醫(yī)藥公司采購部工作流程

1、、購進單傳遞流程規(guī)定1、購進單據(jù)包括采購入庫單、采購?fù)嘶?、采購?fù)搜a價單，購貨發(fā)票及相關(guān)附件。2、傳遞方向1）驗收養(yǎng)護室傳遞入庫單、倉庫傳遞采購?fù)嘶貑沃敛少彶浚t聯(lián)、藍聯(lián)），由采購內(nèi)勤接收2）驗收養(yǎng)護室傳遞入庫單、倉庫傳遞采購?fù)嘶貑蝹鬟f至財務(wù)部（綠聯(lián)），由財務(wù)負責庫存商品管理的會計接收。3）采購部傳遞至財務(wù)部（入庫單必須連同對應(yīng)的進項發(fā)票。退貨單必須連同對應(yīng)的采購?fù)顺錾暾垎?，且退貨單必須由采購部?jīng)理簽字，當月內(nèi)所有退貨的 無論有無對應(yīng)發(fā)票，退貨單連同對應(yīng)的采購?fù)顺錾暾垎味紓鳎韶攧?wù)部負責應(yīng)付賬款的會計接收，上述要素不齊者，財務(wù)拒收。3、傳遞時間1）驗收養(yǎng)護室、倉庫傳遞至采購部的時間：每日下午5

2、: 00前，將單據(jù)傳遞至采購部。2）驗收養(yǎng)護室、倉庫傳遞綠聯(lián)至財務(wù)部時間：次月1日上午10:00前。3）采購部傳遞至財務(wù)時間：每周六下午5: 00前，月末無論星期幾，都必須傳遞。4、傳遞要求1）驗收養(yǎng)護室、倉庫向外傳出的所有驗收入庫單據(jù)，都必須經(jīng)庫管員簽字。驗收養(yǎng)護室、倉庫傳向財務(wù)的綠聯(lián)，按入庫單先后順序，每50頁裝訂成一冊，并封好圭寸皮。月末剩余不足 50份的，圭寸為一本。2）采購部向財務(wù)傳遞紅聯(lián)，在傳遞時，必須連同對應(yīng)發(fā)票傳至財務(wù)，要求發(fā)票 要素要與入庫單所載明各要素相符。傳遞的發(fā)票需是經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理簽批后的發(fā)票。凡采購部經(jīng)理未簽字的發(fā)票，財務(wù)一律拒收。3 ）所傳遞的進項票包括發(fā)票聯(lián)

3、和抵扣聯(lián)，凡代理人員配送品種的，需在發(fā)票聯(lián)上標 明聯(lián)系人姓名。特殊情況下，只能傳遞入庫單，無對應(yīng)發(fā)票的，必須有購進品種的隨 貨同行或相關(guān)證明該購進品種購進價格的單據(jù)證明，連同總經(jīng)理簽批同意入賬的申請入賬單，隨同入庫單傳遞至財務(wù)。申請入賬單要素內(nèi)容包括如下：申請單供應(yīng)單位入庫時間產(chǎn)品名稱規(guī)格數(shù)量單價金額備注申請人：采購部經(jīng)理：該表要求采購部自行設(shè)計，利用公司現(xiàn)有單據(jù)紙張類型（五聯(lián)紙），要求做到整齊、整潔、美觀。在發(fā)生上述特殊情況時， 先填寫該單據(jù)，經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理簽署后, 連同相關(guān)采購單據(jù)，入庫單一并傳至財務(wù)，未有上述手續(xù)的，財務(wù)拒收，拒付。5、進項發(fā)票簽字手續(xù)與流程采購內(nèi)勤將發(fā)票連同對應(yīng)的

4、入庫單整理完畢，交由采購部經(jīng)理簽字，時間由采購部根據(jù)具體情況擬定。2）采購內(nèi)勤每周四上午 9點前，將有采購經(jīng)理簽字的發(fā)票及對應(yīng)入庫單傳遞至總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理進行簽批，簽批完畢，返回采購部，采購部將簽字完 畢的發(fā)票及對應(yīng)入庫單及傳遞記錄本傳遞至財務(wù)，財務(wù)接收后進行入賬處理。 每月末，不論是否星期六，都要將剩余未簽字發(fā)票都要送交總經(jīng)理簽字后， 轉(zhuǎn)傳財務(wù)。6、采購?fù)顺?、采購?fù)搜a價單相關(guān)要求A :辦理采購?fù)顺龅?，?yīng)由采購內(nèi)勤填制書面退貨申請單，經(jīng)采購部經(jīng)理 簽字后，持申請單至倉庫，庫管員見采購經(jīng)理簽字的退貨單進行減帳處理并 打印退出出庫單，將退庫單簽字后交與采購內(nèi)勤。采購部傳至財務(wù)的退貨單， 一律需

5、附退貨申請單，不附的，財務(wù)拒收。采購?fù)顺錾暾垬訂稳缦拢海ü久Q）采購?fù)顺錾暾垎瓮素泦挝唬喝掌冢?年 月曰藥品名稱規(guī)格劑型產(chǎn)地批號數(shù)量有效期含稅價含稅金額制表人：采購部經(jīng)理:備注： 白聯(lián)（倉庫）紅聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）黃聯(lián)（采購部）此單要求設(shè)計美觀?？梢淮涡源蛴?00份，留存?zhèn)溆?，用完再打。B :辦理采購?fù)搜a價辦理采購?fù)搜a價，應(yīng)由采購內(nèi)勤在系統(tǒng)內(nèi)生成采購?fù)搜a價單，采購經(jīng)理在 系統(tǒng)內(nèi)進行采購?fù)搜a價審核，審核執(zhí)行后由采購部自行打印采購?fù)搜a價單， 傳遞至財務(wù)的采購?fù)搜a價單，需有采購部經(jīng)理簽字。凡單據(jù)傳遞重復(fù)的，每次罰款不低于200元，造成經(jīng)濟損失的，承擔全部責任。7、其他事項相關(guān)規(guī)定財務(wù)應(yīng)付賬款管理會計，每月

