秘書工作的性質(zhì)與宗旨【內(nèi)容充實】

1、第五章秘書工作的性質(zhì)與宗旨,要認(rèn)識一個事物，必須認(rèn)識事物的性質(zhì)，尤其是其本質(zhì)屬性。對于秘書工作來說，其本質(zhì)屬性便是輔助性,性質(zhì)與宗旨,第一節(jié)秘書工作的性質(zhì),一、秘書工作的本質(zhì)屬性 秘書工作的本質(zhì)屬性是輔助性，即近身、直接、綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理，秘書工作的價值也就在于輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策與有效管理,3,高等課講,助手作用、參謀作用、提供信息作用、樞紐作用、協(xié)調(diào)作用等等，都是從某一角度起著輔助性作用,領(lǐng)導(dǎo)是決策和管理的主體，是決策人和發(fā)號施令者，秘書工作的是輔助主體工作，貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的意圖決定,秘書有參謀權(quán)、建議權(quán)，但無決定權(quán)、決策權(quán),提法,工作,權(quán)力,4,高等課講,區(qū)別,不僅起著輔助作用，而且在其

2、管轄的范圍內(nèi)有著自己的決策和管理權(quán),5,高等課講,區(qū)別,秘書工作的輔助性,近身直接輔助領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)工作具有全面性，秘書綜合輔助領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)就是中心圍核性,秘書有參謀權(quán)、建議權(quán)，但無決定權(quán)、決策權(quán),6,高等課講,區(qū)別,輔助性：從旁幫助，協(xié)助,輔佐性：多指政治上的輔助、幫助，一般指幫助國家領(lǐng)導(dǎo)人,因此，輔助性更能說明秘書的本質(zhì)屬性,7,高等課講,潛隱性,賦予性,被動性,從屬性,四種附屬特性,8,高等課講,從屬性,秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在，秘書工作總是 圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里， 秘書工作的范圍就必須延伸到哪里,秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖 和指示精神辦理，不能超越

3、職權(quán)范圍自作主張、 自行其是,秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些 會議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但 秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán),9,高等課講,誤解,人身依附,工作依附,10,高等課講,在工作上我是主動的，你們是被動的。 毛澤東,11,高等課講,12,高等課講,任何工作都有被動性，但是秘書工作的被動性特別強,把被動性用隨機性替代，以提高秘書工作隨機應(yīng)變和主動工作的主動性。但是隨機性含有“機會”的意思，而被動性確是長期存在的,兩種認(rèn)識,13,高等課講,賦予性”按一般情況講,是指秘書部門具有“不管部”的職能, 領(lǐng)導(dǎo)人通常把其他部門不管的事交給秘書部門去辦或管, 從而使秘 書部門的職

4、能出現(xiàn)延伸, 超越了基本的辦事、辦文、辦會或辦信等 范圍。從理論上講, 秘書部門本身既非決策機構(gòu), 也不是一般行政 機構(gòu), 而只是綜合辦事與信息加工的機構(gòu), 但如果領(lǐng)導(dǎo)賦予秘書部 門其他方面的某些職權(quán)、任務(wù), 則秘書部門就其有了這些方面的職 能, 必須辦好,賦予性,14,高等課講,秘書工作如草擬文稿、督查、協(xié)調(diào)等，其勞動成果和價值融于 領(lǐng)導(dǎo)行為和組織活動之中，一般不單獨表現(xiàn)為秘書個人的勞動 成果,潛隱性,潛隱性的表現(xiàn),活動過程的幕后性,勞動成果的潛在性,活動名義的假借性,15,高等課講,二、秘書工作的其他屬性,其他屬性,政治性,務(wù)實性,綜合性,16,高等課講,公務(wù)秘書政治性表現(xiàn),17,高等課講

5、,非公務(wù)秘書政治性表現(xiàn),輔助其上司模范地服從黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)，把為民間上司服務(wù)同為建設(shè)有中國特色的社會主義總目標(biāo)結(jié)合起來，切不可認(rèn)為自己的工作與政治無關(guān),18,高等課講,秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機關(guān)的全部工作,秘書部門處于機關(guān)的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé),必須對各方面情況進(jìn)行綜合，才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù),秘書工作的綜合性,19,高等課講,秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作，如收發(fā)文件、起草文 件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、 安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件 一件地去辦。有人說秘書工作 “上管天文地理，下管雞毛蒜 皮”，

