定的理工科專(zhuān)業(yè)知識(shí)。五、如何提高辦公室工作人員的素質(zhì)與能力第一、要善于學(xué)只有通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)與工作能力，才能在工作中實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為了培養(yǎng)提高辦公人員的素質(zhì)和能力：第一、不斷自我學(xué)習(xí)。辦公室工作人員在日常工作中，要樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的觀念，培養(yǎng)自學(xué)的意識(shí)，養(yǎng)成自學(xué)的習(xí)慣，通過(guò)各種學(xué)習(xí)形式，利用現(xiàn)有資源進(jìn)行自我提高式學(xué)習(xí)，不斷

10、擴(kuò)充知識(shí)和提高能力。第二、定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，制定切實(shí)可行的在崗培訓(xùn)計(jì)劃。有實(shí)力的知名高校往往也有著優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和獨(dú)特的管理辦法，通過(guò)到這些高校的對(duì)口單位參觀學(xué)習(xí)，和同行切磋交流，獲得知識(shí)、技能、觀念以及全新的感受，開(kāi)闊眼界，啟發(fā)思路。第四、在辦公室工作的實(shí)踐中學(xué)習(xí)提高。辦公室工作人員要善于將所學(xué)的新知識(shí)、新技能或新方法運(yùn)用到實(shí)踐中去，同時(shí)辦公室工作人員所需的各種能力也需要經(jīng)過(guò)實(shí)踐的鍛煉而獲得，在實(shí)踐中逐步鍛煉成一個(gè)成熟的、合格的全新管理者。第二、要勤于思辦公室工作人員是高層領(lǐng)導(dǎo)的的參謀和助手。要協(xié)調(diào)、處理、解決方方面面的工作，必須善于思考，能把上級(jí)的指示精神和單位、本部門(mén)的實(shí)際情況有機(jī)地結(jié)合起來(lái)

11、，思路清晰，方法得當(dāng)，集思廣益，多出好策略。第三、要勇于做辦公室工作人員一定要發(fā)揮自身作用，實(shí)實(shí)在在地去干事情，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。辦公室工作人員要成為執(zhí)行的強(qiáng)者，執(zhí)行的巨人，在實(shí)踐中逐步鍛煉成一個(gè)成熟的、合格的管理者。而作為一個(gè)成熟，合格的全新管理者必須處理好以下關(guān)系：一、要處理好與上級(jí)的關(guān)系，注意執(zhí)行命令，聽(tīng)從指揮，當(dāng)好參謀，為上級(jí)分憂(yōu)解難；二、要處理好與同級(jí)的關(guān)系，注意積極配合，相互合作，共同發(fā)展；三、要處理好與下級(jí)的關(guān)系，平時(shí)注意理解信任，情感交流。同時(shí)，要善于協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，發(fā)揮整體凝聚力的作用，既要繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，也要立足實(shí)際，大膽創(chuàng)新?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1趙軍.高校院系辦公室管理職能研究d.東北師范大學(xué)2007.2王國(guó)榮，龔虹波.