6、結(jié)賬后，向采購部傳遞應(yīng)付賬款余額表及應(yīng) 付賬款負數(shù)余額表傳采購部經(jīng)理，采購部應(yīng)對負數(shù)余額進行分析，并對異常 負數(shù)進行解決或催收發(fā)票等相關(guān)手續(xù)，如不進行及時催收，造成損失或影響 公司及時抵扣，追究責任人相關(guān)責任。8、違規(guī)罰則如有違反上述規(guī)定， 給予責任人每次不低于 20元罰款，如因此造成經(jīng)濟損失， 將 依據(jù)具體情況追究責任人。上述流程自 年 月日起正式執(zhí)行。二、采購付款流程管理規(guī)定1、采購部購進普通品種付款支出1）貨到即需付款的采購部填寫付款申請單，申請人簽字，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字，連同對應(yīng)的入庫單、發(fā)票，發(fā)票傳遞登記記錄傳遞至財務(wù)，由應(yīng)付賬款管理會計簽收發(fā)票及入庫單，簽收后同時在付款申請單上簽明入

7、庫單及發(fā)票均已收到，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理簽名后，由采購部送交總經(jīng)理簽字，簽字完畢，轉(zhuǎn)出納會計處付款。2) 付款期付款的由采購部填寫付款申請單，每月24日傳財務(wù)應(yīng)付賬款會計管理處，會計人員查看賬戶余額，符合付款條件的，簽字。簽字完畢，轉(zhuǎn)交財務(wù)經(jīng)理簽字，財務(wù)經(jīng)理簽字完畢，每月25日傳總經(jīng)理簽字，簽字完畢，轉(zhuǎn)出納會計處進行付款。3) 預(yù)付貨款的 凡需要預(yù)付貨款的，由采購部填寫付款申請單，付款申請上需明確標明預(yù)付款，并且需在付款單備左上角編制預(yù)付款單據(jù)編號。編號規(guī)則為年月日加小號。 例如，2010年11月12日前后簽批兩張預(yù)付款申請單，則編號分別為2010111201, 2010111202 采購部需對預(yù)付款項

8、做出明確登記，設(shè)定備查本，逐筆登記預(yù)付款項，根據(jù)所登記事項，及時催要商品及發(fā)票等手續(xù)。登記表包含要素如下：預(yù)付款采購發(fā)票傳遞記錄簿日期單位名稱付款單編號預(yù)付款金額到貨日期發(fā)票傳遞日發(fā)票接收人備注上述紙張采用A4紙橫排，需加釘硬質(zhì)封皮，由采購部妥善保管。自 年 月 日起，預(yù)付款發(fā)票傳遞與其他普通付款發(fā)票傳遞需分本登記。普通付款 發(fā)票仍延續(xù)以往模式，預(yù)付款發(fā)票傳遞表采用專門傳遞記錄簿。 凡預(yù)付貨款的，本月內(nèi)預(yù)付的，在次月末結(jié)賬時仍未能辦理完入庫、發(fā)票及入庫單移交財務(wù)做賬的，所付款項一律轉(zhuǎn)掛采購部經(jīng)理個人名下，視作個人借款。如因特殊情況，如十分走俏藥品，需早于2個月需要預(yù)付款的， 采購部寫明情況，經(jīng)

9、總經(jīng)理批準后，財務(wù)可不予轉(zhuǎn)掛。 財務(wù)負責應(yīng)付賬款管理的會計，在預(yù)付款單上簽字，并做預(yù)付款單號記錄表，月末與采購部所留存的預(yù)付款采購發(fā)票傳遞記錄簿上載明的付款單編號相對證，看是否有遺漏編號。并根據(jù)預(yù)付款發(fā)票登記傳遞記錄表上所載明的到票情況，與每月末 將上月預(yù)付款項未到票的轉(zhuǎn)掛采購部經(jīng)理個人名下賬上。2、代理配送品種付款支出 原則上代理配送的品種，由代理人員自行進貨，各項手續(xù)、辦理入庫，票據(jù)齊 全，由采購部傳至財務(wù)做賬。 如因特殊要求，廠家需要我公司對公打款發(fā)貨的，需代理配送人員先到采購部簽訂購銷合同(采購部蓋章后留存存根聯(lián)，作為打訂單依據(jù))，合同簽訂完畢，代理配送人員持購銷合同至財務(wù)科交款。交款完畢，出納會計開具收據(jù)，并填 開付款申請，經(jīng)采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理簽字后打款。打款時間原則上為每周一、周三，如配送商有特殊請求需當天打款或出納人員時間方面允許， 也可當天打款。打款完畢，依據(jù)采購合同所記載傳真電話等資料，向廠家發(fā)送 打款底單傳真，并通知發(fā)貨。代理配送人員需妥善保存收據(jù)，作為日后結(jié)算憑據(jù)。3、殊情況下的采購支出對于特殊情況下的采購，如急用搶救藥品采購、突發(fā)性衛(wèi)生防疫藥品采購，緊俏藥品采 購及其他特殊情況下的采購，采購人員需帶現(xiàn)金進行現(xiàn)場即時采購的，由采購人員寫