6、這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有務(wù)實性的特點,務(wù)實性,20,高等課講,第二節(jié)秘書工作的宗旨與重心,一、秘書工作的形勢,變化形勢,領(lǐng)導(dǎo)層,時代,科技,21,高等課講,領(lǐng)導(dǎo)層的變化,另一變化,領(lǐng)導(dǎo)素養(yǎng)的變化,22,高等課講,時代發(fā)展和形勢的變化,23,高等課講,科學(xué)技術(shù)的變化,24,高等課講,對上與對下的關(guān)系,縱向與橫向的關(guān)系,政務(wù)與事務(wù)的關(guān)系,務(wù)虛與實務(wù)的關(guān)系,繼承與創(chuàng)新的關(guān)系,被動與主動的關(guān)系,秘書工作要處理好六對矛盾的對立統(tǒng)一關(guān)系,25,高等課講,二、秘書工作的宗旨,為本級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為人民服務(wù),為各部門服務(wù),三服務(wù)” 宗旨,三服務(wù)”的核心,黨的根本宗旨,三服務(wù)”的實質(zhì),26,高等課講,從偏重

7、辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，有出謀獻(xiàn)策,一,二,三,四,從被動服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù),從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息,從單憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理,四個轉(zhuǎn)變”的內(nèi)容,27,高等課講,秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展,四個轉(zhuǎn)變”的意義,四個轉(zhuǎn)變”的精神實質(zhì)，是突出了秘書部門工作的參謀作用，過去的側(cè)重點是“反對秘書專政”，不強調(diào)發(fā)揮參謀作用,28,高等課講,三、秘書作用的重點,保證正常 運轉(zhuǎn)作用,綜合協(xié)調(diào) 作用,督促檢查 作用,信息調(diào)研 作用,29,高等課講,信息調(diào)研作用,信息工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，也是秘書工作的基礎(chǔ)性工作,調(diào)研即調(diào)查研究，是指人們在社會

8、實踐中，對客觀的實際情況進(jìn)行了解和分析研究，以認(rèn)識其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動。 信息調(diào)研即對信息的調(diào)查研究。 信息調(diào)研作為秘書的工作內(nèi)容之一，是指秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供真實信息和準(zhǔn)確依據(jù)的工作,30,高等課講,案例分析沙里淘金,小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過信息是資源，是財富，但究竟它的價值有多大，對領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會上，辦公室盧主任讓小張做記錄，他才對信息工作有了切身的理解。會上，管設(shè)備的副廠長提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競爭力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點投放到購買機械設(shè)備上。管財務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長都表示支持。

9、當(dāng)廠長正要拍板決斷時，盧主任說他想向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報一個新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他,31,高等課講,我先說幾條信息請領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國糧食進(jìn)入市場后，糧價上調(diào)的趨勢十分明顯；二是國際上幾個主要糧食進(jìn)口量大的國家今年均遭自然災(zāi)害，國際性糧食歉收趨勢已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢從事投資少見效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計，近期糧價必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲0.2至0.5元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧10萬噸，按每千克原料用糧上漲0.3元計算，每

10、噸將上漲300元，10噸就是3000元，全年就是3千萬!因此，我建議當(dāng)務(wù)之急是在糧食漲價前購進(jìn)原料，這樣可以降低成本，提高競爭力，獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造；由于經(jīng)濟(jì)實力增強了，我們進(jìn)行技術(shù)改造的起點可以更高些，最好能達(dá)到國際先進(jìn)水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國際市場競爭打下了堅實的基礎(chǔ)。,32,高等課講,盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會場一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計算器仔細(xì)地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著腮在沉思 過了一會兒，廠長的發(fā)言打破了寂靜：“盧主任提出了一個值得我們深思的問題。我同意他對糧食價格變化所作的分析和預(yù)測。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改

11、造，還是先購進(jìn)即將漲價的原料，取得經(jīng)濟(jì)效益后再以更大的投入進(jìn)行高起點的技術(shù)改造。請大家對這兩個方案再議一議?！?大家七嘴八舌討論起來，會議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)比較、分析、論證，廠領(lǐng)導(dǎo)最后一致同意采納盧主任的建議：先購進(jìn)糧食原料，再進(jìn)行技術(shù)改造,33,高等課講,后來的事實證明，盧主任的預(yù)測是完全正確的，他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤，整整多賺了一個億! 小張敬佩地對盧主任說：“看來信息是金錢的說法一點不假!您是怎樣獲得這些信息的呢?” 盧主任說：“信息變化極快，信息工作無止境。這次我們雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等待我們?nèi)ラ_掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會從你眼皮底下

12、溜走。淘金，把小張引入了對信息工作的深層思索 從這件事中，你對信息工作有哪些啟發(fā),34,高等課講,案例啟發(fā),1信息是領(lǐng)導(dǎo)者正確決策的重要依據(jù)。準(zhǔn)確、及時、全面的信息，是領(lǐng)導(dǎo)者作出正確決策的重要保證。反之，錯誤、片面、遲報的信息，可能會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者作出錯誤的決策，造成重大的損失。案例中的盧主任向廠領(lǐng)導(dǎo)反映的有關(guān)信息，使廠領(lǐng)導(dǎo)作出了正確的決策，為企業(yè)贏得了巨大的利潤。由此可見，信息在領(lǐng)導(dǎo)決策中的重要地位和作用。 2信息具有重要的價值。從本案例可以看出，正確運用信息，可以為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。從這個意義上說，信息就是金錢。秘書人員一定要充分認(rèn)識信息工作的巨大價值，肩負(fù)起信息工作者的重任，努力做好信

13、息工作，為本組織創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益,35,高等課講,3、信息是一種重要的資源，需要秘書人員努力開發(fā)。案例中的盧主任就是一位善于“淘金”、開發(fā)信息資源的高手。秘書人員平時就要養(yǎng)成收集信息的習(xí)慣，并能從零散信息中發(fā)現(xiàn)帶規(guī)律性的東西，從表面信息中發(fā)現(xiàn)本質(zhì)性的東西，從已知信息中推導(dǎo)出未知的東西，從而開發(fā)出信息的重要價值，實現(xiàn)信息的最大增值。 4、信息是秘書發(fā)揮參謀咨詢作用的有效途徑。秘書發(fā)揮參謀咨詢作用的方法和途徑是多種多樣的，而利用信息則是秘書發(fā)揮參謀作用的最有效途徑。本案例中，盧主任就是利用自己所掌握的信息向領(lǐng)導(dǎo)提出參謀建議的成功范例。作為一個優(yōu)秀的秘書人員，一定要善于利用信息達(dá)到參謀的目的,36

14、,高等課講,1、調(diào)研是做好秘書工作的基礎(chǔ)，當(dāng)好參謀助手的各項工作均離不開調(diào)研。 2、調(diào)研是發(fā)揮秘書參謀助手的基本途徑。領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)之一即是“出主意”，即決策。要輔助領(lǐng)導(dǎo)決策就必須及時向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、全面的情況和建設(shè)性的意見。 3、調(diào)研是提高能力的好方法。調(diào)研是秘書向群眾學(xué)習(xí)，向社會學(xué)習(xí)，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，認(rèn)識世界，改造世界，提升能力的好方法。是情商和智商全面提高的有效途徑。 4、調(diào)研為領(lǐng)導(dǎo)在某方面決策和管理工作提供準(zhǔn)確的信息和第一手材料，保證領(lǐng)導(dǎo)正確地決策和指導(dǎo)工作。聽取收集并綜合處理基層各方面的意見，為領(lǐng)導(dǎo)“拾遺補闕”。 5、秘書做調(diào)查研究，可以全面了解和掌握基層情況。 6、秘書做調(diào)查研究可以及時了

15、解和掌握市場動向，為領(lǐng)導(dǎo)提供市場信息為領(lǐng)導(dǎo)和上級機關(guān)所貫徹的各項政策方針提供反饋信息，保證下一步工作的開展,信息調(diào)研的意義,37,高等課講,1、實地觀察法 2、個別訪談法：正式訪談和隨機訪談 3、座談?wù){(diào)查法 4、問卷調(diào)查法：封閉式問卷和開放式問卷 5、通信調(diào)查法：電話或郵件 6、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法,信息調(diào)研的方法,38,高等課講,督促檢查作用,督促檢查工作是領(lǐng)導(dǎo)決策是否能貫徹落實的必要保證，也是秘書為領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)服務(wù)的重點之一,決策的制定和實施方案的部署，事情還只是進(jìn)行到一半，還有更重要的一半就是確保決策部署的貫徹落實。為此督促檢查工作十分必要。 江澤民,39,高等課講,1,2,3,以中央和各級的重大決策

16、和重要部署為重點，組織督促檢查,對領(lǐng)導(dǎo)批示與交辦事項進(jìn)行重點檢查,抓住社會反映較多、群眾反映強烈的問題，主動查辦,督促檢查的任務(wù),40,高等課講,41,高等課講,督促檢查的意義,1）督查工作是順利實現(xiàn)決策目標(biāo)的重要保證； （2）督查工作是驗證決策方案正確與否的重要途徑； （3）督查工作是完善和調(diào)整決策的重要方法； （4）督查工作是改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作風(fēng)的重要措施,42,高等課講,綜合協(xié)調(diào)作用,綜合與協(xié)調(diào)，貫穿于秘書工作的各個方面，不屬于某項秘書工作的專門職責(zé)。 綜合主要是指信息的綜合,43,高等課講,協(xié)調(diào)的概念：從管理學(xué)角度看，協(xié)調(diào)是指管理者從系統(tǒng)整體利益出發(fā)，運用各種手段，正確妥善的處理系統(tǒng)之間、

17、人們之間的各種關(guān)系，為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而共同奮斗的一種管理職能,秘書協(xié)調(diào)就是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，在其職責(zé)范圍內(nèi)或經(jīng)授權(quán)，調(diào)整改善組織之間、工作之間、人際之間的關(guān)系，促使各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)共同目標(biāo)的過程,44,高等課講,圖：網(wǎng)上流傳的“重慶最牛釘子戶”圖片,45,高等課講,內(nèi)向協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)方向,橫向協(xié)調(diào),縱向協(xié)調(diào),46,高等課講,內(nèi)向協(xié)調(diào),內(nèi)向協(xié)調(diào)，也稱內(nèi)部協(xié)調(diào)，這是同一組織機構(gòu)中部門與部門之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)，即同一系統(tǒng)內(nèi)子系統(tǒng)之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。如下圖：（備注同級之間的關(guān)系，包括平行的部門、單位、職位之間的關(guān)系,47,高等課講,領(lǐng)導(dǎo)機關(guān),秘書部門,部門1,部門2,部門3,部門4,部門5,部門6

18、,內(nèi)向協(xié)調(diào)圖,48,高等課講,縱向協(xié)調(diào),縱向協(xié)調(diào)，又稱上下級協(xié)調(diào)，就是同一組織系統(tǒng)中不同層次之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)，即本單位與上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或本單位與下屬基層單位或業(yè)務(wù)部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。如下圖（上下級之間的關(guān)系，包括上下級機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的關(guān)系,49,高等課講,領(lǐng)導(dǎo)機關(guān),秘書部門,部門1,部門2,部門3,縱向協(xié)調(diào)圖,50,高等課講,橫向協(xié)調(diào),橫向協(xié)調(diào)，也稱外部協(xié)調(diào)，就是同級組織或不相隸屬組織之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。這類協(xié)調(diào)具有較強的開放性和動態(tài)性，在秘書協(xié)調(diào)中日趨重要。如下圖：（社區(qū)公眾之間的關(guān)系，包括所在地區(qū)的其他單位、部門、個人之間的關(guān)系。,51,高等課講,橫向協(xié)調(diào)圖,S1,S2,S3,A,S

19、4,S5,S6,B,52,高等課講,協(xié)調(diào)的原則 1、及時性原則 2、關(guān)鍵性原則 3、激勵性原則 4、溝通情況和信息傳遞原則 5、全局性原則 6、長遠(yuǎn)性原則,53,高等課講,案例分析,有一天，黨委書記把工會秘書小張叫到辦公室，問道： “聽辦公室的同志說，就差你們工會的學(xué)習(xí)計劃沒有報上來。剛才打電話找你們的工會主席也找不到，上次常委擴(kuò)大會議工會主席也沒有出席，你們工會這樣拖拖拉拉的作風(fēng)要改一改?！?小張心想，工會主席最近因為兒子出差，小孫子患病住院，沒有參加上次會議，也沒有及時報學(xué)習(xí)計劃。小張在書記面前不便解釋，只好回去向工會主席匯報：“黨委書記批評我們工作拖拉，還說上次沒有參加會議，計劃也沒交?！惫飨犃艘院笮闹惺植豢欤骸拔倚O子住院一個多星期的，我也向黨委辦公室老李同志請了假，怎么黨委書記迄今還不知道？他太官僚了,討論：你是小張，你會怎么說,54,高等課講,分析與對策 本案例提出了一個問題：秘書應(yīng)該怎樣 “上傳下達(dá)”？有些人認(rèn)為秘書的工作只不過是“學(xué)學(xué)舌，跑跑腿”，秘書的這種“學(xué)舌”，就是向下傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，向上匯報